Les fonctionnalités de planification de deskbird permettent aux utilisateurs et aux managers d’organiser où le travail s’effectue chaque jour — au bureau, à distance ou ailleurs. Cet article présente les paramètres contrôlés par l’admin et les actions possibles au niveau manager. Pour un guide complet sur la façon dont les utilisateurs définissent leur propre planning, oriente-les vers la section Pour les utilisateurs de ce centre d’aide.
- Statuts utilisateur
- Préférences hebdomadaires
- Réservations automatisées
- Planifier pour un autre utilisateur
1. Statuts utilisateur
Les utilisateurs peuvent définir un statut de travail quotidien depuis l’onglet Planning : Bureau, Télétravail, Absent, Déplacement professionnel ou Vacances. Ces options peuvent être personnalisées selon l’entreprise. Lorsque l’add-on Desks est activé, choisir Bureau invite l’utilisateur à réserver un desk.
Réinitialisation du statut lors de l’annulation d’une réservation : Quand la dernière réservation de la journée d’un utilisateur est annulée et que son statut est Bureau, deskbird lui demande de mettre à jour son statut. Cela permet de garder les données de présence en temps réel à jour. Cette demande n’apparaît que pour les annulations faites par l’utilisateur lui-même — les annulations initiées par l’admin et les annulations automatiques suite à un enregistrement manqué ne la déclenchent pas.
2. Préférences hebdomadaires
Les utilisateurs peuvent définir un planning récurrent (lun–ven) via Profil > Tes préférences, pour que leur statut soit automatiquement appliqué chaque semaine sans saisie manuelle. Le système planifie jusqu’à 2 mois à l’avance et avance automatiquement chaque mois.
💡 Disponible à partir de l’offre Desks Business, ou avec les offres Workforce Business & Enterprise. Remarque : les statuts des préférences hebdomadaires ne sont pas synchronisés avec les calendriers Microsoft ou Google liés.
3. Réservations automatisées
Réservations automatisées va plus loin que les préférences hebdomadaires en créant automatiquement les réservations de desk et de parking — et pas seulement en définissant le statut. Lorsqu’elle est activée, le système réserve les ressources selon un ordre de priorité : d’abord les espaces attribués, puis les favoris, ensuite les ressources/zones/étages utilisés précédemment, et enfin une attribution aléatoire.
Tu actives cette fonctionnalité par bureau dans Admin > Desks, parking & autres : Paramètres de réservation > Réservations automatisées. Tu choisis si les utilisateurs peuvent activer l’automatisation pour les desks, le parking, ou les deux. Une fois activée, les utilisateurs peuvent activer ou désactiver l’automatisation depuis Paramètres du profil > Préférences hybrides.
💡 Désactiver la réservation automatisée n’affectera pas les réservations déjà effectuées. Les réservations futures sont générées au fur et à mesure que chaque bureau est traité — comme les bureaux sont répartis tout au long de la journée, les réservations apparaissent progressivement et non toutes en même temps.
4. Planifier pour un autre utilisateur
Les admins et managers peuvent planifier la semaine de travail d’autres utilisateurs — individuellement ou par groupe entier. C’est utile pour coordonner la présence de l’équipe et aligner la présence avec les besoins de l’entreprise.
- Va dans Planning et sélectionne l’onglet Collègues.
- Dans le menu déroulant, sélectionne Tous, Suivis ou un groupe spécifique.
- Sélectionne un utilisateur pour ouvrir son planning, puis définis les statuts (Bureau, Télétravail, Déplacement pro, etc.) pour chaque jour.
- Ajoute éventuellement une note pour le contexte, puis clique sur Enregistrer. Si les notifications sont activées, l’utilisateur recevra un email concernant la modification.
💡 Tu peux aussi modifier le planning d’un utilisateur jusqu’à une semaine en arrière depuis l’onglet Collègues.