Exporteer je Analytics- en boekingsgegevens eenvoudig om je eigen rapporten te maken, historische momentopnames op te slaan of inzichten te synchroniseren met andere tools.
- Boekingen exporteren
- Gebruikers exporteren
- Office-Analytics exporteren
- Workforce-Analytics exporteren
- Public API
- Vergaderruimteboekingen
- Veelgestelde vragen
1. Boekingen exporteren
Om je boekingsgegevens te exporteren (reserveringen voor bureaus, parkeerplaatsen en andere resources):
- Open de deskbird web app
- Ga naar de Admin en selecteer Boekingen
- Kies tussen Aankomende of Voltooide boekingen
- Selecteer indien nodig een specifiek kantoor
- Klik op Export bookings to .xlsx
Je kunt gegevens exporteren voor een specifieke periode of voor alle boekingen. Het resulterende Excel-bestand bevat details per kantoor, boeking, gebruikersgroep en gebruiker.
2. Gebruikers exporteren
Een lijst van gebruikers kan geëxporteerd worden via Admin > Gebruikers > Export CSV. Je kunt ervoor kiezen om de volledige lijst te exporteren of, als er filters zijn toegepast, alleen de gefilterde resultaten.
Bij het exporteren kun je kiezen voor:
- Alle gebruikers exporteren – om de volledige lijst te downloaden
- Gebruikers exporteren met huidige filters en sortering – om alleen de gefilterde resultaten te exporteren
3. Office-Analytics exporteren
Office-Analytics geeft inzicht in het gebruik van bureaus, vergaderruimtes en parkeerplaatsen.
- Open de Admin
- Selecteer Analytics en ga naar het tabblad Office-Analytics
- Pas filters toe (bijv. locatie, periode)
- Klik op de knop Exporteren rechtsboven
Dit genereert een Excel-export met KPI’s zoals bureaugebruik, no-show percentages en aanwezigheid op kantoor per dag.
💡 Je kunt maximaal 3 maanden per keer exporteren. Gebruik daarom de datumkiezer om eerst 01-01-2025 > 31-03-2025 > Rapport exporteren te selecteren, en daarna 01-04-2025 > 30-06-2025 > Rapport exporteren om gegevens over een langere periode te downloaden.
4. Workforce-Analytics exporteren
Met Workforce-Analytics kun je trends in hybride werken en aanwezigheid per gebruikersgroep bekijken.
- Ga naar Admin > Analytics > Workforce-Analytics
- Pas filters toe zoals gebruikersgroepen, kantoren en periodes
- Klik op de knop Export analytics
Je kunt exporteren:
- Alle data of alleen een geselecteerde periode
- Details per datum, gebruiker, gebruikersgroep en status (bijv. Remote werken, Kantoor)
Het geëxporteerde Excel-bestand geeft je een dagelijkse uitsplitsing per gebruiker en status.
5. Public API
Wil je deskbird-data integreren in je eigen systemen of dashboards? Onze Public API geeft je toegang tot data zoals boekingen, gebruikers, inchecken en meer.
Je kunt bijvoorbeeld:
- Boekings- en gebruikersdata periodiek ophalen
- Check-in statussen synchroniseren met externe systemen
- Aangepaste rapportages of Analytics-processen automatiseren
📘 Alle documentatie, scopes en endpoints vind je op: https://developer.deskbird.com/
Let op: Het gebruik van de Public API vereist technische inrichting. We raden aan om je IT-team of een ontwikkelaar te betrekken.
6. Vergaderruimteboekingen
Vergaderruimteboekingen kunnen momenteel nog niet geëxporteerd worden. Deze functie is in ontwikkeling.
7. Veelgestelde vragen
Vanwege AVG-compliance hanteert deskbird een standaard anonimiseringstermijn van 180 dagen. Dit betekent dat admins alleen planning- en boekingsstatusgegevens van de laatste 180 dagen kunnen exporteren.
Om ervoor te zorgen dat medewerkers de benodigde gegevens hebben — bijvoorbeeld voor belastingaangifte waarbij home office-dagen aangetoond moeten worden — raden we aan dat admins regelmatig (bijvoorbeeld elk kwartaal) Workforce-Analytics-data exporteren en deze intern archiveren.
Office-Analytics exports zijn beperkt tot een periode van 3 maanden per download. Wil je een langere periode exporteren, voer dan meerdere exports uit met opeenvolgende datumbereiken en voeg ze handmatig samen.
Handmatige exports via het adminpaneel ondersteunen geen planning. Heb je geautomatiseerde, terugkerende data-extractie nodig, overweeg dan de Public API te gebruiken om een pipeline te bouwen die regelmatig data ophaalt en opslaat.
deskbird anonimiseert persoonsgegevens standaard na 180 dagen om te voldoen aan de AVG. Heb je historische data nodig van langer geleden, exporteer en archiveer dan regelmatig rapporten.
Nog niet — exports van vergaderruimteboekingen zijn momenteel in ontwikkeling.
Niet ingecheckt betekent dat inchecken verplicht was en de gebruiker niet heeft ingecheckt. Check-in niet beschikbaar betekent dat inchecken niet van toepassing was op de boeking: inchecken stond uit, de boeking was geannuleerd, inchecken was nog niet open of de boeking was al afgelopen.
De waarde wordt opnieuw berekend nadat een boeking is afgelopen, dus bij afgelopen boekingen zonder check-in zie je meestal Check-in niet beschikbaar. Voor alle waarden, zie Check-in statuswaarden in de export.
deskbird slaat de begin- en eindtijd van elke boeking op. Of een boeking als halve of hele dag telt, hangt af van het midtijdstip van het kantoor en is gebaseerd op de geboekte tijden, niet op wanneer iemand daadwerkelijk kwam of vertrok. Voor details, zie Workforce instellingen.
Je kunt de gegevens op drie manieren exporteren:
- Boekingen exporteren (Admin > Bureaus, parkeren & andere > Boekingen, daarna Export bookings to .xlsx): begin- en eindtijd, resource, gebruiker en check-in per boeking. Gebruik de tijden om halve en hele dagen te classificeren.
- Workforce-Analytics exporteren: de planningsstatus per gebruiker en dag (bijvoorbeeld Kantoor of Remote werken).
- Public API: boekingen met begin- en eindtijden en check-in geschiedenis, plus planningsdata.
Voor de Workforce-Analytics export, zorg dat Een halve dag inplannen is ingeschakeld. Anders kan een middagbureau-boeking een volledige Kantoor-dag registreren voor die gebruiker. Gegevens met naam worden na 180 dagen geanonimiseerd, dus exporteer en archiveer de rapporten regelmatig.