Le module complémentaire deskbird pour Outlook permet aux équipes de trouver et de réserver facilement la bonne salle de réunion directement depuis Outlook, sans changer d’application. Il affiche la disponibilité des salles en temps réel, propose des filtres et une synchronisation fluide avec deskbird, pour vous aider à organiser vos réunions plus rapidement et de façon fiable.
Le module fonctionne sur Outlook Web, Windows et Mac, offrant une expérience de réservation puissante et homogène sur tous vos appareils.
Pour une expérience de réservation optimale
Impliquez votre équipe informatique si possible. Commencez par synchroniser toutes les salles de réunion de Microsoft vers deskbird en suivant ce guide. Si vous utilisez des salles de réunion dans deskbird qui n’existent pas dans Microsoft, créez-les dans Microsoft puis lancez la synchronisation pour que les deux systèmes correspondent. Les salles non synchronisées présentent des limitations évitables ; des salles correctement liées garantissent la meilleure expérience.
- Vue d’ensemble
- Utiliser le module Outlook
- Déploiement et installation
- Comment fonctionne la synchronisation avec deskbird
- Gestion des visiteurs
- FAQ
1. Vue d’ensemble
Le module complémentaire deskbird pour Outlook vous permet de rechercher, filtrer et réserver des salles de réunion directement depuis le calendrier Outlook. Que vous planifiiez une réunion ponctuelle ou récurrente, toutes les salles disponibles dans le bureau sélectionné s’affichent en temps réel, avec leur capacité, les services et leur statut de disponibilité.
Le module apparaît lors de la création d’un événement et fonctionne aussi bien sur Outlook Web que sur la version de bureau. Les salles réservées sont automatiquement synchronisées avec l’application web deskbird pour garantir une expérience homogène sur toutes les plateformes.
2. Utiliser le module Outlook
Pour utiliser le module, ouvrez votre calendrier Outlook et cliquez sur Nouvel événement ou Plus d’options. Dans la fenêtre de l’événement, vous verrez l’icône deskbird dans la barre d’outils.
Après avoir ouvert le panneau du module, vous pouvez :
- Sélectionner votre bureau dans la liste déroulante (par défaut, le bureau principal sera sélectionné)
- Choisir un étage (ou sélectionner Tous les étages)
- Rechercher une salle par son nom grâce au champ de recherche
- Appliquer des filtres comme :
- Capacité (ex. ≥ 5, ≥ 10, ≥ 20)
- Services (ex. avec ou sans restauration)
- Inclure les salles indisponibles
- Ajouter la salle sélectionnée à votre événement en un clic
Une fois ajoutée, la salle apparaît dans votre événement Outlook et est automatiquement enregistrée dans deskbird.
3. Déploiement et installation
Les administrateurs informatiques peuvent déployer le module à des utilisateurs spécifiques ou à l’ensemble de l’organisation en suivant le guide de déploiement Microsoft : Gérer le déploiement des modules complémentaires (documentation Microsoft)
La méthode la plus simple et recommandée consiste à ce qu’un administrateur global Microsoft 365 l’installe directement depuis la place de marché Microsoft AppSource en étant connecté.
Étapes recommandées
Commencez par synchroniser toutes les salles de réunion de Microsoft vers deskbird en suivant ce guide : Synchronisation du calendrier pour le statut de planning et les salles de réunion. Si vous utilisez des salles de réunion dans deskbird qui n’existent pas dans Microsoft, créez-les dans Microsoft puis lancez la synchronisation pour que les deux systèmes correspondent. Les salles non synchronisées présentent des limitations évitables ; des salles correctement liées garantissent la meilleure expérience.
Connectez-vous en tant qu’administrateur global dans Microsoft.
Ouvrez le module deskbird dans Microsoft AppSource :
👉 https://marketplace.microsoft.com/en-us/product/office/WA200009722Cliquez sur Obtenir maintenant et suivez les étapes de déploiement.
Lors de la configuration, acceptez les autorisations demandées lorsqu’elles s’affichent.
L’apparition du module pour tous les utilisateurs peut prendre jusqu’à 72 heures. Les utilisateurs devront peut-être relancer Microsoft 365.
4. Comment fonctionne la synchronisation avec deskbird
Pour les salles synchronisées
Les salles synchronisées sont des salles de réunion créées dans votre tenant Microsoft et configurées dans deskbird. Toutes les réservations effectuées via le module Outlook sont automatiquement synchronisées avec deskbird en temps réel. Cela garantit :
- Aucune double réservation
- Visibilité partagée entre Outlook et deskbird
- Données d’utilisation précises pour l’Analytics des espaces de travail
Toute modification ou annulation faite dans Outlook sera également reflétée dans la réservation correspondante dans deskbird.
Pour les salles non synchronisées
Les salles non synchronisées sont des salles de réunion créées dans deskbird, mais qui ne sont pas disponibles dans votre environnement Microsoft. Nous recommandons fortement d’utiliser uniquement des salles synchronisées autant que possible. Les salles non synchronisées présentent des limitations évitables.
Les salles de réunion non synchronisées sont des salles de réunion qui existent uniquement dans deskbird et ne sont pas connectées à Microsoft Outlook / Exchange. Comme ces salles ne sont pas synchronisées avec Microsoft, certaines limitations s’appliquent. Ces limitations sont imposées par Microsoft et sont détaillées ci-dessous :
- Si un événement est créé pour une salle non synchronisée puis supprimé directement dans Outlook, l’événement restera dans deskbird. Ainsi, la salle pourra apparaître comme indisponible dans deskbird même si l’événement Outlook a été supprimé.
- Lorsqu’un événement est supprimé dans deskbird, il n’est pas automatiquement supprimé du calendrier Outlook. À la place, l’organisateur reçoit un e-mail lui proposant de retirer l’événement de son calendrier.
- Dans certains cas, deux e-mails de confirmation peuvent être envoyés, ce qui peut entraîner deux entrées dans le calendrier.
- L’e-mail de confirmation envoyé par deskbird ne peut pas être désactivé pour le moment.
- Les événements créés dans Outlook apparaîtront dans deskbird, mais les modifications faites dans deskbird ne seront pas reflétées dans Outlook.
- Ces limitations peuvent être évitées en utilisant uniquement des salles de réunion synchronisées.
5. Gestion des visiteurs
Visites (Gestion des visiteurs)
Si votre organisation dispose d’une licence Gestion des visiteurs, le module complémentaire deskbird pour Outlook vous permet aussi de gérer les visites directement depuis Outlook — sans passer par l’application web deskbird.
L’onglet Gestion des visiteurs apparaît automatiquement dans le panneau du module pour les clients disposant d’une licence Gestion des visiteurs active. Il prend en charge tout le cycle de vie de la visite :
- Créer, modifier et supprimer des visites directement depuis Outlook
- Les changements sont synchronisés en temps réel entre Outlook et l’application web deskbird
- Les agents d’accueil voient toujours une liste de visites à jour dans deskbird
- Gardez tout synchronisé en un clic si les détails de la réunion changent
Cela signifie que vous pouvez planifier une réunion, réserver une salle et gérer vos visiteurs, tout cela depuis un seul endroit dans Outlook.
6. FAQ
Oui. Vous pouvez d’abord déployer le module à un nombre limité d’utilisateurs ou à un groupe pilote via le Centre d’administration Microsoft 365. Une fois validé, le déploiement peut être étendu à d’autres groupes ou à l’ensemble de l’organisation. Pour plus de détails, consultez la documentation officielle de Microsoft sur la gestion du déploiement des modules complémentaires.
Remarque : Comme le module est disponible sur la place de marché Outlook, les utilisateurs peuvent être en mesure de l’installer eux-mêmes avant un déploiement centralisé.Le module complémentaire deskbird pour Outlook est compatible avec :
- Outlook Web App (OWA) dans le cadre d’un abonnement Microsoft 365 pris en charge
- Les applications de bureau Outlook (Microsoft 365) sur Windows et macOS qui prennent en charge les modules complémentaires Office modernes
Un tenant Microsoft 365 pris en charge et une version Outlook à jour sont requis. Les anciennes versions d’Outlook ou celles non prises en charge, y compris les licences perpétuelles autonomes, peuvent ne pas fonctionner correctement. Si vous n’êtes pas sûr que votre environnement soit compatible, veuillez consulter votre équipe informatique ou contacter le support deskbird.
Le module complémentaire deskbird pour Outlook ne demande que les autorisations nécessaires pour permettre la réservation de salles :
Accès au compte Microsoft
- Informations de profil de base (nom et e-mail) pour identifier votre utilisateur dans deskbird
- Authentification Single Sign-on (SSO) via votre connexion Microsoft existante
Informations sur la réunion en cours
- Lecture : heure de la réunion, objet, participants, lieu, récurrence
- Modification : ajouter ou supprimer des emplacements de Salle de Réunion et enregistrer les détails de réservation pour la réunion que vous modifiez
Important : Le module complémentaire n’interagit qu’avec la réunion que vous consultez ou modifiez actuellement. Il n’accède à aucun autre e-mail, événement de calendrier, contact ou donnée de boîte de réception.
Le module complémentaire utilise le Single Sign-on Microsoft pour l’authentification et chiffre toutes les communications via HTTPS. Il n’accède qu’aux informations de la réunion spécifique que vous modifiez et ne conserve que les métadonnées minimales nécessaires pour maintenir la réservation dans deskbird. Aucun contenu sensible de la réunion n’est stocké localement ou transmis à deskbird, sauf si vous effectuez une action comme sélectionner une salle et enregistrer l’événement.
Le module complémentaire tente automatiquement de vous authentifier via votre compte Microsoft grâce au Single Sign-on.
- Si votre adresse e-mail Microsoft correspond à un utilisateur deskbird existant, la connexion est immédiate et transparente.
- Si aucun utilisateur correspondant n’existe dans deskbird, le module complémentaire vous invitera à contacter votre administrateur deskbird interne pour créer ou mettre à jour votre compte utilisateur.
Non. Le module complémentaire est réservé aux utilisateurs licenciés au sein du tenant Microsoft 365 de votre organisation. Les utilisateurs externes (comme les invités ou les utilisateurs d’autres tenants) ne peuvent pas accéder ni utiliser le module complémentaire, même s’ils sont invités à des réunions.
-
Connecter les utilisateurs
Permet aux utilisateurs de se connecter à l’application avec leur compte professionnel ou scolaire, et autorise l’application à accéder aux informations de base du profil utilisateur. -
Voir le profil de base des utilisateurs
Permet à l’application de voir les informations de base du profil telles que le nom, la photo, le nom d’utilisateur et l’adresse e-mail. -
Se connecter et lire le profil utilisateur
Permet aux utilisateurs de se connecter, et à l’application de lire leur profil ainsi que les informations de base de l’entreprise des utilisateurs connectés.
Pour les salles non synchronisées, Outlook impose certaines contraintes techniques qui empêchent le module complémentaire de détecter de manière fiable les modifications de réunion. Pour résoudre ce problème, le module complémentaire ajoute addin@deskbird.com comme participant optionnel lorsqu’une salle non synchronisée est sélectionnée.
Cela a deux objectifs principaux :
- Cela déclenche le rappel « envoyer » d’Outlook, permettant au module complémentaire de détecter les mises à jour ou annulations.
- Cela permet à deskbird de maintenir la réservation correspondante à jour.
La boîte mail addin@deskbird.com est un compte technique dédié. Elle n’est pas surveillée, ne représente pas un utilisateur réel et n’a aucun impact sur votre utilisation habituelle. Voir cette adresse apparaître comme participant optionnel lors de la réservation de salles non synchronisées est un comportement attendu.
Le module complémentaire deskbird pour Outlook utilise les informations d’application suivantes :
- ID de l’application : dc1266d0-7ef3-43f6-ac93-32350e8ebfb8
- Nom de l’application (Microsoft Marketplace) : deskbird – Réserver et gérer des salles
Ces informations peuvent être utilisées par les administrateurs pour identifier le module complémentaire dans Microsoft Entra ID, le Centre d’administration Microsoft 365, ou lors de contrôles internes de sécurité et de conformité.
Non. Le module complémentaire deskbird pour Outlook ne prend actuellement pas en charge les calendriers partagés ou délégués. Il n’est disponible que lors de la création ou modification d’événements dans votre propre calendrier. La prise en charge des réservations sur les calendriers délégués est prévue dans la feuille de route produit, mais aucune date de sortie n’est encore planifiée.
Si le déploiement via la marketplace n'est pas possible, vous pouvez utiliser le fichier manifeste pour installer le complément manuellement via PowerShell. Téléchargez le manifeste ici :
https://store.office.com/app/download?assetid=WA200009722&cmu=fr-FR