Geautomatiseerde boekingen laten deskbird automatisch een bureau, een parkeerplaats of allebei boeken voor je gebruikers op hun kantoordagen, zodat ze niet elke week handmatig hoeven te boeken. Jij bepaalt per kantoor of geautomatiseerde boekingen beschikbaar zijn en voor welke resourcetypes; elke gebruiker schakelt het vervolgens zelf in via hun eigen profiel. In dit artikel lees je hoe je geautomatiseerde boekingen inschakelt, hoe deskbird een resource kiest en wat je kunt controleren als er een boeking ontbreekt.
- Hoe geautomatiseerde boekingen werken
- Voor je begint
- Geautomatiseerde boekingen inschakelen voor een kantoor
- Wat gebruikers doen om het in te schakelen
- Hoe deskbird een resource kiest
- Regels waar geautomatiseerde boekingen zich aan houden
- Als plannen of instellingen veranderen
- Als er geen resource beschikbaar is
- Veelgestelde vragen
1. Hoe geautomatiseerde boekingen werken
Geautomatiseerde boekingen zijn gebaseerd op de planning van de gebruiker. Zodra een dag de status Kantoor (of een ander kantoor) heeft, boekt deskbird een bureau of parkeerplaats voor die dag in het kantoor op de planning.
- Wekelijkse voorkeuren: dagen die de gebruiker als kantoordagen heeft gepland in hun wekelijkse planningsvoorkeuren worden automatisch geboekt. deskbird verwerkt elk kantoor ongeveer één keer per dag, zodat collega’s die dezelfde dag plannen samen worden ingedeeld en nieuwe boekingen geleidelijk verschijnen.
- Een enkele kantoordag: als de gebruiker handmatig Kantoor instelt voor één dag, boekt deskbird direct, zolang de dag binnen hun maximale boekingsperiode valt.
- Dagen verder vooruit: wekelijkse voorkeuren vullen de planning tot twee maanden vooruit, maar boekingen worden pas aangemaakt zodra een dag binnen de maximale boekingsperiode van de gebruiker valt. Tot die tijd wacht de dag en wordt later geboekt.
⚠️ Belangrijk: Vaste kantoordagen uit een hybride werkbeleid zorgen niet automatisch voor boekingen. deskbird boekt alleen als de gebruiker daadwerkelijk een kantoordag-status heeft voor die dag. Als die status goedkeuring van een manager vereist, wordt de boeking pas gemaakt na goedkeuring.
Hoe gebruikers hun week plannen lees je in Plan je week.
2. Voor je begint
- Plan: geautomatiseerde boekingen zijn inbegrepen in alle Desks-plannen. Je hebt ook boekbare bureaus of parkeerplaatsen nodig. Zie Beschikbaarheid.
- Functie: je hebt de Algemene beheerder-functie nodig, of de Kantoorbeheerder-functie voor het kantoor dat je wilt instellen.
- Resources: het kantoor heeft boekbare bureaus of parkeerplaatsen ingesteld in Admin > Werkplek > Etages & ruimtes.
- Planningen: gebruikers plannen hun kantoordagen, bijvoorbeeld met wekelijkse planningsvoorkeuren in Profiel > Hybride voorkeuren.
3. Geautomatiseerde boekingen inschakelen voor een kantoor
- Ga naar Admin > Bureaus, parkeren & andere: Boekingsinstellingen.
- Selecteer het kantoor in de dropdown naast de paginatitel.
- Zet in het gedeelte Geautomatiseerde boekingen Bureaus, Parkeerplaatsen of beide aan. Alleen de resourcetypes die je hier inschakelt, kunnen door gebruikers in dit kantoor geautomatiseerd worden geboekt.
- Klik op Opslaan.
Herhaal deze stappen voor elk kantoor waar je geautomatiseerde boekingen wilt aanbieden.
4. Wat gebruikers doen om het in te schakelen
Door geautomatiseerde boekingen voor een kantoor in te schakelen, wordt de optie beschikbaar. Elke gebruiker schakelt het vervolgens zelf in:
- Ga naar Profiel > Hybride voorkeuren.
- Zet onder Geautomatiseerde boekingen Gebruik geautomatiseerde boeking aan.
- Zet Bureaus, Parkeerplaatsen of beide aan.
- Klik op Opslaan.
Onder elke schakelaar staat een infobox met de kantoren waar geautomatiseerde boeking beschikbaar is voor dat resourcetype ("Automatische bureau-boeking beschikbaar bij" en "Automatische parkeerplaatsen beschikbaar bij"). Als een kantoor daar ontbreekt, controleer dan de instelling uit sectie 3 voor dat kantoor.
Voor de stappen voor gebruikers, verwijs ze naar Beheer je profiel.
5. Hoe deskbird een resource kiest
deskbird boekt in het kantoor op de planning van die dag. Er wordt niet gewisseld naar een ander kantoor waar de gebruiker toegang heeft. Binnen dat kantoor kiest deskbird een resource in deze volgorde:
- Toegewezen plekken: een bureau of parkeerplaats die aan de gebruiker is toegewezen, wordt altijd als eerste geboekt. Zie Toegewezen plekken.
- Favoriete ruimtes: de favoriete bureaus en parkeerplaatsen van de gebruiker, en vrije resources in hun favoriete gebieden. Zie Een bureau of gebied als favoriet opslaan.
- Recent gebruikte resources: bureaus of parkeerplaatsen die de gebruiker de afgelopen weken heeft geboekt.
- Recent gebruikte etages en gebieden: een vrije resource op een verdieping of in een gebied waar de gebruiker meestal boekt.
- Elke andere beschikbare resource: een vrije resource die de gebruiker mag boeken in dat kantoor.
Als favoriete en gebruikelijke plekken bezet zijn, kan de boeking op een andere verdieping of in een ander gebied van hetzelfde kantoor terechtkomen. Parkeren is de enige uitzondering op de kantoorregel: als meerdere kantoren een parkeerterrein delen, kan de parkeerplaats in dat gedeelde parkeren liggen.
💡 Tip: Wil je dat een gebruiker altijd hetzelfde bureau krijgt? Wijs het bureau aan die persoon toe. Toegewezen plekken worden altijd als eerste geboekt, zelfs als de gebruiker of het kantoor geautomatiseerde boekingen niet heeft ingeschakeld.
6. Regels waar geautomatiseerde boekingen zich aan houden
Geautomatiseerde boekingen zijn gewone boekingen. Ze volgen dezelfde instellingen als een boeking die de gebruiker handmatig maakt:
| Instelling | Effect op geautomatiseerde boekingen |
|---|---|
| Standaard boekingsuren | De standaard boekingsuren van de gebruiker uit Profiel > Hybride voorkeuren worden gebruikt. Als een dag geen standaarduren heeft, gelden de kantooruren. |
| Maximale boekingsperiode | Dagen buiten de maximale boekingsperiode van de gebruiker worden nog niet geboekt. Ze worden geboekt zodra de dag binnen de periode valt. Zie Boekingsinstellingen. |
| Toegangsbeperkingen en weekdagbeperkingen | Resources en gebieden die de gebruiker niet mag boeken, worden overgeslagen, ook favorieten. deskbird gaat dan door naar de volgende optie in de lijst. |
| Reserveringslimieten | Dezelfde reserveringslimieten gelden als bij handmatige boekingen. |
| Sluitingen | Gesloten resources, gebieden, etages en kantoren worden nooit geboekt. Zie Ruimtes sluiten. |
| Inchecken en gratieperiode | Als inchecken vereist is, moeten gebruikers ook bij geautomatiseerde boekingen inchecken. Zonder inchecken wordt de boeking na de gratieperiode vrijgegeven, net als bij andere boekingen. |
| Kentekens | In parkeerterreinen waar een kenteken vereist is, wordt automatisch het standaardvoertuig van de gebruiker gebruikt. Zie Kentekenbeheer. |
Geautomatiseerde boekingen gelden alleen voor bureaus en parkeerplaatsen, niet voor vergaderruimtes.
7. Als plannen of instellingen veranderen
Bestaande geautomatiseerde boekingen worden nooit automatisch verwijderd. Ze blijven staan als:
- de gebruiker die dag van Kantoor naar een andere status verandert,
- de gebruiker geautomatiseerde boeking uitschakelt, of
- je geautomatiseerde boekingen voor het kantoor uitschakelt.
Wat stopt, is het aanmaken van nieuwe geautomatiseerde boekingen voor gedeelde bureaus en parkeerplaatsen. Dagen die nog wachtten om geboekt te worden, vervallen als het geen kantoordagen meer zijn. Toegewezen plekken kunnen nog steeds automatisch geboekt worden.
Als een gebruiker een geautomatiseerde boeking annuleert, boekt deskbird die dag niet opnieuw.
⚠️ Belangrijk: Annuleer boekingen die niet meer nodig zijn handmatig, zodat de plekken weer vrij komen voor collega’s.
8. Als er geen resource beschikbaar is
Als deskbird geen bureau of parkeerplaats kan boeken omdat alle geschikte plekken al bezet zijn, ontvangt de gebruiker een e-mail met als onderwerp "Geen bureaus of parkeerplaatsen beschikbaar". Ze moeten dan zelf handmatig een plek boeken voor die dag.
- De e-mail wordt alleen gestuurd naar gebruikers die geautomatiseerde boeking voor dat resourcetype hebben ingeschakeld.
- Gebruikers kunnen deze e-mail niet uitzetten in Profiel > Meldingen. De e-mail stopt als ze geautomatiseerde boeking uitschakelen.
Voor alle meldingstypes, zie Meldingen.
9. Veelgestelde vragen
- Geautomatiseerde boekingen staan aan voor dat kantoor en resourcetype in Admin > Bureaus, parkeren & andere: Boekingsinstellingen.
- De gebruiker heeft Gebruik geautomatiseerde boeking en het juiste resourcetype aangezet, en op Opslaan geklikt. Het kantoor verschijnt in de infobox onder de schakelaar.
- De dag heeft de status Kantoor voor dat kantoor. Alleen vaste dagen uit een hybride werkbeleid zijn niet genoeg.
- Als de status goedkeuring van een manager vereist, is deze goedgekeurd.
- De dag valt binnen de maximale boekingsperiode van de gebruiker.
- Het kantoor is die dag al verwerkt. Boekingen uit wekelijkse voorkeuren verschijnen geleidelijk.
- De gebruiker mag daar minstens één vrije resource boeken (toegangs- en weekdagbeperkingen, sluitingen).
- De gebruiker heeft geen e-mail "Geen bureaus of parkeerplaatsen beschikbaar" ontvangen, wat zou betekenen dat alle geschikte plekken bezet waren.
Als de favoriete en gebruikelijke plekken van de gebruiker bezet zijn of die dag niet geboekt kunnen worden, boekt deskbird een andere vrije resource in hetzelfde kantoor, wat op een andere verdieping of in een ander gebied kan zijn. Wil je een specifiek bureau garanderen, wijs het dan toe aan de gebruiker.
Als meerdere kantoren een parkeerterrein delen, kunnen geautomatiseerde parkeerboekingen een plek in dat gedeelde parkeren gebruiken. Bureaus worden altijd geboekt in het kantoor op de planning van de gebruiker.
Nee. deskbird gebruikt het kantoor van de status op die dag. Bij wekelijkse voorkeuren is dat het kantoor dat de gebruiker voor die weekdag heeft gekozen, wat vaak, maar niet altijd, hun hoofdkantoor is.
Ja, als inchecken vereist is in dat kantoor. Geautomatiseerde boekingen volgen dezelfde incheck- en gratieperiode-regels als handmatige boekingen en worden vrijgegeven als niemand incheckt.
Nee. Bestaande boekingen blijven staan, of je het nu uitzet voor het kantoor of een gebruiker het uitzet in hun profiel. Annuleer ze handmatig als dat nodig is.
Nee. Zodra een gebruiker de boeking voor een dag annuleert, maakt deskbird geen nieuwe geautomatiseerde boeking voor die dag aan.
Ja. deskbird gebruikt het standaardvoertuig van de gebruiker. Herinner gebruikers eraan hun standaardvoertuig up-to-date te houden als ze van auto wisselen.
Alleen door geautomatiseerde boeking voor dat resourcetype uit te zetten in Profiel > Hybride voorkeuren. De e-mail is geen onderdeel van de meldingsinstellingen in Profiel > Meldingen.