Het gedeelte Gebruikers & Groepen in het Admin portal stelt je in staat om gebruikers te beheren, gebruikersgroepen aan te maken en te structureren, en externe directories zoals Microsoft Entra ID te koppelen. In dit artikel vind je een overzicht van de belangrijkste acties om je organisatie gestructureerd en up-to-date te houden.
1. Gebruikers
In Admin > Gebruikersbeheer: Gebruikers kun je de volledige gebruikerslijst bekijken, nieuwe teamleden uitnodigen en individuele gebruikersprofielen beheren.
Gebruikers uitnodigen
Klik rechtsboven op Gebruikers uitnodigen om nieuwe mensen aan je werkruimte toe te voegen. Je kunt ze meteen aan gebruikersgroepen toewijzen en eventueel direct een uitnodigingsmail sturen.
💡 Ook zonder uitnodigingsmail kunnen gebruikers zich standaard zelf registreren. deskbird herkent automatisch hun domein en koppelt ze correct aan je account. Domeinen zijn beschermd tegen ongeautoriseerd gebruik.
Wil je gebruikers via een CSV-bestand uploaden? Bekijk dan de speciale handleiding: Gebruikers uploaden via CSV.
Wil je de gebruikerslijst als CSV-bestand downloaden, bijvoorbeeld om gebruikersgegevens te bekijken of een CSV-upload voor te bereiden? Zie Gebruikers exporteren.
Gebruikersprofiel beheren
Klik op een gebruiker om zijn of haar profiel te openen. Hier kun je:
- Voor- en achternaam bewerken (Let op: Alleen mogelijk als het account niet via HRIS of SCIM is aangemaakt)
- Het e-mailadres van de gebruiker wijzigen of bijwerken (Let op: Alleen mogelijk als het account niet via HRIS of SCIM is aangemaakt)
- Een profielfoto uploaden of wijzigen
- Het Hoofdkantoor en de Rol instellen
- Deactiveren of permanent verwijderen van het gebruikersprofiel
- De Kantoorfunctie voor die gebruiker instellen
- Voertuigen toevoegen, bewerken of verwijderen en het standaard kenteken instellen (alleen zichtbaar als voor ten minste één parkeerplaats een kenteken vereist is). Zie Kentekenbeheer.
💡 Let op: Om een kantoor te selecteren in een gebruikersprofiel, moet de gebruiker toegang hebben tot dat kantoor. Als er geen kantoren worden weergegeven bij het toewijzen van een actief kantoor, controleer dan de kantoor toegangsbeperkingen en zorg dat de gebruiker in een groep zit die toegang heeft tot het kantoor.
Wil je kantoorfuncties aan gebruikers toewijzen? Bekijk dan ons speciale artikel: Kantoorfuncties beheren.
2. Groepen
In Admin > Groepen kun je gebruikersgroepen handmatig aanmaken en beheren of ze importeren vanuit Microsoft Entra ID (voorheen Azure AD).
💡 Let op: Subgroepen nemen geen instellingen of rechten over van hun bovenliggende groep; elke groep moet daarom apart worden toegevoegd bij het instellen van bijvoorbeeld toegangsbeperkingen.
Groepen handmatig aanmaken
Klik op + Groep toevoegen om afdelingen aan te maken, zoals HR, Finance of Sales. Wijs leden toe en stel een Groepsmanager aan, die vervolgens de week kan plannen en Desks kan boeken namens de groep.
Je kunt ook subgroepen aanmaken door een groep onder een andere te slepen. Zo bouw je een hiërarchie op (bijvoorbeeld Finance onder Business Department).
Subgroepen nemen de hiërarchie van de Groepsmanager over — een manager van een bovenliggende groep kan plannen en boeken namens alle onderliggende subgroepen. De groepshiërarchie wordt echter niet meegenomen voor toegangsrechten: elke groep moet apart worden toegevoegd, en lid zijn van een bovenliggende groep geeft niet automatisch toegang tot ruimtes die beperkt zijn tot een subgroep, of andersom.
Groepen importeren vanuit Microsoft Entra ID
Om verbinding te maken met Microsoft Entra ID, moet je global admin zijn in zowel deskbird als Entra ID.
- Ga naar Admin > Groepen
- Klik op Importeren vanuit Microsoft Entra ID
- Log in en selecteer welke groepen je wilt importeren
Na het importeren kun je:
- Groepsdetails bekijken
- De hiërarchie bewerken via slepen en neerzetten
- Gebruikers aan groepen toevoegen of verwijderen