Avec la fonctionnalité d’enregistrement automatique, les employés sont enregistrés automatiquement à leur bureau et à leur place de parking dès leur arrivée au bureau — aucune action manuelle n’est nécessaire. Cela évite les annulations dues à des enregistrements manqués et garantit une expérience de réservation fluide grâce à la géolocalisation. Cet article explique comment l’activer pour ton espace de travail et ce que tes utilisateurs doivent faire de leur côté.
- Prérequis
- Comment activer l’enregistrement automatique
- Utilisation des données & confidentialité
- Conseils à partager avec tes utilisateurs
- FAQ
1. Prérequis
Pour activer l’enregistrement automatique pour tes utilisateurs, il faut que les éléments suivants soient en place :
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Activation de la fonctionnalité :
- Le bureau doit avoir au moins Enregistrement simple (par clic et/ou QR code) activé.
- Active Enregistrement automatique dans Admin > Paramètres de réservation > Enregistrement automatique avec géolocalisation via l’application mobile deskbird.
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Dernière version de l’application :
- Les employés doivent utiliser la version la plus récente de l’application deskbird sur iOS ou Android.
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Autorisation de localisation :
- Les employés doivent régler l’accès à la localisation sur Toujours autoriser dans les paramètres de leur appareil pour l’application deskbird.
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Optionnel – Notifications push :
- Les employés peuvent activer les notifications d’enregistrement dans les paramètres de l’application pour recevoir une confirmation quand un enregistrement est effectué automatiquement.
2. Comment activer l’enregistrement automatique
Pour activer la fonctionnalité pour un bureau, va dans Admin > Paramètres de réservation > Enregistrement automatique avec géolocalisation et active-la pour le bureau concerné.
Une fois activée, chaque utilisateur doit l’activer sur son propre appareil. Voici ce qu’il doit faire :
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Mettre à jour l’application :
- Télécharge la dernière version de deskbird depuis l’App Store ou le Google Play Store.
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Activer dans l’application :
- Va dans Profil > Enregistrement automatique dans l’application deskbird.
- Active Enregistrement automatique.
- Sélectionne le bureau concerné.
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Accorder l’accès à la localisation :
- Ouvre les paramètres du téléphone et trouve l’application deskbird.
- Règle l’accès à la localisation sur Toujours autoriser.
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Optionnel – Activer les notifications :
- Autorise les notifications d’enregistrement pour recevoir une confirmation dès qu’un enregistrement est effectué automatiquement.
3. Utilisation des données & confidentialité
Voici comment l’enregistrement automatique gère les données de localisation des employés — utile pour communiquer avec ton équipe ou à partager avec ton DPO :
- Aucune conservation des données de localisation personnelles : deskbird ne stocke ni ne partage jamais la localisation des employés.
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Fonctionne grâce au géorepérage :
- Le système d’exploitation (iOS/Android) détecte quand un utilisateur entre dans un rayon de 200 m autour du bureau.
- C’est seulement à ce moment-là qu’un enregistrement est déclenché pour la réservation du jour.
- deskbird reçoit uniquement une notification du système d’exploitation — jamais les données brutes de localisation.
- Les employés gardent le contrôle : Désactiver l’accès à la localisation dans les paramètres du téléphone désactive automatiquement la fonctionnalité pour cet utilisateur.
4. Conseils à partager avec tes utilisateurs
Si des utilisateurs signalent que l’enregistrement automatique ne fonctionne pas de façon fiable, partage ces conseils :
- Utilise toujours la dernière version de l’application deskbird.
- Règle l’accès à la localisation sur Toujours autoriser — « Autoriser lors de l’utilisation de l’application » n’est pas suffisant pour le géorepérage.
- Active les notifications push pour confirmer les enregistrements réussis.
- Remarque : iOS et Android peuvent se comporter légèrement différemment concernant la gestion de la localisation en arrière-plan.
- Le déclencheur d’enregistrement s’active une seule fois à l’entrée dans le rayon de 100 m autour du bureau. Il ne fonctionne pas en continu — s’il échoue, il ne réessaiera pas automatiquement et un enregistrement manuel sera nécessaire.
5. FAQ
L’enregistrement automatique sera désactivé pour cet employé. Il pourra le réactiver à tout moment en accordant l’accès à la localisation dans les paramètres de son appareil.
Oui. Active-le dans Admin > Paramètres de réservation > Enregistrement automatique avec géolocalisation pour tout bureau où l’enregistrement est activé. Une fois activé, les employés l’activent individuellement dans leur application.
Les modes économie d’énergie ou d’économie de batterie peuvent perturber la géolocalisation et le géorepérage. Partage ces conseils avec les utilisateurs concernés :
📱 Conseils iOS :- Le mode économie d’énergie peut suspendre les mises à jour de localisation en arrière-plan. Les utilisateurs doivent le désactiver en se rendant au bureau.
- Vérifie dans Réglages > Batterie si le mode économie d’énergie est activé.
- Assure-toi que deskbird a Toujours autoriser dans Réglages > Confidentialité et sécurité > Services de localisation.
- Le mode économie de batterie et la batterie adaptative peuvent retarder ou bloquer les mises à jour de localisation.
- Va dans Paramètres > Applications > deskbird > Batterie et choisis Non restreint.
- Vérifie que l’autorisation de localisation est réglée sur Toujours autoriser.
- Il est conseillé de désactiver le mode économie de batterie pendant les heures d’arrivée au bureau pour garantir un enregistrement fiable.
L’enregistrement automatique peut parfois ne pas se déclencher. Les raisons les plus courantes sont :
- Batterie faible ou mode économie d’énergie : Peut limiter les performances du GPS ou suspendre l’activité en arrière-plan.
- Mauvaise réception : Un signal cellulaire ou Wi-Fi faible peut empêcher la géolocalisation de s’activer correctement.
- Antenne GPS obstruée ou endommagée : Des problèmes matériels peuvent nuire à la localisation.
- Pas de connexion Internet : Si l’appareil est hors ligne en entrant dans le rayon de 100 m autour du bureau.
- Accès à la localisation réglé sur « Autoriser lors de l’utilisation de l’application » uniquement : Les déclencheurs en arrière-plan nécessitent « Toujours autoriser ».
- Wi-Fi désactivé : Surtout sur iOS, le Wi-Fi doit être activé pour une géolocalisation précise.
- En communication téléphonique à l’entrée dans le rayon : Certains opérateurs bloquent les événements de localisation simultanés pendant les appels.
- Restrictions sur les appareils professionnels : Les appareils gérés peuvent bloquer les déclencheurs de localisation en arrière-plan.
- L’appareil n’a jamais quitté le rayon de 100 m : Par exemple, si un appareil dédié reste en permanence au bureau.
Quand l’enregistrement automatique ne se déclenche pas, c’est généralement parce que l’appareil mobile n’a jamais initié la tentative basée sur la localisation. deskbird ne reçoit alors aucun signal, donc aucun enregistrement n’a lieu et aucun log n’est généré de notre côté.
Le déclencheur d’enregistrement est conçu pour s’activer une seule fois à l’entrée dans le rayon de 100 m autour du bureau. Il ne fonctionne pas en continu en arrière-plan. Si la tentative échoue, il ne réessaiera pas automatiquement — un enregistrement manuel sera nécessaire.
Ce n’est pas une limitation de l’application deskbird, mais bien le résultat de l’appareil qui n’émet pas le déclencheur système basé sur le GPS. Dès que l’appareil tente d’émettre un signal de géorepérage, l’enregistrement fonctionne. Sinon, la cause est presque toujours l’une des limitations côté mobile listées ci-dessus.
✅ Pour réduire le risque d’enregistrements manqués, nous recommandons :
- De désactiver le mode économie d’énergie ou économie de batterie.
- De garder le Wi-Fi activé et une connexion stable.
- De vérifier s’il existe des restrictions de gestion d’appareil qui pourraient bloquer l’accès à la localisation en arrière-plan.
Si le problème concerne seulement certains utilisateurs mais pas d’autres, il s’agit très probablement d’une limitation spécifique à l’appareil. Dans ce cas, invite ces utilisateurs à contacter ton équipe informatique interne pour un dépannage supplémentaire.