Obtenez des informations exploitables sur l’utilisation de vos espaces de bureau—Office analytics vous aide à comprendre les comportements de réservation, l’utilisation des espaces et les tendances des absences. Office analytics est disponible avec les offres Business et Enterprise.
- Vue d’ensemble
- Définitions des KPI et cas d’usage
- Rôles et accès
- Exporter et sauvegarder les données
1. Vue d’ensemble
Office analytics offre aux administrateurs une visibilité sur l’utilisation des ressources telles que les Desks, les salles de réunion et les places de parking dans tous les sites. Les informations permettent d’optimiser la gestion des espaces, de détecter les absences et de prendre des décisions basées sur les données.
- Utilisateurs au bureau : Affiche combien de personnes ont défini leur statut sur « au bureau ».
- Réservations : Affiche combien de ressources ont été réservées à ce moment-là.
- Absences : Enregistrements manqués.
Des KPI comme l’utilisation moyenne des Desks ou les utilisateurs au bureau sans réservation vous donnent des informations détaillées. Les définitions sont incluses directement dans le tableau de bord.
💡Les données Analytics sont actualisées une fois par jour (le matin) et ne sont pas mises à jour en temps réel. Les rapports sont principalement conçus pour une analyse rétrospective. Les données sont affichées jusqu’à 30 jours dans le futur.
💡 Office analytics ne prend pas en compte les jours fériés définis. Lors des jours fériés, il se peut que les données semblent manquantes car les employés ne réservent ou ne planifient généralement pas ces jours-là.
2. Définitions des KPI et cas d’usage
Remarque : Tous les KPI de réservation et d’utilisation s’appliquent au type de ressource sélectionné et sont calculés pour la période choisie.
| KPI | Définition | Cas d’usage | Exemple de calcul |
|---|---|---|---|
| Moyenne quotidienne d’utilisateurs au bureau | Nombre moyen d’utilisateurs prévus au bureau pendant la période sélectionnée. | Comprendre combien d’employés sont présents au bureau sur une période donnée. | 50 utilisateurs prévus sur 5 jours → 50 ÷ 5 = 10 utilisateurs en moyenne par jour. |
| Moyenne quotidienne de réservations créées | Nombre moyen de réservations effectuées par jour pour le type de ressource sélectionné. | Identifier les tendances de réservation pour optimiser les ressources. | 30 réservations sur 3 jours → 30 ÷ 3 = 10 réservations en moyenne par jour. |
| Moyenne quotidienne d’absences | Nombre moyen de réservations automatiquement annulées en raison d’enregistrements manqués. | Surveiller le respect des politiques d’enregistrement et repérer les tendances d’absences. | 5 absences sur 5 jours → 5 ÷ 5 = 1 absence par jour. |
| Utilisateurs au bureau avec réservation | Nombre d’utilisateurs présents au bureau avec au moins une réservation. | Comparer combien de personnes viennent avec ou sans réserver des ressources. | 15 utilisateurs avec réservation sur 50 présents au bureau. |
| Utilisateurs au bureau sans réservation | Nombre d’utilisateurs présents au bureau sans aucune réservation. | Comprendre les visites au bureau indépendantes des ressources. | 35 utilisateurs sans réservation sur 50 présents au bureau. |
| Moyenne quotidienne d’utilisation des ressources | Pourcentage du temps réservable effectivement réservé chaque jour. Temps réservable = horaires d’ouverture du bureau. | Évaluer l’efficacité d’utilisation des Desks ou des salles. | 8 Desks utilisés pendant 6h, sur 10 Desks pendant 10h : (8×6)/(10×10) = 48%. |
| Moyenne quotidienne de fréquence de réservation | À quelle fréquence une ressource est réservée au moins une fois par jour sur la période sélectionnée. | Vérifier si les Desks ou salles sont utilisés régulièrement ou seulement occasionnellement. | Ressources réservées 3 jours sur 5 → Fréquence = 60%. |
3. Rôles et accès
Seuls certains rôles peuvent accéder au tableau de bord Analytics :
- Administrateurs globaux : Accès complet à toutes les données.
- Administrateurs de bureau : Accès limité à leurs bureaux attribués.
4. Exporter et sauvegarder les données
Pour sauvegarder vos analytics :
- Cliquez sur le bouton Exporter en haut à droite pour télécharger les fichiers Excel.
- Vous pouvez aussi faire un clic droit sur le tableau de bord et sélectionner Imprimer pour enregistrer une version PDF.
Cela est utile pour partager des rapports, archiver des instantanés ou intégrer dans des présentations.