deskbird te propose plusieurs options d’enregistrement pour les Desks, les places de parking et les salles de réunion. Chaque option détermine comment tes utilisateurs confirment leur présence — choisis selon le niveau de rigueur souhaité pour le suivi de la présence et de l’utilisation des espaces.
- Pas d’enregistrement
- Enregistrement simple
- QR codes uniquement
- Paramètres d’annulation automatique
- Enregistrement automatique via la géolocalisation
1. Pas d’enregistrement
Avec ce paramètre, les utilisateurs n’ont pas besoin de confirmer leur présence. Leurs réservations restent valides sans aucune action supplémentaire de leur part.
2. Enregistrement simple
Avec l’enregistrement simple, les utilisateurs confirment leur présence en cliquant sur le bouton Enregistrement dans l’application web, MS Teams ou l’application mobile deskbird.
- Les utilisateurs confirment manuellement leur enregistrement via l’application deskbird.
- Tu peux définir une règle d’annulation automatique pour que les réservations soient annulées si un utilisateur ne s’enregistre pas avant l’heure définie.
💡 Même avec l’enregistrement simple activé, les utilisateurs peuvent aussi s’enregistrer en scannant un QR code si un QR code est disponible pour leur réservation. Si un utilisateur scanne le QR code, il est redirigé vers la page d’enregistrement pour confirmer sa réservation.
3. QR codes uniquement
Avec cette option, les utilisateurs doivent scanner un QR code physique pour s’enregistrer. Cela s’applique aux Desks, salles de réunion et places de parking, garantissant que les utilisateurs sont bien présents physiquement lors de la confirmation de leur réservation.
Comment ça marche pour les utilisateurs :
- Les utilisateurs ouvrent leur réservation dans l’application deskbird et appuient sur Enregistrement.
- Un scanner de QR code s’ouvre ; ils scannent le code sur le Desk, la salle ou la place de parking pour confirmer leur présence.
💡 À savoir :
- C’est le paramètre le plus restrictif — à utiliser si tu veux une confirmation stricte de la présence pour les ressources réservées.
- Les utilisateurs doivent avoir installé l’application mobile deskbird pour scanner les QR codes.
- Le scan de QR code est disponible quel que soit le paramètre d’enregistrement choisi. Si un utilisateur scanne un QR code sans réservation préalable, il sera redirigé vers la page de réservation pour confirmer la réservation.
4. Paramètres d’annulation automatique
L’annulation automatique permet de libérer les réservations non confirmées, rendant les ressources disponibles pour d’autres. Le système annule les réservations si un utilisateur ne s’enregistre pas dans le délai de grâce après l’heure de début définie.
Tu peux configurer deux paramètres qui déterminent quand le délai de grâce commence et quand les réservations sont annulées :
-
Délai de grâce : si pas d’enregistrement, annuler automatiquement la réservation
- Définit combien de minutes les utilisateurs ont pour s’enregistrer avant que leur réservation soit annulée.
- Exemple : si le délai est de 60 minutes, les utilisateurs doivent s’enregistrer dans les 60 minutes suivant le début du délai de grâce.
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À partir de cette heure, le délai de grâce s’applique
- Si l’heure de début de la réservation + délai de grâce est avant cette heure définie, cela devient l’heure d’annulation la plus tôt possible, même si le délai de grâce est déjà terminé.
- Si l’heure de début de la réservation + délai de grâce est après cette heure définie, des rappels d’enregistrement sont envoyés et, à la fin du délai de grâce, le système annule automatiquement les réservations non confirmées.
Scénarios d’annulation automatique pour les Desks et le parking
| Scénario | Exemple | Heure d’annulation automatique |
| Heure de début de réservation + délai de grâce est après l’heure d’annulation automatique la plus tôt | Réservation à 8h30, délai de grâce 60 min, le délai de grâce commence à 9h → Le délai de grâce chevauche l’heure de début de la réservation → Annulation automatique à 09h30 | 09h30, car le délai de grâce commence à l’heure de la réservation |
| L’heure de début de réservation est après l’heure d’annulation automatique la plus tôt | Réservation à 10h00, délai de grâce 60 min, le délai de grâce commence à 9h → La réservation commence après 9h, donc le délai de grâce commence immédiatement et dure 60 minutes → Annulation automatique à 11h00 | 11h00, car le délai de grâce commence au début de la réservation |
| Heure de début de réservation + délai de grâce est avant l’heure d’annulation automatique la plus tôt | Réservation à 6h30, délai de grâce 60 min, le délai de grâce commence à 9h → Normalement, la réservation serait annulée à 7h30, mais comme c’est avant 9h, le système la reporte → Annulation automatique à 9h00 | 9h00, car le système s’assure qu’aucune annulation n’a lieu avant l’heure de début du délai de grâce |
| Heure de début de réservation + délai de grâce est après l’heure d’annulation automatique la plus tôt (exemple avec un délai plus long) | Réservation à 8h00, délai de grâce 135 min, le délai de grâce commence à 9h30 → Début de réservation + délai de grâce (10h15) est après 9h30 → Annulation automatique à 10h15 | 10h15, car l’heure de début de la réservation + délai de grâce tombe après l’heure de début du délai de grâce |
💡 Résumé :
- Le compte à rebours du délai de grâce commence à l’heure fixe que tu définis (ex : 9h).
- Des rappels d’enregistrement sont envoyés aux utilisateurs uniquement à partir de cette heure.
- Si l’heure de début de la réservation + délai de grâce est avant l’heure de début du délai de grâce, le système la reporte et annule à l’heure de début du délai de grâce.
- Si l’heure d’annulation calculée est après l’heure de début du délai de grâce, le système annule à l’heure calculée la plus tardive.
Annulation automatique pour les salles de réunion
Pour les salles de réunion, tu peux définir une règle pour annuler automatiquement une réservation si les utilisateurs ne s’enregistrent pas dans un certain nombre de minutes après l’heure de début prévue. Contrairement aux Desks et aux places de parking, il n’y a pas de délai de grâce pour l’enregistrement en salle de réunion.
💡 Exemple : si le paramètre d’annulation automatique est de 10 minutes et qu’une réunion est prévue à 10h00, elle sera automatiquement annulée à 10h10 si personne ne s’enregistre.
✔ Les options d’enregistrement et les paramètres d’annulation automatique sont séparés pour les Desks/parking et les salles de réunion.
✔ Les Desks et places de parking utilisent un délai de grâce configurable ; les salles de réunion utilisent un délai d’annulation fixe.
Pour plus d’informations sur les QR codes et comment les configurer pour ton espace de travail, consulte ce guide.
Calculateur de l’heure d’annulation automatique selon l’heure de début de réservation, le délai de grâce et le paramètre d’application.
5. Enregistrement automatique avec la géolocalisation
Pour les enregistrements automatiques utilisant la géolocalisation, consulte : Enregistrement automatique pour les réservations de bureau et de parking.