Fermeture des espaces

La fonctionnalité de fermeture des espaces te permet de contrôler précisément quand les postes, zones, étages ou bureaux entiers peuvent être réservés. Les espaces peuvent être fermés de deux façons : indéfiniment ou pour une période définie avec une date de fin. Cela facilite la gestion de la disponibilité pour des situations comme la maintenance, les congés de l’entreprise ou des événements ponctuels, tout en informant clairement les employés.

Les options de fermeture disponibles dépendent de ton abonnement :

• Avec tous les abonnements, tu peux fermer un bureau, un étage, une zone ou une ressource indéfiniment (une fermeture par espace). L’espace est alors masqué pour les utilisateurs jusqu’à ce que tu supprimes la fermeture. Cela remplace l’ancien statut Actif/Inactif.

• Avec Desks Professional et plus, tu peux aussi planifier des fermetures temporaires avec une date de fin et ajouter plusieurs fermetures au même espace. L’espace reste visible mais ne peut pas être réservé pendant la fermeture, puis redevient disponible automatiquement.

1. Vue d’ensemble
2. Gérer les fermetures
3. Ce qu’il se passe pour les réservations
4. FAQ

1. Vue d’ensemble

Les fermetures peuvent être appliquées à différents niveaux de configuration de ton lieu de travail :

• Ressources individuelles (postes, places de parking, ressources personnalisées)
• Zones
• Étages
• Bureaux entiers

💡 Remarque : Les salles de réunion continuent d’utiliser le bouton Actif / Inactif existant. Les réservations existantes de salles de réunion ne sont pas annulées, même si le bureau ou l’étage auquel elles appartiennent est fermé.

Tu peux choisir entre :

• Fermetures indéfinies : les espaces ne sont pas disponibles sans date de fin et sont masqués pour les utilisateurs.

Desks Professional et plus

• Fermetures temporaires : les espaces ne sont pas disponibles pendant les dates de début et de fin spécifiées.
• Fermetures indéfinies avec date de début : les espaces ne sont pas disponibles sans date de fin et sont masqués pour les utilisateurs. Tu peux définir une date future pour que la fermeture prenne effet.

Les fermetures suivent une hiérarchie claire. Si tu fermes une entité de niveau supérieur (par exemple, un étage), tout ce qui se trouve en dessous (zones et ressources) est automatiquement fermé aussi. Côté utilisateur, la raison de fermeture du niveau le plus élevé est affichée.

2. Gérer les fermetures

Tu peux gérer les fermetures depuis Admin > Lieu de travail > Étages & espaces.

Pour créer ou supprimer une fermeture :

1. Sélectionne le bureau, l’étage, la zone ou la ressource.
2. Clique sur Gérer.
3. Clique sur Ajouter une fermeture, ou choisis de supprimer une fermeture à venir.
4. Choisis comment tu veux fermer l’espace :
   • Fermeture indéfinie
     Cette option est disponible avec tous les abonnements et masque l’espace pour les utilisateurs jusqu’à sa réouverture.

   Desks Professional et plus

   • Fermeture indéfinie avec date de début
     Défini une date de début pour la fermeture et sélectionne Fermer indéfiniment.

     Cela masque l’espace pour les utilisateurs jusqu’à sa réouverture.

   • Fermeture temporaire (avec date de fin)
     Défini une date de début et sélectionne une date de fin.

     L’espace reste visible pour les utilisateurs mais ne peut pas être réservé pendant la période de fermeture.

5. (Optionnel) Ajoute une raison (affichée aux utilisateurs pour les fermetures temporaires).
6. Clique sur Confirmer, puis Enregistrer.

Tu peux ouvrir Gérer à tout moment pour supprimer une fermeture.

⚠️ Salles de réunion : Les salles de réunion continuent d’utiliser le bouton Actif / Inactif existant. Les réservations existantes de salles de réunion ne sont pas annulées, même si le bureau ou l’étage auquel elles appartiennent est fermé. Les salles de réunion synchronisées peuvent aussi rester réservables via Outlook / Google Calendar, selon la configuration de ton calendrier.

Qui peut créer des fermetures ?

• Admins globaux : peuvent gérer les fermetures pour n’importe quel bureau
• Admins de bureau : peuvent gérer les fermetures uniquement pour leurs bureaux affectés

3. Ce qu’il se passe pour les réservations

• Les réservations futures pendant la période de fermeture sont annulées automatiquement (celles du jour même ne le sont pas).
• Les utilisateurs reçoivent un e-mail de notification lorsqu’une réservation est annulée à cause d’une fermeture (s’ils ont activé les notifications, voir ci-dessous).
• Les réservations passées restent inchangées pour les rapports et les audits.

L’expérience utilisateur dépend du type de fermeture :

• Fermetures indéfinies (sans date de fin) : les espaces sont totalement masqués et ne peuvent pas être réservés.
• Fermetures temporaires (avec date de fin) : les espaces restent visibles mais sont indiqués comme indisponibles. Les utilisateurs voient pourquoi un espace ne peut pas être réservé (raison de la fermeture) et pour combien de temps.

💡 Astuce : Tu dois annuler en masse des réservations pour un bureau, un étage ou une zone spécifique (par exemple, lors d’une réorganisation des places ou pour des travaux) ? Crée une fermeture à partir de la date souhaitée : Admin > Lieu de travail > Étages & espaces > sélectionne le bureau/étage/zone > Gérer > Ajouter une fermeture.

💡 Notifications : Toutes les réservations futures pendant la période bloquée sont annulées automatiquement. Les utilisateurs qui ont activé les invitations dans le calendrier dans les paramètres de notification de leur profil recevront un e-mail d’annulation.

Une fois tout prêt, supprime la fermeture (ou définis une date de fin) pour permettre à nouveau les réservations.

4. FAQ