Beim erstmaligen Einrichten der Integration synchronisieren wir alle zukünftigen Abwesenheiten sowie genehmigte Abwesenheiten der letzten 3 Monate mit deskbird, sofern sie bereits existieren und in deinem HR-System genehmigt sind.
Die Synchronisierung läuft in der Regel täglich. Eine Ausnahme ist Personio, dort erfolgt die Synchronisierung stündlich. Diese Intervalle sind festgelegt und können nicht angepasst werden.
Nein, es ist nicht möglich, bestimmte Abwesenheitstypen auszuwählen. Alle genehmigten Abwesenheitszeiträume aus deinem HR-System werden synchronisiert und unter dem Standardstatus "Abwesend" in deskbird angezeigt.
Nein, es werden nur genehmigte Abwesenheiten mit deskbird synchronisiert.
Das hängt von deinem HRIS ab:
- Personio, HiBob, Factorial und HRWorks: Halbtagesabwesenheiten werden als Erste Hälfte (Vormittag) oder Zweite Hälfte (Nachmittag) mit dem Standardstatus "Abwesend" angezeigt. Dafür muss die Halbtagesplanung unter Admin > Workforce > Workforce-Einstellungen aktiviert sein. Ist sie deaktiviert, werden Halbtagesabwesenheiten als ganztägiger Status "Abwesend" angezeigt.
- Andere HRIS-Tools: Halbtagesabwesenheiten werden als ganztägiger Status "Abwesend" angezeigt. Wenn dein HRIS eine eintägige Abwesenheit mit weniger als 8 Stunden übermittelt, vergleicht deskbird die Start- und Endzeit mit der Mittagszeit des Büros und zeigt sie als erste oder zweite Hälfte an.
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SFTP:
am- undpm-Einträge in der CSV-Datei werden als Vormittags- bzw. Nachmittagsabwesenheiten angezeigt.
Weitere Details findest du unter HRIS-Integration: Abwesenheiten.
Ja, in der Regel schon. Wenn eine Abwesenheit aus deinem HRIS synchronisiert wird, erhält der User für diesen Tag den Status "Abwesend" und der zugewiesene Schreibtisch oder Parkplatz wird freigegeben, sodass andere User ihn buchen können. Dafür muss bei dem Schreibtisch oder Parkplatz die Option Allow others to book this space if the assigned user is not in the office aktiviert sein. Weitere Infos findest du unter Schreibtische, Parkplätze und andere Ressourcen.
⚠️ Halbtagesabwesenheiten: Bei einigen HRIS-Tools (zum Beispiel Eurecia) wird bei einer Halbtagesabwesenheit der zugewiesene Schreibtisch oder Parkplatz für den ganzen Tag freigegeben, auch wenn der User nur für einen halben Tag abwesend ist. Das liegt an einer Einschränkung der Integration mit diesen HRIS-Tools.
User werden synchronisiert, sobald sie ein aktives Profil im HRIS haben. Das bedeutet in der Regel, dass der Mitarbeitende offiziell angefangen hat und sein Account vollständig aktiv ist. User mit einem anderen Status werden nicht synchronisiert.
Falls du den User vorher in deskbird anlegen musst, kannst du das manuell tun. Solange die gleiche E-Mail-Adresse verwendet wird, werden beide Accounts automatisch verbunden, sobald der User im HRIS aktiv wird.
Das hängt von deinem HRIS ab. Wenn dein HR-System es erlaubt, den Synchronisierungsbereich einzuschränken, kannst du steuern, welche User synchronisiert werden.
Falls eine solche Filterung nicht unterstützt wird, werden alle aktiven Mitarbeiterprofile im HRIS automatisch mit deskbird synchronisiert.
deskbird behandelt einen entfernten Mitarbeitenden auf zwei Arten, je nachdem, was mit dem Mitarbeitenden-Datensatz im HRIS passiert. Beide Varianten entsprechen den Aktionen, die Admins manuell unter Admin > User Management: Users durchführen können.
Deaktivieren – wenn der Mitarbeitende im HRIS auf inaktiv oder beendet gesetzt wird (die meisten Offboarding-Fälle):
- Der User bleibt in der User-Liste, ist als
Inaktivmarkiert und kann sich nicht mehr einloggen. - Künftige Buchungen und Planungen werden storniert, zugewiesene Schreibtische werden freigegeben.
- Vergangene Buchungen bleiben mit dem User verknüpft.
- Wiederherstellbar: Ein Admin kann Aktivieren auswählen oder der User wird automatisch wieder aktiviert, sobald er im HRIS wieder auf aktiv gesetzt wird.
Löschen – wenn der Mitarbeitenden-Datensatz im HRIS gelöscht wird (entspricht Löschen im User-Profil):
- Der User wird aus der User-Liste entfernt und sein Login gelöscht.
- Name und E-Mail-Adresse werden durch "Gelöschter User" ersetzt.
- Künftige Buchungen und Planungen werden gelöscht. Vergangene Buchungen bleiben in Analytics unter "Gelöschter User".
- Nicht wiederherstellbar: Ein gelöschter User kann nicht wiederhergestellt werden.
💡 Wird ein gelöschter Mitarbeitender im HRIS wieder aktiv, erstellt deskbird einen neuen User-Account, der nicht mit dem vorherigen verknüpft ist. Um die Möglichkeit zur Wiederherstellung zu behalten, setze den User im HRIS auf inaktiv oder beendet, anstatt den Mitarbeitenden-Datensatz zu löschen.
Nein. Das HRIS gilt als einzige Quelle für Abwesenheitszeiträume. Aus diesem Grund ist die Synchronisierung bewusst nur in eine Richtung möglich: vom HRIS zu deskbird.
Der Status "Abwesend" bleibt in deskbird verfügbar (ohne das HRIS-Logo) und User können ihren Status wieder manuell ändern.
Melde dich gerne bei uns, damit wir prüfen können, ob dein HR-System unterstützt wird und aktiviert werden kann.