deskbird stuurt meldingen via e-mail, push, Microsoft Teams en Slack om gebruikers op de hoogte te houden van hun boekingen, planning en verzoeken. In dit artikel vind je een overzicht van alle meldingen die gebruikers kunnen ontvangen, welke ze zelf kunnen uitschakelen in Profiel > Meldingen, welke altijd worden verzonden en welke admin-instellingen bepalen wanneer en hoe ze binnenkomen.
- Hoe meldingsinstellingen werken
- Meldingen die gebruikers kunnen uitschakelen
- Meldingen die gebruikers niet kunnen uitschakelen
- Tijdstip van incheck herinneringen
- Meldingen bij wijziging van planning
- Melding 'Geen bureaus beschikbaar'
- Veelgestelde vragen
1. Hoe meldingsinstellingen werken
Gebruikers beheren hun eigen meldingsvoorkeuren via Profiel > Meldingen. Als admin kun je deze instellingen niet namens gebruikers aanpassen. Voor de uitleg aan gebruikers over deze instellingen, verwijs je ze naar het gedeelte Voor gebruikers van dit helpcentrum.
- Standaard ingeschakeld: Nieuwe gebruikers starten met alle meldingen in Profiel > Meldingen ingeschakeld.
- Alleen een deel kan worden uitgeschakeld: De schakelaars in Profiel > Meldingen gelden voor een specifieke set meldingen (zie Meldingen die gebruikers kunnen uitschakelen). Alle andere meldingen worden altijd verzonden wanneer de bijbehorende functie wordt gebruikt (zie Meldingen die gebruikers niet kunnen uitschakelen).
- Schakelaars afhankelijk van actieve functies: Een schakelaar verschijnt alleen als de bijbehorende functie actief is voor de gebruiker, bijvoorbeeld planning, bureau boeken of vergaderruimtes. Volgverzoeken verschijnt alleen voor gebruikers met een privé profiel.
- Slack: De deskbird Slack-app heeft geen aparte meldingsschakelaars. De meldingsinstellingen verwijzen naar dezelfde pagina Profiel > Meldingen. Slack-statussynchronisatie (weergeven van kantoor of thuis in de Slack-status) is een aparte instelling in de Slack-appinstellingen.
2. Meldingen die gebruikers kunnen uitschakelen
Deze meldingen vind je in Profiel > Meldingen, gegroepeerd zoals hieronder weergegeven.
Planning van hybride werkdagen
| Schakelaar | Wanneer verzonden | Kanalen |
|---|---|---|
| Herinneringen plannen | Wekelijkse herinnering om aankomende hybride werkdagen te plannen. | E-mail, Push |
| Wijzigingen in planning | Wanneer een manager de planning van de gebruiker wijzigt en ervoor kiest om hem/haar te informeren (zie Meldingen bij wijziging van planning). |
Bureaus en parkeren
| Schakelaar | Wanneer verzonden | Kanalen |
|---|---|---|
| Agenda-uitnodigingen | Voor elke bureau- of parkeerplaatsboeking die de gebruiker maakt. | E-mail, Slack (als de gebruiker Slack heeft gekoppeld) |
| Incheck herinneringen | Rond het begin van de boeking, zodat de gebruiker incheckt voordat de boeking automatisch wordt geannuleerd (zie Tijdstip van incheck herinneringen). | E-mail, Push, Microsoft Teams |
| Boekingsupdates | Wanneer een boeking wordt bijgewerkt of geannuleerd. | Microsoft Teams |
| Melding annulering | Wanneer een boeking wordt geannuleerd. | E-mail, Push, Slack (als de gebruiker Slack heeft gekoppeld) |
⚠️ Annuleringen door een wijziging in het kantoorbeleid of doordat een bureau is verplaatst, kunnen nog steeds een melding sturen, zelfs als Melding annulering is uitgeschakeld.
Vergaderruimtes
| Schakelaar | Wanneer verzonden | Kanalen |
|---|---|---|
| Incheck herinneringen | 2 uur voor de vergaderruimteboeking begint, naar de organisator (direct als de boeking minder dan 2 uur van tevoren is gemaakt). Zie Tijdstip van incheck herinneringen. | E-mail, Push, Microsoft Teams |
| Boekingsupdates | Wanneer een vergaderruimteboeking wordt bijgewerkt of geannuleerd. | Microsoft Teams |
💡 De schakelaars voor vergaderruimtes gelden alleen voor incheck herinneringen en boekingsupdates via Microsoft Teams. Bevestigings-, wijzigings- en annuleringsmails met agenda-uitnodigingen worden altijd verzonden (zie Meldingen die gebruikers niet kunnen uitschakelen).
Overig
| Schakelaar | Wanneer verzonden | Kanalen |
|---|---|---|
| Volgverzoeken | Wanneer iemand vraagt om de gebruiker te volgen. Alleen beschikbaar voor gebruikers met een privé profiel. |
3. Meldingen die gebruikers niet kunnen uitschakelen
De volgende meldingen worden altijd verzonden wanneer de bijbehorende functie wordt gebruikt. Ze hebben geen schakelaar in Profiel > Meldingen. Waar de verzender de melding bepaalt, staat dit hieronder vermeld.
Goedkeuringen voor hybride werkbeleid
- Overzicht openstaande goedkeuringen (naar managers): E-mail met een overzicht van teamleden met openstaande verzoeken, bijvoorbeeld extra thuiswerkdagen of -weken die goedkeuring vereisen. Wordt op dinsdag en vrijdag om 12:00 uur in de tijdzone van het kantoor van de manager verzonden.
- Planning goedgekeurd of afgewezen (naar medewerkers): E-mail wanneer een manager de week van de medewerker goedkeurt of afwijst.
Boekingsgoedkeuringen voor vergaderruimtes
- Naar de aanvrager: E-mail wanneer het verzoek is ingediend, goedgekeurd of afgewezen.
- Naar goedkeurders: E-mail naar de goedkeurders die aan die specifieke ruimte zijn toegewezen (niet naar alle goedkeurders in het kantoor). Als de aanvrager ook goedkeurder is voor de ruimte, ontvangt hij/zij geen goedkeurdersmail.
Boekingen van vergaderruimtes
- Bevestigingen en updates: E-mail met een agenda-uitnodiging naar de maker van de boeking en uitgenodigden.
- Annuleringen: Agenda-annulering naar de boekingshouder, aanwezigen en goedkeurders van de ruimte.
- Conflicten met buffertijd: E-mail naar de organisator als de boeking conflicteert met de buffertijden van de ruimte.
Werkplekevenementen
- Bij het aanmaken van een evenement bepaalt de organisator of er een e-mail naar alle gebruikers wordt gestuurd via de optie Alle gebruikers per e-mail informeren. Uitgenodigden kunnen zich niet afmelden voor deze e-mails in hun profiel.
- De organisator ontvangt altijd een bevestigingsmail met een agenda-uitnodiging (
.ics-bestand), zelfs als Alle gebruikers per e-mail informeren uit staat. De organisator kan ook update- en annuleringsmails voor het evenement ontvangen. Zie Evenementen.
Bezoeken
- Naar bezoekers: E-mails wanneer een bezoek is gepland, gewijzigd of geannuleerd, en een herinnering voorafgaand aan het bezoek. De gastheer of organisator bepaalt telkens of de bezoeker wordt geïnformeerd bij het aanmaken, wijzigen of annuleren van een bezoek. Herinneringsmails worden alleen verzonden als bezoekherinneringen zijn ingeschakeld voor het kantoor.
- Naar gastheren en organisatoren: Melding wanneer hun gast incheckt, en een herinnering om uit te checken. Wordt verzonden via e-mail en Microsoft Teams.
Reservering voor gasten
- De gastheer en de gast ontvangen e-mails wanneer een gastbureau wordt geboekt of geannuleerd, en een herinnering voorafgaand aan de boeking.
Tickets
- Ticketing managers, begunstigen, verslaggevers en dienstverleners ontvangen e-mails wanneer een ticket wordt aangemaakt, bijgewerkt of geannuleerd. Degene die de wijziging uitvoert, ontvangt geen e-mail over zijn/haar eigen actie.
Geautomatiseerde boeking
- E-mail wanneer deskbird geen resource kan boeken voor een gebruiker die geautomatiseerde boeking voor dat resourcetype heeft ingeschakeld (zie Melding 'Geen bureaus beschikbaar'). Gebruikers beheren dit via hun voorkeur voor geautomatiseerde boeking, niet via Profiel > Meldingen.
Account en inloggen
- E-mailverificatie bij registratie
- E-mails voor wachtwoordherstel
- Uitnodigingen om lid te worden van deskbird
- Herinneringsmails die worden verzonden wanneer een admin gebruikers met de status
provisionedinformeert
💡 E-mails voor dienstaanvragen gaan naar het externe provideradres dat is ingesteld voor de dienstcategorie, niet naar deskbird-gebruikers.
4. Tijdstip van incheck herinneringen
Gebruikers kunnen een incheck herinnering inschakelen voor bureau-/parkeerplaats- en vergaderruimteboekingen. Admins kunnen het tijdstip van de herinnering niet aanpassen.
Bureaus en parkeerplaatsen: Het tijdstip hangt af van de instellingen voor de respijtperiode die je configureert in Admin > Bureaus, parkeren & andere: Boekingsinstellingen (Respijtperiode en Vroegste auto-annuleringstijd). Zie Instellingen voor inchecken en auto-annulering.
De regel voor bureaus en parkeerplaatsen is:
- Als de boeking op of na de vroegste auto-annuleringstijd begint, wordt de herinnering verstuurd bij de start van de boeking.
- Als de boeking voor de vroegste auto-annuleringstijd begint (bijvoorbeeld een hele dag boeken vanaf 07:00 terwijl de vroegste auto-annuleringstijd 09:00 is), wordt de herinnering verstuurd op vroegste auto-annuleringstijd min de duur van de respijtperiode.
Vergaderruimtes: De herinnering wordt 2 uur voor de boeking naar de organisator gestuurd. Als de boeking minder dan 2 uur van tevoren is gemaakt, wordt de herinnering direct verstuurd. De herinnering wordt niet verstuurd als:
- inchecken niet vereist is voor de vergaderruimte,
- het kantoor alleen Inchecken met QR-codes gebruikt,
- de boeking al is ingecheckt, of
- de boeking nog wacht op goedkeuring.
Gebruik de onderstaande calculator om te controleren wanneer een bureau- of parkeerherinnering wordt verstuurd bij jouw respijtperiode-instelling:
5. Meldingen bij wijziging van planning
Als je als admin of manager de hybride planning van een gebruiker aanpast, kun je kiezen of je diegene per e-mail op de hoogte wilt stellen van de wijziging. Doe je dat, dan ontvangt de gebruiker de e-mail, tenzij die Wijzigingen in planning heeft uitgezet in Profiel > Meldingen (deze schakelaar staat standaard aan).
Je kunt jezelf ook een kopie van de e-mail sturen. Jouw kopie wordt altijd verstuurd, ongeacht de melding-instellingen van de gebruiker.
6. 'Geen bureaus beschikbaar'-melding
Als het geautomatiseerde boekingssysteem geen bureau of parkeerplaats voor een gebruiker kan reserveren (omdat alle geschikte ruimtes al bezet waren op het moment van reserveren), ontvangt de gebruiker een e-mail met als onderwerp "Geen bureaus of parkeerplaatsen beschikbaar." De gebruiker moet dan zelf handmatig een ruimte boeken voor die dag.
Deze e-mail wordt alleen gestuurd naar gebruikers die geautomatiseerde boeking hebben ingeschakeld voor dat resourcetype.
💡 Deze melding kan niet worden uitgezet in Profiel > Meldingen. Gebruikers die geautomatiseerde boeking uitzetten, ontvangen deze niet meer.
7. Veelgestelde vragen
Nee. Admins kunnen de meldingsinstellingen niet aanpassen voor gebruikers. Elke gebruiker beheert zijn eigen instellingen via Profiel > Meldingen. Nieuwe gebruikers hebben standaard alle meldingen aan staan.
Schakelaars verschijnen alleen voor functies die actief zijn voor de gebruiker. Bijvoorbeeld: bureau- en parkeerschakelaars zijn alleen zichtbaar als bureau boeken voor hen beschikbaar is. Volgverzoeken verschijnt alleen voor gebruikers met een privé profiel.
Annuleringen door een wijziging in het kantoorbeleid of doordat een bureau is verplaatst, kunnen alsnog een melding sturen, zelfs als Melding annulering is uitgeschakeld.
De vergaderruimte-schakelaars gelden alleen voor incheck herinneringen en Microsoft Teams boekingsupdates. Bevestigings-, wijzigings- en annuleringsmails met agenda-uitnodigingen, goedkeuringsmails voor boekingen en e-mails over buffertijd-conflicten worden altijd verstuurd.
In Profiel > Meldingen. De deskbird Slack-app verwijst naar dezelfde pagina en heeft geen aparte meldingsschakelaars. Slack status-synchronisatie is een aparte instelling in de Slack-appinstellingen.
E-mails aan bezoekers zijn afhankelijk van de gastheer of organisator. Bij het aanmaken, wijzigen of annuleren van een bezoek bepalen zij of de bezoeker een melding krijgt. Herinneringsmails worden alleen verstuurd als bezoekherinneringen zijn ingeschakeld voor het kantoor.