Les paramètres Workforce te permettent de configurer le fonctionnement du planning dans ton organisation sur deskbird. Depuis une seule page, tu peux activer le planning demi-journée, personnaliser les statuts de planning visibles par tes utilisateurs, et contrôler jusqu’à quand les différents rôles peuvent consulter et modifier les plannings passés — pour que ton organisation du planning colle vraiment à la façon dont tes équipes travaillent.
- Accéder aux paramètres Workforce
- Planning demi-journée
- Accès au planning passé
- Statuts de planning
- FAQs
1. Accéder aux paramètres Workforce
Les paramètres Workforce sont gérés par les administrateurs globaux dans le Tableau de bord admin.
Pour ouvrir la page, va dans Admin > Workforce > Paramètres Workforce.
Depuis cette page, tu peux configurer trois sections :
- Planning demi-journée — activer ou désactiver le planning demi-journée pour tous les utilisateurs.
- Accès au planning passé — contrôler jusqu’à quand les utilisateurs et admins peuvent consulter et modifier les plannings passés.
- Statuts de planning — gérer les statuts que les utilisateurs peuvent choisir pour planifier leur semaine de travail.
Chaque section a ses propres boutons Enregistrer et Réinitialiser. Les modifications ne sont prises en compte qu’après avoir cliqué sur Enregistrer.
2. Planning demi-journée
Le planning demi-journée permet aux utilisateurs de planifier deux statuts différents pour une même journée — par exemple, Bureau le matin et Télétravail l’après-midi. C’est pratique pour les équipes en mode hybride flexible, les horaires fractionnés ou les demi-journées de congé.
Activer le planning demi-journée
- Va dans Admin > Workforce > Paramètres Workforce.
- Sous Planning demi-journée, active Activer le planning demi-journée pour tous les utilisateurs dans deskbird.
- Clique sur Enregistrer.
Une fois activé, les utilisateurs peuvent planifier deux statuts différents pour une même journée. Lors de la configuration des politiques, tu peux définir comment les demi-journées sont calculées pour garantir un suivi et une conformité précis.
Définir l’heure de coupure
L’heure de coupure détermine comment une journée de travail est divisée en deux et impacte les périodes de réservation et le suivi de la présence.
Pour la configurer, va dans Admin > Workspace > Paramètres du bureau et définis l’heure de coupure (par exemple, 13:00) pour le bureau concerné.
💡 Astuce : La synchronisation HRIS pour le planning demi-journée est prise en charge pour Personio et HiBob. D’autres fournisseurs seront ajoutés prochainement.
3. Accès au planning passé
La section Accès au planning passé contrôle jusqu’à quand les différents rôles utilisateurs peuvent consulter et modifier les plannings passés. Cela te permet d’aligner l’accès au planning avec les exigences de conformité, RH et reporting de ton entreprise.
Tu peux configurer deux groupes de rôles distincts, chacun avec sa propre période de consultation et de modification.
Utilisateurs classiques, managers de groupe et managers de proximité
Contrôle l’accès aux plannings des collègues (consultation), à ses propres plannings (consultation et modification) et aux plannings des collègues gérés (consultation et modification).
- Accès en consultation — nombre de semaines dans le passé pendant lesquelles ces utilisateurs peuvent consulter les plannings.
- Accès en modification — nombre de semaines dans le passé pendant lesquelles ces utilisateurs peuvent modifier les plannings.
Administrateurs globaux, administrateurs de bureau, managers et rôles personnalisés correspondants
Contrôle l’accès à tous les plannings des collègues (consultation et modification). Cela s’applique aussi à tous les rôles personnalisés ayant les permissions Voir le planning de tous les utilisateurs et Gérer le planning de tous les utilisateurs activées.
- Accès en consultation — nombre de semaines dans le passé pendant lesquelles ces rôles peuvent consulter les plannings.
- Accès en modification — nombre de semaines dans le passé pendant lesquelles ces rôles peuvent modifier les plannings.
Règles de configuration
- Les périodes de consultation et de modification peuvent être définies de 0 à 52 semaines.
- Mettre une valeur à 0 désactive totalement l’accès au passé pour ce groupe de rôles.
- La période de modification ne peut pas dépasser la période de consultation — il faut pouvoir consulter un planning avant de pouvoir le modifier.
- La valeur par défaut est 1 semaine pour la consultation et la modification. Les entreprises qui ne changent rien gardent cette valeur par défaut.
Une fois tes modifications faites, clique sur Enregistrer pour les appliquer. Clique sur Réinitialiser pour annuler les changements non enregistrés.
⚠️ Important : Qui peut agir sur le planning de qui dépend toujours du rôle de l’utilisateur (administrateur global, administrateur de bureau, manager, manager de groupe, manager de proximité) ou des permissions du rôle personnalisé. Les paramètres d’accès au planning passé ne définissent que la période d’accès — pas quels plannings chaque rôle peut atteindre.
4. Statuts de planning
Les statuts de planning définissent les options que les utilisateurs peuvent choisir pour planifier leur semaine de travail — par exemple, Bureau, Télétravail, Absent ou Déplacement professionnel. Tu peux personnaliser ces statuts pour qu’ils reflètent la réalité de ton organisation.
Propriétés d’un statut
Chaque statut de planning possède les propriétés suivantes :
- Type de statut — choisis un type prédéfini (Bureau, Télétravail, Absent, Déplacement professionnel) ou sélectionne Personnalisé pour créer le tien.
- Nom d’affichage personnalisé — tu peux définir un nom personnalisé qui s’affichera à la place du libellé par défaut. Remarque : les statuts prédéfinis sont traduits automatiquement, mais si tu ajoutes un nom personnalisé, la traduction automatique est désactivée. Pour les statuts personnalisés, un nom d’affichage est obligatoire.
- Couleur — choisis une couleur pour distinguer visuellement chaque statut dans les plannings et dans Analytics.
- Actif / Inactif — active ou désactive la disponibilité du statut pour les utilisateurs. Les statuts inactifs sont masqués dans la vue de planning.
Ajouter un statut de planning
Clique sur + Ajouter un statut de planning pour créer une nouvelle entrée. Le nouveau statut apparaît à la fin de la liste. Sélectionne un type de statut, ajoute éventuellement un nom d’affichage personnalisé, choisis une couleur, et assure-toi que le statut est bien Actif. Puis clique sur Enregistrer.
Réorganiser les statuts
Les statuts de planning sont affichés aux utilisateurs dans l’ordre défini ici. Utilise les poignées (⠟) à gauche de chaque ligne pour faire glisser les statuts dans l’ordre que tu préfères, puis clique sur Enregistrer.
Supprimer un statut de planning
Clique sur l’icône poubelle à droite d’une ligne pour supprimer un statut. Si des plannings utilisent actuellement ce statut, une fenêtre te demandera de choisir entre deux actions :
- Transférer les plannings existants vers un autre statut, puis supprimer celui-ci.
- Supprimer immédiatement — tous les plannings et Analytics liés à ce statut seront définitivement supprimés.
⚠️ Important : Autre bureau est un statut par défaut qui ne peut pas être modifié ou supprimé. Il apparaît sous le statut Bureau dans l’application web.
5. FAQs
Seuls les administrateurs globaux peuvent accéder et modifier les paramètres Workforce. Les rôles personnalisés avec les permissions admin correspondantes peuvent aussi accéder à cette page.
Quand le planning demi-journée est désactivé, les utilisateurs ne peuvent plus créer de nouveaux plannings demi-journée. Les plannings demi-journée existants restent dans le système mais seront affichés comme des journées complètes jusqu’à ce que les politiques soient revues.
Non. La période de modification ne peut pas remonter plus loin que la période de consultation. Il faut pouvoir consulter un planning avant de pouvoir le modifier. Si tu mets une période de consultation plus courte que la période de modification, deskbird ajustera automatiquement la période de modification pour qu’elle corresponde.
Définis Accès en consultation et Accès en modification à 0 semaine pour le groupe de rôles concerné, puis clique sur Enregistrer. Avec ce réglage, les utilisateurs de ce groupe ne peuvent ni consulter ni modifier les plannings passés.
Désactiver un statut le masque dans la vue de planning, donc les utilisateurs ne peuvent plus le choisir, mais les plannings et Analytics existants qui utilisent ce statut sont conservés. Supprimer un statut l’efface définitivement — et selon l’option choisie, soit les plannings existants sont transférés vers un autre statut, soit ils sont supprimés avec leurs Analytics.
Les statuts prédéfinis (Bureau, Télétravail, Absent, Déplacement professionnel) sont traduits automatiquement dans toutes les langues prises en charge. Quand tu ajoutes un nom d’affichage personnalisé, deskbird le considère comme le libellé préféré de ton organisation et l’affiche à tous les utilisateurs dans toutes les langues, sans traduction.