Het beheren van middelen zoals desks, parkeerplaatsen en andere werkplekken is essentieel voor een flexibele en georganiseerde kantoorinrichting. In deze gids lees je hoe je als admin deze middelen in deskbird kunt aanmaken, aanpassen en beheren.
- Desks, parkeerplaatsen en andere middelen aanmaken
- Middelen in bulk aanmaken en aanpassen
- Apparatuur toevoegen en beheren
- Toegewezen ruimtes
- Favoriete ruimtes
- Check-in voor desks en parkeerplaatsen
- Boekingsinstellingen voor middelen
1. Desks, parkeerplaatsen en andere middelen aanmaken
Voordat je desks of andere middelen kunt toevoegen, moet je eerst je Verdiepingen & ruimtes aanmaken.
Klaar? Selecteer dan de gewenste verdieping via Admin > Workplace > Verdiepingen & ruimtes en klik op het pen-icoon naast het gebied waar je middelen wilt toevoegen of bewerken.
Op de detailpagina van het gebied kun je:
- De naam en beschrijving van het gebied aanpassen
- Toegang beperken (bijvoorbeeld tot bepaalde afdelingen)
- Individuele desks/middelen hernoemen
- Desks herschikken via drag & drop
- Sluitingen instellen via de knop Beheren
- Middelen toewijzen aan specifieke gebruikers
- Individuele of gebieds-QR-codes downloaden
- Desks of het hele gebied verwijderen
Gebruik de knop +Desks toevoegen / +Plaatsen toevoegen / +Middelen toevoegen om nieuwe middelen aan te maken.
⚠️ Het sluiten of verwijderen van een middel verwijdert ook alle bestaande boekingen voor dat middel.
Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.
2. Middelen in bulk aanmaken en aanpassen
Als je op +Desks toevoegen / +Plaatsen toevoegen / +Middelen toevoegen klikt, kun je in een pop-up het volgende doen:
- Meerdere middelen tegelijk toevoegen (bijvoorbeeld 10 desks)
- De status instellen
- Naamgevingsconventies aanpassen (voorvoegsel, startnummer, voorloopnullen)
Voorbeeld: Voorvoegsel: "Parkeerplaats", Start: "1" → Resultaat: Parkeerplaats 1, Parkeerplaats 2, …
Dit versnelt het opzetten van grote ruimtes.
💡 De naam van het middel bepaalt ook wat er op de interactieve plattegrond wordt weergegeven. Als de naam een nummer bevat (bijvoorbeeld "Desk 3"), wordt dat nummer op de plattegrond getoond. Staat er geen nummer in de naam (bijvoorbeeld "Vensterplek"), dan wordt er geen nummer weergegeven voor dat middel.
3. Apparatuur toevoegen en beheren
Gebruik Admin > Desks, parkeren & overig > Apparatuur om apparatuur-opties aan te maken voor desks, parkeerplaatsen en andere middelen. Apparatuur wordt per kantoor ingesteld.
Als je dit hebt ingesteld, ga je naar Verdiepingen & ruimtes, open je een gebied via Details en wijs je apparatuur toe aan één of meerdere middelen. Je kunt hiervoor ook bulk bewerken gebruiken — bijvoorbeeld "dubbele monitoren", "laadpaal" of "sta-bureau" toevoegen.
Toegewezen apparatuur-tags verschijnen in de filters die gebruikers zien bij het boeken.
4. Toegewezen ruimtes
Je kunt specifieke middelen toewijzen aan individuele gebruikers. Toegewezen ruimtes worden automatisch geboekt zodra de toegewezen persoon zijn of haar status op "Kantoor" zet.
Zo wijs je een middel toe:
- Open Verdiepingen & ruimtes > selecteer de verdieping / het gebied via Details en kies het middel.
- Klik op het pen-icoon en zoek naar Toegang.
- Beperk de toegang tot één gebruiker.
💡 Komt de toegewezen persoon niet naar kantoor, dan kun je 'Sta anderen toe deze ruimte te boeken als de toegewezen gebruiker niet op kantoor is' aanzetten om de ruimte beschikbaar te maken voor anderen. Als check-ins zijn ingeschakeld, gelden deze ook voor toegewezen middelen.
Je kunt anderen de ruimte laten boeken als de toegewezen persoon een status als "Afwezig", "Mobiel werken" of "Zakenreis" instelt. Maar als er geen status is ingesteld, wordt de ruimte niet automatisch vrijgegeven. Daarom is het belangrijk om statusplanning te stimuleren, zodat ruimtes optimaal beschikbaar zijn.
5. Favoriete ruimtes
Gebruikers kunnen veelgebruikte middelen als favoriet markeren voor reservering in één klik. Hiervoor is geen admin-instelling nodig — dit is een persoonlijke voorkeur van de gebruiker.
Een ruimte als favoriet markeren doe je door op het hartje naast het middel te klikken. Het middel verschijnt dan op de Boek-pagina en in het profiel onder "Jouw ruimtes".
💡 Favorieten boeken de ruimte niet automatisch en blokkeren anderen niet om te boeken. Het zijn gewoon snelle snelkoppelingen voor gebruikers.
6. Check-in voor desks en parkeerplaatsen
Automatisch inchecken is beschikbaar voor desks en parkeerplaatsen, afhankelijk van je deskbird-abonnement. Als dit is ingeschakeld, worden gebruikers automatisch ingecheckt via geolocatie zodra ze op kantoor aankomen.
➡️ Meer weten: Automatisch inchecken voor desk- en parkeerboekingen
7. Boekingsinstellingen voor middelen
Voor instellingen op boekingsniveau (check-in-modi, gratieperiodes, lead times, gastboekingen), zie: Boekingsinstellingen.