Restauration & Services

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Configure et gère les articles de service pour les salles de réunion — et suis toutes les demandes au même endroit ! La fonctionnalité Restauration et services de deskbird t’aide à simplifier la gestion du bureau et garantit que tout ce dont tes équipes ont besoin est disponible au bon moment et au bon endroit.

Restauration et services te permet de définir et d’assigner des articles (comme des boissons, snacks ou services) à tes salles de réunion. Les employés peuvent demander ces services lors de la réservation d’une salle — et les admins sélectionnés peuvent gérer toutes les demandes entrantes depuis un tableau de bord dédié.

1. Configurer les services dans l’Admin
2. Activer Restauration et services pour les salles de réunion
3. Réserver des services lors d’une réservation de salle de réunion
4. Suivre les demandes via le tableau de bord des demandes de service
5. Exporter les données de service
6. FAQ et limitations connues

1. Configurer les services dans l’Admin

Va dans Admin > Salles de réunion > Restauration et services.

Ici, tu peux :

• 👤 Ajouter des utilisateurs qui peuvent accéder au tableau de bord des demandes de service
   
• ➕ Ajouter des catégories et des articles, comme du matériel d’atelier, de la restauration ou des articles spéciaux
• ✏️ Modifier ou 🗑️ supprimer des catégories existantes avec les icônes crayon ou poubelle
• 📤 Exporter les données (voir en bas de l’article)

Quand tu crées ou modifies une catégorie, tu peux configurer :

• Nom de la catégorie
   
• Email du prestataire (qui recevra les demandes, peut être un prestataire externe)
• Notes publiques (visibles par les demandeurs)
• Code centre de coûts : Aucun, Optionnel ou Obligatoire

• Articles : Clique sur « + Clique ici pour ajouter un article » pour ajouter un article à la catégorie. Pour chaque article, tu peux définir :

  • Nom de l’article (obligatoire)
  • Type d’article : Texte libre, Quantité ou Sélection
  • Marquer comme obligatoire — active pour rendre l’article obligatoire lors de la demande

  Utilise la poignée de déplacement pour réorganiser les articles, l’icône de copie pour dupliquer un article, ou l’icône poubelle pour le supprimer. Clique sur « Aperçu du formulaire » (en haut à droite du panneau Articles) pour voir à quoi ressemblera le formulaire de demande pour les employés avant d’enregistrer la catégorie.

• Temps tampon : Défini le temps avant/après les réunions (valable uniquement dans deskbird – non synchronisé avec Outlook/Google)

2. Activer Restauration et services pour les salles de réunion

Pour activer les services pour des salles spécifiques :

1. Va dans Admin > Workplace > Étages & espaces
2. Sélectionne une salle de réunion
3. Active le bouton « Activer restauration et services »
4. Assigne les catégories de service appropriées à la salle

Cela permet aux employés de demander des services lors de la réservation de cette salle spécifique.

⚠️ Remarque : Retirer une catégorie d’une salle ne supprime pas automatiquement les demandes existantes. Les admins peuvent choisir de les annuler manuellement si besoin.

3. Réserver des services lors d’une réservation de salle de réunion

Quand un employé réserve une salle avec des services activés :

• Il verra une option « Demander des services »

• En cliquant dessus, il accède aux articles configurés pour cette catégorie par l’admin. Les articles affichés dépendent de la configuration de l’admin, et peuvent inclure :

  • Articles Texte libre (ex : pour des demandes spéciales ou des notes)
  • Articles Quantité (ex : pour préciser combien de boissons ou snacks)
  • Articles Sélection (ex : pour choisir parmi des options prédéfinies)

  Les articles marqués comme obligatoires par l’admin doivent être remplis avant de pouvoir envoyer la demande.

Les réservations de salles de réunion avec des demandes de service associées sont affichées avec une icône de tasse dans l’onglet Réserver > Salles de réunion. Le demandeur est aussi notifié dans sa confirmation de réservation.

4. Suivre les demandes via le tableau de bord des demandes de service

Les utilisateurs ajoutés sous « Ajouter des utilisateurs qui peuvent accéder à restauration et services » voient maintenant un nouvel onglet dans le menu principal : Demandes.

Ce tableau de bord leur permet de :

• Voir les demandes de service en attente et passées
   
• Utiliser des filtres comme salle de réunion, demandeur ou catégorie
   
• Cliquer sur une demande pour voir :
  • Articles demandés
  • Détails de la réunion
  • Notes
  • Centre de coûts
  • Paramètres de temps tampon

Ce tableau de bord est en lecture seule et aide les coordinateurs ou responsables des installations à s’assurer que chaque service est bien préparé.

⚠️ Remarque : Après une réservation, une notification par email est toujours envoyée à l’adresse définie dans l’email du prestataire lors de la configuration de la catégorie. Les prestataires peuvent être externes et ne pas avoir accès à deskbird.

5. Exporter les données de service

Dans le panneau admin Restauration et services, tu peux exporter toutes les données de catégories et d’articles en cliquant sur « Exporter les données ». C’est utile pour les rapports ou pour partager avec des prestataires externes.

L’export CSV inclura :

• Email du demandeur
• Email du prestataire
• Dates et heures des réunions
• Catégories et articles demandés
• Entrées personnalisées (comme des notes en texte libre ou des centres de coûts)

6. FAQ et limitations connues

• ❌ Il n’est actuellement pas possible d’exporter les demandes de service directement depuis le tableau de bord (ça arrive bientôt !)
• ❌ Pour les événements récurrents, les demandes de restauration ne sont pas encore disponibles