Les paramètres Workforce permettent aux administrateurs de configurer le fonctionnement du planning dans votre organisation sur deskbird. Depuis une seule page, vous pouvez activer le planning demi-journée, personnaliser les statuts de planning visibles par vos utilisateurs, et contrôler la période sur laquelle chaque rôle peut consulter et modifier les plannings passés — pour que votre configuration corresponde réellement à la façon dont vos équipes travaillent.
- Accéder aux paramètres Workforce
- Planning demi-journée
- Accès au planning passé
- Statuts de planning
- FAQs
1. Accéder aux paramètres Workforce
Les paramètres Workforce sont gérés par les administrateurs globaux dans le Tableau de bord admin.
Pour ouvrir la page, allez dans Admin > Workforce > Paramètres Workforce.
Depuis cette page, vous pouvez configurer trois domaines :
- Planning demi-journée — activer ou désactiver le planning demi-journée pour tous les utilisateurs.
- Accès au planning passé — contrôler la période sur laquelle les utilisateurs et les administrateurs peuvent consulter et modifier les plannings passés.
- Statuts de planning — gérer les statuts que les utilisateurs peuvent choisir lors de la planification de leur semaine de travail.
Chaque section dispose de ses propres boutons Enregistrer et Réinitialiser. Les modifications ne sont prises en compte qu'après avoir cliqué sur Enregistrer.
2. Planning demi-journée
Le planning demi-journée permet aux utilisateurs de planifier deux statuts différents pour une même journée — par exemple, Bureau le matin et Télétravail l'après-midi. C'est utile pour les équipes avec des organisations hybrides flexibles, des horaires fractionnés ou des demi-journées d'absence.
Activer le planning demi-journée
- Allez dans Admin > Workforce > Paramètres Workforce.
- Sous Planning demi-journée, activez Activer le planning demi-journée pour tous les utilisateurs dans deskbird.
- Cliquez sur Enregistrer.
Une fois activé, les utilisateurs deskbird peuvent planifier deux statuts différents pour une même journée. Lors de la configuration des politiques, vous pouvez définir comment les plannings demi-journée sont calculés pour garantir un suivi et une conformité précis.
Définir l'heure de coupure
L'heure de coupure détermine comment une journée de travail est divisée en deux et impacte les périodes de réservation et le suivi de la présence.
Pour la configurer, allez dans Admin > Workspace > Paramètres du bureau et définissez l'heure de coupure (par exemple, 13:00) pour le bureau concerné.
💡 Astuce : La synchronisation HRIS pour le planning demi-journée est prise en charge pour Personio et HiBob. D'autres fournisseurs seront ajoutés prochainement.
3. Accès au planning passé
La section Accès au planning passé contrôle la période sur laquelle chaque groupe de rôles peut consulter et modifier les plannings passés. Cela vous permet d'aligner l'accès au planning avec les exigences de conformité, RH et de reporting de votre entreprise.
Vous pouvez configurer deux groupes de rôles distincts, chacun avec sa propre période de consultation et de modification.
Utilisateurs réguliers, responsables de groupe et responsables hiérarchiques
Contrôle l'accès aux plannings des collègues (consultation), à ses propres plannings (consultation et modification) et aux plannings des collègues gérés (consultation et modification).
- Accès en consultation — nombre de semaines dans le passé pendant lesquelles ces utilisateurs peuvent consulter les plannings.
- Accès en modification — nombre de semaines dans le passé pendant lesquelles ces utilisateurs peuvent modifier les plannings.
Administrateurs globaux, administrateurs de bureau, managers et rôles personnalisés correspondants
Contrôle l'accès à tous les plannings des collègues (consultation et modification). Cela s'applique également à tous les rôles personnalisés ayant les permissions Voir le planning de tous les utilisateurs et Gérer le planning de tous les utilisateurs activées.
- Accès en consultation — nombre de semaines dans le passé pendant lesquelles ces rôles peuvent consulter les plannings.
- Accès en modification — nombre de semaines dans le passé pendant lesquelles ces rôles peuvent modifier les plannings.
Règles de configuration
- Les périodes de consultation et de modification peuvent être définies de 0 à 52 semaines.
- Définir une valeur à 0 désactive totalement l'accès au passé pour ce groupe de rôles.
- La période de modification ne peut pas dépasser la période de consultation — les utilisateurs doivent pouvoir consulter un planning avant de pouvoir le modifier.
- La valeur par défaut est 1 semaine pour la consultation et la modification. Les entreprises qui ne modifient rien conservent cette valeur par défaut.
Une fois vos modifications effectuées, cliquez sur Enregistrer pour les appliquer. Cliquez sur Réinitialiser pour annuler les modifications non enregistrées.
⚠️ Important : Qui peut agir sur le planning de qui dépend toujours du rôle de l'utilisateur (administrateur global, administrateur de bureau, manager, responsable de groupe, responsable hiérarchique) ou des permissions du rôle personnalisé. Les paramètres d'accès au planning passé ne définissent que la période d'accès — pas quels plannings chaque rôle peut atteindre.
4. Statuts de planning
Les statuts de planning définissent les options que les utilisateurs peuvent choisir lors de la planification de leur semaine de travail — par exemple, Bureau, Télétravail, Absent ou Déplacement professionnel. Vous pouvez personnaliser ces statuts pour refléter l'organisation de votre entreprise.
Propriétés d'un statut
Chaque statut de planning possède les propriétés suivantes :
- Type de statut — sélectionnez un type prédéfini (Bureau, Télétravail, Absent, Déplacement professionnel) ou choisissez Personnalisé pour créer le vôtre.
- Nom d'affichage personnalisé — définissez éventuellement un nom personnalisé qui sera affiché aux utilisateurs à la place du libellé par défaut. Remarque : les statuts prédéfinis sont traduits automatiquement, mais l'ajout d'un nom personnalisé désactive ces traductions automatiques. Pour les statuts personnalisés, un nom d'affichage est obligatoire.
- Couleur — choisissez une couleur pour distinguer visuellement chaque statut dans les plannings et dans Analytics.
- Actif / Inactif — activez ou désactivez la disponibilité du statut pour les utilisateurs. Les statuts inactifs sont masqués dans la vue de planning.
Ajouter un statut de planning
Cliquez sur + Ajouter un statut de planning pour créer une nouvelle entrée. Le nouveau statut apparaît à la fin de la liste. Sélectionnez un type de statut, ajoutez éventuellement un nom d'affichage personnalisé, choisissez une couleur et assurez-vous que le statut est bien Actif. Puis cliquez sur Enregistrer.
Réorganiser les statuts
Les statuts de planning sont affichés aux utilisateurs dans l'ordre défini ici. Utilisez les poignées (⠿) à gauche de chaque ligne pour faire glisser et déposer les statuts dans l'ordre souhaité, puis cliquez sur Enregistrer.
Supprimer un statut de planning
Cliquez sur l'icône de corbeille à droite d'une ligne pour supprimer un statut. Si des plannings utilisent actuellement ce statut, une fenêtre vous demandera de choisir entre deux actions :
- Transférer les plannings existants vers un autre statut, puis supprimer le statut actuel.
- Supprimer immédiatement — tous les plannings et données Analytics liés à ce statut seront définitivement supprimés.
⚠️ Important : Autre bureau est un statut par défaut qui ne peut pas être modifié ou supprimé. Il apparaît sous le statut Bureau dans l'application web.
5. FAQs
Seuls les administrateurs globaux peuvent accéder et modifier les paramètres Workforce. Les rôles personnalisés disposant des droits d'administration nécessaires peuvent également accéder à cette page.
Lorsque le planning demi-journée est désactivé, les utilisateurs ne peuvent plus créer de nouveaux plannings demi-journée. Les plannings demi-journée existants restent dans le système mais seront affichés comme des journées complètes jusqu'à ce que les politiques soient revues.
Non. La période de modification ne peut pas remonter plus loin que la période de consultation. Les utilisateurs doivent pouvoir consulter un planning avant de pouvoir le modifier. Si vous définissez l'accès en consultation à une valeur inférieure à l'accès en modification, deskbird ajustera automatiquement l'accès en modification pour qu'il corresponde.
Définissez à 0 semaine à la fois l'accès en consultation et l'accès en modification pour le groupe de rôles concerné, puis cliquez sur Enregistrer. Avec ce réglage, les utilisateurs de ce groupe ne pourront ni consulter ni modifier les plannings passés.
Désactiver un statut le masque de la vue de planning, les utilisateurs ne peuvent donc plus le sélectionner, mais les plannings et données Analytics existants utilisant ce statut sont conservés. Supprimer un statut l'efface définitivement — et selon l'option choisie, transfère les plannings existants vers un autre statut ou les supprime avec leurs données Analytics.
Les statuts prédéfinis (Bureau, Télétravail, Absent, Déplacement professionnel) sont déjà traduits dans toutes les langues prises en charge. Lorsque vous ajoutez un nom d’affichage personnalisé, deskbird le considère comme le libellé préféré de votre organisation et l’affiche à tous les utilisateurs, dans toutes les langues, sans le traduire.