Gérer des ressources comme les Desks, les places de parking et d’autres espaces de travail est essentiel pour un bureau flexible et organisé. Ce guide explique comment créer, personnaliser et gérer ces ressources dans deskbird en tant qu’admin.
- Créer des Desks, des places de parking et d’autres ressources
- Créer et personnaliser des ressources en masse
- Ajouter et gérer du matériel
- Espaces attribués
- Espaces favoris
- Enregistrement pour les Desks et les places de parking
- Paramètres de réservation pour les ressources
1. Créer des Desks, des places de parking et d’autres ressources
Avant de pouvoir ajouter des Desks ou d’autres ressources, tu dois d’abord créer tes Étages & espaces.
Une fois que c’est fait, sélectionne l’étage souhaité via Admin > Workplace > Étages & espaces, puis clique sur l’icône crayon à côté de la zone où tu veux ajouter ou modifier des ressources.
Sur la page de détails de la zone, tu peux :
- Modifier le nom et la description de la zone
- Restreindre l’accès (par exemple à certains départements)
- Renommer des Desks/ressources individuellement
- Réorganiser les Desks par glisser-déposer
- Définir des fermetures via le bouton Gérer
- Attribuer des ressources à des utilisateurs spécifiques
- Télécharger des QR codes individuels ou de la zone
- Supprimer des Desks ou toute la zone
Utilise le bouton +Ajouter des Desks / +Ajouter des places / +Ajouter des ressources pour créer de nouvelles ressources.
⚠️ Fermer ou supprimer une ressource supprimera aussi toutes les réservations existantes pour celle-ci.
Cette action est irréversible.
2. Créer et personnaliser des ressources en masse
En cliquant sur +Ajouter des Desks / +Ajouter des places / +Ajouter des ressources, une fenêtre te permet de :
- Ajouter plusieurs ressources d’un coup (par exemple 10 Desks)
- Définir leur statut
- Personnaliser la convention de nommage (préfixe, numéro de départ, zéros devant)
Exemple : Préfixe : « Place de parking », Départ : « 1 » → Résultat : Place de parking 1, Place de parking 2, …
Cela accélère la configuration pour les grands espaces.
💡 Le nom de la ressource détermine aussi ce qui s’affiche sur le Plan d’étage interactif. Si le nom contient un numéro (ex : « Desk 3 »), ce numéro sera affiché sur le plan. Si le nom ne contient pas de numéro (ex : « Place fenêtre »), aucun numéro ne sera affiché pour cette ressource.
3. Ajouter et gérer du matériel
Utilise Admin > Desks, parking & autres > Matériel pour créer des options de matériel pour les Desks, places de parking et autres ressources. Le matériel est configuré par bureau.
Une fois défini, va dans Étages & espaces, ouvre une zone via Détails, et attribue du matériel à une ou plusieurs ressources. Tu peux utiliser la modification en masse pour aller plus vite — par exemple, ajouter « double écran », « borne de recharge », ou « bureau assis-debout ».
Les tags de matériel attribués apparaissent dans les filtres côté utilisateur lors de la réservation.
4. Espaces attribués
Tu peux attribuer des ressources spécifiques à des utilisateurs. Les espaces attribués sont automatiquement réservés quand l’utilisateur concerné indique son statut sur « Bureau ».
Pour attribuer une ressource :
- Ouvre Étages & espaces > sélectionne l’étage/la zone via Détails et sélectionne la ressource.
- Clique sur l’icône crayon, puis cherche Accès.
- Restreins l’accès à un seul utilisateur.
💡 Si l’utilisateur attribué ne vient pas au bureau, tu peux activer « Autoriser d’autres personnes à réserver cet espace si l’utilisateur attribué n’est pas au bureau » pour rendre l’espace disponible aux autres. Si l’enregistrement est activé, il s’applique aussi aux ressources attribuées.
Tu peux permettre à d’autres de réserver la ressource si l’utilisateur attribué indique un statut comme « Absent », « Télétravail » ou « Déplacement professionnel ». Cependant, si aucun statut n’est défini, l’espace ne sera pas libéré automatiquement. C’est pourquoi il est important d’encourager la planification des statuts pour maximiser la disponibilité des espaces.
5. Espaces favoris
Les utilisateurs peuvent ajouter en favoris les ressources qu’ils utilisent souvent pour une réservation en un clic. Aucun paramétrage admin n’est nécessaire — c’est une préférence gérée par l’utilisateur.
Pour ajouter un espace en favori, il suffit de cliquer sur l’icône cœur à côté. La ressource apparaît alors sur leur page de réservation et dans leur profil sous « Tes espaces ».
💡 Les favoris ne réservent pas automatiquement l’espace et ne bloquent pas les autres utilisateurs. Ce sont juste des raccourcis pour y accéder plus rapidement.
6. Enregistrement pour les Desks et les places de parking
L’enregistrement automatique est disponible pour les Desks et les places de parking, selon ton plan deskbird. Si activé, les utilisateurs seront enregistrés automatiquement grâce à la géolocalisation dès leur arrivée au bureau.
➡️ En savoir plus : Enregistrement automatique pour les réservations de Desk et de parking
7. Paramètres de réservation pour les ressources
Pour la configuration au niveau de la réservation (modes d’enregistrement, délais de grâce, délais d’anticipation, autorisations de réservation pour les invités), voir : Paramètres de réservation.