Lorsque la synchronisation du calendrier des salles de réunion est activée, les réservations effectuées dans deskbird sont reflétées dans votre fournisseur de calendrier (Microsoft 365 ou Google Workspace) et inversement. Cet article vous aide à diagnostiquer et résoudre les problèmes de synchronisation les plus courants, notamment les doubles réservations et les liens de conférence manquants.
- Comment fonctionne la synchronisation des salles de réunion
- Doubles réservations & conflits de synchronisation
- Liens de conférence MS Teams non générés
- Re-synchroniser une salle : ce qu’il faut savoir
- FAQ
1. Comment fonctionne la synchronisation des salles de réunion
Lorsque la synchronisation du calendrier de la salle est active, votre fournisseur de calendrier (Microsoft 365 ou Google Workspace) fait office de référence. Cela signifie :
- Les réservations créées dans deskbird sont envoyées au calendrier de ressource de la salle chez votre fournisseur.
- Le calendrier de ressource accepte ou refuse la réservation selon ses propres règles (disponibilité, restrictions, etc.).
- Les réservations créées directement dans Outlook ou Google Agenda sont synchronisées dans deskbird.
- La synchronisation n’est pas instantanée — il peut y avoir un court délai (généralement de quelques secondes à quelques minutes) entre la création d’une réservation et son apparition dans l’autre système.
Comme la synchronisation est bidirectionnelle avec un léger délai, des conflits peuvent parfois survenir lorsque deux personnes réservent la même salle en même temps dans des systèmes différents.
2. Doubles réservations & conflits de synchronisation
Des doubles réservations peuvent se produire lorsqu’une personne réserve une salle dans Outlook/Google en même temps qu’une autre personne réserve la même salle dans deskbird, avant que la synchronisation n’ait eu lieu.
Comment limiter les doubles réservations :
- Activez l’acceptation/refus automatique sur le calendrier de ressource de la salle chez votre fournisseur. Cela permet au fournisseur de calendrier d’accepter ou refuser immédiatement les demandes de réservation, réduisant ainsi les risques de conflit.
- Encouragez les utilisateurs à réserver via un seul système (soit deskbird, soit Outlook/Google, mais pas les deux) pour éviter les chevauchements.
- Gardez à l’esprit qu’en cas de conflit, la décision du fournisseur de calendrier est définitive. Si une réservation est refusée, elle sera supprimée de deskbird.
Si vous rencontrez des doubles réservations récurrentes, veuillez contacter le support avec 2 à 3 exemples précis (nom de la salle, date, heure et utilisateurs concernés) afin que nous puissions analyser les journaux de synchronisation.
3. Liens de conférence MS Teams non générés
Pour aller plus loin dans l’analyse, j’aurai besoin de quelques informations supplémentaires. Merci de contacter le support avec les éléments suivants :
- Le nom de la ou des salles concernées.
- Un exemple précis (date et heure) où le lien était manquant.
- Si le problème concerne toutes les réservations ou seulement certaines.
4. Re-synchroniser une salle : ce qu’il faut savoir
Si vous déconnectez puis reconnectez la synchronisation du calendrier d’une salle (par exemple pour résoudre un problème), gardez à l’esprit les points suivants :
- Les réservations créées directement dans deskbird (et non via la synchronisation du calendrier) peuvent être supprimées lors d’une re-synchronisation, car les données du fournisseur de calendrier sont prioritaires.
- Les réservations présentes dans le fournisseur de calendrier seront réimportées dans deskbird.
- Recommandation : Avant de re-synchroniser, vérifiez s’il existe des réservations actives dans deskbird qui ont été créées en natif (et non via le calendrier). Informez les utilisateurs concernés si besoin.
5. FAQ
Dans la plupart des cas, la synchronisation des réservations prend de quelques secondes à quelques minutes. Cependant, des délais allant jusqu’à 10–15 minutes peuvent survenir lors de pics de charge chez Microsoft ou Google. Si une réservation n’est pas synchronisée après 15 minutes, essayez d’actualiser l’application deskbird.
Les réunions récurrentes peuvent parfois générer des conflits si le modèle de récurrence est modifié dans Outlook (par exemple, si une occurrence est déplacée) et que la mise à jour n’est pas totalement propagée. Assurez-vous que le calendrier de ressource de la salle a bien l’acceptation/refus automatique activé, et vérifiez si la série récurrente dans Outlook affiche des occurrences refusées. Si le problème persiste, contactez le support avec le nom de la salle, le modèle de récurrence et les dates précises des conflits.
Oui. Le multi-locataires est disponible pour la synchronisation des Salles de Réunion avec l’offre Rooms Plus. Vous pouvez ajouter des tenants Microsoft et Google. Rendez-vous dans Tableau de bord admin > Intégrations, ouvrez votre synchronisation existante et cliquez sur Mettre à jour la synchronisation pour ajouter un autre tenant.