Le module complémentaire Outlook de deskbird permet aux équipes de trouver et de réserver facilement la bonne salle de réunion directement dans Outlook, sans changer d'application. Il fournit la disponibilité des salles en temps réel, des filtres et une synchronisation transparente avec deskbird, vous aidant à planifier des réunions plus rapidement et de manière plus fiable.
Le module complémentaire fonctionne dans Outlook pour le Web, Windows et Mac, offrant une expérience de réservation cohérente et puissante sur tous vos appareils.
- Aperçu
- Utilisation du module complémentaire Outlook
- Déploiement et installation
- Comment fonctionne la synchronisation avec deskbird
- FAQ
1. Aperçu
Le module complémentaire Outlook de deskbird vous permet de rechercher, filtrer et réserver des salles de réunion directement depuis le calendrier Outlook. Que vous planifiiez une réunion ponctuelle ou récurrente, toutes les salles disponibles de votre bureau sélectionné sont affichées en temps réel, y compris la capacité, les services et le statut de disponibilité.
Le module complémentaire apparaît sur l'écran de création d'événement et fonctionne à la fois dans Outlook Web et la version de bureau. Les salles réservées sont automatiquement synchronisées avec l'application web deskbird pour garantir une expérience de réservation cohérente sur toutes les plateformes.
2. Utilisation du module complémentaire Outlook
Pour utiliser le module complémentaire, ouvrez votre calendrier Outlook et cliquez sur Nouvel événement ou Plus d'options. Dans la fenêtre de l'événement, vous verrez l'icône deskbird dans la barre d'outils.
Après avoir ouvert le panneau du module complémentaire, vous pouvez :
- Sélectionner votre bureau dans le menu déroulant (par défaut, le bureau principal sera sélectionné)
- Sélectionner un étage (ou choisir Tous les étages)
- Rechercher par nom de salle en utilisant le champ de recherche
- Appliquer des filtres tels que :
- Capacité (par exemple ≥ 5, ≥ 10, ≥ 20)
- Services (par exemple avec restauration, sans restauration)
- Inclure les salles indisponibles
- Ajouter la salle sélectionnée à votre événement en un clic
Une fois ajoutée, la salle apparaît dans votre événement Outlook et est automatiquement enregistrée dans deskbird.
3. Déploiement et installation
Les administrateurs informatiques peuvent déployer le module complémentaire à des utilisateurs spécifiques ou à l'ensemble de l'organisation en utilisant le guide de déploiement de Microsoft : Gérer le déploiement des modules complémentaires (documentation Microsoft)
La méthode la plus simple et recommandée pour déployer le module complémentaire est qu'un administrateur global Microsoft 365 l'installe directement depuis le Microsoft AppSource Marketplace en étant connecté.
Étapes recommandées
Connectez-vous en tant qu'administrateur global dans Microsoft.
Ouvrez le module complémentaire deskbird dans Microsoft AppSource :
👉 https://marketplace.microsoft.com/en-us/product/office/WA200009722Cliquez sur Obtenez-le maintenant et suivez le processus de déploiement.
Lors de l'installation, acceptez les autorisations demandées lorsque cela est demandé.
Il peut falloir jusqu'à 72 heures pour que le module complémentaire apparaisse pour tous les utilisateurs. Les utilisateurs pourraient avoir besoin de relancer Microsoft 365.
4. Comment fonctionne la synchronisation avec deskbird
Pour les salles synchronisées
Les salles synchronisées sont des salles de réunion qui ont été créées dans votre tenant Microsoft et sont configurées dans deskbird. Toutes les réservations effectuées via le module complémentaire Outlook se synchronisent automatiquement avec deskbird en temps réel. Cela garantit :
- Aucune réservation en double
- Visibilité partagée entre Outlook et deskbird
- Données d'utilisation précises pour les Analytics de l'espace de travail
Toute mise à jour ou annulation effectuée dans Outlook sera également reflétée dans la réservation correspondante dans deskbird.
Pour les salles non synchronisées
Les salles non synchronisées sont des salles de réunion qui ont été créées dans deskbird et ne sont pas disponibles dans votre environnement Microsoft. Les événements créés dans Outlook apparaîtront dans deskbird, mais les mises à jour effectuées dans deskbird ne seront pas reflétées dans Outlook.
5. FAQ
Oui. Vous pouvez d'abord déployer le module complémentaire à un nombre limité d'utilisateurs ou à un groupe pilote via le Centre d'administration Microsoft 365. Une fois validé, le déploiement peut être étendu à d'autres groupes ou à l'ensemble de l'organisation. Pour des conseils détaillés, consultez la documentation officielle de Microsoft sur la gestion des déploiements de modules complémentaires.
Remarque : Étant donné que le module complémentaire est disponible via le Marketplace Outlook, les utilisateurs peuvent être en mesure de l'installer eux-mêmes avant que vous ne le déployiez de manière centralisée.Le module complémentaire Outlook de deskbird est compatible avec :
- Outlook Web App (OWA) dans le cadre d'un abonnement Microsoft 365 pris en charge
- Les applications de bureau Outlook (Microsoft 365) sur Windows et macOS qui prennent en charge les modules complémentaires modernes d'Office
Un tenant Microsoft 365 pris en charge et une version à jour d'Outlook sont requis. Les versions plus anciennes ou non prises en charge d'Outlook, y compris les licences perpétuelles autonomes, peuvent ne pas fonctionner correctement. Si vous n'êtes pas sûr que votre environnement soit pris en charge, veuillez consulter votre équipe informatique ou contacter le support deskbird.
Le module complémentaire Outlook de deskbird nécessite uniquement les autorisations nécessaires pour prendre en charge la fonctionnalité de réservation de salle :
Accès au compte Microsoft
- Informations de profil de base (nom et email) pour identifier votre utilisateur dans deskbird
- Authentification Single Sign-On (SSO) utilisant votre connexion Microsoft existante
Informations sur la réunion en cours
- Lire : heure de la réunion, sujet, participants, lieu, récurrence
- Modifier : ajouter ou supprimer des lieux de salle de réunion et enregistrer les détails de réservation pour la réunion que vous modifiez
Important : Le module complémentaire n'interagit qu'avec la réunion que vous consultez ou modifiez actuellement. Il n'accède à aucun autre email, entrée de calendrier, contact ou donnée de boîte aux lettres.
Le module complémentaire utilise le Single Sign-On de Microsoft pour l'authentification et chiffre toutes les communications via HTTPS. Il n'accède qu'aux informations de la réunion spécifique que vous modifiez et stocke un minimum de métadonnées nécessaires pour maintenir la réservation dans deskbird. Aucun contenu sensible de la réunion n'est stocké localement ou transmis à deskbird à moins que vous n'effectuiez activement une action telle que la sélection d'une salle et l'enregistrement de l'événement.
Le module complémentaire tente automatiquement de vous authentifier en utilisant votre compte Microsoft via l'authentification unique.
- Si votre adresse e-mail Microsoft correspond à un utilisateur deskbird existant, la connexion est fluide et immédiate.
- Si aucun utilisateur correspondant n'existe dans deskbird, le module complémentaire vous invitera à contacter votre administrateur deskbird interne pour configurer ou mettre à jour votre compte utilisateur.
Non. Le module complémentaire est réservé aux utilisateurs licenciés au sein du tenant Microsoft 365 de votre organisation. Les utilisateurs externes (comme les invités ou les utilisateurs d'autres tenants) ne peuvent pas accéder ou utiliser le module complémentaire, même s'ils sont invités à des réunions.
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Connecter les utilisateurs
Permet aux utilisateurs de se connecter à l'application avec leurs comptes professionnels ou scolaires, et permet à l'application d'accéder aux informations de profil de base des utilisateurs. -
Voir le profil de base des utilisateurs
Permet à l'application de voir les détails de profil de base tels que le nom, la photo, le nom d'utilisateur et l'adresse e-mail. -
Se connecter et lire le profil utilisateur
Permet aux utilisateurs de se connecter, et permet à l'application de lire leur profil ainsi que les informations de base de l'entreprise des utilisateurs connectés.
Pour les Rooms non synchronisées, Outlook impose certaines contraintes techniques qui empêchent le module complémentaire de détecter de manière fiable les modifications de réunion. Pour y remédier, le module complémentaire ajoute addin@deskbird.com en tant que participant optionnel lorsqu'une Room non synchronisée est sélectionnée.
Cela sert deux objectifs principaux :
- Cela déclenche le rappel "envoyer" d'Outlook, permettant au module complémentaire de détecter les mises à jour ou les annulations.
- Cela permet à deskbird de maintenir la réservation correspondante à jour avec précision.
La boîte aux lettres addin@deskbird.com est un compte d'assistance technique dédié. Elle n'est pas surveillée, ne représente pas un utilisateur réel et n'a aucun impact sur votre flux de travail normal. Voir cette adresse apparaître comme un participant optionnel lors de la réservation de Rooms non synchronisées est un comportement attendu.
Le complément Outlook de deskbird utilise les détails d'application suivants :
- ID de l'application : dc1266d0-7ef3-43f6-ac93-32350e8ebfb8
- Nom de l'application (Microsoft Marketplace) : deskbird – Réserver et gérer des Rooms
Ces détails peuvent être utilisés par les administrateurs pour identifier le complément dans Microsoft Entra ID, le Centre d'administration Microsoft 365, ou lors des examens internes de sécurité et de conformité.