Avec la fonctionnalité de réservation pour les invités, des ressources telles que des bureaux et des places de parking peuvent être rapidement réservées pour les invités externes, qui disposeront donc d'un espace dédié pour travailler dans votre bureau. Cette fonctionnalité vous donne, ainsi qu'à vos employés, un aperçu clair de ceux qui seront au bureau, même lorsqu'il s'agit de personnes externes.
1. Comment réserver pour un invité ?
Accédez à notre application web et cliquez sur Réserver. Vous avez maintenant la possibilité de réserver un bureau ou une place de parking pour un invité externe. Sélectionnez Invité et entrez le nom complet et l'adresse e-mail de la personne que vous voulez inviter, et voilà, c'est fait ! Votre invité a une place sécurisée dans votre bureau.
Les invités sont informés par e-mail qu'une ressource (un bureau ou une place de parking) a été réservée pour eux. L'e-mail contient les détails des ressources qui leur sont attribuées pour la journée, c'est-à-dire l'heure, la date, le numéro du bureau / de place de parking et la salle. La personne qui a effectué la réservation recevra également un e-mail avec les mêmes informations.
Si l'enregistrement est demandé par l'entreprise, le propriétaire de la réservation doit enregistrer son invité depuis Planification ou Réservation, car l'invité n'a pas accès à deskbird.
💡 La réservation pour les invités apparaît également dans les Réservations à venir du propriétaire de la réservation. Cette vue d'ensemble rapide facilite l'enregistrement, la modification ou la suppression de la réservation pour les invités.
💡 Réserver un bureau ou une place de parking pour des invités externes sera disponible séparément dans le flux de réservation des salles de réunion plus tard cette année.
2. Qui peut voir si un invité vient au bureau ?
Lors de la navigation sur l'application web, les administrateurs ont une visibilité en temps réel sur les invités internes et externes actuellement au bureau, y compris les détails sur les réservations. Les utilisateurs peuvent toujours savoir si et quand des employés externes sont au bureau et / ou dans la même salle. L'accès à ces informations permet aux employés de prendre des décisions, telles que la réservation d'un bureau à proximité, notamment s'ils sont amenés à travailler ensemble et doivent partager des informations sensibles, ou demander de participer à des réunions avec ces invités externes.
Dans la section Planification, tous les employés peuvent également voir si des invités seront au bureau pendant la journée. Lorsqu'ils cliquent sur le nombre d'invité(s), ils peuvent voir une liste des personnes qui seront au bureau :
3. Qui sont les invités externes selon le système ?
Un invité est quelqu'un avec une adresse e-mail qui a un domaine différent de celui de votre entreprise. Par exemple, un invité ne peut pas avoir une adresse e-mail se terminant par @deskbird.com si votre entreprise utilise le même domaine pour ses emails professionnels :
4. Qui peut réserver à la place d'un invité externe ?
Les administrateurs peuvent décider quels rôles d'utilisateur (managers, group managers ou utilisateurs standards) peuvent réserver pour des invités externes dans les paramètres de réservation :
💡 Si vous autorisez vos employés à réserver pour des invités externes, ils devront également effectuer l'enregistrement à la place des invités.
5. Paramètres de confidentialité
Les informations sur les invités sont visibles en fonction des autorisations d'accès. Si vous avez créé une réservation pour un invité, celle-ci s'affichera dans vos réservations comme indiqué dans (1).
Les administrateurs, les administrateurs de bureau et les managers pourront toujours voir toutes les réservations qui concernent tout invité dans leurs bureaux respectifs (managers, administrateurs de bureau) ou tous les bureaux (administrateurs).
Les propriétaires de réservation peuvent choisir de rester anonymes lors de la réservation de ressources pour des invités, tandis que les réservations d'invités externes sont toujours clairement indiquées. Cela permet aux employés internes de savoir qui sera au bureau ainsi que la zone où leur bureau est réservé.
Si une réservation d'invité a été effectuée de manière anonyme, les utilisateurs pourront toujours voir qu'il s'agit d'une personne externe et non interne. Cette information s'avère utile notamment lorsque les employés peuvent se faire des soucis en matière de confidentialité et de conformité.
Les paramètres de confidentialité établis pour l'entreprise s'étendent également aux invités externes. Si un utilisateur n'a pas accès au profil ou aux réservations d'un collègue en raison des paramètres de confidentialité de l'entreprise, il n'aura pas non plus de visibilité sur les détails des réservations d'invités externes effectuées par ce collègue.
6. Puis-je sélectionner un statut pour mon invité sans réserver un bureau ou une place de parking ?
Actuellement, la fonctionnalité prend en charge la réservation pour des invités plutôt que la planification en leur nom. En gros, vous pouvez seulement réserver un bureau ou une place de parking pour eux.
Cependant, si vous n'avez pas besoin ou ne pouvez pas réserver de ressources spécifiques pour eux, vous pouvez utiliser cette solution de contournement :
- Ouvrez l'application web deskbird > Accédez au tableau de bord administrateur > Cliquez sur Étages et espaces.
- Créez une nouvelle zone, peut-être sous Autres. Vous pourriez l'appeler "Visiteurs."
- Intégrez le(s) bureau(x) ou la(les) place(s) de parking destiné(s) aux invités externes et réservez-en un pour eux.
Bien qu'ils n'utilisent peut-être pas physiquement ces ressources, le simple fait d'en réserver une assure que les invités externes ont un statut "Bureau". Les bureaux disponibles pour de vrai restent libres pour les employés.
- De cette manière, vous pourrez afficher la liste des visiteurs dans l'aperçu quotidien du bureau et dans l'onglet des réservations.