Paramètres du bureau

Configurer et gérer vos bureaux dans deskbird est une étape clé pour adapter la structure de votre espace de travail. Que vous créiez un nouvel emplacement, mettiez à jour des informations d’adresse ou contrôliez l’accès, cet article vous guide à chaque étape.

1. Créer et gérer un bureau
2. Fermer ou supprimer un bureau
3. Gérer l’accès
4. Fonctions de bureau
5. Jours fériés

1. Créer et gérer un bureau

Pour créer un nouveau bureau, allez dans le Panneau d’administration puis, sous Paramètres du bureau, cliquez sur + Ajouter un bureau en haut à droite. Il vous sera demandé de renseigner :

• Nom du bureau (obligatoire)
• Adresse (obligatoire)
• Enregistrer le bureau en brouillon (les bureaux en brouillon sont cachés des utilisateurs jusqu’à leur publication)

Nous vous recommandons de garder le bureau en brouillon jusqu’à ce que la configuration soit terminée.

Une fois créé, rendez-vous dans Paramètres du bureau et sélectionnez le bureau dans le menu déroulant. Vous pourrez alors :

• Modifier le nom du bureau
• Mettre à jour l’adresse
• Télécharger une photo
• Définir les fermetures du bureau 
• Publier le bureau une fois la configuration terminée 
• Configurer les horaires d’ouverture
  💡 Les horaires d’ouverture définissent la période pour les réservations « Journée entière ». Les réservations ne peuvent être faites que pendant les horaires d’ouverture (sauf pour les réservations de salle de Réunion).

2. Fermer ou supprimer un bureau

Fermer un bureau

Pour bloquer temporairement ou indéfiniment les réservations pour un bureau entier, allez dans Admin > Espace de travail : Paramètres du bureau et trouvez Fermetures du bureau. 

Cliquez sur Gérer, puis sélectionnez Ajouter une fermeture. Choisissez une date de début et définissez soit une date de fin, soit cochez Fermer indéfiniment. Vous pouvez ajouter une raison courte (ex : maintenance), puis cliquez sur Confirmer et Enregistrer. 

Pendant une fermeture, les utilisateurs ne peuvent pas réserver de ressources du bureau. Le bureau est caché des utilisateurs. Vous pouvez ajouter ou supprimer une fermeture de bureau à tout moment via Gérer.

En savoir plus sur les fermetures : Fermer un espace

Supprimer un bureau

Pour supprimer un bureau, allez dans Admin > Espace de travail : Paramètres du bureau et faites défiler vers le bas. Vous verrez l’option pour supprimer le bureau. 

⚠️ Important : 

• Tous les plans d’étage et configurations (zones, Desks, etc.) seront perdus

• Toutes les réservations des utilisateurs pour ce bureau seront annulées

  Ceci est irréversible !

3. Gérer l’accès

Gérez qui a accès à ce bureau. Vous pouvez choisir entre deux options :

• Partagé : Tout le monde peut réserver ce bureau
• Restreint : Seuls les groupes d’utilisateurs sélectionnés peuvent accéder à ce bureau

⚠️ Important : Si vous restreignez l’accès à un bureau par groupe, assurez-vous que tous les utilisateurs ayant des Desks ou des places de parking attribués soient ajoutés aux bons groupes avant d’appliquer la restriction. Sinon, leurs attributions seront supprimées faute d’accès.

4. Fonctions de bureau

La fonctionnalité Fonctions de bureau permet aux employés d’indiquer leurs compétences ou responsabilités, comme Sauveteur secouriste ou Référent incendie. Ces fonctions apparaissent dans la liste des utilisateurs de chaque bureau et peuvent être filtrées pour identifier les bons contacts sur place.

💡 Les fonctions de bureau se gèrent via Admin > Utilisateurs et sont visibles sur le web et l’application mobile.

Pour plus d’informations, consultez l’article : Fonctions de bureau.

5. Jours fériés

Desks Professional et supérieur

Les jours fériés peuvent être configurés à deux niveaux dans deskbird. Via Admin > Paramètres du bureau, les administrateurs peuvent attribuer un calendrier régional de jours fériés (ex : Jours fériés à Berlin) à un bureau dans la section Jours fériés. Tous les utilisateurs ayant ce bureau comme lieu principal hériteront automatiquement du calendrier sélectionné.

Pour personnaliser cela au niveau individuel, un calendrier de jours fériés différent peut être défini pour chaque utilisateur via Admin > Utilisateurs > sélectionner l’utilisateur > Calendrier des jours fériés. Les jours fériés attribués s’affichent directement dans l’onglet Planning et sont signalés par une étiquette Jour férié, incluant le nom du jour férié (ex : Fête nationale) lorsque disponible. Cela permet aux utilisateurs et aux administrateurs de voir clairement qui est absent pour cause de jours fériés dans les différents bureaux et régions.