Étages et espaces

La section Étages & espaces dans deskbird vous permet de définir et de gérer la configuration de votre bureau, des étages aux zones de bureaux individuelles, salles de réunion, places de parking, et plus encore. Cette configuration constitue la base pour les plans d’étage interactifs, les restrictions d'accès et la gestion des réservations des utilisateurs.

1. Créer, modifier et supprimer des étages et des espaces
2. Salles de réunion et Desks, places de parking et autres ressources
3. Plans d’étage
4. Gérer l'accès
5. Règles d'accès selon les jours de la semaine

1. Créer, modifier et supprimer des étages et des espaces

Accédez à l’Admin et allez dans Workplace > Étages & espaces. Un panneau à gauche affiche tous les étages, ce qui facilite la navigation entre les étages sans perdre le contexte.

Étages

• Ajouter un étage : Cliquez sur + Ajouter un étage. Un nouvel étage apparaît dans la liste et dans le panneau principal à droite. Utilisez l’icône crayon à côté du nom de l’étage pour le renommer (ex. "Étage 01"), et cliquez sur Gérer pour ajouter ou supprimer des fermetures.
  💡 Remarque : Les nouveaux étages sont ajoutés en tant que brouillon par défaut. Vous pouvez publier l’étage lorsque vous êtes prêt.
• Renommer ou supprimer un étage : Cliquez sur l’icône crayon à côté du nom de l’étage. Une fenêtre s’ouvre, vous permettant de renommer ou de supprimer l’étage.
• Changer le statut d’un étage : Cliquez sur Gérer en haut de la liste des espaces. Cela ouvre une fenêtre dédiée pour mettre à jour le statut de l’étage.
  ⚠️ Fermer un étage supprimera toutes les réservations existantes sur cet étage. Cette action est irréversible. Les utilisateurs ne peuvent pas réserver sur un étage fermé (inactif) tant qu’il n’est pas réactivé. Plus de détails ici : Fermeture d’un espace
• Télécharger les QR codes pour l’ensemble de l’étage

Espaces

• Ajouter un espace : Sélectionnez un étage et cliquez sur + Ajouter un espace. Choisissez le type d’espace (Zone de Desks, Salle de Réunion, Zone de parking ou Autre), puis définissez le Nom, la Capacité et une Description facultative.
  💡 Remarque : Les nouveaux espaces sont actifs par défaut. Vous pouvez utiliser le bouton pour l’enregistrer en tant que brouillon lors de la création.
• Modifier un espace : Cliquez sur l’icône crayon à côté de chaque espace. Cela ouvre une page où vous pouvez :
  • Renommer l’espace et modifier la description
  • Supprimer l’espace
  • Définir l’accès à l’espace
  • Créer et gérer les ressources dans cet espace
  • Gérer le statut de l’espace via Gérer
    ⚠️ Fermer un espace supprimera toutes les réservations existantes dans cet espace. Cette action est irréversible. Les utilisateurs ne peuvent pas réserver un espace fermé tant qu’il n’est pas réactivé. Plus de détails ici : Fermeture d’un espace
• Télécharger les QR codes pour l’ensemble de l’espace

2. Salles de réunion et Desks, places de parking et autres ressources

Pour garantir que chaque type de ressource soit bien documenté, nous avons créé des guides de configuration dédiés :

• Salles de réunion
• Desks, places de parking et autres ressources

3. Plans d’étage

Après avoir configuré vos étages et espaces, vous pouvez les placer visuellement sur un plan d’étage pour aider les utilisateurs à s’orienter et à réserver plus facilement.

Les instructions complètes sont disponibles dans notre article Plans d’étage.

💡 Remarque : Les espaces n’ont pas besoin d’être positionnés sur le plan d’étage pour être réservables. Tant qu’un espace est actif, les utilisateurs peuvent effectuer des réservations.

4. Gérer l'accès

deskbird vous permet de contrôler qui peut réserver quels espaces, pour des cas d’usage comme des zones réservées à une équipe, des sections VIP ou un accès partagé avec des règles de priorité.

💡 Les Global Admins, Office Admins et Managers peuvent toujours réserver n’importe quel espace, quelles que soient les restrictions. Cela s’applique aussi aux réservations faites pour d’autres personnes.

Pour configurer l’accès à un espace :

1. Allez dans Étages & espaces dans l’Admin.
2. Sélectionnez l’étage.
3. Cliquez sur l’icône crayon dans la ligne de l’espace.

Vous pouvez choisir parmi trois types d’accès :

• Accès ouvert : Option par défaut. Tous les utilisateurs ayant accès au bureau peuvent réserver l’espace.
• Accès restreint : Seuls les utilisateurs ou groupes sélectionnés peuvent réserver l’espace. Vous pouvez également masquer l’espace du plan d’étage pour les utilisateurs sans accès.
  
  Remarque : Lorsqu’un espace est masqué, les utilisateurs sans accès ne verront pas les personnes ayant réservé dans cet espace sur le plan d’étage. Cela peut être pertinent pour certaines fonctions de bureau. Les Global Admins, Office Admins et Managers voient toujours tous les espaces.

Professional et supérieur

• Accès prioritaire : Donne à certains groupes ou utilisateurs un accès prioritaire pour réserver un espace. Les autres utilisateurs peuvent réserver uniquement :

  • À partir d’un jour à l’avance à une heure définie
  • Si des Desks ou espaces restent disponibles après la réservation des utilisateurs prioritaires

  Exemple : La Finance a la priorité sur 4 Desks. Si seulement 3 sont réservés, un autre membre d’équipe (ex. Marketing) peut réserver le Desk restant un jour à l’avance, à partir de 16h.

💡 Astuce : Vous pouvez affiner l’accès avec des règles selon les jours de la semaine. Voir Règles d'accès selon les jours de la semaine ci-dessous.

5. Règles d'accès selon les jours de la semaine

deskbird permet aux administrateurs de contrôler quels jours de la semaine certains utilisateurs ou groupes peuvent réserver un Desk ou une place de parking. Cela ajoute un niveau de granularité supplémentaire en plus des types Accès restreint et Accès prioritaire, et fonctionne aussi avec Accès ouvert.

⚠️ Important : Les règles d’accès selon les jours de la semaine s’appliquent uniquement aux Desks, places de parking et autres ressources. Les salles de réunion ne sont pas prises en charge et continuent d’utiliser le modèle d’accès standard.

Comment ça marche

Chaque règle d’accès inclut un paramètre Jours autorisés. Par règle, les administrateurs choisissent les jours concernés — par exemple, Ingénierie le lundi/mercredi/vendredi et Ventes le mardi/jeudi. Plusieurs règles avec des jours différents peuvent coexister sur un même espace.

Configurer des règles d'accès selon les jours de la semaine

1. Allez dans Admin > Workplace > Étages & espaces.
2. Sélectionnez l’étage et cliquez sur l’icône crayon à côté de l’espace à configurer, ou cliquez sur la ligne de l’étage.
3. Cliquez sur la section Accès pour ouvrir la fenêtre de configuration de l’accès.
4. Sélectionnez Accès restreint ou Accès prioritaire dans le menu déroulant.
5. Ajoutez les utilisateurs ou groupes et sélectionnez les jours autorisés pour cette règle.
6. Pour ajouter une autre règle avec un autre schéma de jours, cliquez sur + Ajouter une règle.
7. Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer.

La page de détail de l’espace affiche un résumé de toutes les règles configurées, avec les jours et les utilisateurs ou groupes attribués à chaque règle.

Ce que voient les utilisateurs

Les utilisateurs reçoivent des messages clairs lorsque des restrictions selon les jours s’appliquent :

• Sur le plan d’étage et dans la barre latérale de réservation, une info-bulle indique les jours où ils peuvent réserver, par exemple : "Vous ne pouvez pas réserver ici le mardi, seulement les : lundi, mercredi, vendredi."
• Dans le calendrier de réservation, les jours restreints sont désactivés. Une info-bulle explique la restriction, par exemple : "Vous n’avez pas la priorité pour réserver ici le vendredi, seulement les : mardi, jeudi."
• Pour les espaces en Accès prioritaire, les utilisateurs non prioritaires peuvent tout de même réserver les jours restreints selon les règles de priorité standard.