Ruimtes sluiten

Met de functie Ruimtes sluiten heb je nauwkeurige controle over wanneer bureaus, gebieden, etages of hele kantoren geboekt kunnen worden. Ruimtes kunnen op twee manieren gesloten worden: onbepaald of voor een bepaalde periode met een einddatum. Zo beheer je eenvoudig de beschikbaarheid bij bijvoorbeeld onderhoud, bedrijfsvakanties of kortdurende evenementen, terwijl medewerkers duidelijk geïnformeerd blijven.

De beschikbare sluitingsopties hangen af van je abonnement:

• Bij alle abonnementen kun je een kantoor, etage, gebied of resource onbepaald sluiten (één sluiting per ruimte). De ruimte wordt verborgen voor gebruikers totdat je de sluiting verwijdert. Dit vervangt de oude status Actief/Inactief.

• Bij Desks Professional en hoger kun je ook tijdelijke sluitingen met een einddatum plannen en meerdere sluitingen aan dezelfde ruimte toevoegen. De ruimte blijft zichtbaar, maar kan niet geboekt worden tijdens de sluiting en wordt daarna automatisch weer beschikbaar.

1. Overzicht
2. Sluitingen beheren
3. Wat gebeurt er met boekingen
4. Veelgestelde vragen

1. Overzicht

Sluitingen kun je toepassen op verschillende niveaus binnen je werkplek:

• Individuele resources (bureaus, parkeerplaatsen, aangepaste resources)
• Gebieden
• Etages
• Hele kantoren

💡 Let op: Vergaderruimtes gebruiken nog steeds de bestaande Actief / Inactief-schakelaar. Bestaande boekingen van vergaderruimtes worden niet geannuleerd, zelfs niet als het kantoor of de etage waar ze bij horen gesloten is.

Je kunt kiezen uit:

• Onbepaalde sluitingen: ruimtes zijn niet beschikbaar zonder einddatum en worden verborgen voor gebruikers.

Desks Professional en hoger

• Tijdelijke sluitingen: ruimtes zijn niet beschikbaar tussen de opgegeven begin- en einddatum.
• Onbepaalde sluitingen met een begindatum: ruimtes zijn niet beschikbaar zonder einddatum en worden verborgen voor gebruikers. Je kunt een toekomstige datum instellen waarop de sluiting ingaat.

Sluitingen volgen een duidelijke hiërarchie. Als je een hoger niveau sluit (bijvoorbeeld een etage), worden alles daaronder (gebieden en resources) automatisch ook gesloten. Voor gebruikers wordt de reden van de sluiting op het hoogste niveau getoond.

2. Sluitingen beheren

Je beheert sluitingen via Admin > Werkplek > Etages & ruimtes.

Zo maak of verwijder je een sluiting:

1. Selecteer het kantoor, de etage, het gebied of de resource.
2. Klik op Beheren.
3. Klik op Sluiting toevoegen of kies om een aankomende sluiting te verwijderen.
4. Kies hoe je de ruimte wilt sluiten:
   • Onbepaalde sluiting
     Deze optie is beschikbaar bij alle abonnementen en verbergt de ruimte voor gebruikers totdat deze weer geopend wordt.

   Desks Professional en hoger

   • Onbepaalde sluiting met begindatum
     Stel een begindatum in voor de sluiting en kies Sluit onbepaald.

     Hiermee wordt de ruimte verborgen voor gebruikers totdat deze weer geopend wordt.

   • Tijdelijke sluiting (met einddatum)
     Stel een Begindatum in en kies een Einddatum.

     De ruimte blijft zichtbaar voor gebruikers, maar kan niet geboekt worden tijdens de sluitingsperiode.

5. (Optioneel) Voeg een Reden toe (deze wordt getoond aan gebruikers bij tijdelijke sluitingen).
6. Klik op Bevestigen en daarna op Opslaan.

Je kunt op elk moment Beheren openen om een sluiting te verwijderen.

⚠️ Vergaderruimtes: Vergaderruimtes gebruiken nog steeds de bestaande Actief / Inactief-schakelaar. Bestaande boekingen van vergaderruimtes worden niet geannuleerd, zelfs niet als het kantoor of de etage waar ze bij horen gesloten is. Gesynchroniseerde vergaderruimtes kunnen ook boekbaar blijven via Outlook / Google Agenda, afhankelijk van je agenda-instellingen.

Wie kan sluitingen aanmaken?

• Globale Admins: kunnen sluitingen beheren voor elk kantoor
• Kantoor Admins: kunnen sluitingen beheren voor alleen hun toegewezen kantoren

3. Wat gebeurt er met boekingen

• Toekomstige boekingen tijdens de gesloten periode worden automatisch geannuleerd (boekingen op de huidige dag niet).
• Gebruikers ontvangen een notificatie-e-mail als een boeking wordt geannuleerd vanwege een sluiting (als ze meldingen hebben ingeschakeld, zie hieronder).
• Boekingen uit het verleden blijven onaangetast voor rapportages en audits.

De gebruikerservaring hangt af van het type sluiting:

• Onbepaalde sluitingen (geen einddatum): ruimtes zijn volledig verborgen en kunnen niet geboekt worden.
• Tijdelijke sluitingen (met einddatum): ruimtes blijven zichtbaar, maar zijn gemarkeerd als niet beschikbaar. Gebruikers zien waarom een ruimte niet geboekt kan worden (sluitingsreden) en voor hoelang.

💡 Tip: Wil je boekingen in bulk annuleren voor een specifiek kantoor, een etage of een gebied (bijvoorbeeld bij het resetten van een zitplan of voor onderhoud)? Maak een sluiting aan vanaf de gewenste datum: Admin > Werkplek > Etages & ruimtes > selecteer het kantoor/de etage/het gebied > Beheren > Sluiting toevoegen.

💡 Meldingen: Alle toekomstige boekingen binnen de geblokkeerde periode worden automatisch geannuleerd. Gebruikers die Agenda-uitnodigingen in hun profiel notificatie-instellingen hebben ingeschakeld, ontvangen een e-mailmelding over de annulering.

Als alles weer klaar is, verwijder je de sluiting (of stel je een einddatum in) zodat er weer geboekt kan worden.

4. Veelgestelde vragen