Étages et espaces

La section Étages & espaces dans deskbird te permet de définir et de gérer la configuration de ton bureau, des étages aux zones de bureaux individuelles, en passant par les salles de réunion, les places de parking, et plus encore. Cette configuration constitue la base pour les plans d’étage interactifs, les restrictions d'accès et la gestion des réservations des utilisateurs.

1. Créer, modifier et supprimer des étages et des espaces
2. Salles de réunion et Desks, places de parking et autres ressources
3. Plans d’étage
4. Gérer l'accès
5. Règles d'accès selon les jours de la semaine

1. Créer, modifier et supprimer des étages et des espaces

Accède à l’Admin et va dans Workplace > Étages & espaces. Un panneau à gauche affiche tous les étages, ce qui te permet de passer facilement d’un étage à l’autre sans perdre le contexte.

Étages

• Ajouter un étage : Clique sur + Ajouter un étage. Un nouvel étage apparaît dans la liste et dans le panneau principal à droite. Utilise l’icône crayon à côté du nom de l’étage pour le renommer (par exemple "Étage 01"), et clique sur Gérer pour ajouter ou supprimer des fermetures.
  💡 Remarque : Les nouveaux étages sont ajoutés en brouillon par défaut. Tu peux publier l’étage quand tu es prêt.
• Renommer ou supprimer un étage : Clique sur l’icône crayon à côté du nom de l’étage. Une fenêtre s’ouvre, te permettant de renommer ou de supprimer l’étage.
• Changer le statut d’un étage : Clique sur Gérer en haut de la liste des espaces. Cela ouvre une fenêtre dédiée pour mettre à jour le statut de l’étage.
  ⚠️ Fermer un étage supprimera toutes les réservations existantes sur cet étage. Cette action est irréversible. Les utilisateurs ne peuvent pas réserver sur un étage fermé (inactif) tant qu’il n’est pas réactivé. Plus de détails ici : Fermer un espace
• Télécharger les QR codes pour tout l’étage

Espaces

• Ajouter un espace : Sélectionne un étage et clique sur + Ajouter un espace. Choisis le type d’espace (Zone Desk, Salle de Réunion, Zone de parking ou Autre), puis définis le Nom, la Capacité et une Description optionnelle.
  💡 Remarque : Les nouveaux espaces sont actifs par défaut. Tu peux utiliser le bouton pour l’enregistrer en brouillon lors de la création.
• Modifier un espace : Clique sur l’icône crayon à côté de chaque espace. Cela ouvre une page où tu peux :
  • Renommer l’espace et modifier la description
  • Supprimer l’espace
  • Définir l’accès à l’espace
  • Demander une plaque d’immatriculation pour les réservations (zones de parking uniquement), voir Gestion des plaques d’immatriculation
  • Créer et gérer les ressources dans cet espace
  • Gérer le statut de l’espace via Gérer
    ⚠️ Fermer un espace supprimera toutes les réservations existantes dans cet espace. Cette action est irréversible. Les utilisateurs ne peuvent pas réserver un espace fermé tant qu’il n’est pas réactivé. Plus de détails ici : Fermer un espace
• Télécharger les QR codes pour tout l’espace

2. Salles de réunion et Desks, places de parking et autres ressources

Pour que chaque type de ressource soit bien documenté, nous avons créé des guides de configuration dédiés :

• Salles de réunion
• Desks, places de parking et autres ressources

3. Plans d’étage

Après avoir configuré tes étages et espaces, tu peux les placer visuellement sur un plan d’étage pour aider les utilisateurs à s’orienter et à réserver plus facilement.

Les instructions complètes sont disponibles dans notre article Plans d’étage.

💡 Remarque : Les espaces n’ont pas besoin d’être positionnés sur le plan d’étage pour être réservables. Tant qu’un espace est actif, les utilisateurs peuvent faire des réservations.

4. Gérer l'accès

deskbird te permet de contrôler qui peut réserver quels espaces, pour des cas d’usage comme des zones réservées à une équipe, des sections VIP ou un accès partagé avec des règles de priorité.

💡 Les Global Admins, Office Admins et Managers peuvent toujours réserver n’importe quel espace, peu importe les restrictions. Cela s’applique aussi aux réservations faites pour d’autres personnes.

Pour configurer l’accès à un espace :

1. Va dans Étages & espaces dans l’Admin.
2. Sélectionne l’étage.
3. Clique sur l’icône crayon dans la ligne de l’espace.

Tu peux choisir entre trois types d’accès :

• Accès ouvert : Option par défaut. Tous les utilisateurs ayant accès au bureau peuvent réserver l’espace.
• Accès restreint : Seuls les utilisateurs ou groupes sélectionnés peuvent réserver l’espace. Tu peux aussi masquer l’espace du plan d’étage pour les utilisateurs sans accès.
  
  Remarque : Quand un espace est masqué, les utilisateurs sans accès ne verront pas les personnes ayant réservé dans cet espace sur le plan d’étage. Cela peut être utile pour certaines fonctions de bureau. Les Global Admins, Office Admins et Managers voient toujours tous les espaces.

Professional et supérieur

• Accès prioritaire : Donne à certains groupes ou utilisateurs la possibilité de réserver un espace avant les autres. Les autres utilisateurs ne peuvent réserver qu’à partir d’un délai configurable, et seulement s’il reste des places après les réservations prioritaires.

  Exemple : La Finance a la priorité sur 4 Desks. Si seulement 3 sont réservés, un autre membre d’équipe (par exemple, Marketing) peut réserver le Desk restant une fois la fenêtre de délai ouverte.

Délai de priorité configurable

Les admins peuvent définir un délai personnalisé qui détermine combien de temps à l’avance les utilisateurs non prioritaires peuvent commencer à réserver des dates soumises à des règles d’accès prioritaire.

• Le délai peut être défini de 1 à 365 jours calendaires.
• Par défaut, il reste à 1 jour — tu n’as rien à faire si ce fonctionnement te convient.
• Pour configurer le délai, ouvre la fenêtre Configuration de l’accès de l’espace, sélectionne Accès prioritaire et ajuste le champ jours, à partir de sous Autoriser les utilisateurs sans accès prioritaire à réserver à l’avance.

💡 Bon à savoir : Si la période de réservation d’un utilisateur non prioritaire est plus courte que le délai de priorité configuré, c’est sa propre limite qui s’applique. Par exemple, si la période de réservation d’un utilisateur est de 10 jours et que le délai de priorité est de 20 jours, seuls 10 jours s’appliqueront pour cet utilisateur.

💡 Astuce : Tu peux affiner l’accès avec des règles selon les jours de la semaine. Voir Règles d’accès selon les jours de la semaine ci-dessous.

5. Règles d'accès selon les jours de la semaine

deskbird permet aux admins de contrôler quels jours de la semaine certains utilisateurs ou groupes peuvent réserver un Desk ou une place de parking. Cela ajoute un niveau de granularité supplémentaire en plus des types Accès restreint et Accès prioritaire, et fonctionne aussi avec Accès ouvert.

⚠️ Important : Les règles d’accès selon les jours de la semaine s’appliquent uniquement aux Desks, places de parking et autres ressources. Les salles de réunion ne sont pas prises en charge et continuent d’utiliser le modèle d’accès standard.

Comment ça marche

Chaque règle d’accès inclut un paramètre Jours autorisés. Pour chaque règle, les admins choisissent les jours concernés — par exemple, Engineering le lundi/mercredi/vendredi et Sales le mardi/jeudi. Plusieurs règles avec des jours différents peuvent coexister sur le même espace.

Configurer des règles d’accès selon les jours de la semaine

1. Va dans Admin > Workplace > Étages & espaces.
2. Sélectionne l’étage et clique sur l’icône crayon à côté de l’espace à configurer, ou clique sur la ligne de l’étage.
3. Clique sur la section Accès pour ouvrir la fenêtre Configuration de l’accès.
4. Sélectionne Accès restreint ou Accès prioritaire dans le menu déroulant.
5. Ajoute les utilisateurs ou groupes et sélectionne les jours autorisés pour cette règle.
6. Pour ajouter une autre règle avec un autre schéma de jours, clique sur + Ajouter une règle.
7. Clique sur Mettre à jour pour enregistrer.

La page de détail de l’espace affiche un résumé de toutes les règles configurées, avec les jours et les utilisateurs ou groupes assignés à chaque règle.

Ce que voient les utilisateurs

Les utilisateurs reçoivent des messages clairs quand des restrictions selon les jours s’appliquent :

• Sur le plan d’étage et dans la barre latérale de réservation, une info-bulle indique les jours où ils peuvent réserver, par exemple : "Tu ne peux pas réserver ici le mardi, seulement les jours suivants : lundi, mercredi, vendredi."
• Dans le calendrier de réservation, les jours restreints sont désactivés. Une info-bulle explique la restriction, par exemple : "Tu n’as pas la priorité pour réserver ici le vendredi, seulement les jours suivants : mardi, jeudi."
• Pour les espaces en Accès prioritaire, les utilisateurs non prioritaires peuvent quand même réserver les jours restreints selon les règles de priorité habituelles.