Het beheren van middelen zoals bureaus, parkeerplaatsen en andere werkplekken is essentieel voor een flexibel en georganiseerd kantoor. In deze gids lees je hoe je als admin deze middelen in deskbird kunt aanmaken, aanpassen en beheren.
- Bureaus, parkeerplaatsen en andere middelen aanmaken
- Middelen in bulk aanmaken en aanpassen
- Apparatuur toevoegen en beheren
- Toegewezen plekken
- Favoriete ruimtes
- Inchecken voor bureaus en parkeerplaatsen
- Boekingsinstellingen voor middelen
1. Bureaus, parkeerplaatsen en andere middelen aanmaken
Voordat je bureaus of andere middelen kunt toevoegen, moet je eerst je Etages & ruimtes aanmaken.
Klaar? Selecteer dan de gewenste verdieping via Admin > Werkplek > Etages & ruimtes en klik op het pen-icoon naast het gebied waar je middelen wilt toevoegen of bewerken.
Op de detailpagina van het gebied kun je:
- De naam en beschrijving van het gebied aanpassen
- Toegang beperken (bijvoorbeeld tot bepaalde afdelingen)
- Een kenteken verplichten voor parkeerterreinen
- Individuele bureaus/middelen hernoemen
- Bureaus herschikken via drag & drop
- Sluitingen instellen via de knop Beheren
- Middelen toewijzen aan specifieke gebruikers
- Individuele of gebieds-QR-codes downloaden
- Bureaus of het hele gebied verwijderen
Gebruik de knop +Bureaus toevoegen / +Plekken toevoegen / +Middelen toevoegen om nieuwe middelen aan te maken.
💡 Tip: Een parkeerterrein inrichten? Parkeren instellen loodst je stap voor stap door parkeerterreinen, plekken, toegang, inchecken en kentekens.
⚠️ Een middel sluiten of verwijderen verwijdert ook alle bestaande boekingen voor dat middel.
Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.
2. Middelen in bulk aanmaken en aanpassen
Als je op +Bureaus toevoegen / +Plekken toevoegen / +Middelen toevoegen klikt, kun je in het venster:
- Meerdere middelen tegelijk toevoegen (bijvoorbeeld 10 bureaus)
- De status instellen
- Naamgevingsconventies aanpassen (voorvoegsel, startnummer)
Voorbeeld: Voorvoegsel: "Parkeerplaats", Start: "1" → Resultaat: Parkeerplaats 1, Parkeerplaats 2, …
Dit versnelt het inrichten van grote ruimtes.
💡 De naam van het middel bepaalt ook wat er op de interactieve plattegrond wordt weergegeven. Staat er een nummer in de naam (bijvoorbeeld "Bureau 3"), dan wordt dat nummer op de plattegrond getoond. Staat er geen nummer in de naam (bijvoorbeeld "Vensterplek"), dan wordt er geen nummer weergegeven voor dat middel.
3. Apparatuur toevoegen en beheren
Gebruik Admin > Bureaus, parkeren & andere > Apparatuur om apparatuur-opties aan te maken voor bureaus, parkeerplaatsen en andere middelen. Apparatuur wordt per kantoor ingesteld.
Als je de apparatuur hebt aangemaakt, ga je naar Etages & ruimtes, open je een gebied via Details en wijs je apparatuur toe aan één of meerdere middelen. Je kunt hiervoor bulkbewerking gebruiken — bijvoorbeeld om "dubbele monitoren", "laadpaal" of "staand bureau" toe te voegen.
Toegewezen apparatuur-tags verschijnen in de filters die gebruikers zien bij het boeken.
4. Toegewezen plekken
Je kunt specifieke middelen toewijzen aan individuele gebruikers. Toegewezen plekken worden automatisch geboekt zodra de begunstige zijn of haar status op "Kantoor" zet.
Zo wijs je een middel toe:
- Open Etages & ruimtes > selecteer de verdieping / het gebied via Details en kies het middel.
- Klik op het pen-icoon en zoek naar Toegang.
- Beperk de toegang tot één gebruiker.
💡 Komt de begunstige niet naar kantoor, dan kun je 'Anderen toestaan deze plek te boeken als de toegewezen gebruiker niet op kantoor is' aanzetten om de plek beschikbaar te maken voor anderen. Als inchecken is ingeschakeld, geldt dit ook voor toegewezen middelen.
Je kunt anderen toestaan het middel te boeken als de begunstige een status als "Afwezig", "Remote werken" of "Zakenreis" instelt. Maar als er geen status is ingesteld, wordt de plek niet automatisch vrijgegeven. Daarom is het belangrijk om gebruikers aan te moedigen hun status te plannen, zodat de beschikbaarheid van plekken optimaal blijft.
5. Favoriete ruimtes
Gebruikers kunnen veelgebruikte middelen als favoriet markeren voor reservering in één klik. Hiervoor is geen admin-instelling nodig — het is een persoonlijke voorkeur van de gebruiker.
Een ruimte als favoriet markeren doe je door op het hartje naast het middel te klikken. Het middel verschijnt dan op de Boek-pagina en in het profiel onder "Jouw ruimtes".
💡 Favorieten boeken de ruimte niet automatisch en blokkeren anderen niet. Het zijn gewoon snelle snelkoppelingen voor gebruikers.
6. Inchecken voor bureaus en parkeerplaatsen
Automatisch inchecken is beschikbaar voor bureaus en parkeerplaatsen, afhankelijk van je deskbird-abonnement. Als dit is ingeschakeld, worden gebruikers automatisch ingecheckt via geolocatie zodra ze op kantoor aankomen.
➡️ Meer weten: Automatisch inchecken voor bureau- en parkeerboekingen
7. Boekingsinstellingen voor middelen
Voor instellingen op boekingsniveau (incheckmodi, gratieperiodes, lead times, gastboekingen), zie: Boekingsinstellingen.