Kiosk-Modus für Meetingräume – deskbird Help Center

Räume

Der Kiosk-Modus von deskbird bietet eine intuitive, tabletbasierte Lösung, um das Vor-Ort-Erlebnis für Mitarbeitende und Besucher zu optimieren. Es gibt zwei spezielle Modi – einen für Meetingräume und einen für das Besuchermanagement – die Unternehmen dabei helfen, Buchungen, Check-ins und Gästeankünfte zu vereinfachen, selbst wenn der Empfang nicht durchgehend besetzt ist.

Im Kiosk-Modus für Meetingräume zeigt ein Tablet vor jedem Raum die aktuelle Verfügbarkeit an, ermöglicht Sofortbuchungen und Check-ins für geplante Meetings. So werden unbeaufsichtigte Buchungen vermieden, Konflikte reduziert und die Raumauslastung optimiert – unterstützt durch optionale LED-Anzeigen, die den Raumstatus visuell signalisieren.

Im Kiosk-Modus für das Besuchermanagement können vorab registrierte Gäste jetzt selbst einchecken und spontane Besucher ihren Besuch direkt vor Ort anmelden. Gastgeber werden automatisch über Microsoft Teams oder per E-Mail benachrichtigt, und pro Standort kann ein Standard-Gastgeber für eine reibungslose Kommunikation festgelegt werden. Alle Besucheraktivitäten werden in Echtzeit mit der deskbird Besucherübersicht synchronisiert, sodass du einen einheitlichen Überblick über alle Check-ins und laufenden Besuche hast.

So richtest du den Kiosk-Modus für Meetingräume ein
Kiosk-Modus verwenden
Datenschutz-Hinweise
Unterstützte Geräte und Systemanforderungen
FAQs

1. So richtest du den Kiosk-Modus für Meetingräume ein

Die Einrichtung erfolgt über eine QR-Code-Authentifizierung mit der deskbird Mobile App.

Schritt 1: Kiosk-Modus für den Meetingraum in deskbird aktivieren

Bevor du ein Gerät verbindest, aktiviere den Kiosk-Modus für den gewünschten Meetingraum:

Gehe ins Admin-Portal
Navigiere zu Stockwerke & Räume
Wähle das entsprechende Büro, Stockwerk und den Meetingraum aus
Schalte in den Raumeinstellungen den Kiosk-Modus ein

💡 Sobald aktiviert, erscheint dieser Raum in der Liste der Räume, die du mit einem Tablet im Kiosk-Modus verbinden kannst.

Schritt 2: Die Rooms Kiosk-App auf dem Gerät starten

Es gibt drei Möglichkeiten, den Rooms Kiosk-Modus zu nutzen:

Installiere die deskbird Kiosk-App aus dem Google Play Store

Schritt 3: QR-Code scannen

Stelle sicher, dass die deskbird App auf deinem Handy installiert ist und du mit einem Administrator-Konto eingeloggt bist.
Scanne den QR-Code auf dem Panel-Gerät mit der Kamera-App deines Handys, einer QR-Reader-App oder der QR-Reader-Funktion in der deskbird App.
Wähle Raum auf dem Bildschirm Kiosk koppeln:

Schritt 4: Meetingraum zuweisen

Wähle das Büro, Stockwerk und den Meetingraum aus, der auf dem Kiosk-Bildschirm angezeigt werden soll
Bestätige die Auswahl

Schritt 5: Kiosk ist einsatzbereit

Der Bildschirm zeigt automatisch die aktuellen Meetingpläne für den zugewiesenen Raum an
Ein sicherer Zugriffstoken speichert die Einstellungen, sodass du dich nach Neustarts oder Updates nicht erneut anmelden musst

💡 Tipp: Admins können einen Kiosk auch aus der Mobile App heraus deaktivieren, falls nötig.

💡 Hinweis: Damit die Android Kiosk-App Updates automatisch installiert, muss die App im gesperrten Vollbildmodus laufen. In diesem Modus hat die App Geräteadministratorrechte und kann Updates ohne manuelles Eingreifen anwenden. Ist die App nicht im gesperrten Vollbildmodus, werden Updates nicht automatisch installiert.

2. Kiosk-Modus für Meetingräume verwenden

Wenn die Android-App installiert ist, stehen zusätzliche Einstellungen zur Verfügung:

Das versteckte Einstellungsmenü öffnen

Tippe fünfmal auf die linke untere Ecke des Touchscreens, um die App-Einstellungen zu öffnen.

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Autostart: Kiosk-App als Start-App festlegen

Wenn du die App als Start-App festlegst, wird die Kiosk-App nach jedem Neustart des Geräts automatisch gestartet.

Gesperrter Vollbildmodus

Der gesperrte Vollbildmodus verhindert, dass Nutzer die Kiosk-App verlassen. Es gibt zwei Varianten, je nach Gerät:

Wenn das Gerät gerootet ist: Es wird eine echte Vollbildsperre aktiviert. Der Vollbildmodus kann dann nur über das versteckte Einstellungsmenü wieder verlassen werden.
Wenn das Gerät nicht gerootet ist: Stattdessen wird die native App-Pinning-Funktion genutzt. Die App bleibt im Vordergrund, bis sie durch gleichzeitiges Drücken der "Zurück"- und "Übersicht"-Tasten der Android-Navigation gelöst wird.

Raumstatus und Sofortbuchung

Der Kiosk-Bildschirm zeigt in Echtzeit die Verfügbarkeit des Raums an:

Grün 🟢 → Der Raum ist frei und kann gebucht werden.
Orange 🟠 → Der Raum wartet auf den Check-in. Wenn niemand eincheckt, wird der Raum wieder freigegeben.
Rot 🔴 → Der Raum ist gebucht und ein Meeting läuft.

Wenn ein Raum frei ist, können Nutzer ihn direkt am Kiosk buchen: Sie wählen einen verfügbaren Zeitraum, geben einen Meetingtitel ein oder wählen einen bestehenden aus, legen die Dauer fest und bestätigen – der Zeitplan wird sofort aktualisiert.

💡 Tipp: Nutzer können auch direkt am Kiosk-Display für ein geplantes Meeting einchecken oder ein Meeting vorzeitig beenden.

⚠️ Hinweis: Es ist nicht möglich, eine bestehende Buchung direkt am Kiosk zu stornieren oder zu bearbeiten. Das betrifft z.B. Änderungen am Meetingtitel, der Zeit oder den Teilnehmenden. Um eine Buchung zu stornieren oder zu ändern, nutze bitte die deskbird App oder die Web-Plattform.

3. Datenschutz-Hinweise

Der Kiosk-Modus folgt den Datenschutzeinstellungen des Unternehmens, um Meetingdetails zu schützen

Wenn der Datenschutz aktiviert ist, wird nur der Name des Organisators angezeigt, Meetingdetails bleiben verborgen
Wenn der Datenschutz deaktiviert ist, folgt der Kiosk den individuellen Privatsphäre-Einstellungen des Events. Vertrauliche Meetings zeigen nur den Namen des Organisators an

4. Unterstützte Geräte und Systemanforderungen

Die Rooms Kiosk-Anwendung ist unabhängig vom Hardware-Anbieter konzipiert. Wir bieten jedoch spezielle Unterstützung für folgende Anbieter:

Anbieter	Getestete Modelle	Standardmäßig gerootet	Browser-Kompatibilität	App-Kompatibilität	Gesperrt Vollbild	Auto- Start	LED-Unterstützung
Iiyama	Prolite- tw1025	✅	✅	✅	✅ *	✅	✅
ProDVX	9S, 10S- Serie	❌	✅	✅	✅ **	✅ *******	✅
Allnet	RK3568	✅	✅	✅	✅ *	✅	✅
QBIC	TD-1070	❌	✅	✅	✅	✅ ********	✅
Samsung	Galaxy Tab 9S	❌	✅	✅	✅ **	✅	n/a

* Tiefer Vollbildmodus, wenn kein Google-Konto eingerichtet ist. Andernfalls App-Anheftung

** App-Anheftung

*** Je nach Modell gibt es eine eigene Auto-Start-App, die konfiguriert werden muss

**** Integrierte Funktion zum automatischen Starten der App

Falls deine Kiosk-Hardware hier nicht aufgeführt ist, kontaktiere uns. Es ist sehr wahrscheinlich, dass die Kiosk-App auch auf deinem Modell problemlos läuft.

Allgemeine Anforderungen für die Kompatibilität

Android-Tablets mit Android 12L (API-Level 32, veröffentlicht im März 2022) oder neuer werden über die deskbird Kiosk-App unterstützt, die im Google Play Store verfügbar ist
Chrome 80 oder neuer ist erforderlich, aber Chrome 85 (veröffentlicht im August 2020) oder neuer wird empfohlen, um Wake Lock zu unterstützen und zu verhindern, dass das Gerät in den Ruhezustand geht

Weitere Empfehlungen

Wähle Geräte mit einer Bildschirmgröße von mindestens 10 Zoll für ein optimales Nutzererlebnis.
Displays mit LCD-Technologie eignen sich am besten für den Dauerbetrieb. Displays mit OLED-Technologie sind gefährdet, da sie anfällig für Einbrennen und Nachbilder durch statische Inhalte sind.

5. FAQs

Ja. Du kannst den Kiosk-Modus über den Webbrowser oder die spezielle iOS-App auf deinem iPad nutzen.

Ja, LED-Unterstützung ist für verschiedene Hardware-Anbieter verfügbar, sodass Räume ihre Verfügbarkeit in Echtzeit über farbige Beleuchtung anzeigen können. Sieh dir dazu die Tabelle oben für eine Liste unterstützter Geräte an.

Ein sicherer Zugriffstoken verhindert das Ausloggen der Sitzung, sodass der Kiosk auch nach Neustarts oder Updates verbunden und funktionsfähig bleibt.

Der Kiosk-Modus ist für Tablets vor Meetingräumen gedacht und bietet eine touchfreundliche Oberfläche für den Check-in, Sofortbuchungen und LED-Synchronisation. Er ist immer aktiv und erfordert kein erneutes Einloggen bei jeder Nutzung.

Nein. Der Kiosk unterstützt aktuell das Erstellen neuer Buchungen, den Check-in zu bestehenden Buchungen und das vorzeitige Beenden eines Meetings. Es ist nicht möglich, eine Buchung zu stornieren oder zu löschen oder Details wie Titel, Zeit oder Teilnehmer direkt am Kiosk zu bearbeiten. Um diese Änderungen vorzunehmen, nutze bitte die deskbird App oder die Web-Plattform.

Im Kiosk-Modus bestimmen die Privatsphäre-Einstellungen, welche Informationen auf dem Display sichtbar sind. Wenn ein Meeting auf privat gesetzt ist, zeigt der Bildschirm nur an, dass der Raum belegt ist, und zeigt den Namen des Organisators an, aber der Meetingtitel, die Teilnehmer und die Beschreibung werden ausgeblendet. So bleibt die Privatsphäre gewahrt, während andere trotzdem sehen, dass der Raum genutzt wird. Bei öffentlichen Meetings zeigt der Kiosk den Meetingtitel an, und durch Auswahl der Buchung können weitere Details wie Beschreibung und Teilnehmerzahl eingesehen werden – das sorgt für mehr Transparenz bei geteilten oder offenen Terminen.

Buchungen, die direkt am Kiosk vorgenommen werden, werden in deskbird als "Unbekannter Nutzer" angezeigt. Da das Kiosk-Tablet ein gemeinsam genutztes Gerät ist, auf das jeder vor Ort zugreifen kann, kann das System die Buchung keinem bestimmten Nutzerkonto zuordnen. Die Buchung erscheint trotzdem im Raumkalender mit der richtigen Zeit und Dauer, aber ohne einen identifizierten Organisator.

👀 Du suchst die deskbird Kiosk-App für Besuchermanagement? – Schau mal hier: Kiosk-Modus für Besuchermanagement

Lade die aktuelle .apk-Datei für Android herunter:

kiosk_1.7.0.apk
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