Gérer des ressources comme les Desks, les places de parking et d’autres espaces de travail est essentiel pour créer un bureau flexible et organisé. Ce guide explique comment créer, personnaliser et gérer ces ressources dans deskbird, afin de rendre votre espace de travail plus intelligent et mieux adapté aux besoins de votre équipe.
- Créer des Desks, des places de parking et d’autres ressources
- Créer et personnaliser des ressources en masse
- Ajouter et gérer du matériel
- Espaces attribués
- Espaces favoris
- Enregistrement sur les Desks et les places de parking
- Paramètres de réservation pour les ressources
1. Créer des Desks, des places de parking et d’autres ressources
Avant d’ajouter des Desks ou d’autres ressources, vous devez d’abord créer vos Étages & espaces.
Une fois cela fait, sélectionnez l’étage souhaité via Admin > Workplace : Étages & espaces, puis cliquez sur l’icône en forme de crayon à côté de la zone où vous souhaitez ajouter ou modifier des ressources.
Sur la page de détails de la zone, vous pouvez :
- Modifier le nom et la description de la zone
- Restreindre l’accès (par exemple à certains départements)
- Renommer des Desks/ressources individuellement
- Réorganiser les Desks par glisser-déposer
- Définir des fermetures via le bouton Gérer
- Attribuer des ressources à des utilisateurs spécifiques
- Télécharger des QR codes individuels ou pour la zone
- Supprimer des Desks ou toute la zone
Utilisez le bouton +Ajouter des Desks / +Ajouter des places / +Ajouter des ressources pour créer de nouvelles ressources.
⚠️ Fermer ou supprimer une ressource supprimera également toutes les réservations existantes pour celle-ci.
Cette action est irréversible.
2. Créer et personnaliser des ressources en masse
En cliquant sur +Ajouter des Desks / +Ajouter des places / +Ajouter des ressources, une fenêtre s’ouvre et vous permet de :
- Ajouter plusieurs ressources en une fois (ex : 10 Desks)
- Définir leur statut
- Personnaliser la convention de nommage (préfixe, numéro de départ, zéros devant)
Exemple : Préfixe : « Place de parking », Début : « 1 » > Résultat : Place de parking 1, Place de parking 2, ...
Cela accélère la configuration pour les grands espaces.
3. Ajouter et gérer du matériel
Utilisez Admin > Desks, parking & autres > Matériel pour créer des options de matériel pour les Desks, places de parking et autres ressources. Le matériel est configuré par bureau.
Une fois défini, allez dans Étages & espaces, ouvrez une zone via Détails, et attribuez du matériel à une ou plusieurs ressources. Vous pouvez utiliser la modification en masse pour accélérer ce processus. Par exemple, ajoutez « double écran », une « borne de recharge VE » ou un « bureau assis-debout », etc.
Ces options apparaîtront aussi dans les filtres côté utilisateur lors de la réservation.
4. Espaces attribués
Les espaces attribués sont gérés par les administrateurs et sont automatiquement réservés lorsqu’un utilisateur définit son statut sur « Bureau ».
Pour attribuer une ressource :
- Ouvrez Étages & espaces > sélectionnez l’étage / la zone via Détails et sélectionnez la ressource
- Cliquez sur l’icône en forme de crayon, cherchez Accès
- Restreignez l’accès à un seul utilisateur
💡 L’espace sera réservé automatiquement lorsque l’utilisateur planifie sa semaine et définit son statut sur Bureau. S’il ne vient pas au bureau, vous pouvez activer l’option « Autoriser d’autres personnes à réserver cet espace si l’utilisateur assigné n’est pas au bureau », afin que l’espace soit disponible pour d’autres. Si vous avez activé l’enregistrement, il devra aussi être effectué pour les ressources attribuées.
Les administrateurs peuvent autoriser d’autres personnes à réserver la ressource si l’utilisateur assigné choisit un autre statut comme « Vacances », « Télétravail » ou « Déplacement professionnel ». Cependant, si aucun statut n’est défini, l’espace ne sera pas libéré automatiquement. C’est pourquoi la planification des statuts est essentielle pour maximiser la disponibilité.
5. Espaces favoris
Les espaces favoris permettent aux utilisateurs d’enregistrer les ressources qu’ils utilisent souvent pour une réservation en un clic, sans intervention de l’administrateur.
Pour ajouter un espace en favori, cliquez sur l’icône en forme de cœur à côté. Il apparaîtra sur la page de réservation et dans le profil de l’utilisateur sous « Vos espaces ».
💡 Les Favoris ne réservent pas automatiquement l’espace et ne bloquent pas les autres utilisateurs. Ce sont simplement des préférences pour un accès rapide.
6. Enregistrement sur les Desks et les places de parking
L’enregistrement automatique est disponible pour les Desks et les places de parking, selon votre offre deskbird. Si activé, les utilisateurs seront enregistrés automatiquement grâce à la géolocalisation.
➡️ En savoir plus : Enregistrement automatique pour les réservations de Desks et de parking
7. Paramètres de réservation
Retrouvez plus d’informations sur les paramètres de réservation pour les ressources dans cet article : Paramètres de réservation