Grâce à la fonctionnalité de réservation pour invités dans deskbird, vous pouvez réserver des bureaux ou des places de parking pour des visiteurs externes — garantissant une arrivée fluide et une transparence totale pour votre équipe sur qui sera présent au bureau.
1. Comment réserver un bureau ou une place de parking pour un invité ?
Accédez à la section Réserver dans l'application web deskbird. Sélectionnez la ressource souhaitée, puis choisissez Visiteur comme type de réservation. Renseignez le nom et l'adresse e-mail de l'invité.
L'invité recevra un e-mail de confirmation avec les détails de la réservation. Le créateur de la réservation recevra également une copie. Si l'enregistrement est activé, le créateur doit enregistrer l'invité à son arrivée.
💡 Les réservations pour invités apparaissent dans Mes réservations du créateur de la réservation, où elles peuvent être modifiées ou enregistrées.
⚠️ Important : N’utilisez pas votre propre adresse e-mail ni la même adresse pour plusieurs invités. L’adresse e-mail est considérée comme un identifiant unique. Utilisez l’e-mail réel de l’invité ou un format du type votre.nom+invité.nom@domaine.com si l’invité ne doit pas recevoir d’e-mail.
2. FAQs
Les Admins globaux, Admins du bureau et Managers peuvent consulter toutes les réservations pour invités dans leurs bureaux respectifs. Tous les utilisateurs peuvent voir la présence des visiteurs dans l'onglet Planning — cela facilite l’organisation de l’espace et la planification de réunions confidentielles.
Toute réservation effectuée via le mode Visiteur est considérée comme une réservation pour invité — même si la personne réservée est un employé interne. Ce qui compte est la méthode de réservation.
Dans Admin > Paramètres de réservation > Réservation pour les invités, vous pouvez définir qui est autorisé à faire des réservations pour des visiteurs. Par défaut, les Admins globaux et Admins du bureau ont cette permission. Vous pouvez aussi l’activer pour les Managers, Chefs de groupe ou Utilisateurs.
💡 Si les utilisateurs standards peuvent réserver pour des invités.
Les réservations pour invités sont visibles selon les rôles et les paramètres de confidentialité de votre organisation. Le créateur de la réservation peut activer l’option Réservation anonyme pour masquer son identité, mais l’invité restera visible comme personne externe.
Actuellement, une place de travail ou de parking doit être réservée pour que l'invité apparaisse comme présent au bureau. Pour une solution complète incluant l'enregistrement, l’impression de badge, les notifications d’arrivée et plus encore, explorez notre module Visits – Gestion des visiteurs.