Paneles personalizados

Desks Professional y superior o Dock Plus

Paneles personalizados permiten a los Admin globales crear paneles de análisis personalizados simplemente describiendo lo que quieren saber. El Asistente de IA de deskbird convierte una pregunta en lenguaje natural en un panel listo para usar con KPIs, gráficos y tablas basados en los datos de reservas, programación y utilización de la empresa, además de reservas de salas de reuniones, visitantes en la oficina y tickets del lugar de trabajo. Sin exportaciones, sin hojas de cálculo y sin esperar a que alguien más cree el informe. Los paneles personalizados forman parte de la inteligencia deskbird y están disponibles para los Admin globales en Desks Professional, Desks Enterprise y Dock Plus.

1. Antes de empezar
2. Dónde encontrar los paneles personalizados
3. Crea un panel con el asistente
4. Refina un panel con el asistente
5. Renombrar, copiar, marcar como favorito y eliminar paneles
6. Compartir un panel con otros Admin globales
7. Datos y tipos de widgets disponibles
8. Limitaciones
9. Preguntas frecuentes

1. Antes de empezar

• Función: solo los Admin globales pueden abrir los paneles personalizados. Otros roles de admin y empleados no lo ven. Consulta Funciones del sistema y permisos.
• Plan: la empresa necesita Desks Professional, Desks Enterprise o Dock Plus.
• Configuración de privacidad: Los paneles personalizados aún no están disponibles para empresas con configuraciones de privacidad específicas, como la privacidad a nivel de grupo. Consulta Visibilidad y configuración de privacidad (usuarios y grupos).
• Alcance de los datos: el asistente solo utiliza datos de la empresa a la que pertenece el Admin global.
• Solo lectura: el asistente solo puede leer y visualizar datos. No puede crear, cancelar ni modificar reservas, cambiar configuraciones ni sobrescribir ningún dato.
• Datos de presencia: las preguntas sobre presencia real o detectada solo pueden responderse si la empresa utiliza deskbird Dock o detección ofimática basada en red. Consulta deskbird Dock: Descripción general y configuración.

2. Dónde encontrar los paneles personalizados

1. En la esquina inferior izquierda de la navegación, cambia a Inteligencia.
2. Haz clic en Paneles personalizados.

Paneles personalizados está junto a las páginas de análisis predefinidas de deskbird, como Análisis de Oficina, Análisis de personal y Análisis de Dock.

La página muestra todos los paneles disponibles para el Admin global. Usa las pestañas sobre la lista para filtrarla:

• Todos: todos los paneles propios más todos los paneles compartidos con Admin globales.
• Tuyos: paneles creados por el Admin global actual.
• Compartidos contigo: paneles que han compartido otros Admin globales.
• Favoritos: paneles marcados como favoritos.

La lista muestra el nombre del panel (Paneles), su autor (Creado por) y quién puede verlo (Acceso de visualización). Haz clic en el nombre de un panel para abrirlo.

3. Crea un panel con el asistente

1. Ve a Inteligencia > Paneles personalizados.
2. Haz clic en Crear panel. Se abre el panel del Asistente.
3. Escribe una pregunta sobre los datos del lugar de trabajo en el campo Escribe un mensaje..., o selecciona una de las Sugerencias, por ejemplo Mostrar uso de escritorios por oficina en los últimos 30 días o ¿Qué oficinas estuvieron más ocupadas el mes pasado?
4. Envía el mensaje.
5. El asistente analiza la pregunta y sugiere un plan: los widgets que crearía, además de cualquier dato relevante que detecte, por ejemplo un pico, una oficina que concentra la mayoría de las reservas o un alto porcentaje de reservas canceladas. Describe lo que ve sin suponer la causa. Si la pregunta es muy general o ambigua, pide los detalles que faltan. Responde para ajustar el plan o confírmalo.
6. Una vez acordado el plan, el asistente crea el panel con los widgets y tipos de widget que mejor respondan a la pregunta.

El nuevo panel aparece en la pestaña Tuyos dentro de Paneles personalizados.

Las preguntas sobre un solo dato, por ejemplo ¿Cuántos visitantes tuvimos la semana pasada?, se responden primero directamente en el chat. Luego, el asistente ofrece añadir la cifra al panel como un widget.

💡 Consejo: cuanto más específica sea la pregunta, más preciso será el panel. Menciona el rango de tiempo, las oficinas o pisos, el tipo de recurso (por ejemplo escritorios o plazas de aparcamiento) y qué quieres medir. Por ejemplo, en vez de Muéstrame las reservas, pregunta Compara las reservas de escritorios y los no-shows por oficina en los últimos 3 meses.

El asistente responde en el idioma en que está escrita la pregunta. Los textos de los widgets como títulos, leyendas y etiquetas de ejes se crean en inglés por defecto. Para obtenerlos en otro idioma, pídeselo explícitamente al asistente, por ejemplo Show all widget titles in German.

⚠️ Importante: el Asistente de IA puede cometer errores. Revisa las cifras importantes, por ejemplo comparándolas con las páginas de análisis predefinidas, antes de tomar decisiones basadas en ellas.

4. Refina un panel con el asistente

Después de crear el panel, la conversación con el asistente permanece abierta, así puedes ajustar el panel paso a paso:

1. Describe el cambio en el chat del asistente, por ejemplo:
   • Cambia el gráfico de barras por uno de líneas
   • Solo muestra las oficinas de Berlín y Múnich
   • Añade la tasa de cancelación por semana
2. También puedes seguir una de las sugerencias del asistente para un análisis más profundo.
3. Revisa los cambios propuestos en los widgets existentes.
4. Aprueba los cambios individualmente o todos a la vez. El panel solo se actualiza después de la aprobación.

💡 Consejo: para probar cambios grandes sin modificar el original, copia primero el panel (consulta Renombrar, copiar, marcar como favorito y eliminar paneles) y ajusta la copia.

5. Renombrar, copiar, marcar como favorito y eliminar paneles

Directamente en un panel, sin el asistente:

• Renombrar el panel: edita el título del panel.
• Renombrar un widget: edita el título de un widget individual.
• Eliminar un widget: elimina un widget individual del panel.

Desde la lista en Paneles personalizados, usando los iconos al final de cada fila:

• Favorito (icono de corazón): marca el panel como favorito. Así también aparece en la pestaña Favoritos.
• Copiar (icono de copiar): crea un duplicado de todo el panel, por ejemplo para probar cambios en una segunda versión.
• Eliminar (icono de papelera): elimina el panel.

Todos los demás cambios, como tipos de gráficos, métricas, filtros o añadir widgets, se hacen a través del asistente (consulta Refina un panel con el asistente). El tamaño de los widgets se ajusta automáticamente a la pantalla y no se puede modificar manualmente.

6. Compartir un panel con otros Admin globales

Cada panel tiene uno de dos niveles de acceso de visualización:

• Privado: solo el creador puede ver el panel.
• Admin globales: todos los Admin globales de la empresa pueden ver el panel.

Para compartir un panel privado, cambia su acceso de visualización a Admin globales. Los demás Admin globales lo encontrarán en la pestaña Compartidos contigo, y la columna Acceso de visualización mostrará Admin globales.

⚠️ Importante: los paneles no se pueden compartir con personas específicas, un subconjunto de admins, otros roles de admin ni empleados.

7. Datos y tipos de widgets disponibles

El asistente puede responder preguntas basadas en los siguientes datos:

Reservas de escritorios y plazas de aparcamiento – quién reserva qué, cuándo y cómo:

• Número de reservas y número de personas únicas que reservaron
• Reservas asistidas (registrado o completado)
• No-shows liberados automáticamente por la política de check-in
• Tasa de cancelación (canceladas por los usuarios o liberadas automáticamente)
• Tiempo medio de antelación de reserva (días reservados con anticipación) y duración media de la reserva

Ejemplos de preguntas: ¿Cuántas reservas tuvimos el mes pasado?, ¿Cuál es nuestra tasa de no-shows?, ¿Quiénes son los principales usuarios que reservan escritorios?

Utilización – capacidad, ocupación y optimización del espacio por oficina, piso o escritorio:

• Utilización: porcentaje de horas de oficina disponibles que fueron reservadas
• Número de escritorios activos y cuántos de ellos se reservaron al menos una vez o nunca se reservaron
• Porcentaje de días de oficina en los que un recurso fue reservado al menos una vez

Ejemplos de preguntas: ¿Qué oficina tiene la mayor utilización de escritorios?, ¿Qué porcentaje de nuestros escritorios nunca se reservan?, ¿Cómo se compara la utilización de escritorios entre pisos?

Programación – asistencia planificada y patrones de trabajo híbrido, independientemente de si se hizo una reserva:

• Número de personas que planifican su semana
• Días planificados (los planes de medio día cuentan como medio día)
• Días de oficina planificados con una reserva de escritorio y días de oficina planificados sin una

Ejemplos de preguntas: ¿Cuántas personas planearon trabajar desde casa vs. la oficina la semana pasada?, ¿Qué días son los más populares para ir a la oficina?, ¿Cuántos empleados planearon un día de oficina sin reservar un escritorio?

Reservas de salas de reuniones – cómo se reservan y usan las salas de reuniones:

• Reservas por resultado: realizadas, canceladas, pendientes de aprobación o rechazadas
• Tasa de check-in
• Reservas especiales: reservas recurrentes, reservas con invitados externos y reservas con catering
• Duración de la reunión, número de asistentes y antelación de la reserva
• Desglose por sala, usuario, grupo de usuarios, oficina, piso o periodo de tiempo

Ejemplos de preguntas: ¿Qué salas de reuniones se reservan con más frecuencia?, ¿Cuántas reservas de salas se cancelaron el mes pasado?, ¿Cuántas reuniones tuvieron invitados externos?

Visitantes en la oficina – solo para empresas que usan gestión de visitantes:

• Número de visitas y visitantes, incluyendo visitas espontáneas, visitantes de empleados y check-ins en quiosco
• Tasa de check-in, no-shows y tasa de cancelación
• Tiempo en el sitio (media y mediana en minutos) y retraso en el check-in
• Desglose por tipo de visita, oficina, huésped, equipo del huésped, empresa visitante, hora del día o periodo de tiempo

Ejemplos de preguntas: ¿Cuántos visitantes vinieron a cada oficina el mes pasado?, ¿A qué hora del día llegan la mayoría de los visitantes?, ¿Qué huéspedes reciben más visitantes?

Tickets del lugar de trabajo – solo para empresas que usan ticketing:

• Entradas por estado: abiertas, en progreso, finalizadas o canceladas
• Backlog, antigüedad del backlog y entradas de alta urgencia
• Entradas asignadas y reporteros
• Tiempo de resolución (horas promedio y mediana)
• Desgloses por categoría, urgencia, oficina, piso, área, asignado o periodo de tiempo

Preguntas de ejemplo: ¿Cuántas entradas siguen abiertas por oficina?, ¿Cuál es nuestro tiempo de resolución mediano este trimestre?, ¿Qué categorías generan más entradas?

Presencia – solo para empresas que usan deskbird Dock o detección ofimática basada en red:

• Número promedio y máximo de dispositivos detectados en la oficina al mismo tiempo
• Ocupación como porcentaje de la capacidad del escritorio total, y ocupación de los escritorios con detección de presencia
• Escritorios con detección de presencia que no registraron ninguna actividad
• Tiempo promedio que un dispositivo estuvo conectado de forma continua en la oficina

Preguntas de ejemplo: ¿Cuál es nuestra ocupación máxima por hora los miércoles?, ¿Qué escritorios con detección de presencia nunca se usan?, ¿Cuánto tiempo suele estar la gente conectada en sus escritorios?

Dependiendo de la pregunta, el asistente utiliza estos tipos de widgets:

• Cuadros KPI y filas KPI
• Gráficas de barras y gráficas de barras apiladas
• Gráficas de líneas
• Listas ordenadas
• Tablas y tablas jerárquicas
• Mapas de calor

8. Limitaciones

• Sin exportación: los paneles no se pueden exportar como CSV, XLSX o PDF. Para exportaciones de datos en bruto, consulta Exportaciones.
• Compartir: solo privado o con todos los Admin globales. No se puede compartir con personas o empleados específicos.
• Métricas: el asistente trabaja con las métricas y filtros estándar de deskbird listados arriba. No puede calcular nuevos datos fuera de estas métricas, y no se pueden mostrar otros filtros ni cálculos en un panel.
• Sin filtros interactivos: los paneles no tienen controles de filtro. Para cambiar los filtros, pídeselo al asistente.
• Edición manual: limitada a renombrar el panel, renombrar widgets y eliminar widgets. Los widgets no se pueden redimensionar manualmente.
• Homologaciones: cada cambio propuesto por el asistente debe ser aprobado antes de aplicarse.
• Configuraciones de privacidad: aún no disponible para empresas con configuraciones de privacidad específicas, como privacidad a nivel de grupo.
• Sin historial de consultas: no hay un registro de auditoría de las preguntas hechas al asistente.
• Datos a nivel de persona: dependiendo de la pregunta, los paneles pueden mostrar datos de personas individuales (por ejemplo, los que más reservan). No hay un modo solo anónimo o solo agregado. Revisa los requisitos internos de protección de datos, como acuerdos con el comité de empresa, antes de usar o compartir estos paneles.

9. Preguntas frecuentes