Les réservations automatisées permettent à deskbird de réserver un poste, une place de parking ou les deux pour tes utilisateurs lors de leurs journées au bureau, afin qu'ils n'aient pas à réserver manuellement chaque semaine. Tu décides pour chaque bureau si les réservations automatisées sont disponibles et pour quels types de ressources ; chaque utilisateur active ensuite l’option dans son propre profil. Cet article explique comment activer les réservations automatisées, comment deskbird choisit une ressource et quoi vérifier lorsqu’une réservation manque.
- Comment fonctionnent les réservations automatisées
- Avant de commencer
- Activer les réservations automatisées pour un bureau
- Ce que les utilisateurs doivent faire pour l’activer
- Comment deskbird choisit une ressource
- Règles suivies par les réservations automatisées
- Quand les plans ou paramètres changent
- Quand aucune ressource n’est disponible
- FAQ
1. Comment fonctionnent les réservations automatisées
Les réservations automatisées s’appuient sur le planning de l’utilisateur. Dès qu’une journée a le statut Bureau (ou un autre bureau), deskbird réserve un poste ou une place de parking pour ce jour-là dans le bureau indiqué sur le planning.
- Préférences hebdomadaires : les jours que l’utilisateur a planifiés comme journées au bureau dans ses préférences hebdomadaires sont réservés automatiquement. deskbird traite chaque bureau environ une fois par jour, ainsi les collègues qui ont planifié le même jour sont regroupés et les nouvelles réservations apparaissent progressivement.
- Une seule journée au bureau : si l’utilisateur définit manuellement Bureau pour une journée, deskbird réserve immédiatement, tant que la journée est dans sa période maximale de réservation.
- Jours plus éloignés : les préférences hebdomadaires remplissent le planning jusqu’à deux mois à l’avance, mais les réservations ne sont créées que lorsque la journée entre dans la période maximale de réservation de l’utilisateur. D’ici là, la journée attend et sera réservée plus tard.
⚠️ Important : Les jours fixes au bureau issus d’une politique de travail hybride ne créent pas de réservations automatiquement. deskbird ne réserve que lorsque l’utilisateur a effectivement un statut bureau pour ce jour-là. Si ce statut nécessite une validation du manager, la réservation attend l’approbation.
Pour savoir comment les utilisateurs planifient leur semaine, voir Planning de la semaine.
2. Avant de commencer
- Plan : les réservations automatisées sont incluses dans tous les forfaits Postes. Tu as aussi besoin de postes ou de places de parking réservables. Voir Disponibilité des fonctionnalités.
- Rôle : tu dois avoir le rôle Admin global ou le rôle Admin du bureau pour le bureau que tu veux configurer.
- Ressources : le bureau dispose de postes ou de places de parking réservables configurés dans Admin > Lieu de travail > Étages & espaces.
- Plannings : les utilisateurs planifient leurs journées au bureau, par exemple avec les préférences hebdomadaires dans Profil > Préférences hybrides.
3. Activer les réservations automatisées pour un bureau
- Va dans Admin > Bureaux, parking et autres : Paramètres de réservation.
- Sélectionne le bureau dans le menu déroulant à côté du titre de la page.
- Dans la section Réservations automatisées, active Postes, Places de parking ou les deux. Seuls les types de ressources activés ici pourront être automatisés par les utilisateurs de ce bureau.
- Clique sur Enregistrer.
Répète ces étapes pour chaque bureau où tu veux proposer les réservations automatisées.
4. Ce que les utilisateurs doivent faire pour l’activer
Activer les réservations automatisées pour un bureau rend l’option disponible. Chaque utilisateur doit ensuite l’activer pour lui-même :
- Va dans Profil > Préférences hybrides.
- Sous Réservations automatisées, active Utiliser la réservation automatisée.
- Active Postes, Places de parking ou les deux.
- Clique sur Enregistrer.
Sous chaque interrupteur, une boîte d’info liste les bureaux où la réservation automatisée est disponible pour ce type de ressource ("Réservation automatisée de poste disponible à" et "Réservation automatisée de places de parking disponible à"). Si un bureau manque, vérifie le paramètre de la section 3 pour ce bureau.
Pour les étapes côté utilisateur, oriente-les vers Gérer ton profil.
5. Comment deskbird choisit une ressource
deskbird réserve dans le bureau indiqué sur le planning de ce jour-là. Il ne bascule pas vers un autre bureau auquel l’utilisateur a accès. Dans ce bureau, il choisit une ressource dans cet ordre :
- Espaces attribués : un poste ou une place de parking attribué à l’utilisateur est toujours réservé en priorité. Voir Espaces attribués.
- Espaces favoris : les postes et places de parking favoris de l’utilisateur, et les ressources libres dans ses zones favorites. Voir Enregistrer un poste ou une zone comme favori.
- Ressources récemment utilisées : postes ou places de parking réservés par l’utilisateur ces dernières semaines.
- Étages et zones récemment utilisés : une ressource libre sur un étage ou dans une zone que l’utilisateur réserve habituellement.
- Toute autre ressource disponible : une ressource libre que l’utilisateur est autorisé à réserver dans ce bureau.
Si les favoris et les espaces habituels sont pris, la réservation peut se retrouver sur un autre étage ou dans une autre zone du même bureau. Le parking est la seule exception à la règle du bureau : si plusieurs bureaux partagent une zone de parking, la place de parking peut se trouver dans ce parking partagé.
💡 Astuce : Tu veux qu’un utilisateur ait toujours le même poste ? Attribue-lui le poste. Les espaces attribués sont réservés en priorité, même si l’utilisateur ou le bureau n’a pas activé les réservations automatisées.
6. Règles suivies par les réservations automatisées
Les réservations automatisées sont des réservations classiques. Elles suivent les mêmes paramètres qu’une réservation manuelle :
| Paramètre | Effet sur les réservations automatisées |
|---|---|
| Heures de réservation par défaut | Les heures de réservation par défaut de l’utilisateur depuis Profil > Préférences hybrides sont utilisées. Si une journée n’a pas d’heures par défaut, les horaires du bureau s’appliquent. |
| Période maximale de réservation | Les journées au-delà de la période maximale de réservation de l’utilisateur ne sont pas encore réservées. Elles le seront dès qu’elles entrent dans la période. Voir Paramètres de réservation. |
| Restrictions d'accès et restrictions par jour de la semaine | Les ressources et zones que l’utilisateur ne peut pas réserver sont ignorées, y compris les favoris. deskbird passe à l’option suivante dans la liste. |
| Limites de réservation | Les mêmes limites de réservation s’appliquent que pour les réservations manuelles. |
| Fermetures | Les ressources, zones, étages et bureaux fermés ne sont jamais réservés. Voir Fermeture d’espaces. |
| Enregistrement et délai de grâce | Si l’enregistrement est requis, les utilisateurs doivent aussi s’enregistrer pour les réservations automatisées. Sans enregistrement, la réservation est libérée après le délai de grâce comme toute autre réservation. |
| Plaques d’immatriculation | Dans les zones de parking qui exigent une plaque d’immatriculation, le véhicule par défaut de l’utilisateur est utilisé automatiquement. Voir Gestion des plaques d’immatriculation. |
Les réservations automatisées concernent uniquement les postes et les places de parking, pas les salles de réunion.
7. Quand les plans ou paramètres changent
Les réservations automatisées déjà créées ne sont jamais supprimées automatiquement. Elles restent en place lorsque :
- l’utilisateur change ce jour-là de Bureau vers un autre statut,
- l’utilisateur désactive la réservation automatisée, ou
- tu désactives les réservations automatisées pour le bureau.
Ce qui s’arrête, c’est la création de nouvelles réservations automatisées pour les postes partagés et les places de parking. Les journées qui attendaient d’être réservées sont supprimées si elles ne sont plus des journées au bureau. Les espaces attribués peuvent toujours être réservés automatiquement.
Si un utilisateur annule une réservation automatisée, deskbird ne réserve plus ce jour-là.
⚠️ Important : Annule manuellement les réservations qui ne sont plus nécessaires, afin de libérer les espaces pour les collègues.
8. Quand aucune ressource n’est disponible
Si deskbird ne peut pas réserver un poste ou une place de parking parce que tous les espaces adaptés sont déjà pris, l’utilisateur reçoit un e-mail avec pour objet "Aucun poste ou place de parking disponible". Il devra alors réserver un espace manuellement pour ce jour-là.
- L’e-mail est envoyé uniquement aux utilisateurs qui ont activé la réservation automatisée pour ce type de ressource.
- Les utilisateurs ne peuvent pas désactiver cet e-mail dans Profil > Notifications. Il s’arrête lorsqu’ils désactivent la réservation automatisée.
Pour tous les types de notifications, voir Notifications.
9. FAQ
- Les réservations automatisées sont activées pour ce bureau et ce type de ressource dans Admin > Bureaux, parking et autres : Paramètres de réservation.
- L’utilisateur a activé Utiliser la réservation automatisée et le bon type de ressource, puis a cliqué sur Enregistrer. Le bureau apparaît dans la boîte d’info sous l’interrupteur.
- La journée a le statut Bureau pour ce bureau. Les jours fixes issus d’une politique de travail hybride ne suffisent pas.
- Si le statut nécessite une validation du manager, il a été approuvé.
- La journée est dans la période maximale de réservation de l’utilisateur.
- Le bureau a déjà été traité ce jour-là. Les réservations issues des préférences hebdomadaires apparaissent progressivement.
- L’utilisateur est autorisé à réserver au moins une ressource libre (restrictions d’accès et par jour de la semaine, fermetures).
- L’utilisateur n’a pas reçu d’e-mail "Aucun poste ou place de parking disponible", ce qui signifierait que tous les espaces adaptés étaient pris.
Quand les favoris et espaces habituels de l’utilisateur sont pris ou non réservables ce jour-là, deskbird réserve une autre ressource libre dans le même bureau, qui peut se trouver sur un autre étage ou dans une autre zone. Pour garantir un poste précis, attribue-le à l’utilisateur.
Si plusieurs bureaux partagent une zone de parking, les réservations automatisées de parking peuvent utiliser une place dans ce parking partagé. Les postes sont toujours réservés dans le bureau indiqué sur le planning de l’utilisateur.
Non. deskbird utilise le bureau indiqué sur le statut de ce jour-là. Pour les préférences hebdomadaires, c’est le bureau choisi par l’utilisateur pour ce jour de la semaine, qui est souvent, mais pas toujours, son bureau principal.
Oui, si l’enregistrement est requis dans ce bureau. Les réservations automatisées suivent les mêmes règles d’enregistrement et de délai de grâce que les réservations manuelles et sont libérées si personne ne s’enregistre.
Non. Les réservations existantes restent en place, que tu désactives l’option pour le bureau ou qu’un utilisateur la désactive dans son profil. Annule-les manuellement si besoin.
Non. Une fois qu’un utilisateur a annulé la réservation pour une journée, deskbird ne crée pas de nouvelle réservation automatisée pour ce jour-là.
Oui. deskbird utilise le véhicule par défaut de l’utilisateur. Rappelle aux utilisateurs de mettre à jour leur véhicule par défaut s’ils changent de voiture.
Uniquement en désactivant la réservation automatisée pour ce type de ressource dans Profil > Préférences hybrides. L’e-mail ne fait pas partie des paramètres de notification dans Profil > Notifications.