deskbird propose différentes options d'enregistrement pour s'assurer que les utilisateurs confirment leur présence lorsqu'ils utilisent des bureaux, places de parking et salles de réunion. Ces options permettent d'améliorer le suivi de l'utilisation des espaces tout en offrant une flexibilité adaptée aux besoins de votre entreprise.
- Aucun enregistrement requis
- Enregistrement simplifié
- Codes QR
- Paramètres d'annulation automatique
- Enregistrement automatique par géolocalisation
1. Aucun enregistrement requis
Avec cette option, les utilisateurs n'ont pas besoin de s'enregistrer lorsqu'ils arrivent au bureau ou entrent dans une salle de réunion. Leur réservation reste valide sans aucune action supplémentaire.
2. Enregistrement simplifié
Avec l'enregistrement simple, les utilisateurs peuvent confirmer leur présence en cliquant sur le bouton "S'enregistrer" dans l'application Web, MS Teams ou l'application mobile deskbird.
Comment ça fonctionne :
- Les utilisateurs confirment manuellement leur présence via l'application deskbird.
- Si l'enregistrement est obligatoire, les administrateurs peuvent configurer une annulation automatique si un utilisateur ne s'est pas enregistré avant une certaine heure.
💡 Le saviez-vous ? Même lorsque l'enregistrement simple est activé, les utilisateurs peuvent également s'enregistrer en scannant un QR code si des QR codes sont disponibles pour leur réservation. En scannant le QR code, ils seront redirigés vers la page d'enregistrement pour confirmer leur réservation.
3. Codes QR
Avec cette option, les utilisateurs doivent scanner un QR code pour s'enregistrer. Cette option s'applique aux bureaux, salles de réunion et places de parking, garantissant ainsi que les utilisateurs sont physiquement présents lorsqu'ils valident leur réservation.
Comment ça fonctionne :
- Les utilisateurs accèdent à leur aperçu des réservations dans l'application deskbird.
- Ils appuient sur "S'enregistrer", et une icône QR code apparaît.
- Leur caméra s'ouvre, leur permettant de scanner le QR code pour confirmer leur présence.
💡 Points importants à prendre en compte :
- C'est l'option la plus restrictive et elle doit être utilisée si vous exigez une confirmation stricte de présence pour les ressources réservées.
- Les utilisateurs doivent installer l'application mobile deskbird pour scanner les QR codes et s'enregistrer.
- Le scan de QR codes est disponible quel que soit le paramètre d'enregistrement choisi. Si un utilisateur scanne un QR code sans réservation préalable, il sera redirigé vers la page de réservation où il pourra confirmer la réservation en un clic.
4. Paramètres d'annulation automatique
L'annulation automatique garantit que les réservations non confirmées sont libérées, permettant ainsi à d'autres utilisateurs de mieux utiliser les ressources disponibles.
Annulation automatique pour les bureaux et les places de parking
Le système annule les réservations si un utilisateur ne s'est pas enregistré dans le délai de grâce défini après le début de la réservation.
Les administrateurs peuvent configurer deux paramètres :
-
Délai de grâce : Si l'utilisateur ne s'est pas enregistré, annuler automatiquement la réservation
- Détermine le nombre de minutes pendant lesquelles l'utilisateur peut s'enregistrer avant que sa réservation ne soit annulée.
- Exemple : Si défini sur 60 minutes, l'utilisateur doit s'enregistrer dans les 60 minutes après l'heure de début de la période de grâce.
-
À partir de cette heure, la période de grâce s'applique
- Détermine quand le compte à rebours du délai de grâce commence.
- Les administrateurs peuvent choisir une heure fixe (par ex. 9h00) pour débuter la période de grâce.
- À partir de cette heure, des rappels d'enregistrement sont envoyés, et une fois la période expirée, le système annule automatiquement les réservations non confirmées.
Scénarios d'annulation automatique pour les bureaux et les places de parking
| Scénario | Exemple | Heure d'annulation automatique |
|---|---|---|
| Heure de début de la réservation + délai de grâce après l'heure d'annulation la plus tôt | Réservation à 8h30, délai de grâce 60 min, délai de grâce commence à 9h00 → Puisque le délai de grâce commence à 9h00, le compte à rebours démarre à cette heure et dure 60 minutes → Annulation automatique à 10h00 | 10h00, car le délai de grâce ne pouvait commencer qu'à 9h00. |
| Heure de début de la réservation après l'heure d'annulation la plus tôt | Réservation à 10h00, délai de grâce 60 min, délai de grâce commence à 9h00 → La réservation commence après 9h00, donc le délai de grâce commence immédiatement et dure 60 minutes → Annulation automatique à 11h00 | 11h00, car le délai de grâce démarre dès le début de la réservation. |
| Heure de début de la réservation + délai de grâce avant l'heure d'annulation la plus tôt | Réservation à 6h30, délai de grâce 60 min, délai de grâce commence à 9h00 → La réservation aurait normalement été annulée à 7h30, mais comme cela est avant 9h00, le système la reporte → Annulation automatique à 9h00 | 9h00, car le système empêche toute annulation avant l'heure de début du délai de grâce. |
💡 Résumé :
✔ Le compte à rebours du délai de grâce commence à l'heure définie par l'administrateur (ex. 9h00).
✔ Les rappels d'enregistrement sont envoyés uniquement à partir de cette heure.
✔ Si l'heure de début de la réservation + délai de grâce est avant l'heure définie, le système ajuste l'annulation à cette heure.
✔ Si l'heure d'annulation calculée est après l'heure définie, l'annulation se produit au moment calculé.
Annulation automatique pour les salles de réunion
Pour les salles de réunion, les administrateurs peuvent configurer une règle qui annule automatiquement la réservation si les utilisateurs ne se sont pas enregistrés dans un certain nombre de minutes après l'heure prévue du début de la réunion. Contrairement aux bureaux et places de parking, aucun délai de grâce ne s'applique aux salles de réunion.
💡 Exemple : Si l'annulation automatique est définie sur 10 minutes et qu'une réunion commence à 10h00, elle sera automatiquement annulée à 10h10 si aucun participant ne s'est enregistré.
Résumé
✔ Les options d'enregistrement et les paramètres d'annulation automatique sont bien distincts.
✔ Les bureaux et places de parking utilisent une période de grâce configurable, tandis que les salles de réunion ont un délai fixe d'annulation lorsqu'une option d'enregistrement est activée.
Pour plus d'informations sur les QR codes et comment les configurer pour votre entreprise, consultez ce guide.
5. Enregistrement automatique par géolocalisation
Pour tout savoir sur l’enregistrement automatique via la géolocalisation, consulte l’article du centre d’aide: Check-in automatique pour les réservations de bureaux et de parkings