Réserver des postes pour toute une équipe/groupe

Desks Professional et supérieur

Avec la réservation de groupe, tu peux installer toute une équipe dans une même zone en une seule réservation. Tu choisis la zone, la date, l'heure et les personnes, et deskbird attribue automatiquement un poste à chacun. Plus besoin de réserver poste par poste pour les journées d'équipe, les semaines d'onboarding ou les ateliers. La réservation de groupe est disponible dans l'application web deskbird pour les Admins, Managers et Chefs de groupe.

1. Comment fonctionne la réservation de groupe
2. Avant de commencer
3. Réserver des postes pour un groupe
4. Comment les postes sont attribués
5. Que se passe-t-il pour les réservations existantes
6. FAQ

1. Comment fonctionne la réservation de groupe

Une réservation de groupe concerne une seule zone, une journée et une plage horaire commune pour au moins 2 personnes. Tu peux ajouter des groupes entiers, des personnes individuelles, ou les deux. Avant de confirmer, tu vois qui aura quel poste.

• Tout le monde dans la réservation a un poste dans la même zone.
• deskbird choisit le poste pour chaque personne (voir Comment les postes sont attribués).
• Si quelqu'un a déjà une réservation de poste à ce moment-là, la réservation de groupe la remplace (voir Que se passe-t-il pour les réservations existantes).

💡 Astuce : Pour réserver un poste pour un seul collègue, consulte Réserver un poste pour un collègue. Pour les visiteurs externes, consulte Réserver un poste pour un visiteur.

2. Avant de commencer

• Rôle : Les Chefs de groupe peuvent réserver pour les membres des groupes qu'ils gèrent. Les Managers, Admins Bureau et Admins Globaux peuvent aussi réserver pour des groupes, tout comme les utilisateurs avec un rôle personnalisé incluant Gérer les réservations pour d'autres utilisateurs. Les autres utilisateurs ne peuvent pas faire de réservations de groupe.
• Abonnement : Desks Professional et supérieur.
• Appareil : l'application web deskbird. La réservation de groupe n'est pas disponible sur l'application mobile.
• Personnes : au moins 2 personnes par réservation de groupe.
• Espace : une zone avec assez de postes libres pour tout le monde.

⚠️ Autres abonnements : Sur les autres abonnements, les Admins Bureau et Admins Globaux voient l'option Groupe avec une invitation à passer à une offre supérieure. Les Managers, Chefs de groupe et utilisateurs ne la voient pas.

3. Réserver des postes pour un groupe

1. Ouvre Réserver dans l'application web deskbird et choisis la date et l'étage.
2. Clique sur une zone dans le plan d'étage et choisis Avancé, ou clique sur la carte de la zone dans la vue liste. La fenêtre de réservation s'ouvre.
3. Sous Réserver pour :, sélectionne Groupe.
4. Définis l'heure de début et de fin, ou active Journée complète. La plage horaire s'applique à tout le monde dans la réservation.
5. Dans Ajouter des groupes ou des personnes par nom, recherche un groupe ou une personne et sélectionne-les. Les groupes affichent leur nombre de membres entre parenthèses. Répète jusqu'à ce que tout le monde soit dans la liste (au moins 2 personnes).
6. Vérifie la liste sous N personnes dans cette réservation. Chaque groupe a son propre bloc, et les personnes ajoutées individuellement apparaissent sous Ajouté individuellement. Chaque personne affiche le poste qu'elle aura, et Vue liste affiche tous les postes de la zone avec la personne réservée dessus. Décoche la case à côté d'une personne pour l'enlever, clique sur le X à côté d'un groupe pour retirer tout le groupe, ou clique sur Tout désélectionner pour tout effacer.
7. Clique sur Confirmer la réservation de groupe (N).
8. Une fenêtre s'affiche avec le nombre de réservations créées et la plage horaire où les réservations qui se chevauchent seront remplacées. Clique sur Confirmer les réservations (N) pour réserver, ou sur Retour pour modifier.

Le compteur à côté du nom de la zone (par exemple 8/10 postes disponibles) indique combien de postes restent libres une fois que tout le monde a un poste, pour voir d'un coup d'œil si tout le monde rentre.

💡 Astuce : Confirmer la réservation de groupe reste désactivé tant qu'il n'y a pas au moins 2 personnes dans la liste et que tout le monde n'a pas de poste. S'il y a plus de personnes que de postes libres, enlève des personnes de la liste ou choisis une zone plus grande.

Après confirmation, une fenêtre indique combien de postes ont été réservés pour quel jour. Voir les réservations ouvre la liste de toutes les réservations pour ce jour, et Terminé ferme la fenêtre. Tout le monde dans le groupe reçoit une invitation calendrier et un email pour sa nouvelle réservation. Si une réservation ne peut pas être créée, une notification indique la personne concernée et la raison. Fermer la fenêtre de réservation ne supprime pas la réservation de groupe.

4. Comment les postes sont attribués

deskbird attribue à chaque personne un poste dans la zone choisie, dans cet ordre :

1. Son poste attribué.
2. Son poste favori dans cette zone.
3. Le poste qu'elle a déjà réservé dans cette zone.
4. N'importe quel poste libre dans la zone.

Tu vois le résultat avant de confirmer : le numéro du poste à côté de chaque nom dans la liste, et la place de chacun sur le plan d'étage en Vue carte.

5. Que se passe-t-il pour les réservations existantes

• Si quelqu'un du groupe a déjà une réservation de poste qui chevauche la plage horaire, la réservation de groupe la remplace.
• Si quelqu'un est déjà enregistré(e) sur une réservation qui chevauche, cette réservation n'est pas remplacée. Elle se termine quand la réservation de groupe commence.
• Les personnes dont la réservation est remplacée reçoivent un email. Il affiche l'ancienne réservation barrée, la nouvelle réservation, qui a fait la réservation de groupe, et un bouton Voir tes réservations.

⚠️ Vérifie l'aperçu : Le remplacement se fait pour tout le monde dans la liste en même temps. Vérifie bien les personnes et les postes avant de cliquer sur Confirmer les réservations (N), surtout pour les collègues qui auraient réservé un poste ailleurs à ce moment-là.

6. FAQ