Ce guide t’explique comment configurer la Gestion des visiteurs avec Visitors Plus, dans l’ordre dont la plupart des équipes ont besoin : commence par l’activer pour tes bureaux et créer tes types de visites, puis ajoute un hôte par défaut et un kiosque d’auto-enregistrement, et enfin l’impression de badges si tu le souhaites. Chaque étape explique quoi configurer et pourquoi, et propose un lien vers l’article avec les instructions détaillées. Une fois terminé, tes collègues pourront pré-enregistrer des visiteurs, et les visiteurs pourront s’enregistrer à l’accueil ou au kiosque.
- Avant de commencer
- Activer la Gestion des visiteurs pour tes bureaux
- Créer tes types de visites
- Définir un hôte par défaut pour chaque bureau
- Installer un kiosque visiteurs
- Options supplémentaires : impression de badges
- Tester la configuration et lancer
- FAQ
1. Avant de commencer
Toutes les étapes de ce guide font partie de Visitors Plus. Il n’y a pas de niveaux dans la Gestion des visiteurs : une fois que ton entreprise dispose de Visitors Plus, toutes les fonctionnalités visiteurs sont disponibles. Si tu as un ancien contrat, ton offre peut porter un autre nom mais inclut les mêmes fonctionnalités. Pour un aperçu, consulte Disponibilité des fonctionnalités.
- Rôle : tu dois avoir le rôle Admin global pour réaliser chaque étape. Voir Rôles du système et autorisations.
- Bureaux : les bureaux qui reçoivent des visiteurs doivent déjà exister dans deskbird. Si tu configures deskbird pour la première fois, commence par Postes : configuration de base.
- Personnes à chaque bureau : qui accueille les visiteurs à l’accueil (chargé d'accueil des visiteurs), et qui doit être notifié si un visiteur ne connaît pas son contact (hôte par défaut).
- Types de visites : les visites attendues, par exemple entretiens, prestataires ou auditeurs, et les documents que les visiteurs doivent lire ou signer, comme un NDA ou une consigne de sécurité.
- Une tablette (optionnel) : une tablette Android ou iPad, ou un appareil avec un navigateur Chrome à jour, si les visiteurs doivent s’enregistrer eux-mêmes.
💡 Astuce : Commence par un bureau. Active-le, crée un ou deux types de visites et fais un test (voir Tester la configuration et lancer), puis répète pour tes autres bureaux.
2. Activer la Gestion des visiteurs pour tes bureaux
La Gestion des visiteurs fonctionne par bureau. Les employés ne peuvent créer des visites que pour les bureaux qui ont une licence Visiteurs attribuée, donc tout dépend de cette étape.
- Va dans Admin > Visites : Paramètres et clique sur Gérer les licences. Cela ouvre Paramètres de la licence visiteur.
- Active le bouton Statut de la licence pour chaque bureau qui doit utiliser la Gestion des visiteurs.
- Clique sur Enregistrer. Dans la colonne Licence, ces bureaux affichent maintenant Affecté.
La bannière en haut des Paramètres de la licence visiteur indique combien de licences sont affectées et combien ton abonnement en inclut. Si tu en as besoin de plus, clique sur Demander une mise à niveau.
⚠️ Important : Tant qu’un bureau n’a pas de licence affectée, son icône ⚙️ est grisée, il ne peut pas être sélectionné lors de l’appairage d’un kiosque, et les employés qui choisissent ce bureau dans Visites voient Création d’une visite indisponible à la place de la liste des visites.
Une fois le bureau activé, clique sur son icône ⚙️ pour choisir ses Chargé d'accueil des visiteurs (qui peuvent voir et gérer toutes les visites de ce bureau) et, sous Protection des données des visiteurs, combien de temps les données visiteurs sont conservées. Instructions complètes : Visites : paramètres pour les visites, Rôle de chargé d'accueil et tableau de bord des visiteurs et Données visiteurs et confidentialité (RGPD).
3. Créer tes types de visites
Les types de visites te permettent de préparer l’expérience des visiteurs une fois pour chaque type de visiteur. Les organisateurs choisissent un type de visite lors de la création d’une visite, et ses instructions et documents sont appliqués automatiquement, donc personne n’a à retaper les infos Wi-Fi ou les consignes d’arrivée.
- Va dans Admin > Visites : Types de visites.
- Clique sur Créer nouveau, ou ouvre un type de visite existant pour le modifier. Donne-lui un Nom (jusqu’à 16 caractères) et une courte Description pour que les organisateurs choisissent le bon.
- Sous Bureaux affectés, garde Entreprise entière ou choisis les bureaux où il sera disponible.
- Sous Instructions pour les visiteurs, ajoute ce que les visiteurs doivent savoir pour ce type de visite, comme l’accès Wi-Fi ou les consignes d’arrivée.
- Optionnel : sous Documents, clique sur Ajouter un document pour ajouter des documents que les visiteurs doivent lire ou signer avant l’enregistrement.
- Clique sur Enregistrer.
Les types de visites sont disponibles partout où une visite est créée : dans l’application web, au kiosque et dans le Complément Outlook. Instructions complètes : Visites : types de visites et Signature de documents.
4. Définir un hôte par défaut pour chaque bureau
Les visiteurs spontanés et ceux qui s’enregistrent au kiosque ne savent pas toujours qui ils viennent voir. L’hôte par défaut est la personne notifiée dans ce cas, pour que personne ne reste à attendre à l’entrée.
- Va dans Admin > Visites : Paramètres.
- Clique sur l’icône ⚙️ à côté du bureau.
- Sous Hôte par défaut, choisis la personne à notifier, par exemple quelqu’un à l’accueil ou le chef de bureau.
- Enregistre tes modifications et répète pour chaque bureau.
💡 Astuce : Tu peux aussi choisir l’hôte par défaut lors de l’appairage d’un kiosque visiteurs (étape 5). Les deux endroits modifient le même paramètre pour le bureau, donc la dernière modification s’applique.
Instructions complètes : Visites : paramètres pour les visites. Pour voir ce que vivent les visiteurs, consulte S’enregistrer comme visiteur spontané.
5. Installer un kiosque visiteurs
Un kiosque visiteurs est une tablette à l’entrée où les visiteurs pré-enregistrés s’enregistrent avec leur code visiteur, et où les visiteurs spontanés s’enregistrent eux-mêmes. L’hôte est notifié automatiquement, et les visiteurs peuvent signer les documents requis sur l’écran du kiosque. C’est particulièrement utile dans les bureaux sans accueil physique.
- Sur la tablette, installe l’application Kiosque deskbird depuis le Google Play Store ou l’Apple App Store, ou ouvre kiosk.deskbird.com dans Chrome. L’écran affiche un QR code et un code de configuration.
- Dans l’application web, va dans Admin > Kiosque & écrans > Appareils et clique sur + Appairer un appareil.
- Entre le code de configuration affiché sur la tablette et choisis Kiosque visiteurs comme type d’affichage.
- Donne un nom reconnaissable à l’appareil, sélectionne le Bureau et choisis l’Hôte par défaut, puis clique sur Appairer.
L’hôte par défaut est notifié lorsqu’un visiteur au kiosque sélectionne Je ne sais pas comme hôte. C’est le même paramètre que l’hôte par défaut du bureau dans Admin > Visites : Paramètres (voir Définir un hôte par défaut pour chaque bureau) : la dernière modification s’applique au bureau.
Tu peux aussi appairer la tablette en scannant son QR code avec l’application mobile deskbird. Instructions complètes, exigences pour les appareils et comment déconnecter un kiosque : Mode kiosque pour la gestion des visiteurs. Ce que voient les visiteurs : Auto-enregistrement comme visiteur au kiosque.
6. Options supplémentaires : impression de badges
L’accueil peut imprimer un badge visiteur qui indique qui est le visiteur, qui il vient voir et le type de visite. L’impression de badges est optionnelle et utilise une imprimante connectée à l’ordinateur de l’accueil.
- Configurer le badge : va dans Admin > Visites : Paramètres > Paramètres du badge. Un seul design de badge s’applique à toute l’entreprise. Choisis l’orientation et les informations à afficher, imprime un badge test, puis enregistre. Voir Paramètres du badge.
- Imprimer les badges : les agents d'accueil et les admins impriment les badges depuis la page Visites, avant l’arrivée du visiteur ou lors de l’enregistrement. Voir Impression des badges.
7. Tester la configuration et lancer
Quand la configuration est terminée, vérifie tout le parcours avant d’informer ton équipe :
- Pré-enregistre toi-même une visite test dans le bureau que tu as activé, et utilise ton adresse email comme visiteur. Voir Pré-enregistrer un visiteur.
- Ouvre l’email d’invitation et vérifie les instructions et documents du type de visite dans le portail visiteur.
- Si tu as installé un kiosque, enregistre-toi avec le code visiteur de l’invitation. Sinon, enregistre le visiteur depuis la page Visites. Voir Enregistrer un visiteur à l’arrivée.
- Vérifie que l’hôte est bien notifié par Microsoft Teams ou email.
- Informe ton équipe qu’ils peuvent commencer à inviter des visiteurs, et partage-leur Pré-enregistrer un visiteur.
💡 Astuce : Les hôtes sont notifiés par email, et aussi dans Microsoft Teams s’ils utilisent deskbird dans Teams. Voir Notifications et rappels.
8. FAQ
Active d’abord le bureau. Tant qu’un bureau n’a pas de licence Visiteurs affectée, tu ne peux pas ouvrir ses paramètres ni appairer un kiosque pour lui, et personne ne peut créer de visites là-bas. Ensuite, les types de visites, l’hôte par défaut et le kiosque peuvent être configurés dans n’importe quel ordre.
- Dans Admin > Visites : Paramètres, vérifie que le bureau affiche Affecté dans la colonne Licence. S’il affiche Non affecté, active-le dans Gérer les licences.
- Vérifie la bannière dans les Paramètres de la licence visiteur. Si toutes les licences sont utilisées, clique sur Demander une mise à niveau.
- Demande à l’employé quel bureau il a sélectionné dans Visites. Les visites ne peuvent être créées que pour les bureaux activés.
Seuls les bureaux avec une licence Visiteurs affectée peuvent être sélectionnés. Active d’abord le bureau (voir Activer la Gestion des visiteurs pour tes bureaux), puis appaire à nouveau le kiosque.
Non. Les hôtes et les agents d'accueil peuvent enregistrer les visiteurs à l’arrivée et à la sortie depuis la page Visites dans l’application web. Un kiosque est utile si les visiteurs doivent s’enregistrer eux-mêmes, par exemple dans un bureau sans accueil physique. Voir Enregistrer un visiteur à l’arrivée.
Les chargé d'accueil des visiteurs peuvent voir et gérer toutes les visites de leur bureau, enregistrer les visiteurs à l’arrivée et à la sortie, et imprimer des badges. L’hôte par défaut est la personne notifiée lorsqu’un visiteur ne sait pas qui il vient voir. Les deux sont définis par bureau via l’icône ⚙️ dans Admin > Visites : Paramètres, et une même personne peut avoir les deux rôles. Tu peux aussi choisir l’hôte par défaut lors de l’appairage d’un kiosque. Cela met à jour l’hôte par défaut du bureau, donc la dernière modification s’applique.
Par défaut, sans limite de durée. Tu peux définir une durée de conservation par bureau, après laquelle deskbird anonymise automatiquement les données visiteurs. Voir Données visiteurs et confidentialité (RGPD).
Oui. Avec le Complément Outlook deskbird, les employés peuvent créer et gérer des visites sans quitter Outlook, en utilisant les mêmes types de visites. Voir Complément Outlook deskbird : Gestion des visiteurs.