Configurez et gérez les éléments de service pour les salles de réunion, et suivez toutes les demandes en un seul endroit ! La fonctionnalité Restauration et services de Deskbird vous aide à rationaliser les opérations de bureau et garantit que tout ce dont vos équipes ont besoin est disponible au bon moment et au bon endroit.
Restauration et services vous permet de définir et d'assigner des éléments (comme des boissons, des collations ou des services) à vos salles de réunion. Les employés peuvent demander ces services lors de la réservation d'une salle, et les administrateurs sélectionnés peuvent gérer toutes les demandes entrantes depuis un tableau de bord dédié.
- Configurer les services dans le panneau d'administration
- Activer Restauration et services pour les salles de réunion
- Réserver des services lors d'une réservation de salle de réunion
- Surveiller les demandes via le tableau de bord des demandes de service
- Exporter les données de service
- FAQ et limitations connues
1. Configurer les services dans le panneau d'administration
Allez dans Panneau d'administration > Salles de réunion > Restauration et services.
Ici, vous pouvez :
- 👤 Ajouter des utilisateurs qui peuvent accéder au tableau de bord des demandes de service
- ➕ Ajouter des catégories et des éléments, comme du matériel d'atelier, de la restauration ou des éléments spéciaux
- ✏️ Modifier ou 🗑️ supprimer des catégories existantes à l'aide des icônes de crayon ou de poubelle
- 📤 Exporter des données (voir en bas de l'article)
Lors de la création ou de la modification d'une catégorie, vous pouvez configurer :
-
Nom de la catégorie
- Email du fournisseur (qui recevra les demandes, peut être un fournisseur externe)
- Notes publiques (visibles pour les demandeurs)
- Code du centre de coût : Aucun, Optionnel, ou Requis
- Éléments de la catégorie : Vous pouvez définir des éléments par nom, type et limite de quantité
- Temps tampon : Définir le temps avant/après les réunions (uniquement respecté dans deskbird – non synchronisé avec Outlook/Google)
2. Activer Restauration et services pour les salles de réunion
Pour activer les services pour des salles spécifiques :
- Allez dans Panneau d'administration > Configuration du bureau > Étages & espaces
- Sélectionnez une salle de réunion
- Activez le bouton "Activer restauration et services"
- Assignez les catégories de service appropriées à la salle
Cela garantit que les employés peuvent demander des services lors de la réservation de cette salle spécifique.
⚠️ Remarque : Supprimer une catégorie d'une salle ne supprime pas automatiquement les demandes existantes. Les administrateurs peuvent choisir de les annuler manuellement si nécessaire.
3. Réserver des services lors d'une réservation de salle de réunion
Lorsqu'un employé réserve une salle avec des services activés :
- Il verra une option "Demander des services"
- En cliquant dessus, une fenêtre s'ouvre où il peut :
- Sélectionner les éléments de service disponibles (par exemple, Boissons, Collations, Paperboards)
- Choisir les quantités
- Ajouter des notes supplémentaires
Les réservations pour les salles de réunion avec des demandes de service correspondantes sont affichées avec une icône de tasse dans l'onglet Réserver > Salles de réunion. Le demandeur est également notifié dans sa confirmation de réservation.
4. Surveiller les demandes via le tableau de bord des demandes de service
Les utilisateurs ajoutés sous "Ajouter des utilisateurs qui peuvent accéder à la restauration et aux services" voient maintenant un nouvel onglet dans le menu principal : Demandes.
Ce tableau de bord leur permet de :
- Voir les demandes de service en attente et passées
- Utiliser des filtres comme salle de réunion, demandeur ou catégorie
- Cliquer sur une demande pour voir :
- Éléments demandés
- Détails de la réunion
- Notes
- Centre de coût
- Paramètres de temps tampon
Ce tableau de bord est en lecture seule et aide les coordinateurs ou les gestionnaires d'installations à s'assurer que chaque service est correctement préparé.
⚠️ Remarque : Après qu'une réservation a été effectuée, une notification par email est toujours envoyée à l'adresse définie dans l'email du fournisseur lors de la configuration de la catégorie. Les fournisseurs peuvent être externes et ne pas avoir accès à deskbird.
5. Exporter les données de service
Dans le panneau d'administration Restauration et services, vous pouvez exporter toutes les données de catégorie et d'élément en cliquant sur "Exporter les données". Cela est utile pour les rapports ou le partage avec des prestataires de services externes.
Votre exportation CSV inclura :
- Email du demandeur
- Email du fournisseur
- Dates et heures des réunions
- Catégories et éléments demandés
- Entrées personnalisées (telles que des notes en texte libre ou des centres de coût)
6. FAQ et limitations connues
- ❌ Il n'est actuellement pas possible d'exporter les demandes de service directement depuis le tableau de bord (bientôt disponible !)
- ❌ Pour les événements récurrents, les demandes de restauration ne sont actuellement pas disponibles
Quelle est la différence entre Restauration & Services et Équipement des salles de réunion ?
Restauration & Services sont des demandes temporaires spécifiques à une réunion (comme des boissons ou des tableaux à feuilles), tandis que Équipement se réfère aux caractéristiques permanentes d'une salle (comme une télévision ou un tableau blanc). Les services peuvent être ajoutés par réunion et filtrés lors de la réservation ; l'équipement est fixe.
Qui peut accéder à Restauration & Services ?
- Les administrateurs configurent les catégories, les activent par salle et exportent les données.
- Les organisateurs ajoutent des services lors de la réservation d'une salle.
- Les utilisateurs autorisés (comme les responsables des installations) voient et gèrent les demandes dans le tableau de bord.
- Les prestataires de services reçoivent des notifications par email avec tous les détails des demandes—aucun compte deskbird requis.