Sites de bureaux

Les sites de bureaux permettent aux admins de regrouper plusieurs bureaux proches — par exemple les bâtiments d’un même campus — afin que les ressources partagées et les collègues ne soient plus séparés dans deskbird. Le parking est partagé entre tous les bureaux d’un site, et l’expérience de réservation devient adaptée au campus : tu peux réserver une place de parking dans le bâtiment d’à côté, voir les collègues des bureaux du même site, et passer d’un bureau à l’autre regroupés par site.

1. Avant de commencer
2. Créer un site de bureaux
3. Modifier ou supprimer un site de bureaux
4. Ce qui change pour les utilisateurs
5. Règles de réservation, enregistrement et analytics
6. FAQs

1. Avant de commencer

⚠️ Remarque : Les sites de bureaux sont actuellement en version bêta et disponibles uniquement sur demande. Si tu veux les tester, contacte ton Customer Success Manager ou le support deskbird.

Garde ces points en tête avant de configurer ton premier site :

• Tous les bureaux d’un site doivent être dans le même fuseau horaire. Les bureaux dans un autre fuseau horaire apparaissent dans la liste de sélection avec la mention Fuseau horaire différent et ne peuvent pas être ajoutés.
• Les sites de bureaux sont optionnels et s’ajoutent à l’existant. Rien ne change pour ton entreprise tant qu’un admin n’a pas créé de site, et tes bureaux, étages et ressources restent inchangés.
• Les sites partagent le parking entre les bureaux sélectionnés. Tous les autres types de ressources — desks, salles de réunion et autres ressources réservables — restent propres à chaque bureau.

La fonctionnalité se gère dans Admin > Workplace > Sites de bureaux.

2. Créer un site de bureaux

1. Va dans Admin > Workplace > Sites de bureaux.
2. Clique sur Créer un site en haut à droite.
3. Entre un Nom pour le site, par exemple Campus Londres.
4. Ouvre le menu déroulant Bureaux et sélectionne tous les bureaux qui font partie du site. Utilise le champ de recherche pour trouver plus vite.
5. Clique sur Créer.

Le nouveau site apparaît dans la liste avec son nom, le nombre de bureaux attribués et son fuseau horaire. Les bureaux attribués sont listés sous la ligne du site.

💡 Astuce : Donne au site le nom du lieu que les gens connaissent, comme le nom du campus ou du quartier. Les utilisateurs voient ce regroupement dans le sélecteur de bureaux.

3. Modifier ou supprimer un site de bureaux

Passe la souris sur une ligne de site pour voir les actions disponibles :

• Modifier le site (icône crayon) : change le nom du site ou ajoute/supprime des bureaux.
• Supprimer le site (icône poubelle) : supprime le regroupement. Les bureaux, leurs paramètres et leurs ressources ne sont pas supprimés — ils redeviennent simplement des bureaux indépendants, et le parking n’est plus partagé entre eux.

Pour accéder directement à la configuration d’un bureau appartenant à un site, passe la souris sur la ligne du bureau sous le site et clique sur Ouvrir les paramètres du bureau (icône engrenage).

4. Ce qui change pour les utilisateurs

Une fois qu’un site existe, l’expérience de réservation devient adaptée au campus pour tous ceux qui ont accès à ces bureaux :

• Parking partagé : tu peux réserver une place de parking dans n’importe quel bureau du site sans changer de bureau.
• Collègues : les collègues réservés dans un autre bureau du même site apparaissent dans la vue collègues.
• Carte de planification quotidienne : les desks réservés dans les autres bureaux du site s’affichent sur la carte quotidienne dans la vue planning.
• Vos espaces : les espaces favoris et les espaces attribués des autres bureaux du site apparaissent avec ceux du bureau sélectionné.
• Sélecteur de bureaux : les bureaux sont regroupés par site, donc tu vois facilement quels bâtiments vont ensemble.

Aucune action n’est nécessaire de la part des utilisateurs. Il n’y a rien à activer dans leurs paramètres personnels.

5. Règles de réservation, enregistrement et analytics

Regrouper des bureaux dans un site ne modifie pas tes règles de réservation existantes :

• La limite d’une réservation par type de ressource à la fois s’applique à l’ensemble du site, pas par bureau. On ne peut pas avoir deux réservations de parking pour le même jour en réservant dans deux bureaux du même site.
• L’enregistrement suit le bureau où se trouve la ressource réservée.
• Les analytics suivent aussi le bureau où se trouve la ressource. Une place de parking réservée dans un autre bureau du site est comptée pour ce bureau-là, pas pour celui sélectionné lors de la réservation.

6. FAQs