Module complémentaire deskbird pour Outlook

Les salles de réunion non synchronisées sont des salles de réunion qui existent uniquement dans deskbird et ne sont pas connectées à Microsoft Outlook / Exchange. Comme ces salles ne sont pas synchronisées avec Microsoft, certaines limitations s'appliquent. Ces limitations sont imposées par Microsoft et sont décrites ci-dessous :

• Si un événement est créé pour une salle non synchronisée et est ensuite supprimé directement dans Outlook, l'événement restera dans deskbird. En conséquence, la salle peut apparaître indisponible dans deskbird même si l'événement Outlook a été supprimé.
• Lorsqu'un événement est supprimé dans deskbird, il n'est pas automatiquement supprimé du calendrier Outlook. À la place, l'organisateur reçoit un email avec l'option de supprimer l'événement de son calendrier.
• Dans certains cas, deux emails de confirmation peuvent être envoyés, ce qui peut entraîner la création de deux entrées de calendrier.
• L'email de confirmation envoyé par deskbird ne peut actuellement pas être désactivé.
• Les événements créés dans Outlook apparaîtront dans deskbird, mais les mises à jour effectuées dans deskbird ne seront pas reflétées dans Outlook.
• Ces limitations peuvent être évitées en utilisant uniquement des salles de réunion synchronisées.

Oui. Vous pouvez d'abord déployer le module complémentaire à un nombre limité d'utilisateurs ou à un groupe pilote via le Centre d'administration Microsoft 365. Une fois validé, le déploiement peut être étendu à d'autres groupes ou à l'ensemble de l'organisation. Pour des conseils détaillés, consultez la documentation officielle de Microsoft sur la gestion des déploiements de modules complémentaires.

Remarque : Comme le module complémentaire est disponible via le Marketplace Outlook, les utilisateurs peuvent être en mesure de l'installer eux-mêmes avant que vous ne le déployiez de manière centralisée.

Le module complémentaire Outlook de deskbird est compatible avec :

• Outlook Web App (OWA) dans le cadre d'un abonnement Microsoft 365 pris en charge
• Les applications de bureau Outlook (Microsoft 365) sur Windows et macOS qui prennent en charge les modules complémentaires modernes d'Office

Un locataire Microsoft 365 pris en charge et une version à jour d'Outlook sont requis. Les versions d'Outlook plus anciennes ou non prises en charge, y compris les licences perpétuelles autonomes, peuvent ne pas fonctionner correctement. Si vous n'êtes pas sûr que votre environnement soit pris en charge, veuillez consulter votre équipe informatique ou contacter le support deskbird.

L'add-in deskbird pour Outlook nécessite uniquement les autorisations nécessaires pour prendre en charge la fonctionnalité de réservation de salle :

Accès au compte Microsoft

• Informations de profil de base (nom et email) pour identifier votre utilisateur dans deskbird
• Authentification Single Sign-On (SSO) utilisant votre connexion Microsoft existante

Informations sur la réunion actuelle

• Lire : heure de la réunion, sujet, participants, lieu, récurrence
• Modifier : ajouter ou supprimer des emplacements de salle de réunion et enregistrer les détails de réservation pour la réunion que vous modifiez

Important : L'add-in n'interagit qu'avec la réunion que vous consultez ou modifiez actuellement. Il n'accède à aucun autre email, entrée de calendrier, contact ou donnée de boîte aux lettres.

L'add-in utilise le Single Sign-On de Microsoft pour l'authentification et chiffre toutes les communications via HTTPS. Il n'accède qu'aux informations de la réunion spécifique que vous modifiez et stocke un minimum de métadonnées nécessaires pour maintenir la réservation dans deskbird. Aucun contenu sensible de la réunion n'est stocké localement ou transmis à deskbird sauf si vous effectuez activement une action telle que la sélection d'une salle et l'enregistrement de l'événement.

L'add-in tente automatiquement de vous authentifier en utilisant votre compte Microsoft via le Single Sign-On.

• Si votre adresse email Microsoft correspond à un utilisateur deskbird existant, la connexion est fluide et immédiate.
• Si aucun utilisateur correspondant n'existe dans deskbird, l'add-in vous invitera à contacter votre administrateur deskbird interne pour configurer ou mettre à jour votre compte utilisateur.

Non. L'add-in est réservé aux utilisateurs licenciés au sein du tenant Microsoft 365 de votre organisation. Les utilisateurs externes (comme les invités ou les utilisateurs d'autres tenants) ne peuvent pas accéder ou utiliser l'add-in, même s'ils sont invités à des réunions.

• Connecter les utilisateurs
  Permet aux utilisateurs de se connecter à l'application avec leurs comptes professionnels ou scolaires, et permet à l'application d'accéder aux informations de profil de base des utilisateurs.
• Voir le profil de base des utilisateurs
  Permet à l'application de voir les détails de base du profil tels que le nom, la photo, le nom d'utilisateur et l'adresse e-mail.
• Se connecter et lire le profil utilisateur
  Permet aux utilisateurs de se connecter et permet à l'application de lire leur profil ainsi que les informations de base de l'entreprise des utilisateurs connectés.

Pour les salles non synchronisées, Outlook impose certaines contraintes techniques qui empêchent le complément de détecter de manière fiable les modifications de réunion. Pour y remédier, le complément ajoute addin@deskbird.com en tant que participant optionnel lorsqu'une salle non synchronisée est sélectionnée.

Cela sert deux objectifs principaux :

• Cela déclenche le rappel "envoyer" d'Outlook, permettant au complément de détecter les mises à jour ou les annulations.
• Cela permet à deskbird de maintenir la réservation correspondante à jour avec précision.

La boîte aux lettres addin@deskbird.com est un compte d'assistance technique dédié. Elle n'est pas surveillée, ne représente pas un utilisateur réel et n'a aucun impact sur votre flux de travail normal. Voir cette adresse apparaître en tant que participant optionnel lors de la réservation de salles non synchronisées est un comportement attendu.

Le complément Outlook de deskbird utilise les détails d'application suivants :

• ID de l'application : dc1266d0-7ef3-43f6-ac93-32350e8ebfb8
• Nom de l'application (Microsoft Marketplace) : deskbird – Réserver et gérer des salles

Ces détails peuvent être utilisés par les administrateurs pour identifier le complément dans Microsoft Entra ID, le Centre d'administration Microsoft 365, ou lors des examens internes de sécurité et de conformité.