Module complémentaire deskbird pour Outlook

Les salles de réunion non synchronisées sont des salles qui existent uniquement dans deskbird et ne sont pas connectées à Microsoft Outlook / Exchange. Comme ces salles ne sont pas synchronisées avec Microsoft, certaines limitations s’appliquent. Ces limitations sont imposées par Microsoft et sont détaillées ci-dessous :

• Si un événement est créé pour une salle non synchronisée puis supprimé directement dans Outlook, l’événement restera dans deskbird. La salle pourra donc apparaître comme indisponible dans deskbird même si l’événement Outlook a été supprimé.
• Quand un événement est supprimé dans deskbird, il n’est pas automatiquement retiré du calendrier Outlook. À la place, l’organisateur reçoit un email avec la possibilité de retirer l’événement de son calendrier.
• Dans certains cas, deux emails de confirmation peuvent être envoyés, ce qui peut entraîner deux entrées dans le calendrier.
• L’email de confirmation envoyé par deskbird ne peut pas être désactivé pour le moment.
• Les événements créés dans Outlook apparaîtront dans deskbird, mais les modifications faites dans deskbird ne seront pas reflétées dans Outlook.
• Ces limitations peuvent être évitées en utilisant uniquement des salles de réunion synchronisées.

Oui. Tu peux d’abord déployer le module à un nombre limité d’utilisateurs ou à un groupe pilote via le centre d’administration Microsoft 365. Une fois validé, le déploiement peut être étendu à d’autres groupes ou à toute l’organisation. Pour plus de détails, consulte la documentation officielle de Microsoft sur la gestion du déploiement des modules complémentaires.

Remarque : Comme le module est disponible sur la marketplace Outlook, les utilisateurs peuvent parfois l’installer eux-mêmes avant que tu ne le déploies de façon centralisée.

Le module Outlook de deskbird est compatible avec :

• Outlook Web App (OWA) dans le cadre d’un abonnement Microsoft 365 pris en charge
• Les applications de bureau Outlook (Microsoft 365) sur Windows et macOS qui prennent en charge les modules Office modernes

Un tenant Microsoft 365 pris en charge et une version Outlook à jour sont nécessaires. Les anciennes versions ou les licences perpétuelles autonomes peuvent ne pas fonctionner correctement. Si tu n’es pas sûr que ton environnement soit compatible, demande à ton équipe IT ou contacte le support deskbird.

Le module Outlook de deskbird ne demande que les autorisations nécessaires pour permettre la réservation de salles :

Accès au compte Microsoft

• Informations de profil de base (nom et email) pour identifier l’utilisateur dans deskbird
• Authentification Single Sign-on (SSO) via la connexion Microsoft existante

Informations sur la réunion en cours

• Lecture : heure de la réunion, objet, participants, lieu, récurrence
• Modification : ajouter ou retirer des salles de réunion et enregistrer les détails de réservation pour la réunion en cours d’édition

Important : Le module n’interagit qu’avec la réunion en cours de consultation ou de modification. Il n’accède à aucun autre email, événement de calendrier, contact ou donnée de boîte mail.

Le module utilise le Single Sign-on Microsoft pour l’authentification et chiffre toutes les communications via HTTPS. Il n’accède qu’aux informations de la réunion en cours d’édition et ne stocke que le strict minimum de métadonnées nécessaires pour maintenir la réservation dans deskbird. Aucun contenu sensible de réunion n’est stocké localement ou transmis à deskbird, sauf si tu effectues une action comme sélectionner une salle et enregistrer l’événement.

Le module authentifie automatiquement les utilisateurs via le Single Sign-on Microsoft.

• Si l’email Microsoft de l’utilisateur correspond à un compte deskbird existant, la connexion est immédiate et transparente.
• Si aucun utilisateur correspondant n’existe dans deskbird, le module invite l’utilisateur à contacter son administrateur deskbird pour créer ou mettre à jour son compte.

Non. Le module est réservé aux utilisateurs licenciés au sein du tenant Microsoft 365 de ton organisation. Les utilisateurs externes (comme les invités ou les utilisateurs d’autres tenants) ne peuvent pas accéder ni utiliser le module, même s’ils sont invités à des réunions.

• Connecter les utilisateurs
  Permet aux utilisateurs de se connecter à l’application avec leur compte professionnel ou scolaire, et autorise l’application à accéder aux informations de base de leur profil.
• Voir le profil de base des utilisateurs
  Permet à l’application de voir les informations de base du profil comme le nom, la photo, le nom d’utilisateur et l’adresse e-mail.
• Se connecter et lire le profil utilisateur
  Permet aux utilisateurs de se connecter et à l’application de lire leur profil ainsi que les informations de base de l’entreprise des utilisateurs connectés.

Pour les salles non synchronisées, Outlook impose certaines contraintes techniques qui empêchent l’add-in de détecter de manière fiable les modifications de réunion. Pour contourner ce problème, l’add-in ajoute addin@deskbird.com comme participant optionnel lorsqu’une salle non synchronisée est sélectionnée.

Cela a deux objectifs principaux :

• Déclencher le rappel « envoyer » d’Outlook, ce qui permet à l’add-in de détecter les mises à jour ou les annulations.
• Permettre à deskbird de garder la réservation correspondante à jour avec précision.

La boîte mail addin@deskbird.com est un compte technique dédié. Elle n’est pas surveillée, ne représente pas un utilisateur réel et n’a aucun impact sur le fonctionnement habituel. Voir cette adresse apparaître comme participant optionnel lors de la réservation de salles non synchronisées est un comportement attendu.

L’add-in deskbird Outlook utilise les informations d’application suivantes :

• ID de l’application : dc1266d0-7ef3-43f6-ac93-32350e8ebfb8
• Nom de l’application (Microsoft Marketplace) : deskbird – Book and manage rooms

Ces informations peuvent être utilisées par les administrateurs pour identifier l’add-in dans Microsoft Entra ID, le Centre d’administration Microsoft 365 ou lors des vérifications internes de sécurité et de conformité.

Non. L’add-in deskbird Outlook ne prend actuellement pas en charge les calendriers partagés ou délégués. Il n’est disponible que lors de la création ou de la modification d’événements dans le calendrier personnel de l’utilisateur. La prise en charge des réservations sur les calendriers délégués est prévue dans la feuille de route du produit, mais n’est pas encore planifiée pour une version spécifique.

Si le déploiement via la marketplace n’est pas possible, tu peux utiliser le fichier manifeste pour installer l’add-in manuellement via PowerShell. Télécharge le manifeste ici :
https://store.office.com/app/download?assetid=WA200009722&cmu=fr-FR

Si tu vois un écran intitulé Consentement d’administrateur requis avec le message « Ton administrateur Microsoft 365 doit accorder son consentement pour cet add-in. Merci de contacter ton équipe informatique. », cela signifie que le tenant Microsoft 365 de ton organisation exige qu’un administrateur approuve l’add-in avant que les utilisateurs puissent se connecter.

C’est un paramètre de sécurité standard de Microsoft. Pour résoudre ce problème, demande à ton équipe informatique ou à un Administrateur général d’accorder le consentement d’administrateur pour l’add-in deskbird Outlook dans le portail Microsoft Entra ID (Azure AD). Une fois le consentement accordé, tous les utilisateurs du tenant pourront utiliser l’add-in sans voir ce message à nouveau.