Les paramètres Workforce te permettent de configurer le fonctionnement du planning dans ton organisation sur deskbird. Depuis une seule page, tu peux activer le planning demi-journée, personnaliser les statuts de planning visibles par tes utilisateurs — y compris leur couleur, leur icône, et s'ils peuvent être sélectionnés pour une demi-journée — et contrôler jusqu'à quand les différents rôles peuvent consulter et modifier les plannings passés, pour que ton organisation du planning colle vraiment à la façon dont tes équipes travaillent.
- Accéder aux paramètres Workforce
- Planning demi-journée
- Accès au planning passé
- Statuts de planning
- FAQs
1. Accéder aux paramètres Workforce
Les paramètres Workforce sont gérés par les administrateurs globaux dans le Tableau de bord admin.
Pour ouvrir la page, va dans Admin > Workforce > Paramètres Workforce.
Depuis cette page, tu peux configurer trois zones :
- Planning demi-journée — activer ou désactiver le planning demi-journée pour tous les utilisateurs.
- Accès au planning passé — contrôler jusqu'à quand les utilisateurs et admins peuvent consulter et modifier les plannings passés.
- Statuts de planning — gérer les statuts que les utilisateurs peuvent choisir pour planifier leur semaine de travail, y compris la couleur et l’icône affichées pour chaque statut et s’il peut être sélectionné pour une demi-journée.
Chaque section a ses propres boutons Enregistrer et Réinitialiser. Les modifications ne sont prises en compte que lorsque tu cliques sur Enregistrer.
2. Planning demi-journée
Le planning demi-journée permet aux utilisateurs de planifier deux statuts différents pour une même journée — par exemple, Bureau le matin et Télétravail l’après-midi. C’est pratique pour les équipes avec des organisations hybrides flexibles, des horaires fractionnés ou des demi-journées de congé.
Activer le planning demi-journée
- Va dans Admin > Workforce > Paramètres Workforce.
- Sous Planning demi-journée, active Activer le planning demi-journée pour tous les utilisateurs dans deskbird.
- Clique sur Enregistrer.
Une fois activé, les utilisateurs peuvent planifier deux statuts différents pour une même journée. Lors de la configuration des politiques, tu peux définir comment les demi-journées sont calculées pour garantir un suivi et une conformité précis.
Si certains statuts doivent être utilisés uniquement pour des journées complètes — par exemple, Télétravail — tu peux les restreindre individuellement avec le paramètre Demi-journée activée. Voir Autoriser les demi-journées par statut.
Définir l’heure de coupure
L’heure de coupure détermine comment une journée de travail est divisée en deux et impacte les périodes de réservation et le suivi de la présence.
Pour la configurer, va dans Admin > Workspace > Paramètres du bureau et définis l’heure de coupure (par exemple, 13:00) pour le bureau concerné.
💡 Astuce : La synchronisation HRIS pour le planning demi-journée est prise en charge pour Personio et HiBob. D’autres fournisseurs seront ajoutés prochainement.
3. Accès au planning passé
La section Accès au planning passé contrôle jusqu’à quand les différents rôles utilisateurs peuvent consulter et modifier les plannings passés. Cela te permet d’aligner l’accès au planning avec les exigences de conformité, RH et reporting de ton entreprise.
Tu peux configurer deux groupes de rôles distincts, chacun avec sa propre période de consultation et de modification.
Utilisateurs classiques, responsables de groupe et managers de proximité
Contrôle l’accès aux plannings des collègues (consultation), à son propre planning (consultation et modification) et aux plannings des collègues gérés (consultation et modification).
- Accès en consultation — nombre de semaines dans le passé pendant lesquelles ces utilisateurs peuvent consulter les plannings.
- Accès en modification — nombre de semaines dans le passé pendant lesquelles ces utilisateurs peuvent modifier les plannings.
Administrateurs globaux, administrateurs de bureau, managers et rôles personnalisés correspondants
Contrôle l’accès à tous les plannings des collègues (consultation et modification). Cela s’applique aussi à tous les rôles personnalisés ayant les permissions Voir le planning de tous les utilisateurs et Gérer le planning de tous les utilisateurs activées.
- Accès en consultation — nombre de semaines dans le passé pendant lesquelles ces rôles peuvent consulter les plannings.
- Accès en modification — nombre de semaines dans le passé pendant lesquelles ces rôles peuvent modifier les plannings.
Règles de configuration
- Les périodes de consultation et de modification peuvent être définies de 0 à 52 semaines.
- Mettre une valeur à 0 désactive totalement l’accès au passé pour ce groupe de rôles.
- La période de modification ne peut pas dépasser la période de consultation — il faut pouvoir consulter un planning avant de pouvoir le modifier.
- La valeur par défaut est 1 semaine pour la consultation et la modification. Les entreprises qui ne changent rien gardent cette valeur par défaut.
Une fois tes modifications faites, clique sur Enregistrer pour les appliquer. Clique sur Réinitialiser pour annuler les modifications non enregistrées.
⚠️ Important : Qui peut agir sur le planning de qui dépend toujours du rôle de l’utilisateur (administrateur global, administrateur de bureau, manager, responsable de groupe, manager de proximité) ou des permissions du rôle personnalisé. Les paramètres d’accès au planning passé ne définissent que la période d’accès — pas quels plannings chaque rôle peut atteindre.
4. Statuts de planning
Les statuts de planning définissent les options que les utilisateurs peuvent choisir pour planifier leur semaine de travail — par exemple, Bureau, Télétravail, Absent ou Déplacement professionnel. Tu peux personnaliser ces statuts pour refléter l’organisation de ton entreprise, et donner à chacun sa propre couleur et icône pour qu’il soit facilement reconnaissable dans le produit.
Propriétés d’un statut
Chaque statut de planning possède les propriétés suivantes :
- Type de statut — sélectionne un type prédéfini (Bureau, Télétravail, Absent, Déplacement professionnel) ou choisis Personnalisé pour créer le tien.
- Nom d’affichage personnalisé — tu peux définir un nom personnalisé qui s’affichera à la place du libellé par défaut. Remarque : les statuts prédéfinis sont traduits automatiquement, mais si tu ajoutes un nom personnalisé, ces traductions automatiques ne s’appliquent plus. Pour les statuts personnalisés, un nom d’affichage est obligatoire.
- Couleur — choisis une couleur pour distinguer visuellement chaque statut dans les plannings et dans Analytics.
- Icône — choisis une icône parmi les suggestions pour que le statut soit reconnaissable d’un coup d’œil.
- Demi-journée activée — définis si les utilisateurs peuvent sélectionner ce statut pour une demi-journée. Si c’est désactivé, ils ne peuvent le choisir que pour une journée complète.
- Actif / Inactif — choisis si le statut est disponible pour les utilisateurs. Les statuts inactifs sont masqués dans la vue de planning.
Définir la couleur et l’icône d’un statut
Les statuts de planning utilisent un nouveau look avec des couleurs cohérentes sur deskbird. En tant qu’admin, tu décides de l’apparence de chaque statut :
- Va dans Admin > Workforce > Paramètres Workforce et ouvre la section Statuts de planning.
- Sélectionne le statut que tu veux personnaliser.
- Attribue une couleur et une icône parmi les suggestions.
- Clique sur Enregistrer.
Le style que tu définis s’applique partout où le statut apparaît, sur le web comme sur mobile :
- Fil d’actualité personnel
- Préférences hebdomadaires
- Planning des collègues
- Planning de ton équipe
- Fil d’actualité des collègues
💡 Astuce : Le style se synchronise automatiquement. Dès que tu enregistres, tous les utilisateurs voient la nouvelle couleur et icône — ils n’ont rien à faire.
Autoriser les demi-journées par statut
Quand le planning demi-journée est activé, tu peux décider pour chaque statut si les utilisateurs peuvent le sélectionner pour une demi-journée. C’est utile si certains statuts — par exemple, Télétravail — doivent toujours être planifiés pour une journée complète, alors que d’autres restent flexibles.
- Va dans Admin > Workforce > Paramètres Workforce et ouvre la section Statuts de planning.
- Dans la colonne Demi-journée activée, désactive le paramètre pour chaque statut qui doit être réservé aux journées complètes. Laisse-le activé pour les statuts utilisables en journée complète ou demi-journée.
- Clique sur Enregistrer.
Ce que voient les utilisateurs sur le web et mobile :
- Demi-journée activée — les utilisateurs peuvent sélectionner le statut pour une journée complète ou pour la première ou la seconde moitié de la journée.
- Demi-journée désactivée — les utilisateurs peuvent toujours sélectionner le statut pour une journée complète. S’ils activent Demi-journée sous Ton statut, le statut n’apparaît pas dans les menus Première moitié et Seconde moitié.
Rien ne change pour tes statuts existants tant qu’un administrateur ne modifie pas ce paramètre.
⚠️ Important : Demi-journée activée ne contrôle que la disponibilité demi-journée pour un statut individuel. Cela n’active ou ne désactive pas le planning demi-journée pour toute l’entreprise (voir Planning demi-journée), et cela ne masque ni ne désactive le statut.
Ajouter un statut de planning
Clique sur + Ajouter un statut de planning pour créer une nouvelle entrée. Le nouveau statut apparaît à la fin de la liste. Sélectionne un type de statut, ajoute éventuellement un nom d’affichage personnalisé, choisis une couleur et une icône, et assure-toi que le bouton est sur Actif. Puis clique sur Enregistrer.
Réorganiser les statuts
Les statuts de planning sont affichés aux utilisateurs dans l’ordre que tu définis ici. Utilise les poignées (⠟) à gauche de chaque ligne pour faire glisser les statuts dans l’ordre que tu préfères, puis clique sur Enregistrer.
Supprimer un statut de planning
Clique sur l’icône poubelle à droite d’une ligne pour supprimer un statut. Si des plannings utilisent actuellement ce statut, une fenêtre te demandera de choisir entre deux actions :
- Transférer les plannings existants vers un autre statut, puis supprimer l’actuel.
- Supprimer immédiatement — tous les plannings et données Analytics liés à ce statut seront définitivement supprimés.
⚠️ Important : Autre bureau est un statut par défaut qui ne peut pas être modifié ni supprimé. Il apparaît sous le statut Bureau dans l’application web.
5. FAQs
Seuls les administrateurs globaux peuvent accéder et modifier les paramètres Workforce. Les rôles personnalisés avec les permissions admin appropriées peuvent aussi accéder à cette page.
Quand le planning demi-journée est désactivé, les utilisateurs ne peuvent plus créer de nouveaux plannings demi-journée. Les plannings demi-journée existants restent dans le système mais seront affichés comme des journées complètes jusqu’à ce que les politiques soient revues.
Oui. Va dans Admin > Workforce > Paramètres Workforce, ouvre Statuts de planning, et désactive Demi-journée activée pour chaque statut qui doit être réservé aux journées complètes. Puis clique sur Enregistrer. Tous les autres statuts restent disponibles pour les journées complètes et demi-journées.
Vérifie ces deux paramètres dans Admin > Workforce > Paramètres Workforce :
- Planning demi-journée — le planning demi-journée doit être activé pour tous les utilisateurs.
- Demi-journée activée (dans Statuts de planning) — si c’est désactivé pour le statut, les utilisateurs ne peuvent le sélectionner que pour une journée complète.
Non. La période de modification ne peut pas remonter plus loin que la période de consultation. Les utilisateurs doivent pouvoir consulter un planning avant de pouvoir le modifier. Si tu mets la consultation à une valeur inférieure à la modification, deskbird ajustera automatiquement la modification pour qu’elle corresponde.
Régle l'accès en lecture et l'accès en modification sur 0 semaine pour le groupe de rôles concerné, puis clique sur Enregistrer. Avec ce paramètre, les utilisateurs de ce groupe ne peuvent ni voir ni modifier les plannings passés.
Désactiver un statut le masque de la vue de planification, donc les utilisateurs ne peuvent plus le choisir, mais les plannings existants et les Analytics qui utilisent ce statut sont conservés. Supprimer un statut l’enlève définitivement — et selon l’option choisie, migre soit les plannings existants vers un autre statut, soit les supprime avec leurs Analytics.
Les statuts prédéfinis (Bureau, Télétravail, Absent, Déplacement professionnel) sont fournis avec des traductions intégrées pour toutes les langues prises en charge. Quand tu ajoutes un nom d’affichage personnalisé, deskbird le considère comme le libellé préféré de ton organisation et l’affiche à tous les utilisateurs dans toutes les langues, sans le traduire.
Non. Les couleurs et icônes sont définies une fois pour toutes par un administrateur dans Admin > Workforce > Paramètres Workforce et s’appliquent à toute l’organisation. Les utilisateurs voient le style mais ne peuvent pas le modifier.
Non. Le style se synchronise automatiquement dès que tu cliques sur Enregistrer, et les utilisateurs voient la couleur et l’icône mises à jour la prochaine fois qu’ils ouvrent deskbird sur le web ou sur mobile.
Partout où un statut de planification est affiché : le fil personnel, les préférences hebdomadaires, le planning des collègues, le planning de ton équipe et le fil des collègues — sur le web comme sur mobile.