Desks Professional y superiores o Dock Plus
Este artículo es un resumen de transparencia sobre deskbird Intelligence: qué datos se utilizan, de dónde proceden, qué ocurre con ellos y todas las opciones que controlas. Está pensado para quienes evalúan deskbird Intelligence por primera vez, incluidos los equipos legales, los responsables de privacidad y los comités de empresa. Tiene carácter informativo y describe el producto tal como era en septiembre de 2026; las condiciones contractuales se rigen por tu contrato con deskbird y el Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA) de deskbird. La documentación de cumplimiento completa está disponible en el deskbird Trust Center.
- Qué es deskbird Intelligence
- Cómo funciona la detección, paso a paso
- Los datos, en detalle
- Lo que nunca se recopila
- Qué hacemos con los datos: tratamiento, almacenamiento y seguridad
- Tus opciones: los dos modos de privacidad, con ventajas e inconvenientes
- Qué puedes influir y controlar
- Implementación: qué se necesita y qué notan los empleados
- FAQs
1. Qué es deskbird Intelligence
deskbird es una plataforma integral de gestión del espacio de trabajo (reserva de escritorios y salas, planificación del trabajo, análisis), utilizada por más de 10.000 equipos de workplace. deskbird Intelligence es la capa de análisis de la plataforma: mide cómo se utilizan realmente las oficinas, los pisos, las áreas y los escritorios, para que los equipos de workplace y de inmuebles tomen decisiones sobre el espacio basadas en datos y no en estimaciones.
Funciona sin ningún hardware: sin sensores, sin cámaras, sin integración de tarjetas de acceso. En su lugar, una aplicación de escritorio ligera llamada deskbird Dock (menos de 5 MB, se ejecuta en segundo plano) reconoce dos cosas en un portátil de empresa: si el dispositivo está conectado a una red de oficina registrada y si está conectado a un monitor de oficina registrado. A partir de estas dos señales, deskbird calcula análisis de ocupación a nivel de oficina, piso/área y escritorio.
💡 El principio de diseño: espacios, no personas. deskbird Intelligence mide cómo se usa el espacio, nunca quién está dónde. Según el modo de privacidad que elijas (sección 6), el sistema puede funcionar de forma totalmente anónima, sin cuentas de usuario de deskbird y sin ninguna identidad personal en los datos.
2. Cómo funciona la detección, paso a paso
- Instalar: tu equipo de TI implementa deskbird Dock en los portátiles de la empresa, normalmente de forma silenciosa mediante MDM (Intune, SCCM, Jamf). Los empleados no tienen que hacer nada.
- Detectar localmente: Dock observa, solo en el dispositivo, a qué red está conectado el portátil y qué monitor está conectado.
- Filtrar localmente: las detecciones se comparan con las reglas de oficina que has configurado. Si no hay coincidencia (por ejemplo, el wifi de casa), los datos se descartan en el dispositivo y no se envía nada.
- Transmitir si hay coincidencia: solo las detecciones que coinciden con una red de oficina registrada se transmiten, cifradas, al backend de deskbird en la UE.
- Analizar: las señales se convierten en paneles de ocupación agregados: asistencia, utilización de pisos y áreas, uso de escritorios, reservado frente a utilizado.
⚠️ Hay dos reglas absolutas: primero, si una red detectada no coincide con ninguna regla de oficina configurada, no se transmite nada; las redes domésticas y públicas nunca salen del dispositivo. Segundo, los datos del monitor solo se procesan si antes se ha detectado una red de oficina; fuera de la red de oficina, la información del monitor nunca sale del dispositivo.
Los datos se transmiten cuando se detecta un cambio relevante en el entorno (conexión, acoplamiento, desconexión), además de señales periódicas (heartbeats) que confirman que un puesto de trabajo sigue en uso. La detección a nivel de escritorio se basa en una asignación de monitores a escritorios que controlan tus administradores: un monitor solo identifica un escritorio porque has vinculado el número de serie de ese monitor a ese escritorio en tu plano.
3. Los datos, en detalle
Existen tres categorías de datos. Todos los campos se indican a continuación; no hay más categorías.
A. Datos de red: solo se transmiten cuando el dispositivo está en una red de oficina registrada.
| Dato | Qué es | Ejemplo | Por qué se necesita |
|---|---|---|---|
| SSID | Nombre de la red wifi | Corp-Main-5GHz |
Identificar la red de oficina |
| BSSID | Dirección MAC del punto de acceso | 00:1A:2B:3C:4D:5E |
Identificar el punto de acceso concreto |
| MAC de la puerta de enlace | MAC del router / de la puerta de enlace predeterminada | 00:11:22:33:44:55 |
Identificar la infraestructura de red de la oficina |
| Subred(es) | Subred(es) IP en la(s) que está el dispositivo | 192.168.10.0/24 |
Verificar la coincidencia con la red de oficina |
| IP pública | Dirección IP tal como la ven los servidores de deskbird | 203.0.113.42 |
Identificar la ubicación de la oficina (en oficinas registradas por IP pública) |
| Marca de tiempo | Cuándo se produjo la detección | 2026-09-22T09:15:30Z |
Análisis temporal de la ocupación |
B. Datos del monitor: solo se transmiten en una red de oficina y con el dispositivo acoplado.
| Dato | Qué es | Ejemplo | Por qué se necesita |
|---|---|---|---|
| Número de serie del monitor | Identificador físico del monitor | ABC123XYZ |
Identificar el escritorio, mediante tu asignación |
| Código de producto del monitor | ID de producto del fabricante | DEF456 |
Identificar el modelo de monitor |
| ID del fabricante | Identificador OEM | GHI789 |
Identificar el fabricante del monitor |
| ID del escritorio asignado | Escritorio al que está vinculado el monitor | desk-floor2-a15 |
Mostrar qué escritorio está ocupado |
| Marca de tiempo | Cuándo se produjo la detección | 2026-09-22T09:15:30Z |
Análisis de ocupación |
C. Datos de sistema y de sesión
| Dato | Qué es | Finalidad |
|---|---|---|
| ID de dispositivo | Identificador del portátil, que se recopila cuando se detecta una red de oficina. Nunca rota. En el modo Anónimo, se puede desactivar por completo para una anonimización total (sección 6). | Reconocer el mismo dispositivo a lo largo del tiempo para las tendencias de ocupación |
| ID de sesión | Identificador de sesión rotativo, que cambia según un intervalo configurable | Agrupar detecciones relacionadas en sesiones; la rotación limita la vinculación a lo largo del tiempo |
| Periodo de rotación | Con qué frecuencia rotan los identificadores de sesión, en ambos modos de privacidad: diaria, semanal (predeterminado) o mensual | Anonimización entre periodos |
⚠️ Identidad de los empleados: en el modo Anónimo no se necesitan cuentas de usuario de deskbird y no existe ninguna identidad de usuario en los datos. En las implementaciones independientes de deskbird Intelligence, no se envía ningún identificador de usuario a los análisis de ocupación, aunque exista una cuenta. Solo en el modo Usuario autenticado (una elección explícita, consulta la sección 6) las visitas se vinculan a cuentas de deskbird, para habilitar las automatizaciones de reservas y las funciones a nivel de usuario.
4. Lo que nunca se recopila
Nunca se recopila, en ningún modo:
- Nombre, correo electrónico o identidad del empleado (en el modo Anónimo)
- Historial de navegación o uso de aplicaciones
- Datos GPS o de ubicación geográfica
- Archivos personales, documentos o contenido de la pantalla
- Actividad del teclado o del ratón
- Cámara, micrófono o cualquier dato biométrico
- Redes wifi domésticas o datos de dispositivos personales
Por qué se cumple técnicamente: Dock no tiene capacidad para leer archivos, capturar la pantalla ni registrar entradas; solo lee identificadores de red e identificadores de hardware de los monitores. En macOS, leer el SSID/BSSID del wifi requiere el permiso de Servicios de localización del sistema operativo. deskbird lo utiliza exclusivamente para leer el nombre de la red; no se recopilan ni transmiten coordenadas geográficas. Si se deniega el permiso, Dock simplemente funciona sin detección de red.
5. Qué hacemos con los datos: tratamiento, almacenamiento y seguridad
| Finalidad del tratamiento | Generar análisis de ocupación: asistencia a la oficina, utilización de pisos y áreas, uso de escritorios, duración de la presencia y comparación entre el espacio reservado y el realmente utilizado. En el modo Usuario autenticado, además: automatizaciones de reservas (check-in automático, creación de reservas, intercambio de reservas). Los datos no se utilizan para ningún otro fin, no se venden y no se comparten con otros clientes. |
| Forma de los resultados | Paneles e informes agregados a nivel de oficina, piso/área y escritorio. Los informes están diseñados en torno a los espacios, no a las personas. |
| Conservación | En el modo Usuario autenticado, los datos personales se anonimizan según el mismo calendario que tu periodo de anonimización a nivel de empresa (180 días por defecto): los datos de uso siguen siendo consultables, pero ya no se asocian a personas. No existe una configuración de conservación independiente para deskbird Intelligence. En el modo Anónimo no existen datos personales que conservar. |
| Cifrado | En tránsito: TLS 1.2 o 1.3. En reposo: AES-256. |
| Alojamiento | Google Cloud Platform, región europe-west3 (Fráncfort, Alemania). Los datos no salen de la UE. Un único endpoint: api.deskbird.com (HTTPS, puerto 443). |
| Certificaciones | Certificación ISO 27001 y SOC 2 Type II; auditado según el RGPD. Documentación completa y actualizada (subencargados, DPA, informes de auditoría) en el deskbird Trust Center. |
| Integridad del software cliente | Los archivos de Windows están firmados con Authenticode (deskbird GmbH) mediante el servicio de firma respaldado por hardware de Microsoft; los archivos de macOS están firmados con Developer ID, notarizados por Apple y se ejecutan con el hardened runtime de Apple. Los archivos manipulados no superan las comprobaciones de firma y no se ejecutan. |
6. Tus opciones: los dos modos de privacidad, con ventajas e inconvenientes
El modo de privacidad es un único ajuste de administración que determina si existe alguna identidad personal en los datos. Las dos opciones:
| Modo | Cómo funciona | Qué obtienes | Contrapartidas y requisitos |
|---|---|---|---|
|
Usuario autenticado Predeterminado en configuraciones combinadas de reservas + Intelligence |
Los eventos de presencia se vinculan a la cuenta de deskbird del empleado (mediante la identidad del MDM o el inicio de sesión en la aplicación Dock). | Funcionalidad completa: análisis a nivel de usuario, informes de cumplimiento y todas las automatizaciones de reservas (check-in automático, reserva automática, intercambio de escritorio). Los empleados dejan de hacer check-in manualmente. | Existen datos personales (mitigados por el periodo de anonimización de tu empresa). Cada empleado necesita una cuenta de deskbird. En la región DACH suele requerir un acuerdo con el comité de empresa. |
|
Anónimo Predeterminado en configuraciones solo de Intelligence; la opción más habitual |
Los dispositivos se identifican mediante un ID de dispositivo seudónimo; los identificadores de sesión rotan según un intervalo configurable (ver más abajo). El ID de dispositivo en sí nunca rota. Los nombres nunca aparecen, ni en la interfaz ni en las exportaciones. No se necesitan cuentas de deskbird y los empleados no inician sesión en Dock: deskbird conoce la empresa, pero no al usuario. | Análisis completos de ocupación y tendencias; informes de frecuencia agregados (por ejemplo, «¿cumplimos con 3 días de oficina a la semana?»); segmentación opcional por departamento mediante atributos del directorio, sin exponer a las personas. | Sin funciones a nivel individual: sin automatizaciones de reservas ni informes a nivel de usuario. Un dispositivo (no una persona) puede ser reconocible entre periodos de rotación, algo que algunos comités de empresa quieren revisar; los dos ajustes de abajo refuerzan aún más la protección. Según tu plan, el modo Anónimo puede requerir una mejora de plan. |
Ajustes de identificadores: dos ajustes de configuración en el backend. Los administradores no pueden cambiar ninguno de ellos en la aplicación web; para cambiarlos, contacta con tu Customer Success Manager o con el soporte de deskbird.
- Rotación del ID de sesión (ambos modos). Los identificadores de sesión siempre rotan, en ambos modos de privacidad, según un intervalo configurable: diario, semanal o mensual. El valor predeterminado es semanal. Los intervalos más cortos reducen la vinculación a lo largo del tiempo; con la rotación diaria, vincular sesiones entre días es técnicamente imposible.
-
Desactivar por completo el ID de dispositivo (solo en el modo Anónimo) (
noDeviceId: true). El ID de dispositivo nunca rota. Para una anonimización total, el identificador persistente del dispositivo se puede desactivar por completo, de modo que no quede ningún identificador estable en los datos. Se mantiene la medición pura de la ocupación (cuánto se llena la oficina, qué pisos y escritorios se usan y en qué momentos); los análisis de tendencias a nivel de dispositivo entre periodos dejan de ser posibles, de forma intencionada.
⚠️ El cambio de modo está diseñado para proteger: cambiar de Usuario autenticado a Anónimo anonimiza de forma irreversible todos los eventos históricos: los datos de ocupación se conservan, se elimina toda la información relacionada con los usuarios y se muestra una advertencia de confirmación antes de aplicar el cambio. Cambiar de Anónimo a Usuario autenticado no identifica nada de forma retroactiva: los datos del periodo anónimo siguen siendo anónimos para siempre.
Para saber dónde configurar el modo y qué permite cada modo en deskbird Dock, consulta Modos de privacidad y gestión de datos para deskbird Dock.
7. Qué puedes influir y controlar
Todos los comportamientos relevantes del sistema están bajo tu control. La lista completa:
| Ajuste | Qué hace | Valor predeterminado |
|---|---|---|
| Modo de privacidad | Selecciona Usuario autenticado / Anónimo. Un menú desplegable en Admin > deskbird Intelligence > Privacidad. | Autenticado (combinado) / Anónimo (independiente) |
| Reglas de red de oficina | Defines, por oficina, qué redes cuentan como «la oficina»: SSID, punto de acceso (BSSID), MAC de la puerta de enlace, subredes o IP pública. Solo se transmiten las detecciones que coinciden con estas reglas. Consulta Configuración de la detección ofimática y la red para deskbird Dock. | Vacío hasta que se configura: sin reglas, sin datos |
| Asignación de monitores a escritorios | Decides qué monitores se asignan a qué escritorios en el plano. Los monitores sin asignar no identifican ningún escritorio. (Algunos monitores antiguos sin identificadores únicos no se pueden asignar.) Consulta Detección de recursos. | Vacío hasta que se configura |
| Rotación de identificadores | Con qué frecuencia rotan los identificadores de sesión, en ambos modos de privacidad: diaria, semanal o mensual. En el modo Anónimo, además, el ID de dispositivo se puede desactivar por completo para una anonimización total. Ambos son configuración del backend: solicita un cambio a través de tu Customer Success Manager o del soporte de deskbird. | Rotación semanal; ID de dispositivo activado |
| Automatizaciones de reservas (solo en el modo autenticado) | Un único interruptor en Admin > Escritorios, aparcamiento y otros: Configuración de reservas > Reservas automatizadas activa o desactiva todas las automatizaciones de reservas a la vez: actualización automática del estado de planificación a «Oficina», check-in automático de las reservas existentes, creación automática de reservas al acoplar el portátil e intercambio automático cuando alguien usa otro escritorio. La detección puede funcionar con las automatizaciones desactivadas. Consulta Cómo deskbird Dock detecta la presencia y ejecuta automatizaciones de reservas. | Activado (un interruptor para todo) |
| Atributos del directorio (modo anónimo) | Sincroniza de forma opcional atributos organizativos (por ejemplo, el departamento) desde tu directorio para segmentar los análisis, sin exponer a ninguna persona. | Desactivado hasta que se configura |
| Periodo de anonimización (modo autenticado) | Los datos personales se anonimizan tras el periodo de anonimización de tu empresa, el mismo ajuste que se aplica al resto de tus datos de deskbird. Los datos de uso agregados se mantienen. No existe una configuración de conservación independiente para deskbird Intelligence. | 180 días |
| Alcance de la implementación | Eliges qué dispositivos reciben Dock mediante la asignación en tu MDM: un piso piloto, una oficina o todo el parque de dispositivos. | Tu política de MDM |
| Desinstalación | Al eliminar Dock (manualmente o mediante MDM) se elimina la aplicación; en Windows también se elimina la entrada de inicio automático. Algunos datos locales permanecen en el dispositivo de forma intencionada: las credenciales de inicio de sesión y el ID de dispositivo en el Llavero de macOS o el Administrador de credenciales de Windows, algunos archivos de configuración y registros. En macOS también permanece el launch agent que inicia Dock al iniciar sesión. El ID de dispositivo se conserva para que un dispositivo reinstalado se reconozca como el mismo dispositivo; si el ID de dispositivo está desactivado, no se guarda ninguno. En el modo Usuario autenticado, cerrar sesión en Dock antes de desinstalarlo elimina las credenciales guardadas. Para los pasos de eliminación por plataforma, consulta deskbird Dock: solución de problemas, soporte y preguntas frecuentes. | n/a |
8. Implementación: qué se necesita y qué notan los empleados
Tres opciones de implementación:
- MDM (recomendado a gran escala): .msi para Windows (Intune, SCCM, …), .dmg notarizado para macOS (Jamf, …). Instalación silenciosa, sin solicitudes de administrador para los usuarios; tu MDM gestiona el inicio automático y las actualizaciones. Consulta Implementar deskbird Dock a través de Microsoft Intune.
- Instalador con actualización automática: los usuarios instalan una sola vez (.exe / .pkg); las actualizaciones se aplican en silencio. Adecuado para pilotos.
- Instalador manual: .exe / .pkg clásico; las actualizaciones se distribuyen de la misma forma. Requiere derechos de administrador local, como cualquier instalador para todo el equipo.
Ruta recomendada: pruebas de TI con tu revisión de seguridad, después un grupo piloto con MDM y, por último, la implementación en toda la organización.
Qué notan los empleados:
- Nada que instalar ni configurar si se implementa mediante MDM; ninguna aplicación nueva que aprender.
- El funcionamiento diario no requiere privilegios elevados; ocupa menos de 5 MB.
- En macOS, una única solicitud de Servicios de localización (que se puede aprobar previamente en silencio mediante un perfil de MDM), utilizada solo para leer el nombre del wifi, nunca coordenadas.
- En Windows, ninguna solicitud de permisos durante la ejecución.
- En configuraciones combinadas con las automatizaciones activadas: menos acciones manuales (los check-ins se hacen automáticamente).
9. FAQs
Las preguntas que primero hacen los equipos legales y los comités de empresa:
Depende por completo del modo que elijas y de cómo esté configurado.
- Anónimo: no se identifica a ninguna persona y los nombres nunca existen en los datos. Un ID de dispositivo seudónimo permite ver tendencias, los identificadores de sesión rotan según un intervalo configurable (diario, semanal por defecto, o mensual) y el ID de dispositivo se puede desactivar por completo para una anonimización total. En esa configuración más estricta, vincular visitas entre días es técnicamente imposible, incluso para deskbird.
- Usuario autenticado: sí, por diseño. Las visitas se vinculan a cuentas para habilitar las automatizaciones y las funciones a nivel de usuario, mitigado por el periodo de anonimización de tu empresa.
El modo lo decides tú, y la configuración más estricta es real y cuenta con soporte completo.
No. Las detecciones se filtran localmente según tus reglas de red de oficina. Una red que no coincide con ninguna regla (wifi de casa, cafetería, punto de acceso móvil) se descarta en el dispositivo; no se transmite nada. Además, los datos del monitor requieren que antes se haya detectado una red de oficina, así que un monitor de casa nunca se procesa.
En Google Cloud en Fráncfort, Alemania (europe-west3), cifrados en tránsito (TLS 1.2/1.3) y en reposo (AES-256). El acceso se rige por los controles de deskbird certificados según ISO 27001 y SOC 2 Type II; tus datos nunca se comparten con otros clientes ni se usan para un fin distinto de la prestación del servicio. La lista de subencargados y la documentación de auditoría están en el deskbird Trust Center.
Normalmente tres cosas: el modo de privacidad elegido (sección 6), la lista completa de datos (sección 3) y el periodo de anonimización. Muchos clientes de la región DACH adoptan el modo Anónimo, que no requiere cuentas de empleados y no contiene nombres. Las organizaciones con comités de empresa activos pueden reforzar aún más el modo Anónimo con la rotación diaria de identificadores o desactivando por completo el ID de dispositivo; así, incluso la vinculación a nivel de dispositivo entre días es imposible. deskbird apoya estas revisiones con documentación a petición.
Sí. El alcance de la implementación se controla desde tu MDM (un solo piso piloto es un punto de partida habitual), las automatizaciones de reservas se pueden desactivar con un único interruptor y el modo de privacidad se puede cambiar más adelante. El sistema es deliberadamente conservador con los cambios: pasar de autenticado a anónimo anonimiza el historial de forma irreversible, y pasar de anónimo a autenticado nunca identifica de forma retroactiva los datos pasados.
Desinstalar Dock (manualmente o mediante MDM) elimina la aplicación. Algunos datos locales permanecen en el dispositivo de forma intencionada: las credenciales de inicio de sesión, el ID de dispositivo, archivos de configuración y registros, además del launch agent en macOS (consulta la sección 7). La eliminación contractual de los datos al finalizar la relación se rige por tu contrato y el DPA.
Resumen para quien lo lee por primera vez. deskbird Intelligence mide cómo se usa el espacio de oficina con solo dos señales de los portátiles de la empresa: la conexión a las redes de oficina que has registrado y la conexión a los monitores de oficina que has asignado. Todo lo demás, desde si existe alguna identidad personal en los datos hasta qué redes cuentan o cuánto tiempo se conserva cualquier dato personal, depende de tu configuración, con una opción totalmente anónima apta para los comités de empresa. Los datos se alojan en la UE, están cifrados y cuentan con certificación ISO 27001 y SOC 2 Type II.
Contacto: tu equipo de cuenta de deskbird. El Trust Center y la documentación de cumplimiento están disponibles a petición y en deskbird.com/security. Este resumen es informativo; prevalecen el contrato y el Acuerdo de Tratamiento de Datos.