Met de planningsfuncties van deskbird kunnen gebruikers en managers elke dag plannen waar er gewerkt wordt — op kantoor, remote of ergens anders. In dit artikel vind je de instellingen die door de admin worden beheerd en de acties die managers kunnen uitvoeren. Voor een volledige uitleg over hoe gebruikers hun eigen planning instellen, verwijs je ze naar het gedeelte Voor gebruikers in dit helpcentrum.
- Gebruikersstatussen
- Wekelijkse voorkeuren
- Geautomatiseerde boekingen
- Planning voor een andere gebruiker
1. Gebruikersstatussen
Gebruikers kunnen per dag hun werkstatus instellen via het tabblad Planning: Kantoor, Remote werken, Afwezig, Zakenreis of Vakantie. Deze opties kunnen per bedrijf worden aangepast. Als de add-on Bureaus actief is, worden gebruikers bij het kiezen van Kantoor gevraagd om een bureau te boeken.
Status wordt gereset bij annulering van boeking: Wanneer de laatste boeking van een gebruiker voor die dag wordt geannuleerd en hun status is Kantoor, vraagt deskbird om de status bij te werken. Zo blijven de aanwezigheidsgegevens up-to-date. Deze melding verschijnt alleen bij annuleringen door de gebruiker zelf — annuleringen door de admin en automatische annuleringen door gemiste check-ins activeren deze melding niet.
2. Wekelijkse voorkeuren
Gebruikers kunnen terugkerende weekplanningen (ma–vr) instellen via Profiel > Hybride voorkeuren, zodat hun status elke week automatisch wordt ingesteld zonder handmatige invoer. Het systeem plant tot 2 maanden vooruit en schuift elke maand door.
3. Geautomatiseerde boekingen
Geautomatiseerde boekingen gaan nog een stap verder dan wekelijkse voorkeuren: deskbird boekt dan ook automatisch een bureau, een parkeerplaats of allebei voor gebruikers op hun kantoordagen. Hoe je geautomatiseerde boekingen per kantoor inschakelt en hoe deskbird een resource kiest, lees je in Geautomatiseerde boekingen instellen.
4. Planning voor een andere gebruiker
Admins en managers kunnen de werkweek plannen voor andere gebruikers — individueel of voor hele groepen. Dit is handig om de aanwezigheid van het team op elkaar af te stemmen en aan te sluiten bij de behoeften van het bedrijf.
- Ga naar Planning en kies het tabblad Collega's.
- Selecteer in het dropdownmenu Alle, Volgend of een specifieke groep.
- Selecteer een gebruiker om hun planning te openen en stel per dag de status in (Kantoor, Remote werken, Zakenreis, enz.).
- Voeg eventueel een notitie toe voor extra context en klik op Opslaan. Als meldingen zijn ingeschakeld, ontvangt de gebruiker een e-mail over de wijziging.
💡 Je kunt de planning van een gebruiker ook tot een week terug aanpassen via het tabblad Collega's.