Meetingräume

Meetingräume in deskbird bieten eine flexible Möglichkeit, gemeinsam genutzte Räume zu verwalten. Egal, ob du die Integration mit Google oder Microsoft einrichtest, Räume manuell anlegst oder die Einstellungen verwaltest – dieser Artikel erklärt dir alles, was du wissen musst.

1. Meetingräume einrichten
2. Check-in-Optionen für Meetingräume
3. Meetingraum-Ausstattung
4. So buchst du einen Meetingraum
5. Genehmigungen für Meetingräume
6. deskbird Outlook Add-In
7. Ein bestehendes Meeting bearbeiten
8. Catering & Services
9. Kiosk-Modus
10. Links zur Konferenz
11. Sichtbarkeit der Raumbuchung

1. Meetingräume einrichten

Mit Kalendern synchronisierte Meetingräume (Google/Microsoft):
Um Raumbuchungen zu ermöglichen und die Verfügbarkeit mit deinem Kalender zu synchronisieren, folge dieser Anleitung: Kalendersynchronisierung mit Google oder Microsoft für Planungsstatus und Meetingräume einrichten.

Nicht-synchronisierte Meetingräume:
Wenn du keine Synchronisierung mit Microsoft oder Google möchtest, kannst du Räume anlegen, die nur in deskbird existieren.

Um einen Raum manuell zu erstellen, gehe zu Admin > Stockwerke & Räume > + Platz hinzufügen > Meetingraum und wähle Meetingraum manuell erstellen.

Füge dann die Raumdetails hinzu. Du kannst den Raum auf Aktiv/Inaktiv stellen, den Zugriff festlegen (z. B. Offener Zugriff) und – falls nötig – Kiosk-Modus und Catering & Services aktivieren. Mit Meetingraum hinzufügen speicherst du alles.

2. Check-in-Optionen für Meetingräume

Je nach Standort-Konfiguration kann ein Check-in erforderlich sein, um eine Buchung zu bestätigen. Dadurch werden nicht genutzte Räume automatisch wieder freigegeben.

Mehr Infos findest du hier: Check-in- und Auto-Storno-Einstellungen.

3. Meetingraum-Ausstattung

Du kannst jedem Raum Ausstattungstags zuweisen, zum Beispiel:

• TV oder Bildschirm
• Whiteboard
• Telefon-Setup
• Konferenzkamera

User können nach Ausstattung filtern, um schneller passende Räume zu finden. Admins verwalten die Ausstattung im Bereich Ausstattung unter Admin > Meetingräume: Allgemeine Einstellungen.

💡 Die Ausstattung ist standortspezifisch und muss pro Standort eingerichtet werden.

4. So buchst du einen Meetingraum

User gehen auf den Tab Buchen > Meetingräume. Meetingräume sind optisch von anderen Plätzen unterscheidbar.

Mit Klicken und Ziehen wählst du einen Zeitraum aus (z. B. 10:30–11:30). Raumdetails wie Kapazität, Fotos und Ausstattung werden angezeigt, um die Auswahl zu erleichtern.

Im Tab Filter kannst du einstellen, wie die Verfügbarkeit angezeigt wird: Aktuelle Verfügbarkeit zeigt, welche Räume jetzt frei sind, während Verfügbar im gewählten Zeitraum Räume anzeigt, die im gewählten Zeitraum frei sind. Außerdem kannst du nach Zugriff, Kapazität und Services filtern (siehe Catering & Services).

Buchungen über mehrere Tage:
User können einen Raum für bis zu 30 Tage am Stück buchen – mit Start- und Enddatum sowie Uhrzeit oder mit Ganztägig aktiviert. deskbird prüft für jeden Tag des Zeitraums auf Konflikte. Einige Einstellungen funktionieren bei diesen Buchungen anders:

• Buchung wiederholen ist nicht verfügbar.
• Catering und Services werden einmalig für die gesamte Buchung bestellt, nicht pro Tag.
• Check-in und Auto-Storno gelten nur am ersten Tag. Wenn am ersten Tag niemand eincheckt, wird die gesamte Buchung storniert.
• In Räumen mit Genehmigungspflicht muss die Anfrage vor Buchungsbeginn genehmigt werden.
• Bei beschränktem Zugriff muss der User an jedem Tag des Zeitraums berechtigt sein, den Raum zu buchen.

⚠️ Mit Microsoft 365 synchronisierte Räume: Exchange lehnt standardmäßig Buchungen über 24 Stunden ab, daher storniert deskbird diese und der User sieht Deine Raumbuchung wurde storniert ohne Angabe eines Grundes. Eine Ganztägig-Buchung für einen Tag bleibt unter dem Limit, und die IT kann das Limit in Exchange erhöhen. Siehe Meetingräume mit Microsoft 365 synchronisieren für die Einstellung.

Die einzelnen Schritte findest du hier: Raum für mehrere Tage buchen.

Rooms Plus

5. Genehmigungen für Meetingräume

Freigabe von Buchungen, verfügbar im Rooms Plus-Paket, ermöglicht es Admins, dass eine Buchungsanfrage für einen Meetingraum erst geprüft und genehmigt werden muss, bevor sie bestätigt wird. So behalten Admins die Kontrolle darüber, wer Zugriff auf bestimmte Räume erhält, statt allen mit Zugriff sofort eine Bestätigung zu geben.

Einrichtung und Verhalten unterscheiden sich je nach Art der Raumerstellung. Alle Details findest du in den jeweiligen Artikeln:

• Freigabe von Buchungen für nicht-synchronisierte Meetingräume – Räume, die manuell in deskbird erstellt wurden.
• Freigabe von Buchungen für mit Microsoft synchronisierte Meetingräume – Räume, die über Microsoft synchronisiert werden.

💡 Mit Google synchronisierte Räume unterstützen Genehmigungen derzeit noch nicht.

6. deskbird Outlook Add-In

💡 Für das beste Buchungserlebnis von Meetingräumen nutze das deskbird Outlook Add-In. Damit können User direkt in Outlook Räume suchen und buchen – mit Echtzeit-Verfügbarkeit und nahtloser Synchronisierung über Web, Windows und Mac. Mehr Infos findest du hier: deskbird Outlook Add-In

7. Ein bestehendes Meeting bearbeiten

User können Meetings direkt im Kalender (Buchen > Meetingräume) bearbeiten oder – wenn sie Veranstalter sind – über Buchungen.

Mit dem Stiftsymbol lassen sich Details wie Meetingtitel, Datum, Uhrzeit, Teilnehmer, Link zur Konferenz, Catering & Services und Weitere Details bearbeiten. Meetings können mit dem Mülleimer-Symbol gelöscht werden.

💡 Wird ein Veranstalter gelöscht, bleibt das Meeting bestehen. Der Veranstalter wird zu DU – Gelöschter User und Admins können es im Tab Meetingräume einem neuen Besitzer zuweisen.

Drag & Drop-Funktion:

Mit der Drag & Drop-Funktion können User Meetings in der Swimlane-Ansicht (Buchen > Meetingräume) einfach verschieben, um Zeit oder Ort zu ändern. Der ursprüngliche Veranstalter wird automatisch benachrichtigt. Verfügbar in allen Rooms-Plänen und in Desks-Plänen mit Rooms Cross-Sell enthalten.

8. Catering & Services

Füge Anfragen wie Getränke, Snacks oder zusätzliche Technik zu einer Raumbuchung mit Catering & Services hinzu.

Mehr Infos: Catering & Services

9. Kiosk-Modus

Wenn im Büro Tablets oder Displays zur Anzeige der Raumverfügbarkeit genutzt werden, ermöglicht der Kiosk-Modus das Einchecken oder Buchen direkt am Gerät. Der Bildschirm aktualisiert sich automatisch.

Mehr Infos: Kiosk-Modus für Meetingräume

10. Links zur Konferenz

Beim Erstellen eines Raumevents können Veranstalter direkt in deskbird einen Videokonferenz-Link hinzufügen. Wenn deine Organisation Microsoft oder Google integriert hat, kann ein nativer Link mit einem Klick generiert werden. Oder wähle "Andere" und füge einen Link von z. B. Zoom ein.

💡 Mehr Infos zum nötigen Setup: Kalendersynchronisierung mit Google oder Microsoft für Planungsstatus und Meetingräume einrichten

Nach Bestätigung des Events wird der Link zur Konferenz automatisch zur Kalendereinladung hinzugefügt und ist im deskbird Kalender sichtbar. deskbird hält die Links zwischen deskbird Kalender und deinem externen Kalender synchron.

💡 Bitte beachte: Nach dem Erstellen können Links zur Konferenz nicht mehr bearbeitet oder entfernt werden.

11. Sichtbarkeit der Raumbuchung

Admins können steuern, wie viele Details Mitarbeitende zu Buchungen von Meetingräumen sehen – zum Beispiel, um Titel oder Teilnehmer privat zu halten. Gehe zu Admin > Meetingräume: Allgemeine Einstellungen, wähle das Büro und dann einen Details Sichtbarkeitsgrad im Bereich Sichtbarkeit der Raumbuchung. Klicke anschließend auf Speichern.

Ob ein Raum frei oder besetzt ist und die Buchungszeiten sind immer sichtbar.

• Wer in Web- und Mobile-App immer alle Details sieht: Globale und Büro-Admins, Manager, Gruppenmanager (für die von ihnen verwalteten Personen) sowie der Veranstalter und die Teilnehmer des Meetings.
• Raumkioske und Raum-Übersicht: Hier ist niemand eingeloggt, daher gibt es keine Ausnahmen. Alle vor dem Bildschirm sehen das für das Büro eingestellte Level.
• Vertrauliche Meetings: Titel und Details sind für alle außer Veranstalter und Teilnehmer verborgen, egal welches Level du wählst. Raumkioske zeigen sie als "Besetzt" an. Der Veranstalter wird ab Nur Veranstalter weiterhin angezeigt.

⚠️ Von dieser Einstellung nicht betroffen:

• Stockwerksplan-Anzeige blendet nur anonyme Buchungen aus. Andere Raumbuchungen zeigen weiterhin Veranstalter und Titel.
• Der Raum-Picker im deskbird Outlook Add-In zeigt nur die Verfügbarkeit an, das Level hat hier keinen Einfluss.
• Synchronisierte Google- und Microsoft-Kalender behalten den echten Betreff, die Beschreibung und die Teilnehmer. Nur das private Flag einer Buchung wird als Sensitivität an den Kalendereintrag übergeben.