Configurer et gérer tes bureaux dans deskbird est une étape clé pour adapter la structure de ton espace de travail. Que tu crées un nouvel emplacement, mettes à jour les informations d’adresse ou contrôles l’accès, cet article t’accompagne à chaque étape.
- Créer et gérer un bureau
- Fermer ou supprimer un bureau
- Gérer l’accès
- Fonctions de bureau
- Jours fériés
1. Créer et gérer un bureau
Pour créer un nouveau bureau, va dans Admin puis, sous Paramètres du bureau, clique sur + Ajouter un bureau en haut à droite. Tu devras renseigner :
- Nom du bureau (obligatoire)
- Adresse (obligatoire)
- Enregistrer le bureau comme brouillon (les bureaux en brouillon sont cachés des utilisateurs jusqu’à leur publication)
Nous te conseillons de garder le bureau en brouillon jusqu’à ce que la configuration soit terminée.
Une fois créé, rends-toi dans Paramètres du bureau et sélectionne le bureau dans le menu déroulant. Là, tu peux :
- Modifier le nom du bureau
- Mettre à jour l’adresse
- Télécharger une photo
- Définir les fermetures du bureau
- Publier le bureau une fois la configuration terminée
- Configurer les horaires d’ouverture
💡 Les horaires d’ouverture définissent la période pour les réservations « Journée entière ». Les réservations ne peuvent être faites que pendant les horaires d’ouverture (sauf pour les réservations de Salle de Réunion).
2. Fermer ou supprimer un bureau
Fermer un bureau
Pour bloquer temporairement ou indéfiniment les réservations pour un bureau entier, va dans Admin > Espace de travail > Paramètres du bureau et trouve Fermetures du bureau.
Clique sur Gérer, puis sélectionne Ajouter une fermeture. Choisis une Date de début et définis soit une Date de fin, soit coche Fermer indéfiniment. Tu peux aussi ajouter une Raison courte (ex : maintenance), puis clique sur Confirmer et Enregistrer.
Pendant une fermeture, les utilisateurs ne peuvent pas réserver de ressources du bureau. Le bureau est caché des utilisateurs. Tu peux ajouter ou supprimer une fermeture de bureau à tout moment via Gérer.
En savoir plus sur les fermetures : Fermer un espace
Supprimer un bureau
Pour supprimer un bureau, va dans Admin > Espace de travail > Paramètres du bureau et descends en bas de la page. Tu verras l’option pour supprimer le bureau.
⚠️ Important :
- Tous les plans d’étage et configurations (zones, Desks, etc.) seront perdus
-
Toutes les réservations des utilisateurs pour ce bureau seront annulées
Ceci est irréversible !
3. Gérer l’accès
Gère qui a accès à ce bureau. Tu peux choisir entre deux options :
- Partagé : Tous les utilisateurs peuvent réserver ce bureau
- Restreint : Seuls certains groupes d’utilisateurs peuvent accéder à ce bureau
⚠️ Important : Si tu restreins l’accès à un bureau par groupe, assure-toi que tous les utilisateurs ayant des Desks ou des places de parking attribués sont ajoutés aux bons groupes avant d’appliquer la restriction. Sinon, leurs attributions seront supprimées faute d’accès.
4. Fonctions de bureau
La fonctionnalité Fonctions de bureau permet aux employés d’indiquer leurs compétences ou responsabilités, comme Sauveteur secouriste ou Référent incendie. Ces fonctions apparaissent dans la liste des utilisateurs de chaque bureau et peuvent être filtrées pour identifier les bons contacts sur place.
💡 Les Fonctions de bureau se gèrent via Admin > Utilisateurs et sont visibles sur le web et l’application mobile.
Pour plus d’infos, consulte l’article : Fonctions de bureau.
5. Jours fériés
Les jours fériés peuvent être configurés à deux niveaux dans deskbird. Via Admin > Paramètres du bureau, tu peux attribuer un calendrier régional de jours fériés (ex : Jours fériés à Berlin) à un bureau dans la section Jours fériés. Tous les utilisateurs ayant ce bureau comme emplacement principal hériteront automatiquement du calendrier sélectionné.
Pour remplacer ce paramètre au niveau individuel, un calendrier de jours fériés différent peut être défini pour chaque utilisateur via Admin > Utilisateurs > sélectionner l’utilisateur > Calendrier des jours fériés. Les jours fériés attribués s’affichent directement dans l’onglet Planning et sont signalés par une étiquette Jour férié, avec le nom du jour férié (ex : Fête nationale) quand il est disponible. Cela permet aux utilisateurs et aux admins de voir facilement qui est absent pour cause de jours fériés dans les différents bureaux et régions.
Remarque : Les calendriers de jours fériés sont fixes et ne peuvent pas être modifiés ou personnalisés ; seules les options préconfigurées sont disponibles pour le moment.