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Configurazione di base

Questa guida ti accompagna nella prima configurazione di deskbird per la prenotazione delle postazioni, seguendo l’ordine in cui i passaggi dipendono l’uno dall’altro: prima gli uffici, poi piani e spazi, planimetrie, utenti e gruppi, regole di accesso e sale riunioni. Ogni passaggio spiega cosa configurare e perché, e rimanda all’articolo con le istruzioni dettagliate. Al termine, il tuo team potrà trovare e prenotare postazioni e sale riunioni nei tuoi uffici.

  1. Prima di iniziare
  2. Crea i tuoi uffici
  3. Aggiungi piani e spazi
  4. Carica le planimetrie
  5. Aggiungi utenti e crea gruppi
  6. Limita l’accesso a uffici e aree
  7. Configura le sale riunioni
  8. Pubblica la configurazione e vai live
  9. Domande frequenti

1. Prima di iniziare

I passaggi di questa guida sono disponibili su tutti i piani Desks (Desks Free, Desks Business, Desks Professional e Desks Enterprise). Se un articolo collegato descrive un’opzione che richiede un piano superiore, viene indicato lì. Per una panoramica, vedi Disponibilità delle funzionalità.

  • Ruolo: ti serve il ruolo di Global Admin per completare ogni passaggio. Gli Office Admin possono modificare la configurazione degli uffici che gestiscono. Vedi Ruoli del sistema e permessi.
  • Dettagli dell’ufficio: il nome e l’indirizzo di ogni ufficio, e i suoi orari di apertura.
  • Immagini delle planimetrie: una immagine per ogni piano, preferibilmente in formato .svg (.pdf, .jpg, .jpeg e .png sono accettati, fino a 15 MB).
  • Struttura del team: i reparti o team che vuoi creare come gruppi, ad esempio per riservare un’area a un team.
  • Sale riunioni: se le tue sale devono sincronizzarsi con i calendari Google Workspace o Microsoft 365, oppure esistere solo in deskbird.

💡 Consiglio: Salva i nuovi uffici come bozza mentre li configuri. Uffici, piani e aree in bozza restano nascosti agli utenti finché non li pubblichi, così puoi costruire tutta la configurazione e andare live in un solo passaggio (vedi Pubblica la configurazione e vai live).

2. Crea i tuoi uffici

Gli uffici sono il punto di partenza: piani, spazi, regole di accesso e prenotazioni appartengono tutti a un ufficio, quindi crea ogni ufficio prima di continuare.

  1. Vai su Admin > Luogo di lavoro > Impostazioni dell'ufficio e clicca su Aggiungi ufficio.
  2. Inserisci il nome e l’indirizzo dell’ufficio e salvalo come bozza.
  3. Seleziona l’ufficio in Impostazioni dell'ufficio e configura gli orari di apertura. Gli orari di apertura definiscono cosa copre una prenotazione giornaliera e limitano quando le postazioni possono essere prenotate.

Ripeti questi passaggi per ogni ufficio. Istruzioni complete: Impostazioni dell'ufficio: crea e gestisci un ufficio.

3. Aggiungi piani e spazi

Piani e aree descrivono la disposizione di ogni ufficio. Gli utenti prenotano le postazioni, i parcheggi e le altre risorse all’interno di queste aree.

  1. Vai su Admin > Luogo di lavoro > Piani e spazi e aggiungi i piani dell’ufficio.
  2. Aggiungi aree a ogni piano e scegli il tipo di area, ad esempio Area delle postazioni, Sala riunioni o Parcheggio. Dai un nome a ogni area e indica la capacità.
  3. Crea le postazioni, i parcheggi e le altre risorse all’interno di ogni area.

Istruzioni complete: Piani e spazi e Postazioni, Parcheggi e altre risorse. Se il tuo ufficio ha un parcheggio, vedi Configura il parcheggio.

4. Carica le planimetrie

Una planimetria mostra agli utenti dove si trovano postazioni e sale, così possono scegliere un posto vicino al proprio team e trovarlo facilmente. Carica una planimetria per ogni piano e posiziona le aree e le risorse create nel passaggio precedente.

  1. In Admin > Luogo di lavoro > Piani e spazi, apri il piano e aggiungi una planimetria.
  2. Carica l’immagine della planimetria.
  3. Disegna ogni area sulla planimetria, posiziona le postazioni e le altre risorse, e salva regolarmente.
  4. Pubblica la planimetria.

Istruzioni complete: Planimetrie, inclusi posizionamento di aree e risorse e pubblicazione.

5. Aggiungi utenti e crea gruppi

I gruppi ti permettono di gestire accesso e pianificazione per interi team invece che per singoli utenti. Aggiungi prima gli utenti, poi assegnali ai gruppi.

Aggiungi utenti

  • Invita le persone in Admin > Gestione degli utenti: Utenti con Invita utenti, oppure caricale tramite file CSV.
  • Di default, chi ha il dominio email della tua azienda può anche registrarsi autonomamente e viene aggiunto automaticamente al tuo account.
  • Per mantenere sincronizzati utenti e gruppi con il tuo identity provider o sistema HR, vedi le opzioni in Gestione di utenti e gruppi. Con UDM Plus, configura SSO, SCIM e il tuo HRIS passo dopo passo in User & Data Management (UDM) Plus: configurazione.

Crea gruppi

  • Vai su Admin > Gestione degli utenti: Gruppi, aggiungi un gruppo per ogni team o reparto, aggiungi i membri e, se necessario, un Group manager che possa pianificare e prenotare per il gruppo.
  • I sotto-gruppi non ereditano l’accesso dal gruppo principale. Se limiti l’accesso per gruppo nel prossimo passaggio, aggiungi ogni gruppo singolarmente.

Istruzioni complete: Utenti e gruppi.

6. Limita l’accesso a uffici e aree

Di default, tutti possono prenotare tutto. Usa le regole di accesso dove solo alcuni team devono poter usare un ufficio o un’area, ad esempio una zona team o un piano riservato. Puoi limitare l’accesso su due livelli:

  • Ufficio: in Admin > Luogo di lavoro > Impostazioni dell'ufficio, scegli Condiviso (tutti possono prenotare questo ufficio) o Riservato (solo gruppi selezionati). Vedi Impostazioni dell'ufficio: gestisci l’accesso.
  • Area: in Admin > Luogo di lavoro > Piani e spazi, modifica l’area e scegli Accesso aperto (tutti gli utenti con accesso all’ufficio) o Accesso limitato (solo utenti o gruppi selezionati). Puoi anche nascondere un’area riservata agli utenti senza accesso. Vedi Piani e spazi: gestisci l’accesso.

⚠️ Importante: Prima di limitare un ufficio, aggiungi ogni utente che ha una postazione o un parcheggio assegnato lì a uno dei gruppi autorizzati. Altrimenti, le loro assegnazioni vengono rimosse perché non hanno più accesso.

7. Configura le sale riunioni

Le sale riunioni possono essere prenotate in deskbird in due modi. Decidi per ogni sala prima di crearla:

  • Sincronizzata con il tuo calendario: le prenotazioni sono sincronizzate con i calendari delle sale in Google Workspace o Microsoft 365, quindi una sala prenotata in Outlook o Google Calendar risulta occupata anche in deskbird e viceversa. Configurala in Admin > Azienda: Integrazioni. Vedi Sincronizzazione del calendario con Google o Microsoft per stato e sale riunioni.
  • Creata solo in deskbird: aggiungi la sala come sala riunioni sul suo piano in Admin > Luogo di lavoro > Piani e spazi, poi imposta capacità e accesso.

⚠️ Importante: Una sala riunioni creata in deskbird non può essere convertita in una sala sincronizzata in un secondo momento. Per sincronizzarla dopo, devi ricrearla come sala sincronizzata.

Per aiutare gli utenti a trovare la sala giusta, aggiungi attrezzatura come schermo o lavagna in Admin > Sale riunioni: Impostazioni generali. Istruzioni complete, inclusi check-in, approvazioni e catering, sono in Sale riunioni. Per sale riservate, catering, servizi e chioschi sala, continua con Rooms Plus: configurazione.

8. Pubblica la configurazione e vai live

Quando la configurazione è completa, rendila visibile agli utenti:

  1. Pubblica ogni ufficio in Admin > Luogo di lavoro > Impostazioni dell'ufficio.
  2. Pubblica eventuali piani e aree che hai salvato come bozza in Admin > Luogo di lavoro > Piani e spazi. La pubblicazione di un’area non può essere annullata.
  3. Controlla che ogni planimetria sia pubblicata.
  4. Prenota tu stesso una postazione e una sala riunioni per verificare che tutto sia corretto.
  5. Avvisa il tuo team che può iniziare a prenotare e condividi con loro la Guida rapida per gli utenti.

💡 Consiglio: I Global Admin, Office Admin e Manager possono prenotare qualsiasi area, indipendentemente dalle regole di accesso. Per verificare un’area riservata, chiedi a un collega senza ruolo admin di provare a prenotarla.

Prossimi passi

9. Domande frequenti

Lo consigliamo, perché ogni passaggio si basa su quello precedente. Piani e spazi appartengono a un ufficio, le postazioni possono essere posizionate solo su una planimetria all’interno di un’area, e le regole di accesso richiedono i gruppi che vuoi autorizzare. Le sale riunioni possono essere configurate in qualsiasi momento dopo che l’ufficio esiste.

No, se lo salvi come bozza. Gli uffici in bozza sono nascosti agli utenti finché non li pubblichi, i nuovi piani vengono aggiunti come bozza e puoi salvare anche le nuove aree come bozza. Pubblica tutto quando la configurazione è completa.

No. Finché un’area è pubblicata e non chiusa, gli utenti possono prenotare le sue postazioni anche se l’area non è posizionata su una planimetria. Una planimetria rende però molto più facile trovare il posto giusto, quindi consigliamo di aggiungerla prima di andare live.

Crea ogni edificio come un proprio ufficio. Se le persone devono condividere il parcheggio tra gli edifici e vedere i colleghi nell’edificio accanto, gli uffici possono essere raggruppati in un sito di uffici. I siti di uffici sono in beta e disponibili su richiesta. Vedi Siti di uffici.

Se il tuo team prenota le sale su Outlook o Google Calendar, sincronizzale, così le prenotazioni restano coerenti in entrambi i posti. Le sale create solo in deskbird sono adatte agli uffici che non hanno un calendario delle sale. Decidi prima di creare una sala: una sala creata in deskbird non può essere convertita in una sala sincronizzata in un secondo momento. Vedi Sincronizzazione del calendario con Google o Microsoft per lo stato della pianificazione e le sale riunioni.

  • Controlla se l'ufficio è riservato in Admin > Luogo di lavoro > Impostazioni dell'ufficio. Se lo è, l'utente può averlo come sede principale solo se ha accesso.
  • Controlla i gruppi dell'utente in Admin > Gestione degli utenti: Gruppi e aggiungi l'utente a un gruppo che ha accesso all'ufficio.
  • Se l'accesso è stato dato solo a un gruppo principale, aggiungi anche il gruppo dell'utente: i sotto-gruppi non ereditano l'accesso.

Sì. Gli Admin globali possono aprire la Guida alla configurazione in-app in qualsiasi momento tramite la foto profilo o le iniziali > Guida alla configurazione. Troverai i passaggi di configurazione relativi all'abbonamento della tua azienda, con link alle impostazioni corrette. I passaggi non vengono segnati come completati in automatico, quindi spuntali man mano che procedi.

Quando le persone iniziano a prenotare, la maggior parte dei team guarda subito a come funzionano le prenotazioni nell'uso quotidiano:

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ℹ️ Questo articolo può essere tradotto automaticamente.
La versione inglese è quella ufficiale. Vedi la versione inglese

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