Mode kiosque pour les Salles de réunion – deskbird Help Center

Salles

Le Mode kiosque de deskbird offre une solution intuitive sur tablette pour simplifier l'expérience sur site, aussi bien pour les employés que pour les visiteurs. Il comprend deux modes dédiés — un pour les Salles de réunion et un autre pour la Gestion des visiteurs — permettant aux entreprises de faciliter les réservations, les enregistrements et l'accueil des invités, même sans une réception entièrement staffée.

En Mode kiosque Salle de Réunion, une tablette placée devant chaque salle affiche la disponibilité en temps réel, permet de réserver instantanément et de s'enregistrer pour les réunions prévues. Cela aide à éviter les réservations non honorées, à réduire les conflits et à optimiser l'utilisation des salles — avec la possibilité d'utiliser des indicateurs LED pour signaler visuellement l'état de la salle.

En Mode kiosque Gestion des visiteurs, les entreprises peuvent désormais permettre aux invités pré-enregistrés de s'enregistrer eux-mêmes et aux visiteurs spontanés de s'inscrire directement sur place. Les hôtes sont automatiquement notifiés via Microsoft Teams ou par email, et un hôte par défaut peut être assigné par bureau pour une communication fluide. Toutes les activités des visiteurs sont synchronisées en temps réel avec le Tableau de bord des visiteurs de deskbird, offrant une vue unifiée de tous les enregistrements et visites en cours.

Comment configurer le Mode kiosque pour les Salles de réunion
Utiliser le Mode kiosque
Considérations relatives à la confidentialité
Appareils compatibles et prérequis système
FAQ

1. Comment configurer le Mode kiosque pour les Salles de réunion

Tous les kiosques et écrans sont désormais gérés depuis un seul endroit centralisé dans l'application web : Admin > Kiosque & écrans > Appareils. Depuis cet espace, tu peux associer, configurer et gérer chaque appareil de ton entreprise. Tu peux associer un kiosque Salle en saisissant le code d'installation dans le panneau Admin ou en scannant le QR code avec l'application mobile deskbird.

💡 Astuce : Un guide pas à pas est aussi disponible directement sur la page Appareils — clique sur Comment connecter un kiosque en haut à droite.

Étape 1 : Lance l'application kiosque Salles sur l'appareil

Il existe trois façons de lancer le mode kiosque Salles :

Installe l'application Kiosque deskbird depuis le Google Play Store

Une fois le kiosque lancé (appli ou navigateur), tu verras un code d'installation et un QR code affichés à l'écran.

Étape 2 : Associe l'appareil

Option A : Saisir le code d'installation (panneau Admin)

Dans l'application web, va dans Admin > Kiosque & écrans > Appareils.
Clique sur + Associer un appareil.
Dans Saisir le code, entre le code affiché sur l'appareil, puis clique sur Suivant.
Dans Choisir le type d'affichage, sélectionne Kiosque Salle (Afficher la disponibilité de la salle, réserver sur place et s'enregistrer à une réunion), puis clique sur Suivant.
Dans Configurer l'affichage, donne un nom reconnaissable à l'appareil, puis sélectionne le Bureau, l'Étage et la Salle à afficher. Clique sur Associer.

Option B : Scanner le QR code (application mobile)

Assure-toi que l'application deskbird est installée sur ton téléphone et que tu es connecté avec un compte Administrateur.
Scanne le QR code affiché sur l'appareil avec l'appareil photo natif, une appli de lecture QR, ou la fonction QR de l'appli deskbird.
Sélectionne Salle sur l'écran Associer ton kiosque, puis choisis le bureau, l'étage et la salle de réunion à afficher.

Étape 3 : Le kiosque est prêt à l'emploi

Le kiosque est opérationnel immédiatement après l'association et apparaît dans la liste Appareils associés sur la page Appareils.
L'écran affiche automatiquement en temps réel le planning des réunions pour la salle assignée.
Un jeton d'accès sécurisé est utilisé pour mémoriser les paramètres, évitant ainsi de devoir se reconnecter après un redémarrage ou une mise à jour.

💡 Astuce : Les admins peuvent désactiver un kiosque à distance depuis l'application mobile si besoin, ou le dissocier depuis Admin > Kiosque & écrans > Appareils.

💡 Remarque : Pour que l'application Kiosque Android installe les mises à jour automatiquement, l'application doit être lancée en mode plein écran verrouillé. Dans ce mode, l'application a les droits de propriétaire de l'appareil et peut appliquer les mises à jour sans intervention manuelle. Si l'application n'est pas verrouillée en plein écran, les mises à jour ne seront pas installées automatiquement.

Paramètres généraux

Dans Admin > Kiosque & écrans > Paramètres généraux, tu peux configurer des paramètres spécifiques à chaque bureau pour chaque type d'appareil, notamment :

Format horaire 12h ou 24h
Si les utilisateurs peuvent interagir avec les kiosques Salles
Si les utilisateurs peuvent terminer une réunion plus tôt

Gérer tes appareils

Depuis Admin > Kiosque & écrans > Appareils, tu peux voir un aperçu de tous les appareils connectés. L'Aperçu affiche le nombre total d'appareils et une répartition par type (Kiosques Salles, Kiosques Visitors, Signalétique - Plan d'étage, Signalétique - Vue des salles). Le tableau Appareils associés liste chaque appareil avec son Nom d'appareil, Type, Contenu affiché et Dernière activité. Tu peux rechercher par nom d'appareil, filtrer et trier la liste, modifier la configuration d'un appareil ou dissocier ceux dont tu n'as plus besoin.

2. Utiliser le Mode kiosque pour les Salles de réunion

Quand l'application Android est installée, des paramètres supplémentaires sont disponibles :

Accéder au menu des paramètres cachés

Tape cinq fois sur le coin inférieur gauche de l'écran tactile pour ouvrir les paramètres de l'application.

Démarrage auto : définir l'appli kiosque comme appli d'accueil

Définir l'appli comme appli d'accueil garantit que l'appli kiosque démarre juste après chaque redémarrage de l'appareil.

Mode plein écran verrouillé

Le mode plein écran verrouillé empêche les utilisateurs de quitter l'appli kiosque. Il existe deux variantes selon l'appareil :

Si l'appareil est rooté : Un vrai verrouillage plein écran est appliqué. Quand le mode plein écran verrouillé est activé, on ne peut quitter le plein écran qu'en accédant à nouveau au menu des paramètres cachés.
Si l'appareil n'est pas rooté : À la place, la fonctionnalité native d'épinglage d'application est utilisée. Cela garde l'appli affichée jusqu'à ce qu'elle soit désépinglée, ce qui se fait en maintenant les boutons "Retour" et "Vue d'ensemble" de la navigation Android.

Statut de la salle et réservation instantanée

L'écran Kiosque affiche en temps réel la disponibilité de la salle :

Vert 🟢 → La salle est disponible et peut être réservée.
Orange 🟠 → La salle attend un enregistrement. Si personne ne s'enregistre, la salle sera libérée.
Rouge 🔴 → La salle est réservée et une réunion est en cours.

Quand une salle est disponible, les utilisateurs peuvent la réserver instantanément depuis le kiosque : ils sélectionnent un créneau disponible, saisissent ou choisissent un titre de réunion, définissent la durée et confirment — le planning est mis à jour immédiatement.

💡 Astuce : Les utilisateurs peuvent aussi s'enregistrer à une réunion prévue directement depuis l'écran Kiosque, ou terminer une réunion plus tôt. La possibilité d'interagir avec les kiosques Salles et de terminer une réunion plus tôt est gérée par ton admin dans Admin > Kiosque & écrans > Paramètres généraux.

⚠️ Remarque : Il n'est pas possible de supprimer ou modifier une réservation existante directement depuis le Kiosque. Cela inclut le changement du titre, de l'heure ou des participants. Pour annuler ou modifier une réservation, il faut utiliser l'application deskbird ou la plateforme web.

3. Considérations relatives à la confidentialité

Le Mode kiosque respecte les paramètres de confidentialité de l'entreprise pour protéger les détails des réunions :

Si la protection des données est activée, seul le nom de l'organisateur s'affiche et les détails de la réunion restent cachés.
Si la protection des données est désactivée, le Kiosque suit les paramètres de confidentialité de chaque événement. Les réunions privées n'afficheront que le nom de l'organisateur.

4. Appareils compatibles et prérequis système

L'application kiosque Salles est conçue pour être indépendante du fournisseur de matériel choisi. Cependant, nous avons un support particulier pour les fournisseurs suivants :

Fournisseur	Modèles testés	Rooté par défaut	Compatibilité navigateur	Compatibilité appli	Verrouillage plein écran	Démarrage auto	Support LED
Iiyama	Prolite- tw1025	✅	✅	✅	✅ *	✅	✅
ProDVX	9S, 10S- Séries	❌	✅	✅	✅ **	✅ *******	✅
Allnet	RK3568	✅	✅	✅	✅ *	✅	✅
QBIC	TD-1070	❌	✅	✅	✅	✅ ********	✅
Samsung	Galaxy Tab 9S	❌	✅	✅	✅ **	✅	n/a

* Verrouillage profond en plein écran si aucun compte Google n'a été configuré. Sinon, épinglage de l'appli.

** Épinglage de l'appli

*** Selon le modèle, il existe une appli de démarrage automatique dédiée à configurer

**** Fonctionnalité intégrée pour lancer automatiquement l'appli

Si ton matériel en mode kiosque n'est pas listé ici, contacte-nous. Il y a de fortes chances que l'appli kiosque fonctionne parfaitement sur ton modèle sans problème.

Exigences générales de compatibilité

Les tablettes Android sous Android 12L (niveau API 32, sorti en mars 2022) ou version ultérieure sont prises en charge via l'appli deskbird en mode kiosque, disponible sur le Google Play Store
Chrome 80 ou version ultérieure est requis, mais Chrome 85 (sorti en août 2020) ou version ultérieure est recommandé pour la prise en charge de Wake Lock afin d'éviter que l'appareil ne se mette en veille

Autres recommandations

Choisis des appareils avec un écran d'au moins 10 pouces pour une expérience utilisateur optimale.
Les écrans avec technologie LCD sont les plus adaptés pour un fonctionnement continu. Les écrans OLED sont à risque car ils sont sujets à la rémanence d'image et au marquage dû à un contenu statique.

5. FAQ

Oui. Tu peux accéder au mode kiosque via un navigateur web ou l'appli iOS dédiée sur ton iPad.

Oui, le support LED est disponible pour différents fournisseurs de matériel, permettant aux salles d'afficher la disponibilité en temps réel grâce à un éclairage codé par couleur. Consulte le tableau ci-dessus pour la liste des appareils compatibles.

Un jeton d'accès sécurisé empêche la déconnexion de la session, donc le kiosque reste connecté et opérationnel même après un redémarrage ou une mise à jour.

Le mode kiosque est conçu pour les tablettes placées devant les salles de réunion, offrant une interface tactile pour l'enregistrement, les réservations instantanées et la synchronisation LED. Il est toujours actif et ne nécessite pas de connexion à chaque utilisation.

Non. Le kiosque permet actuellement de créer de nouvelles réservations, de s'enregistrer sur des réservations existantes et de terminer une réunion en avance. Il n'est pas possible d'annuler ou de supprimer une réservation, ni de modifier des détails comme le titre, l'heure ou les participants directement depuis le kiosque. Pour faire ces modifications, utilise plutôt l'appli deskbird ou la plateforme web.

En mode kiosque, les paramètres de confidentialité déterminent les informations visibles à l'écran. Quand une réunion est définie comme privée, l'écran indique seulement que la salle est occupée et affiche le nom de l'organisateur, mais masque le titre, les participants et la description de la réunion. Cela garantit la confidentialité tout en signalant que la salle est utilisée. Quand une réunion est publique, le kiosque affiche le titre de la réunion, et en sélectionnant la réservation, on peut voir des détails supplémentaires comme la description et le nombre de participants, offrant ainsi plus de transparence pour les sessions partagées ou ouvertes.

Les réservations faites directement depuis le kiosque apparaissent comme "Utilisateur inconnu" dans deskbird. Comme la tablette kiosque est un appareil partagé accessible à tous sur site, le système ne peut pas associer la réservation à un compte utilisateur précis. La réservation apparaîtra quand même dans le planning de la salle avec l'heure et la durée correctes, mais sans organisateur identifié.

Tous les appareils sont gérés depuis Admin > Kiosque & écrans > Appareils. La page affiche le nombre total d'appareils connectés et une répartition par type, et liste chaque appareil avec son Nom d'appareil, Type, Contenu affiché et Dernière activité. De là, tu peux rechercher, filtrer et trier les appareils, modifier la configuration d'un appareil ou dissocier ceux dont tu n'as plus besoin.

Oui. Dans Admin > Kiosque & écrans > Paramètres généraux, tu peux configurer des paramètres spécifiques au bureau pour chaque type d'appareil, y compris le format horaire 12h ou 24h, si les utilisateurs peuvent interagir avec les kiosques de salle, et s'ils peuvent terminer les réunions en avance.

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