deskbird s’intègre avec des fournisseurs SIRH comme Personio, HiBob et Workday pour synchroniser automatiquement les données des utilisateurs, les appartenances aux groupes et les absences. Cet article explique comment fonctionne la synchronisation, à quoi s’attendre lors de la configuration et comment résoudre les problèmes courants.
- Fréquence et horaires de synchronisation
- À quoi s’attendre après la configuration initiale
- Désactivation des utilisateurs via le SIRH
- Synchronisation des absences : à quoi s’attendre
- Résolution des problèmes courants
- FAQ
1. Fréquence et horaires de synchronisation
L’intégration SIRH synchronise les données entre votre fournisseur SIRH et deskbird selon un planning défini :
- Synchronisation des utilisateurs et groupes : S’effectue une fois par jour, généralement le matin (CET/CEST).
- Synchronisation des absences : S’effectue également quotidiennement.
- Exception Personio : Pour Personio, la synchronisation des utilisateurs et groupes s’effectue toutes les heures une fois l’intégration établie — au lieu d’une fois par jour.
La synchronisation SIRH n’est pas en temps réel. Après avoir effectué des modifications dans votre SIRH (par exemple, ajout d’un nouvel employé, changement de service, enregistrement d’une absence), la mise à jour apparaîtra dans deskbird lors de la prochaine synchronisation programmée. L’intervalle de synchronisation est défini par le fournisseur et ne peut pas être modifié.
2. À quoi s’attendre après la configuration initiale
Après avoir terminé la configuration de l’intégration SIRH :
- Les utilisateurs n’apparaîtront pas immédiatement. La première synchronisation s’effectue lors de la prochaine plage prévue (généralement le lendemain matin). Prévoyez votre lancement en conséquence.
- Aucun e-mail d’invitation n’est envoyé. Les utilisateurs créés via le SIRH ne reçoivent pas d’e-mail d’invitation. Ils peuvent accéder à deskbird directement avec leur méthode de connexion habituelle (SSO, e-mail, etc.).
- Vérifiez la connexion : Après la première synchronisation, allez dans Tableau de bord admin > Utilisateurs pour confirmer que les utilisateurs ont bien été importés.
Conseil pour le lancement
Si vous lancez deskbird dans votre organisation et comptez sur le provisionnement SIRH, configurez l’intégration au moins 1 à 2 jours avant la date de mise en service pour garantir que les utilisateurs soient bien synchronisés et prêts.
3. Désactivation des utilisateurs via le SIRH
Lorsqu’un employé quitte votre organisation et est désactivé ou supprimé dans votre SIRH :
- La désactivation est synchronisée avec deskbird lors du prochain cycle de synchronisation.
- Le statut de l’utilisateur dans deskbird passe à Inactif.
- Les utilisateurs inactifs ne peuvent pas se connecter ni effectuer de réservations, et ils ne sont pas comptabilisés dans votre licence.
Si un utilisateur a été désactivé dans votre SIRH mais apparaît toujours comme Actif dans deskbird après 24 heures, vérifiez si :
- Le statut de l’utilisateur a bien été modifié dans le SIRH (vérifiez dans le panneau d’administration du SIRH).
- L’intégration est toujours connectée (vérifiez dans Tableau de bord admin > Intégrations).
- Des erreurs de synchronisation sont affichées dans le statut de l’intégration.
4. Synchronisation des absences : à quoi s’attendre
Lorsque la synchronisation des absences est activée, les absences approuvées dans votre SIRH sont reflétées dans deskbird comme statuts de planning (par exemple, « Absent »).
- Seules les absences approuvées sont synchronisées. Les demandes en attente ne sont pas affichées dans deskbird.
- Les absences sont synchronisées quotidiennement.
- Si la synchronisation du calendrier est également activée, le flux est : SIRH > deskbird > Calendrier (par exemple, Outlook ou Google Agenda).
Les différents fournisseurs SIRH gèrent les types d’absence de manière différente. Tous les types d’absence ne sont pas forcément pris en charge pour la synchronisation. Consultez l’article Intégration SIRH : Absences pour plus de détails selon le fournisseur.
5. Résolution des problèmes courants
| Problème | Cause probable | Solution |
|---|---|---|
| Nouveaux utilisateurs non visibles dans deskbird | La synchronisation n’a pas encore eu lieu (planification quotidienne). | Attendez la synchronisation du lendemain matin. Si les utilisateurs n’apparaissent pas après 24 heures, contactez le support. |
| Données utilisateur (service, manager) non mises à jour | Champ non mappé ou modification SIRH non encore synchronisée. | Attendez le prochain cycle de synchronisation. Si le problème persiste, vérifiez que le champ concerné est inclus dans le périmètre de l’intégration. |
| Absences non visibles dans deskbird | Absence non encore approuvée dans le SIRH, ou type d’absence non pris en charge. | Vérifiez que l’absence est approuvée dans le SIRH. Consultez l’article sur les absences pour les types pris en charge selon le fournisseur. |
| Absences affichant de mauvaises dates | Décalage de fuseau horaire ou gestion des demi-journées dans le SIRH. | Vérifiez les paramètres de fuseau horaire dans votre SIRH et dans deskbird. Contactez le support avec des exemples précis (e-mail utilisateur, dates attendues, dates affichées). |
| Utilisateurs désactivés toujours actifs dans deskbird | Désactivation SIRH non synchronisée, ou intégration déconnectée. | Vérifiez que l’utilisateur est bien désactivé dans le SIRH. Consultez Tableau de bord admin > Intégrations pour le statut de synchronisation. Désactivez manuellement si besoin urgent. |
6. FAQ
La synchronisation SIRH s’effectue une fois par jour, généralement le matin (Personio synchronise toutes les heures). Cela signifie que les utilisateurs apparaîtront après la prochaine synchronisation programmée — et non immédiatement après la configuration. Si vous avez besoin que les utilisateurs soient prêts pour une date de lancement précise, configurez l’intégration au moins 1 à 2 jours à l’avance.
Les autorisations requises varient selon le fournisseur. Au minimum, deskbird a besoin d’un accès en lecture aux profils employés (nom, e-mail, service, statut d’emploi). Pour la synchronisation des absences, un accès en lecture aux données de congés/absences est également nécessaire. Consultez le guide de configuration pour votre fournisseur spécifique (Intégration SIRH : Utilisateurs et groupes) pour connaître les autorisations exactes à accorder.
Non. L’intervalle de synchronisation est déterminé par le fournisseur et ne peut pas être modifié. La plupart des fournisseurs synchronisent une fois par jour, généralement le matin. Personio fait exception et synchronise toutes les heures une fois l’intégration établie.