Configurer et gérer tes bureaux dans deskbird est une première étape clé pour adapter la structure de ton espace de travail. Que tu crées un nouvel emplacement, mettes à jour les informations d’adresse ou contrôles l’accès, cet article t’accompagne à chaque étape.
1. Créer et gérer un bureau
Pour créer un nouveau bureau, va dans Admin > Lieu de travail > Paramètres de bureau et clique sur Ajouter un bureau en haut à droite. Tu devras renseigner :
- Nom du bureau (obligatoire)
- Adresse (obligatoire)
- Enregistrer le bureau comme brouillon (les bureaux en brouillon sont cachés des utilisateurs jusqu’à leur publication)
Nous te conseillons de garder le bureau en brouillon jusqu’à ce que la configuration soit terminée.
Une fois le bureau créé, rends-toi dans Paramètres de bureau et sélectionne le bureau dans le menu déroulant. Là, tu peux :
- Modifier le nom du bureau
- Mettre à jour l’adresse
- Télécharger une photo
- Définir les fermetures de bureaux
- Publier le bureau une fois la configuration terminée
- Configurer les horaires d’ouverture
💡 Les horaires d’ouverture définissent la période pour les réservations en « Journée complète ». Les réservations ne peuvent être faites que pendant les horaires d’ouverture (sauf pour les réservations de salle de réunion).
2. Fermer ou supprimer un bureau
Fermer un bureau
Pour bloquer temporairement ou indéfiniment les réservations pour un bureau entier, va dans Admin > Lieu de travail > Paramètres de bureau et trouve Fermeture de bureaux.
Clique sur Gérer, puis sélectionne Ajouter une fermeture et choisis le type de fermeture :
- Fermeture indéfinie : coche Fermer indéfiniment. Le bureau est caché des utilisateurs jusqu’à sa réouverture. Disponible sur tous les forfaits. Sur Desks Professional et plus, tu peux aussi choisir une date de Début à l’avance.
- Fermeture temporaire : Desks Professional et plus choisis une date de Début et de Fin. Le bureau reste visible pour les utilisateurs mais ne peut pas être réservé pendant la fermeture, et redevient réservable après la date de fin. Tu peux ajouter plusieurs fermetures temporaires par bureau.
Tu peux ajouter une courte Raison (par exemple, maintenance). Les utilisateurs la verront lors des fermetures temporaires. Clique ensuite sur Confirmer puis Enregistrer.
Les réservations futures pendant la période de fermeture sont automatiquement annulées (celles du jour même ne le sont pas). Les utilisateurs reçoivent un e-mail s’ils ont activé les notifications, et les réservations passées restent inchangées. Tu peux ajouter ou supprimer une fermeture de bureau à tout moment via Gérer.
En savoir plus sur les fermetures : Fermeture d’espaces
Supprimer un bureau
Pour supprimer un bureau, va dans Admin > Lieu de travail > Paramètres de bureau et descends en bas de la page. Tu verras l’option pour supprimer le bureau.
⚠️ Important :
- Tous les plans d’étage et configurations (zones, postes, etc.) seront perdus
-
Toutes les réservations des utilisateurs pour ce bureau seront annulées
Ceci est irréversible !
3. Gérer l’accès
Gère qui a accès à ce bureau. Tu peux choisir entre deux options :
- Partagé : Tous les utilisateurs peuvent réserver ce bureau
- Restreint : Seuls les groupes d’utilisateurs sélectionnés peuvent accéder à ce bureau
⚠️ Important : Si tu restreins l’accès à un bureau par groupe, assure-toi que tous les utilisateurs ayant des postes ou des places de parking attribués sont ajoutés aux bons groupes avant d’appliquer la restriction. Sinon, leurs attributions seront supprimées faute d’accès.
4. Rôles
La fonctionnalité Rôles permet aux employés d’indiquer leurs compétences ou responsabilités, comme Sauveteur secouriste ou Intervenant en cas d'incendie. Ces rôles apparaissent dans la liste des utilisateurs de chaque bureau et peuvent être filtrés pour identifier les bons contacts au bureau.
💡 Les rôles sont attribués par utilisateur dans Admin > Gestion des utilisateurs : Utilisateurs et sont visibles sur le web et l’application mobile.
Pour plus d’informations, consulte l’article : Rôles.
5. Jours fériés
Les jours fériés peuvent être configurés à deux niveaux dans deskbird. Via Admin > Lieu de travail > Paramètres de bureau, tu peux attribuer un calendrier des jours fériés régional (par exemple, Jours fériés à Berlin) à un bureau dans la section Jours fériés. Tous les utilisateurs ayant ce bureau comme lieu principal hériteront automatiquement du calendrier sélectionné.
Pour remplacer cela au niveau individuel, un autre calendrier des jours fériés peut être défini pour chaque utilisateur dans Admin > Gestion des utilisateurs : Utilisateurs > sélectionner l’utilisateur > Général > Calendrier des jours fériés. Les jours fériés attribués s’affichent directement dans l’onglet Planning et sont signalés par une étiquette Jour férié, avec le nom du jour férié (par exemple, Fête nationale) si disponible. Cela permet aux utilisateurs et aux admins de voir facilement qui est absent pour cause de jours fériés dans les différents bureaux et régions.
Remarque : Les calendriers des jours fériés sont fixes et ne peuvent pas être modifiés ou personnalisés ; seules les options préconfigurées sont disponibles pour le moment.