Synchronisation du calendrier pour le statut de planning et les salles de réunion

1. Allez dans Admin > Intégrations.
2. Cliquez sur Connecter (ou Mettre à jour la synchronisation si une connexion existe déjà).
3. Sélectionnez Microsoft.
4. Connectez-vous avec un compte Administrateur général.
5. Donnez votre consentement à toutes les autorisations demandées et suivez les instructions à l’écran.

1. Ouvrez le portail Microsoft Entra ID (Azure).
2. Allez dans Applications d’entreprise.
3. Sélectionnez l’application deskbird (deskbird Calendar Sync).
4. Dans le menu de gauche, ouvrez Autorisations.
5. Cliquez sur Accorder le consentement administrateur pour <nom de votre entreprise> et acceptez toutes les autorisations.

Astuce : Vous pouvez limiter l’accès à certains calendriers en utilisant une Application Access Policy Microsoft.

• Place.Read.All
  Permet à deskbird de lire les informations sur les espaces de l’entreprise (par ex. salles de réunion et listes de salles) afin que les salles puissent être importées dans deskbird.
• Calendars.ReadWrite
  Permet à deskbird de créer, lire, modifier et supprimer des événements sur les calendriers de salles pour garder la synchronisation des réservations de salles de réunion.

Il s’agit d’autorisations au niveau de l’application, ce qui signifie que deskbird accède à l’API Microsoft Graph en tant qu’application (et non au nom d’un utilisateur).

1. Ouvrez la console d’administration Google (Super Admin requis).
2. Allez dans Sécurité > Contrôle d’accès et des données > Contrôles API.
3. Sous Délégation à l’échelle du domaine, cliquez sur Gérer la délégation à l’échelle du domaine.
4. Cliquez sur Ajouter.
5. Saisissez l’ID client : 108092835268664080778
6. Dans Scopes OAuth, ajoutez les scopes ci-dessous puis cliquez sur Autoriser.

https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.resource.calendar.readonly
https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly
https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email
https://www.googleapis.com/auth/calendar.events

1. Allez dans Admin > Intégrations.
2. Cliquez sur Connecter (ou Mettre à jour la synchronisation si une connexion existe déjà).
3. Sélectionnez Google.
4. Connectez-vous avec votre compte admin Google.
5. Donnez votre consentement à toutes les autorisations demandées et suivez les instructions à l’écran.

Ce que les utilisateurs voient dans leur calendrier

• Microsoft Outlook : les statuts apparaissent comme des événements sur la journée entière.
• Google Agenda : les statuts apparaissent comme des entrées de lieu de travail.

Le type d’événement dépend du statut sélectionné :

• Bureau et Travail mobile → entrées de lieu de travail
• Absent et statuts personnalisés → événements sur la journée entière

1. Ouvrez l'application web deskbird.
2. Allez dans Admin > Étages & espaces.
3. Cliquez sur + Ajouter un espace et sélectionnez Salle de Réunion.
4. Saisissez les détails de la salle (nom, capacité, etc.) puis cliquez sur Enregistrer.

💡 Les salles de réunion créées manuellement ne peuvent pas être synchronisées avec les calendriers Google ou Microsoft.

Étape 1 – Configurer la synchronisation du calendrier des salles

• Allez dans Admin > Intégrations > Synchronisation du calendrier des salles.
• Choisissez Google ou Microsoft et complétez la configuration du fournisseur ci-dessus.

Étape 2 – Importer des salles

• Allez dans Admin > Étages & espaces > + Ajouter un espace > Salle de Réunion > Importer une salle depuis Microsoft ou Google.
• Sélectionnez les salles de votre tenant connecté et importez-les.

Remarques

• Microsoft : les salles nouvellement créées ou mises à jour peuvent prendre jusqu'à 48 heures pour apparaître.
• Google : assurez-vous que la catégorie de la salle est définie sur CONFERENCE_ROOM.
• Acceptation & refus : le calendrier de ressource de la salle dans Google/Microsoft décide si une réservation est acceptée. Si une réservation est refusée, elle sera supprimée de deskbird.

💡 Une fois les salles importées, vous pouvez créer des liens de visioconférence lors de la réservation de salles de réunion dans deskbird (selon la configuration de votre fournisseur).

💡 La recherche respecte exactement le nom de la salle (y compris l'orthographe et la ponctuation). Saisissez le nom de la salle tel qu'il apparaît dans l'annuaire du fournisseur.

Dans Microsoft Outlook, les statuts de planning sont affichés comme événements sur toute la journée. Cela s'applique, par exemple, à Absent et à tout statut personnalisé.

Oui. deskbird respecte les restrictions configurées dans Outlook/Exchange (par exemple, « ne peut pas être réservé plus de 6 mois à l'avance »). La demande peut sembler acceptée au départ, mais si Outlook la refuse, l'utilisateur en sera informé et la réservation ne sera pas conservée dans deskbird.

Les restrictions ne s'appliquent pas rétroactivement : les réservations créées avant l'activation de la règle ne sont pas concernées (même comportement que Microsoft).

deskbird ne peut pas contourner les restrictions d'Outlook. Le calendrier de ressource de la salle décide si une réservation est acceptée. Si Outlook refuse la demande (par exemple, utilisateur non autorisé, approbation requise), la réservation est supprimée de deskbird après le refus.

Dans Google Agenda, les statuts de planning apparaissent comme entrées de lieu de travail pour Bureau et Télétravail.

Absent et tout statut personnalisé sont affichés comme événements sur toute la journée.

Vérifiez que la salle est bien configurée comme ressource dans Google Workspace et (pour une meilleure compatibilité) utilise la catégorie CONFERENCE_ROOM. Assurez-vous également que la délégation à l'échelle du domaine a été correctement configurée et que toutes les autorisations nécessaires ont été accordées.

Oui. Google fait foi pour l'acceptation des salles. Si le calendrier de la salle refuse une demande de réservation, la réservation ne sera pas conservée dans deskbird.