deskbird vous offre plusieurs façons de créer et de gérer des réservations d’espaces de travail, que ce soit pour vous-même, pour des collègues ou pour des visiteurs. Cet article vous guide à travers chaque type de réservation.
- Créer des réservations pour vous-même
- Créer des réservations pour des collègues
- Gérer vos réservations
- Gérer les réservations des collègues
- Réservations pour les visiteurs
1. Créer des réservations pour vous-même
Pour réserver un espace pour vous :
- Ouvrez l’onglet Réserver sur l’application web, mobile ou MS Teams de deskbird.
- Sélectionnez une date dans la vue calendrier.
- Choisissez un Desks, une place de parking ou une autre ressource disponible. Vous pouvez utiliser les filtres pour les étages, les équipements ou les fonctions de bureau (comme les zones calmes ou les bureaux debout).
- Confirmez la réservation. Elle apparaîtra dans Réservations > À venir.
💡 Si votre entreprise utilise l’enregistrement, n’oubliez pas de confirmer votre présence le jour même.
💡 Vous pouvez aussi réserver plusieurs dates en cliquant sur +Plus de dates et en sélectionnant autant de jours que vous le souhaitez. Le même Desks vous sera attribué automatiquement pour tous les jours si celui-ci n’est pas déjà réservé.
2. Créer des réservations pour des collègues
Si vous êtes Admin ou Manager sur deskbird, vous pouvez réserver pour d’autres personnes :
- Commencez une nouvelle réservation depuis la section Réserver.
- Sélectionnez la ressource souhaitée et retirez-vous de la recherche.
- Recherchez le nom du collègue.
- Sélectionnez la date, la ressource souhaitée et finalisez la réservation.
🔐 Vous ne pourrez voir et réserver que pour les personnes de vos équipes ou bureaux gérés. Les administrateurs globaux peuvent sélectionner toute personne.
💡 Vous pouvez aussi réserver plusieurs dates en cliquant sur +Plus de dates.
3. Gérer vos réservations
Il existe deux façons de gérer vos propres réservations :
Depuis l’onglet Réserver : Vous pouvez modifier, annuler ou effectuer l’enregistrement de vos réservations existantes directement depuis l’onglet Réserver — soit depuis le panneau latéral gauche, soit depuis le plan d’étage pour ce jour précis.
Depuis l’onglet Réservations : Rendez-vous dans l’onglet Réservations et sélectionnez Réservations à venir. À partir de là, vous pouvez :
- Modifier la réservation
- Annuler la réservation
- Faire l’enregistrement (si l’enregistrement est requis et disponible)
Vous pouvez également consulter les réservations terminées dans cette même section pour avoir un aperçu de votre historique.
4. Gérer les réservations des collègues
Si vous avez le rôle requis (Admin ou Manager) :
- Ouvrez l’onglet Réservations.
- Cliquez sur Toutes les réservations.
- Vous pouvez filtrer par bureau ou rechercher des utilisateurs spécifiques via la barre de recherche.
- Vous pouvez modifier les réservations à venir en cliquant sur l’icône crayon.
- En cliquant sur l’icône de la corbeille, vous pouvez supprimer la réservation.
- Vous pouvez aussi effectuer l’enregistrement pour des collègues (si activé), ou marquer leur réservation en cours comme terminée.
5. Réservations pour les visiteurs
Pour créer des réservations de Desks pour des visiteurs externes (par exemple freelances, candidats ou clients), utilisez la fonctionnalité de réservation pour visiteurs :
- Ouvrez l’onglet Réserver et sélectionnez Visiteur comme type de réservation.
- Renseignez le nom et l’adresse e-mail du visiteur.
- Confirmez la réservation. Une confirmation sera envoyée au visiteur (et au propriétaire de la réservation).
⚠️ N’utilisez jamais la même adresse e-mail pour plusieurs visiteurs, cela entraînerait des écrasements incorrects. Utilisez un format du type votre_nom+nomduvisiteur@domaine.com si un e-mail direct n’est pas nécessaire. Pour plus de détails, consultez notre ➡️ guide complet sur les réservations pour les visiteurs