Obtiens des informations exploitables sur l’utilisation de tes espaces de bureau — les Analyses de bureau t’aident à comprendre les comportements de réservation, l’utilisation de l’espace et les tendances des no-shows (en raison de l'absence d'enregistrement). Analyses de bureau est disponible avec les offres Business et Enterprise.
- Vue d’ensemble
- Définitions des KPI et cas d’usage
- Rôles et accès
- Exporter et sauvegarder les données
- FAQ
1. Vue d’ensemble
Analyses de bureau te donne de la visibilité sur la façon dont les ressources comme les postes, les salles de réunion et les places de parking sont utilisées dans tes différents sites. Ces informations aident à optimiser la gestion de l’espace, à détecter les schémas de no-shows (en raison de l'absence d'enregistrement) et à prendre des décisions basées sur les données.
💡 Tu trouveras désormais les Analyses dans leur propre zone Intelligence dans le sélecteur d’applications (à côté de App et Admin). Les tableaux de bord Analyses de bureau, Analyses du personnel et Analyse avancée sont tous là. Tes droits d’accès n’ont pas changé — seule la localisation a évolué.
- Utilisateurs en fonction : Affiche combien de personnes ont défini leur statut sur « en fonction ».
- Réservations : Affiche combien de ressources ont été réservées à ce moment-là.
- No-shows (en raison de l'absence d'enregistrement) : Enregistrements manqués.
Des KPI comme utilisation moyenne des postes ou utilisateurs en fonction sans réservation te donnent des informations détaillées. Les définitions sont incluses directement dans le tableau de bord.
💡 Les données des Analyses sont actualisées une fois par jour (le matin) et ne sont pas mises à jour en temps réel. Les rapports sont principalement conçus pour une analyse rétrospective. Les données sont affichées jusqu’à 30 jours dans le futur.
💡 Les Analyses de bureau ne tiennent pas compte des jours fériés définis. Lors des jours fériés, il se peut que les données semblent manquer car les employés ne planifient ou ne réservent généralement pas ces jours-là.
2. Définitions des KPI et cas d’usage
Remarque : Tous les KPI de réservation et d’utilisation s’appliquent au type de ressource sélectionné et sont calculés pour la période choisie.
| KPI | Définition | Cas d’usage | Exemple de calcul |
|---|---|---|---|
| Moyenne quotidienne d’utilisateurs en fonction | Le nombre moyen d’utilisateurs prévus pour travailler en fonction pendant la période sélectionnée, qu’ils aient réservé une ressource ou non. | Comprendre combien d’employés sont présents dans le bureau sur une période donnée. | 50 utilisateurs prévus sur 5 jours → 50 ÷ 5 = 10 utilisateurs en moyenne par jour. |
| Moyenne quotidienne de réservations créées | Le nombre moyen de réservations effectuées par jour pour le type de ressource sélectionné. | Identifier les tendances de réservation pour optimiser les ressources. | 30 réservations sur 3 jours → 30 ÷ 3 = 10 réservations en moyenne par jour. |
| Moyenne quotidienne de no-shows (en raison de l'absence d'enregistrement) | Le nombre moyen de réservations automatiquement annulées en raison d’un enregistrement manqué. | Suivre le respect des règles d’enregistrement et repérer les schémas de réservations manquées. | 5 no-shows (en raison de l'absence d'enregistrement) sur 5 jours → 5 ÷ 5 = 1 no-show par jour. |
| Utilisateurs en fonction avec réservation | Le nombre d’utilisateurs travaillant en fonction avec au moins une réservation. | Comparer combien de personnes viennent avec ou sans réserver des ressources. | 15 utilisateurs avec réservation sur 50 présents en fonction. |
| Utilisateurs en fonction sans réservation | Le nombre d’utilisateurs présents en fonction sans aucune réservation. | Comprendre les visites au bureau indépendantes des ressources. | 35 utilisateurs sans réservation sur 50 présents en fonction. |
| Moyenne quotidienne d’utilisation des ressources | Pourcentage du temps réservable effectivement réservé chaque jour. Temps réservable = horaires d’ouverture du bureau. | Évaluer l’efficacité d’utilisation des postes ou des salles. | 8 postes utilisés pendant 6h, sur 10 postes pendant 10h : (8×6)/(10×10) = 48%. |
| Moyenne quotidienne de fréquence de réservation des ressources | À quelle fréquence une ressource est réservée au moins une fois par jour sur la période sélectionnée. | Vérifier si les postes ou salles sont utilisés régulièrement ou seulement occasionnellement. | Ressources réservées 3 jours sur 5 → Fréquence = 60%. |
3. Rôles et accès
Seuls certains rôles peuvent accéder au tableau de bord Analyses :
- Admins globaux : Accès complet à toutes les données.
- Admins de bureau : Accès limité à leurs bureaux affectés.
4. Exporter et sauvegarder les données
Pour sauvegarder tes analyses :
- Clique sur le bouton Exporter en haut à droite pour télécharger les fichiers Excel.
- Tu peux aussi faire un clic droit sur le tableau de bord et sélectionner Imprimer pour enregistrer une version PDF.
C’est utile pour partager des rapports, archiver des instantanés ou intégrer dans des présentations.
Valeurs de statut d’enregistrement dans l’export
Lorsque tu exportes les Analyses de bureau, tu obtiens à la fois une colonne Statut de réservation et une colonne Statut d’enregistrement. Le Statut d’enregistrement indique si un enregistrement était requis pour la réservation et (si oui) s’il a eu lieu. Chaque valeur est listée ci-dessous telle qu’elle apparaît dans l’export, avec son nom technique entre parenthèses.
-
Enregistrement non disponible(checkInNotAvailable) : L’enregistrement ne s’appliquait pas à cette réservation. C’est le cas lorsque l’enregistrement est désactivé pour le type de ressource ou le bureau, que la réservation a été annulée, que l’enregistrement n’était pas encore ouvert ou que la réservation est déjà terminée. La valeur est recalculée après la fin d’une réservation, donc une réservation passée sans enregistrement affiche généralementEnregistrement non disponible. -
Non enregistré(e)(notCheckedIn) : L’enregistrement était requis, mais l’utilisateur ne s’est pas enregistré (par exemple, la réservation a été terminée ou annulée alors que l’enregistrement était encore requis). -
Vous êtes enregistré(e)(checkedIn) : L’utilisateur s’est bien enregistré (la date de réservation est déjà passée). -
Prêt pour l’enregistrement(readyForCheckIn) : La réservation est dans le futur et nécessite un enregistrement.
💡 Astuce : La colonne Statut d’enregistrement n’est pas un compteur de no-shows (en raison de l'absence d'enregistrement), car les réservations annulées ou terminées affichent Enregistrement non disponible. Pour suivre les enregistrements manqués, utilise le KPI Moyenne quotidienne de no-shows (en raison de l'absence d'enregistrement).
5. FAQ
Les espaces fermés sont considérés comme inactifs et sont totalement exclus des métriques d’utilisation et de fréquence de réservation. Ils ne sont pas comptés dans le total des ressources disponibles pendant leur période de fermeture.
Si un espace a été fermé pendant une partie de la période sélectionnée (par exemple 14 jours sur un mois de 30 jours), les analyses sont proratisées : l’espace n’est inclus dans les calculs que pour les jours où il était ouvert et réservable. Les 14 jours fermés sont exclus du dénominateur, donc tes pourcentages d’utilisation et de fréquence de réservation reflètent la disponibilité réelle.
Oui. Cela compte toute personne ayant prévu de travailler en fonction, qu’elle ait réservé un poste ou une autre ressource ou non. Si le chiffre te semble bas, rappelle-toi qu’il s’agit d’une moyenne quotidienne sur chaque jour d’ouverture du bureau — donc les jours d’ouverture avec peu de monde (par exemple, les week-ends où le bureau est ouvert) font baisser la moyenne.
Les deux utilisent des sources différentes, donc ils peuvent différer pour une même date passée :
- Analyses de bureau lit une capture quotidienne, c’est pourquoi la page affiche un horodatage « Dernière mise à jour ». Cela reflète qui était enregistré comme en fonction à cette date, au moment de la capture.
- L’export de planning lit les données en direct, qui changent au fur et à mesure que des utilisateurs sont ajoutés ou supprimés.
Quand des employés quittent l’entreprise et que leurs historiques sont supprimés, l’export en direct affiche moins de personnes que la capture figée pour la même date passée. Pour les rapports historiques (par exemple, pour un comité de direction), les Analyses de bureau sont la source la plus stable, car l’export s’érode au fil du temps à mesure que les utilisateurs sont supprimés. Vérifie l’horodatage « Dernière mise à jour » sur la page pour savoir quelle capture tu consultes.
Ces deux outils répondent à des questions différentes et ne sont pas directement comparables. Les Analyses de bureau offrent une vue de planification et d’utilisation basée sur des moyennes quotidiennes pour un type de ressource et une période. Les Analyses du personnel expriment la présence comme une part des utilisateurs sur la période sélectionnée. Un effectif moyen quotidien et un pourcentage d’utilisateurs ne coïncideront pas forcément, même si les chiffres semblent proches.
L’utilisation des ressources est basée sur le temps : elle divise le temps réservé par le temps réservable, c’est-à-dire les horaires d’ouverture du bureau. Une réservation de 3 heures sur une journée de 10 heures d’ouverture compte donc pour environ 30 % pour ce poste. Il n’est pas possible de compter chaque réservation comme une journée complète dans l’utilisation.
Selon ce que tu veux mesurer, utilise plutôt l’une de ces options :
- La ressource a-t-elle été utilisée au moins une fois ? Ouvre l’onglet Fréquence de réservation des ressources (Moyenne quotidienne de fréquence de réservation des ressources). Il compte une ressource comme réservée si elle a au moins une réservation ce jour-là, quelle que soit la durée.
- Combien de jours les personnes ont-elles passé en fonction ? Utilise Analyses du personnel, qui compte les jours planifiés par utilisateur. Quand tu sélectionnes Afficher les plannings demi-journée comme 0,5 jour, les plannings demi-journée comptent pour une demi-journée.