Quando configuri l'integrazione per la prima volta, sincronizziamo tutte le assenze future e le assenze approvate degli ultimi 3 mesi su deskbird, purché esistano già e siano approvate nel tuo sistema HR.
La sincronizzazione avviene di solito a intervalli giornalieri. L'eccezione è Personio, dove la sincronizzazione avviene a intervalli orari. Questi intervalli sono fissi e non possono essere modificati.
No, non è possibile selezionare tipi specifici di assenza. Tutti i periodi di assenza approvati dal tuo sistema HR vengono sincronizzati e visualizzati con lo stato predefinito "Assente" su deskbird.
No, solo le assenze approvate vengono sincronizzate su deskbird.
Questo dipende dal tuo HRIS:
- Personio, HiBob, Factorial e HRWorks: le assenze di mezza giornata vengono mostrate come Prima metà (mattina) o Seconda metà (pomeriggio) con lo stato predefinito "Assente".
- Altri strumenti HRIS: le assenze di mezza giornata vengono mostrate come assenza di "Assente" per l'intera giornata. Se il tuo HRIS invia un'assenza di un solo giorno inferiore a 8 ore, deskbird confronta l'orario di inizio e fine con la metà della giornata lavorativa in ufficio e la mostra come assenza della prima o della seconda metà.
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SFTP: le voci
amepmnel file CSV vengono mostrate come assenze di mattina e pomeriggio.
Per ogni strumento HRIS, le assenze di mezza giornata richiedono che la programmazione della mezza giornata sia attivata in Admin > Workforce > Impostazioni Workforce. Se è disattivata, ogni assenza viene mostrata come assenza di "Assente" per l'intera giornata, incluse le assenze di un solo giorno inferiori a 8 ore.
Per maggiori dettagli, vedi Integrazione HRIS: Assenze.
Sì, in generale. Quando un'assenza viene sincronizzata dal tuo HRIS, lo stato dell'utente viene impostato su "Assente" per quel giorno e la sua postazione o il suo parcheggio assegnato vengono liberati così che altri utenti possano prenotarli. Questo richiede che l'opzione Consenti ad altri di prenotare questo spazio se l'utente assegnato non è in ufficio sia attivata per la postazione o il parcheggio. Per maggiori dettagli, vedi Postazioni, Parcheggi e altre Risorse.
⚠️ Assenze di mezza giornata: con alcuni strumenti HRIS (ad esempio Eurecia), un'assenza di mezza giornata libera la postazione o il parcheggio assegnato per l'intera giornata, anche se l'utente è assente solo per metà giornata. Questo è dovuto a una limitazione dell'integrazione con questi strumenti HRIS.
Gli utenti vengono sincronizzati una volta che hanno un profilo attivo nell'HRIS. Di solito significa che il dipendente ha iniziato ufficialmente e il suo account è completamente attivo. Gli utenti con qualsiasi altro stato non vengono sincronizzati.
Se hai bisogno di creare l'utente su deskbird in anticipo, puoi farlo manualmente. Finché viene utilizzato lo stesso indirizzo email, entrambi gli account verranno collegati automaticamente non appena l'utente diventa attivo nell'HRIS.
Dipende dal tuo HRIS. Se il tuo sistema HR ti permette di limitare l'ambito della sincronizzazione, potresti essere in grado di controllare quali utenti vengono sincronizzati.
Se tale filtro non è supportato, tutti i profili dipendente attivi nell'HRIS verranno sincronizzati automaticamente con deskbird.
deskbird gestisce la rimozione di un dipendente in due modi, a seconda di cosa succede al record del dipendente nel tuo HRIS. Entrambi corrispondono alle azioni che gli admin possono eseguire manualmente in Admin > Gestione degli utenti: Utenti.
Disattivazione – quando il dipendente viene impostato come inattivo o terminato nell'HRIS (nella maggior parte dei casi di offboarding):
- L'utente rimane nell'elenco utenti, contrassegnato come
Inattivo, e non può più accedere. - Le prenotazioni e le pianificazioni future vengono annullate e le postazioni assegnate vengono liberate.
- Le prenotazioni passate restano collegate all'utente.
- Recuperabile: un admin può selezionare Attiva, oppure l'utente viene riattivato automaticamente non appena viene impostato come attivo nell'HRIS.
Eliminazione – quando il record del dipendente viene eliminato nell'HRIS (stesso risultato della selezione di Elimina su un profilo utente):
- L'utente viene rimosso dall'elenco utenti e il suo accesso viene eliminato.
- Il suo nome e indirizzo email vengono sostituiti con "Utente eliminato".
- Le prenotazioni e le pianificazioni future vengono eliminate. Le prenotazioni passate restano in analytics sotto "Utente eliminato".
- Non recuperabile: un utente eliminato non può essere ripristinato.
💡 Se un dipendente eliminato torna attivo nell'HRIS, deskbird crea un nuovo account utente che non è collegato a quello precedente. Per mantenere la possibilità di ripristinare un utente, impostalo come inattivo o terminato nell'HRIS invece di eliminare il record del dipendente.
No. L'HRIS è considerato l'unica fonte attendibile per i periodi di assenza. Per questo motivo, la sincronizzazione è volutamente a senso unico: dall'HRIS verso deskbird.
Lo stato "Assente" rimarrà disponibile su deskbird (senza il logo HRIS) e gli utenti potranno di nuovo modificare manualmente il proprio stato.
Contattaci così possiamo verificare se il tuo sistema HR è supportato e può essere attivato.