Obtiens des informations exploitables sur l’utilisation de tes espaces de bureau — Office analytics t’aide à comprendre les comportements de réservation, l’utilisation des espaces et les tendances des absences. Office analytics est disponible avec les offres Business et Enterprise.
- Vue d’ensemble
- Définitions des KPI et cas d’usage
- Rôles et accès
- Exporter et sauvegarder les données
- FAQ
1. Vue d’ensemble
Office analytics te donne une visibilité sur la façon dont les ressources comme les Desks, les salles de réunion et les places de parking sont utilisées dans tes différents sites. Ces informations t’aident à optimiser la gestion des espaces, à détecter les absences et à prendre des décisions basées sur les données.
💡 Tu trouveras maintenant Analytics dans sa propre section Intelligence dans le sélecteur d’apps (à côté de App et Admin). Les tableaux de bord Office, Workforce et Advanced analytics sont tous là. Tes droits d’accès n’ont pas changé — seule la localisation a évolué.
- Utilisateurs au bureau : Affiche combien de personnes ont indiqué être « au bureau ».
- Réservations : Affiche combien de ressources ont été réservées à ce moment-là.
- Absences : Enregistrements manqués.
Des KPI comme utilisation moyenne des Desks ou utilisateurs au bureau sans réservation te donnent des informations détaillées. Les définitions sont incluses directement dans le tableau de bord.
💡 Les données Analytics sont actualisées une fois par jour (le matin) et ne sont pas mises à jour en temps réel. Les rapports sont principalement conçus pour une analyse rétrospective. Les données sont affichées jusqu’à 30 jours dans le futur.
💡 Office analytics ne prend pas en compte les jours fériés définis. Lors des jours fériés, il se peut que les données semblent manquer car les employés ne réservent généralement pas ces jours-là.
2. Définitions des KPI et cas d’usage
Remarque : Tous les KPI de réservation et d’utilisation s’appliquent au type de ressource sélectionné et sont calculés pour la période choisie.
| KPI | Définition | Cas d’usage | Exemple de calcul |
|---|---|---|---|
| Moyenne quotidienne d’utilisateurs au bureau | Le nombre moyen d’utilisateurs prévus au bureau pendant la période sélectionnée, qu’ils aient réservé une ressource ou non. | Comprendre combien d’employés sont présents au bureau sur une période donnée. | 50 utilisateurs prévus sur 5 jours → 50 ÷ 5 = 10 utilisateurs en moyenne par jour. |
| Moyenne quotidienne de réservations créées | Le nombre moyen de réservations effectuées par jour pour le type de ressource sélectionné. | Identifier les tendances de réservation pour optimiser les ressources. | 30 réservations sur 3 jours → 30 ÷ 3 = 10 réservations en moyenne par jour. |
| Moyenne quotidienne d’absences | Le nombre moyen de réservations automatiquement annulées à cause d’un enregistrement manqué. | Suivre le respect des règles d’enregistrement et repérer les tendances d’absences. | 5 absences sur 5 jours → 5 ÷ 5 = 1 absence par jour. |
| Utilisateurs au bureau avec réservation | Le nombre d’utilisateurs présents au bureau avec au moins une réservation. | Comparer combien de personnes viennent avec ou sans réserver une ressource. | 15 utilisateurs avec réservation sur 50 présents au bureau. |
| Utilisateurs au bureau sans réservation | Le nombre d’utilisateurs présents au bureau sans aucune réservation. | Comprendre les visites au bureau indépendantes des ressources. | 35 utilisateurs sans réservation sur 50 présents au bureau. |
| Moyenne quotidienne d’utilisation des ressources | Pourcentage du temps réservable effectivement réservé chaque jour. Temps réservable = horaires d’ouverture du bureau. | Évaluer l’efficacité d’utilisation des Desks ou des salles. | 8 Desks utilisés pendant 6h, sur 10 Desks pendant 10h : (8×6)/(10×10) = 48%. |
| Moyenne quotidienne de fréquence de réservation | À quelle fréquence une ressource est réservée au moins une fois par jour sur la période sélectionnée. | Vérifier si les Desks ou salles sont utilisés régulièrement ou seulement de temps en temps. | Ressources réservées 3 jours sur 5 → Fréquence = 60%. |
3. Rôles et accès
Seuls certains rôles peuvent accéder au tableau de bord Analytics :
- Admins globaux : Accès complet à toutes les données.
- Admins de bureau : Accès limité à leurs bureaux attribués.
4. Exporter et sauvegarder les données
Pour sauvegarder tes analytics :
- Clique sur le bouton Exporter en haut à droite pour télécharger les fichiers Excel.
- Tu peux aussi faire un clic droit sur le tableau de bord et choisir Imprimer pour enregistrer une version PDF.
C’est pratique pour partager des rapports, archiver des instantanés ou intégrer dans des présentations.
Valeurs de statut d’enregistrement dans l’export
Quand tu exportes Office analytics, tu obtiens à la fois une colonne Statut de réservation et une colonne Statut d’enregistrement. Le statut d’enregistrement indique si un enregistrement était requis pour la réservation et (si oui) s’il a bien eu lieu.
-
checkInNotAvailable: Aucun enregistrement n’est requis pour cette réservation (selon tes paramètres d’enregistrement). -
notCheckedIn: La réservation a été annulée car l’enregistrement n’a pas été effectué (la date de réservation peut être passée ou à venir). -
checkedIn: L’utilisateur s’est bien enregistré (la date de réservation est déjà passée). -
readyForCheckIn: La réservation est à venir et nécessite un enregistrement.
5. FAQ
Les espaces fermés sont considérés comme inactifs et sont totalement exclus des métriques d’utilisation et de fréquence de réservation. Ils ne comptent pas dans le total des ressources disponibles pendant la période où ils sont fermés.
Si un espace a été fermé pendant une partie de la période sélectionnée (par exemple 14 jours sur un mois de 30 jours), les analytics sont calculés au prorata : l’espace n’est inclus dans les calculs que pour les jours où il était ouvert et réservable. Les 14 jours fermés sont exclus du dénominateur, donc tes pourcentages d’utilisation et de fréquence de réservation reflètent la disponibilité réelle.
Oui. Cela compte toutes les personnes qui prévoyaient de travailler au bureau, qu’elles aient réservé un Desk ou une autre ressource ou non. Si le chiffre te semble bas, rappelle-toi qu’il s’agit d’une moyenne quotidienne sur tous les jours d’ouverture du bureau — donc les jours ouverts avec peu de monde (par exemple, les week-ends où le bureau est ouvert) font baisser la moyenne.
Les deux utilisent des sources différentes, donc ils peuvent différer pour une même date passée :
- Office analytics utilise une capture quotidienne, c’est pourquoi la page affiche une mention « Dernière mise à jour ». Cela reflète qui était enregistré comme présent au bureau à cette date, au moment de la capture.
- L’export de planification utilise les données en temps réel, qui changent au fur et à mesure que des utilisateurs sont ajoutés ou supprimés.
Quand des employés partent et que leurs historiques sont supprimés, l’export en temps réel affiche moins de personnes que la capture figée pour la même date passée. Pour les rapports historiques (par exemple, pour un comité de direction), Office analytics est la source la plus stable, car l’export s’érode au fil du temps à mesure que les utilisateurs sont supprimés. Vérifie la mention « Dernière mise à jour » sur la page pour savoir quelle capture tu consultes.
Ils répondent à des questions différentes et ne sont pas directement comparables. Office analytics donne une vue planification et utilisation basée sur les moyennes quotidiennes pour un type de ressource et une période. Workforce analytics exprime la présence comme une part des utilisateurs sur la période sélectionnée. Un effectif moyen quotidien et un pourcentage d’utilisateurs ne coïncideront pas forcément, même si les chiffres semblent proches.