Obtén información útil sobre cómo se utilizan los espacios de tu oficina: los Análisis de Oficina te ayudan a entender el comportamiento de las reservas, la utilización del espacio y las tendencias de no-shows. Análisis de Oficina está disponible en los planes Business y Enterprise.
- Resumen
- Definiciones de KPI y casos de uso
- Roles y acceso
- Exportar y guardar datos
- Preguntas frecuentes
1. Resumen
Análisis de Oficina te da visibilidad sobre cómo se usan los recursos como escritorios, salas de reuniones y plazas de aparcamiento en las distintas ubicaciones. Los datos te ayudan a optimizar la planificación del espacio, detectar patrones de no-shows y tomar decisiones basadas en datos.
💡 Ahora encontrarás Análisis en su propia área de Inteligencia en el selector de apps (junto a App y Admin). Los paneles de Análisis de Oficina, Análisis de personal y Análisis avanzados están ahí. Tus permisos de acceso no han cambiado, solo la ubicación.
- Usuarios en funciones: Muestra cuántas personas han puesto su estado como 'en funciones'.
- Reservas: Muestra cuántos recursos se reservaron en ese momento.
- No-shows: Check-ins perdidos.
KPIs como utilización promedio de escritorios o usuarios en funciones sin reservas te dan información detallada. Las definiciones están incluidas directamente en el panel.
💡 Los datos de Análisis se actualizan una vez al día (por la mañana) y no se actualizan en tiempo real. Los informes están pensados principalmente para análisis retrospectivos. Los datos se muestran hasta 30 días en el futuro.
💡 Análisis de Oficina no tiene en cuenta los días festivos establecidos. En los días festivos, los datos pueden aparecer como ausentes porque normalmente los empleados no programan ni reservan en esos días.
2. Definiciones de KPI y casos de uso
Nota: Todos los KPIs de reservas y utilización se aplican al tipo de recurso seleccionado y se calculan para el periodo de tiempo elegido.
| KPI | Definición | Caso de uso | Ejemplo de cálculo |
|---|---|---|---|
| Promedio diario de usuarios en funciones | El número promedio de usuarios programados para trabajar en la oficina durante el periodo seleccionado, hayan reservado un recurso o no. | Entender cuántos empleados están presentes en la oficina en un periodo determinado. | 50 usuarios programados en 5 días → 50 ÷ 5 = 10 usuarios promedio por día. |
| Promedio diario de reservas creadas | El número promedio de reservas hechas por día para el tipo de recurso seleccionado. | Identificar tendencias en la actividad de reservas para optimizar los recursos. | 30 reservas en 3 días → 30 ÷ 3 = 10 reservas promedio por día. |
| Promedio diario de no-shows | El número promedio de reservas canceladas automáticamente por falta de check-in. | Supervisar el cumplimiento de las políticas de check-in y detectar patrones en reservas perdidas. | 5 no-shows en 5 días → 5 ÷ 5 = 1 no-show por día. |
| Usuarios en funciones con reservas | El número de usuarios trabajando en la oficina con al menos una reserva. | Comparar cuántas personas asisten con o sin reservar recursos. | 15 usuarios con reservas de un total de 50 en funciones. |
| Usuarios en funciones sin reservas | El número de usuarios presentes en la oficina sin ninguna reserva. | Entender las visitas a la oficina independientes de los recursos. | 35 usuarios sin reservas de un total de 50 en funciones. |
| Promedio diario de utilización de los recursos | Porcentaje del tiempo reservable que realmente se reservó cada día. Tiempo reservable = horario de apertura de la oficina. | Evaluar cuán eficientemente se usan los escritorios o salas. | 8 escritorios usados durante 6h, de 10 escritorios por 10h: (8×6)/(10×10) = 48%. |
| Promedio diario de frecuencia de reservas de recursos | Con qué frecuencia se reserva un recurso al menos una vez por día en el periodo seleccionado. | Verificar si los escritorios o salas se usan regularmente o solo de vez en cuando. | Recursos reservados en 3 de 5 días → Frecuencia = 60%. |
3. Roles y acceso
Solo ciertos roles pueden acceder al panel de Análisis:
- Admins globales: Acceso total a todos los datos.
- Admins de oficina: Acceso limitado a sus oficinas asignadas.
4. Exportar y guardar datos
Para guardar tus análisis:
- Haz clic en Export report en la parte superior derecha para descargar un archivo Excel de las reservas en el periodo seleccionado.
- O haz clic derecho en el panel y selecciona Imprimir para guardar una versión en PDF.
Esto es útil para compartir informes, archivar capturas o integrarlas en presentaciones.
Valores de estado de check-in en la exportación
Al exportar Análisis de Oficina, obtendrás tanto una columna de Booking Status como de Checkin Status. La columna Checkin Status indica si se requería check-in para la reserva y (si era necesario) si se realizó. La exportación muestra los valores técnicos a continuación; el nombre en lenguaje sencillo va entre paréntesis. La exportación contiene el valor almacenado para cada reserva, que puede diferir de lo que muestra la app: por ejemplo, una reserva cancelada muestra Check-in no disponible en la app pero notCheckedIn en la exportación.
-
checkInNotAvailable(Check-in no disponible): El check-in no aplicaba para esta reserva, por ejemplo porque el check-in está desactivado para el tipo de recurso o la oficina. -
notCheckedIn(No registrado): Se requería check-in, pero el usuario no lo realizó. Esto incluye reservas que se cancelaron antes del check-in y reservas que terminaron sin uno. -
checkedIn(Registrado): El usuario realizó el check-in. El valor se mantiene incluso si la reserva se cancela después. -
readyForCheckIn(Listo para el registro): El check-in está activado y el usuario aún no se ha registrado. Una reserva que terminó sin check-in puede mantener este valor.
💡 Consejo: La columna Checkin Status no es un recuento de no-shows: las reservas canceladas y las reservas que terminaron sin check-in muestran notCheckedIn, y una reserva finalizada también puede mostrar readyForCheckIn. Usa Booking Status para distinguir entre reservas canceladas y completadas, y el KPI Promedio diario de no-shows para hacer seguimiento de los check-ins perdidos.
5. Preguntas frecuentes
Los espacios cerrados se consideran inactivos y se excluyen completamente de las métricas de utilización y frecuencia de reservas. No cuentan como recursos disponibles durante el periodo en que están cerrados.
Si un espacio estuvo cerrado parte del periodo seleccionado (por ejemplo, 14 días de un mes de 30 días), los análisis se prorratean: el espacio solo se incluye en los cálculos por los días que estuvo abierto y disponible para reservar. Los 14 días cerrados se excluyen del denominador, así que tus porcentajes de utilización y frecuencia de reservas reflejan la disponibilidad real.
Sí. Cuenta a todos los que planearon trabajar en la oficina, hayan reservado un escritorio u otro recurso o no. Si el número parece más bajo de lo esperado, recuerda que es un promedio diario de todos los días que la oficina está abierta: así que los días abiertos con poca gente (por ejemplo, fines de semana en los que la oficina está abierta) bajan el promedio.
Ambos se basan en fuentes diferentes, así que pueden diferir para la misma fecha pasada:
- Análisis de Oficina lee de una captura diaria, por eso la página muestra una marca de tiempo de "Última actualización". Refleja quién fue registrado como en funciones en esa fecha, según la captura tomada.
- La exportación de programación lee datos en vivo, que cambian a medida que se agregan o eliminan usuarios.
Cuando los empleados se van y se eliminan sus registros históricos, la exportación en vivo muestra menos personas que la captura congelada para la misma fecha pasada. Para informes históricos (por ejemplo, una presentación para la junta), Análisis de Oficina es la fuente más estable, porque la exportación se reduce con el tiempo a medida que se eliminan usuarios. Consulta la marca de tiempo de "Última actualización" en la página para ver qué captura estás viendo.
Responden a preguntas diferentes y no son directamente comparables. Análisis de Oficina es una vista de planificación y utilización basada en promedios diarios para un tipo de recurso y periodo de tiempo. Análisis de personal expresa la asistencia como una proporción de usuarios durante el periodo seleccionado. Un recuento promedio diario y un porcentaje de usuarios no coincidirán 1:1, aunque los números se parezcan.
La utilización de los recursos se basa en el tiempo: divide el tiempo reservado entre el tiempo reservable, que es el horario de apertura de la oficina. Una reserva de 3 horas en un día con 10 horas de apertura cuenta como aproximadamente un 30% para ese escritorio. No hay opción para contar cada reserva como un día completo en la utilización.
Dependiendo de lo que quieras medir, usa una de estas opciones:
- ¿Se usó el recurso al menos una vez? Abre la pestaña Frecuencia de reservas de recursos (Promedio diario de frecuencia de reservas de recursos). Cuenta un recurso como reservado si tiene al menos una reserva ese día, sin importar la duración.
- ¿Cuántos días pasaron las personas en la oficina? Usa Análisis de personal, que cuenta los días programados por usuario. Cuando seleccionas Mostrar programaciones de media jornada como 0,5 día, las medias jornadas cuentan como medio día.