La section Étages & espaces dans deskbird vous permet de définir et de gérer la disposition de votre bureau, des étages aux zones de bureaux individuelles, salles de réunion, places de parking, et plus encore. Cette configuration forme la base pour les plans d’étage interactifs, les restrictions d'accès, et la gestion des réservations des utilisateurs.
- Créer, modifier et supprimer des étages et espaces
- Salles de Réunion et Desks, Places de Parking et Autres Ressources
- Plans d’étage
- Gérer l'accès
1. Créer, modifier et supprimer des étages et espaces
Accédez au panneau d'administration et naviguez vers Configuration du bureau > Étages & espaces. Un panneau à gauche affiche tous les étages, facilitant le passage d'un étage à l'autre sans perdre le contexte.
Étages
- Ajouter un étage : Cliquez sur + Ajouter un étage. Un nouvel étage apparaît dans la liste et dans le panneau principal à droite. Utilisez l'icône de crayon à côté du nom de l'étage pour le renommer (par exemple, “Étage 01”), et cliquez sur Gérer le statut de l'étage pour le définir sur Actif ou Inactif. 💡 Remarque : Les étages nouvellement créés sont inactifs par défaut.
- Renommer ou supprimer un étage : Cliquez sur l'icône de crayon à côté du nom de l'étage. Une fenêtre contextuelle s'ouvre, vous permettant de renommer l'étage ou de le supprimer entièrement.
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Changer le statut d'un étage : Cliquez sur Gérer le statut de l'étage en haut de la liste des zones. Cela ouvre une fenêtre dédiée pour mettre à jour le statut de l'étage.
⚠️ Définir un étage sur inactif supprimera toutes les réservations existantes sur cet étage. Cela ne peut pas être annulé. Les utilisateurs ne peuvent pas réserver sur un étage inactif tant que vous ne l'avez pas réactivé. - Télécharger les codes QR pour l'ensemble de l'étage
Zones
- Ajouter une zone : Sélectionnez un étage et cliquez sur + Ajouter une zone. Choisissez le type de zone (Zone de Desks, Salle de Réunion, Zone de Parking, ou Autre), puis définissez le Nom, la Capacité, et une Description optionnelle. 💡 Remarque : Les zones nouvellement créées sont actives par défaut. Vous pouvez utiliser le commutateur pour la définir sur inactive lors de la création.
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Gérer une zone : Cliquez sur l'icône de crayon à côté de chaque zone. Cela ouvre une page où vous pouvez :
- Renommer la zone et modifier la description
- Supprimer la zone
- Définir l'accès à la zone
- Créer et gérer des ressources dans cette zone
- Gérer le statut de la zone via Gérer le statut de la zone
⚠️ Définir une zone sur inactive supprimera toutes les réservations existantes dans cette zone. Cela ne peut pas être annulé. Les utilisateurs ne peuvent pas réserver dans une zone inactive tant que vous ne l'avez pas réactivée.
- Télécharger les codes QR pour l'ensemble de la zone
2. Salles de Réunion et Desks, Places de Parking et Autres Ressources
Pour garantir que chaque type de ressource soit entièrement documenté, nous avons créé des guides de configuration dédiés :
3. Plans d’étage
Après avoir configuré vos étages et zones, vous pouvez les placer visuellement sur un plan d’étage pour aider les utilisateurs à naviguer et réserver plus facilement.
Les instructions complètes sont disponibles dans notre article Plans d’étage.
💡 Remarque : Les zones n'ont pas besoin d'être positionnées sur le plan d’étage pour être réservables. Tant qu'une zone est active, les utilisateurs peuvent effectuer des réservations.
4. Gérer l'accès
deskbird vous permet de contrôler qui peut réserver quelles zones, prenant en charge des cas d'utilisation tels que des zones spécifiques à une équipe, des sections réservées aux VIP, ou un accès partagé avec des règles de priorité.
💡 Les administrateurs, administrateurs de bureau et managers peuvent toujours réserver n'importe quelle zone, quelles que soient les restrictions.
Pour configurer l'accès à une zone :
- Allez dans Étages & espaces dans le panneau d'administration.
- Sélectionnez l'étage.
- Cliquez sur l'icône de crayon dans la ligne de la zone.
Vous pouvez choisir parmi trois types d'accès :
- Accès ouvert : Option par défaut. Tous les utilisateurs ayant accès au bureau peuvent réserver la zone.
- Accès restreint : Seuls les utilisateurs ou groupes sélectionnés peuvent réserver la zone. Vous pouvez également masquer la zone du plan d’étage pour les utilisateurs sans accès. Remarque : Lorsqu'une zone est masquée, les utilisateurs sans accès ne pourront pas voir les individus sur le plan d’étage qui ont réservé là. Cela peut être pertinent pour certaines fonctions de bureau.
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Accès prioritaire : Accorde à des groupes ou utilisateurs sélectionnés un accès anticipé pour réserver une zone. Les autres utilisateurs peuvent réserver uniquement :
- À partir d'un jour à l'avance d'une heure spécifiée
- Si des desks ou espaces restent disponibles après que les utilisateurs prioritaires ont réservé
Exemple : Le service financier a la priorité pour 4 desks. Si seulement 3 sont réservés, un autre membre de l'équipe (par exemple, Marketing) peut réserver le desk restant un jour à l'avance, à partir de 16h.