In dieser Anleitung erfährst du Schritt für Schritt, wie du deskbird für die Schreibtischbuchung einrichtest – und zwar in der Reihenfolge, in der die Schritte aufeinander aufbauen: zuerst Büros, dann Stockwerke und Plätze, danach die Grundrisse, User und Gruppen, Zugriffsregeln und Meetingräume. Jeder Schritt erklärt, was du einrichten solltest und warum, und verlinkt zum Artikel mit den ausführlichen Anleitungen. Am Ende können dein Team Schreibtische und Meetingräume in euren Büros finden und buchen.
- Bevor du startest
- Lege deine Büros an
- Füge Stockwerke und Plätze hinzu
- Lade deine Grundrisse hoch
- Füge User hinzu und erstelle Gruppen
- Beschränke den Zugriff auf Büros und Bereiche
- Richte Meetingräume ein
- Veröffentliche dein Setup und starte durch
- FAQs
1. Bevor du startest
Die Schritte in dieser Anleitung sind in allen Schreibtische-Plänen verfügbar (Schreibtische Free, Schreibtische Business, Schreibtische Professional und Schreibtische Enterprise). Wenn ein verlinkter Artikel eine Option beschreibt, die einen höheren Plan benötigt, ist das dort gekennzeichnet. Einen Überblick findest du unter Feature Availability.
- Rolle: Du brauchst die Rolle Global Admin, um alle Schritte durchzuführen. Office Admins können das Setup der Büros ändern, die sie verwalten. Siehe Systemrollen und Berechtigungen.
- Bürodetails: Name und Adresse jedes Büros sowie die Öffnungszeiten.
- Grundrissbilder: Ein Bild pro Stockwerk, idealerweise als .svg (.pdf, .jpg, .jpeg und .png funktionieren auch, bis zu 15 MB).
- Teamstruktur: Die Abteilungen oder Teams, die du als Gruppen anlegen möchtest, zum Beispiel um einen Bereich für ein Team zu reservieren.
- Meetingräume: Ob deine Räume mit Google Workspace oder Microsoft 365 Kalendern synchronisiert werden sollen oder nur in deskbird existieren.
💡 Tipp: Speichere neue Büros als Entwurf, während du sie einrichtest. Entwürfe von Büros, Stockwerken und Bereichen bleiben für User unsichtbar, bis du sie veröffentlichst. So kannst du das komplette Setup vorbereiten und alles auf einmal live schalten (siehe Veröffentliche dein Setup und starte durch).
2. Lege deine Büros an
Büros sind der Ausgangspunkt: Stockwerke, Plätze, Zugriffsregeln und Buchungen gehören immer zu einem Büro. Lege deshalb zuerst alle Büros an, bevor du weitermachst.
- Gehe zu Admin > Bürogebäude > Büroeinstellungen und klicke auf Büro hinzufügen.
- Gib den Namen und die Adresse des Büros ein und speichere das Büro als Entwurf.
- Wähle das Büro in den Büroeinstellungen aus und lege die Öffnungszeiten fest. Die Öffnungszeiten bestimmen, was eine Ganztagsbuchung abdeckt und begrenzen, wann Schreibtische gebucht werden können.
Wiederhole diese Schritte für jedes Büro. Ausführliche Anleitung: Büroeinstellungen: Büro erstellen und verwalten.
3. Füge Stockwerke und Plätze hinzu
Stockwerke und Bereiche beschreiben den Aufbau jedes Büros. User buchen die Schreibtische, Parkplätze und andere Ressourcen innerhalb dieser Bereiche.
- Gehe zu Admin > Bürogebäude > Stockwerke & Räume und füge die Stockwerke des Büros hinzu.
- Füge jedem Stockwerk Bereiche hinzu und wähle den Bereichstyp, zum Beispiel Schreibtische, Meetingraum oder Parkplatzbereich. Gib jedem Bereich einen Namen und eine Kapazität.
- Lege die Schreibtische, Parkplätze und andere Ressourcen in jedem Bereich an.
Ausführliche Anleitung: Stockwerke und Räume und Schreibtische, Parkplätze und andere Ressourcen. Wenn dein Büro Parkplätze hat, siehe Parkplätze einrichten.
4. Lade deine Grundrisse hoch
Ein Grundriss zeigt den Usern, wo sich jeder Schreibtisch und Raum befindet, damit sie einen Platz in der Nähe ihres Teams wählen und ihn am Tag selbst finden können. Lade pro Stockwerk einen Grundriss hoch und platziere die Bereiche und Ressourcen, die du im vorherigen Schritt angelegt hast.
- Öffne im Bereich Admin > Bürogebäude > Stockwerke & Räume das Stockwerk und füge einen Grundriss hinzu.
- Lade das Grundrissbild hoch.
- Zeichne jeden Bereich in den Plan ein, platziere die Schreibtische und andere Ressourcen und speichere regelmäßig.
- Veröffentliche den Grundriss.
Ausführliche Anleitung: Grundrisse, inklusive Bereiche und Ressourcen platzieren und veröffentlichen.
5. Füge User hinzu und erstelle Gruppen
Mit Gruppen kannst du den Zugriff und die Planung für ganze Teams statt für einzelne User steuern. Füge zuerst deine User hinzu und ordne sie dann Gruppen zu.
User hinzufügen
- Lade Personen im Bereich Admin > User Management: Users mit User einladen ein oder lade sie per CSV-Datei hoch.
- Standardmäßig können sich Personen mit deiner E-Mail-Domain des Unternehmens auch selbst registrieren und werden automatisch deinem Account hinzugefügt.
- Um User und Gruppen mit deinem Identity Provider oder HR-System zu synchronisieren, findest du die Optionen unter User- und Gruppenmanagement. Mit UDM Plus richtest du SSO, SCIM und dein HRIS Schritt für Schritt unter User & Data Management (UDM) Plus: Einrichtung ein.
Gruppen erstellen
- Gehe zu Admin > User Management: Groups, lege für jedes Team oder jede Abteilung eine Gruppe an, füge die Mitglieder hinzu und – falls nötig – einen Gruppenmanager, der für die Gruppe planen und buchen kann.
- Untergruppen erben keinen Zugriff von ihrer übergeordneten Gruppe. Wenn du im nächsten Schritt den Zugriff nach Gruppen beschränkst, füge jede Gruppe einzeln hinzu.
Ausführliche Anleitung: User und Gruppen.
6. Beschränke den Zugriff auf Büros und Bereiche
Standardmäßig kann jeder alles buchen. Nutze Zugriffsregeln, wenn nur bestimmte Teams ein Büro oder einen Bereich nutzen sollen, zum Beispiel eine Teamzone oder ein beschränktes Stockwerk. Du kannst den Zugriff auf zwei Ebenen beschränken:
- Büro: In Admin > Bürogebäude > Büroeinstellungen wählst du Geteilt (alle können dieses Büro buchen) oder Beschränkt (nur ausgewählte Gruppen). Siehe Büroeinstellungen: Zugriff verwalten.
- Bereich: In Admin > Bürogebäude > Stockwerke & Räume bearbeitest du den Bereich und wählst Offener Zugriff (alle User mit Zugriff auf das Büro) oder Beschränkter Zugriff (nur ausgewählte User oder Gruppen). Du kannst einen beschränkten Bereich auch für User ohne Zugriff ausblenden. Siehe Stockwerke und Räume: Zugriff verwalten.
⚠️ Wichtig: Bevor du ein Büro beschränkst, füge jeden User, der dort einen zugewiesenen Schreibtisch oder Parkplatz hat, zu einer der erlaubten Gruppen hinzu. Andernfalls werden die Zuweisungen entfernt, weil sie keinen Zugriff mehr haben.
7. Richte Meetingräume ein
Meetingräume können in deskbird auf zwei Arten gebucht werden. Entscheide dich pro Raum, bevor du ihn anlegst:
- Mit deinem Kalender synchronisiert: Buchungen werden mit den Raum-Kalendern in Google Workspace oder Microsoft 365 synchronisiert. Ein Raum, der in Outlook oder Google Kalender gebucht ist, ist auch in deskbird und umgekehrt blockiert. Die Einrichtung erfolgt unter Admin > Unternehmen: Integrationen. Siehe Kalendersynchronisierung mit Google oder Microsoft für Planen-Status und Meetingräume.
- Nur in deskbird angelegt: Lege den Raum als Meetingraum auf dem Stockwerk in Admin > Bürogebäude > Stockwerke & Räume an und lege Kapazität und Zugriff fest.
⚠️ Wichtig: Ein Meetingraum, der in deskbird angelegt wurde, kann später nicht in einen synchronisierten Raum umgewandelt werden. Um ihn nachträglich zu synchronisieren, musst du den Raum neu als synchronisierten Raum anlegen.
Um Usern die Raumsuche zu erleichtern, füge Ausstattung wie Bildschirm oder Whiteboard unter Admin > Meetingräume: Allgemeine Einstellungen hinzu. Ausführliche Anleitung, inklusive Check-in, Genehmigungen und Catering, findest du unter Meetingräume. Für beschränkte Räume, Catering und Services sowie Raumkioske siehe Rooms Plus: Einrichtung.
8. Veröffentliche dein Setup und starte durch
Wenn das Setup fertig ist, mach es für deine User sichtbar:
- Veröffentliche jedes Büro in Admin > Bürogebäude > Büroeinstellungen.
- Veröffentliche alle Stockwerke und Bereiche, die du als Entwurf gespeichert hast, in Admin > Bürogebäude > Stockwerke & Räume. Das Veröffentlichen eines Bereichs kann nicht rückgängig gemacht werden.
- Prüfe, dass jeder Grundriss veröffentlicht ist.
- Buche selbst einen Schreibtisch und einen Meetingraum, um zu prüfen, ob alles passt.
- Informiere dein Team, dass sie mit dem Buchen starten können, und teile ihnen die Schnellstart-Anleitung für User mit.
💡 Tipp: Global Admins, Office Admins und Manager können unabhängig von Zugriffsregeln jeden Bereich buchen. Um einen beschränkten Bereich zu testen, bitte eine Kollegin oder einen Kollegen ohne Admin-Rolle, eine Buchung zu versuchen.
Nächste Schritte
- Schreibtische: Erweiterte Einrichtung: Buchungsregeln und Check-in, Parkplätze, zugewiesene Plätze, Feiertage und Schließzeiten, Bürofunktionen, hybrides Arbeiten und Raum-Kalender-Synchronisierung. In jedem Plan verfügbar.
- Schreibtische: Professional Add-ons: temporäre Schließungen, automatischer Check-in per Geolocation, prioritärer Zugriff, Bürogebäude Ticketing und die Public API, für Schreibtische Professional und Schreibtische Enterprise.
- Add-ons: Rooms Plus: Einrichtung, Visitors Plus: Einrichtung, User & Data Management (UDM) Plus: Einrichtung und deskbird Dock: Überblick & Einrichtung.
9. FAQs
Wir empfehlen es, da jeder Schritt auf dem vorherigen aufbaut. Stockwerke und Plätze gehören zu einem Büro, Schreibtische können nur auf einem Grundriss innerhalb eines Bereichs platziert werden und Zugriffsregeln benötigen die Gruppen, denen du den Zugriff erlauben möchtest. Meetingräume können jederzeit eingerichtet werden, sobald das Büro existiert.
Nein, wenn du es als Entwurf speicherst. Entwurfsbüros sind für User verborgen, bis du sie veröffentlichst. Neue Stockwerke werden als Entwürfe hinzugefügt und auch neue Bereiche kannst du als Entwurf speichern. Veröffentliche alles, wenn das Setup abgeschlossen ist.
Nein. Solange ein Bereich veröffentlicht und nicht geschlossen ist, können User die Schreibtische darin buchen, auch wenn der Bereich nicht auf einem Grundriss platziert ist. Ein Grundriss macht es für User aber viel einfacher, den richtigen Platz zu finden – wir empfehlen daher, einen hinzuzufügen, bevor ihr live geht.
Lege jedes Gebäude als eigenes Büro an. Wenn Parkplätze gebäudeübergreifend genutzt werden sollen und Kollegen im Nachbargebäude sichtbar sein sollen, können die Büros zu einer Bürofläche gruppiert werden. Büroflächen ist aktuell in der Beta und auf Anfrage verfügbar. Siehe Büroflächen.
Wenn dein Team Räume aktuell in Outlook oder Google Kalender bucht, synchronisiere sie, damit Buchungen an beiden Orten übereinstimmen. Räume, die nur in deskbird angelegt werden, eignen sich für Büros ohne Raum-Kalender. Entscheide dich vor dem Anlegen eines Raums: Ein in deskbird erstellter Raum kann später nicht mehr in einen synchronisierten Raum umgewandelt werden. Siehe Kalendersynchronisierung mit Google oder Microsoft für Planen-Status und Meetingräume.
- Prüfe, ob das Büro in Admin > Bürogebäude > Büroeinstellungen beschränkt ist. Falls ja, kann der User es nur als Hauptbüro bekommen, wenn er Zugriff darauf hat.
- Prüfe die Gruppen des Users in Admin > User Management: Gruppen und füge den User einer Gruppe hinzu, die Zugriff auf das Büro hat.
- Wenn der Zugriff nur einer übergeordneten Gruppe gewährt wurde, füge auch die eigene Gruppe des Users hinzu: Untergruppen erben den Zugriff nicht automatisch.
Ja. Globale Admins können den Leitfaden für das Setup jederzeit über das Profilbild oder die Initialen > Leitfaden für das Setup öffnen. Dort findest du die Setup-Schritte, die zu deinem Abonnement passen, mit Links zu den passenden Einstellungen. Die Schritte werden nicht automatisch als erledigt markiert – hake sie also selbst ab, während du vorgehst.
Sobald gebucht wird, schauen sich die meisten Teams als Nächstes an, wie Buchungen im Alltag funktionieren:
- Buchungseinstellungen: wie weit im Voraus gebucht werden kann, je nach Rolle.
- Check-in- und Auto-Stornierungs-Einstellungen: Schreibtische freigeben, die gebucht, aber nicht genutzt wurden.
- Parkplätze einrichten: Parkplatzbereiche und Plätze.