Desks Professional e superiori o Dock Plus
Questo articolo è una panoramica trasparente su deskbird Intelligence: quali dati vengono utilizzati, da dove provengono, cosa succede loro e tutte le opzioni che controlli. È pensato per chi valuta deskbird Intelligence per la prima volta, compresi i team legali, i responsabili della privacy e le rappresentanze dei lavoratori. Ha scopo informativo e descrive il prodotto com’era a settembre 2026; le condizioni contrattuali sono disciplinate dal tuo contratto con deskbird e dall’Accordo sul trattamento dei dati (DPA) di deskbird. La documentazione completa sulla conformità è disponibile nel deskbird Trust Center.
- Cos’è deskbird Intelligence
- Come funziona il rilevamento, passo dopo passo
- I dati, nel dettaglio
- Cosa non viene mai raccolto
- Cosa facciamo con i dati: trattamento, archiviazione e sicurezza
- Le tue opzioni: le due modalità privacy, con pro e contro
- Cosa puoi influenzare e controllare
- Distribuzione: cosa serve e cosa notano i dipendenti
- FAQs
1. Cos’è deskbird Intelligence
deskbird è una piattaforma all-in-one per la gestione del posto di lavoro (prenotazione di postazioni e sale, pianificazione del lavoro, analisi), utilizzata da oltre 10.000 team workplace. deskbird Intelligence è il livello di analisi della piattaforma: misura come vengono effettivamente utilizzati uffici, piani, aree e postazioni, così che i team workplace e immobiliari possano prendere decisioni sugli spazi basandosi sui dati e non su stime.
Funziona senza alcun hardware: niente sensori, niente telecamere, nessuna integrazione con i badge. Al suo posto, un’applicazione desktop leggera chiamata deskbird Dock (meno di 5 MB, in esecuzione in background) riconosce due cose su un portatile aziendale: se il dispositivo è connesso a una rete dell’ufficio registrata e se è collegato a un monitor dell’ufficio registrato. Da questi due segnali, deskbird calcola analisi di occupazione a livello di ufficio, piano/area e postazione.
💡 Il principio di progettazione: gli spazi, non le persone. deskbird Intelligence misura come viene usato lo spazio, mai chi si trova dove. A seconda della modalità privacy che scegli (sezione 6), il sistema può funzionare in modo completamente anonimo, senza account utente deskbird e senza alcuna identità personale nei dati.
2. Come funziona il rilevamento, passo dopo passo
- Installazione: il tuo team IT distribuisce deskbird Dock sui portatili aziendali, di solito in modo silenzioso tramite MDM (Intune, SCCM, Jamf). I dipendenti non devono fare nulla.
- Rilevamento locale: Dock osserva, solo sul dispositivo, a quale rete è connesso il portatile e quale monitor è collegato.
- Filtro locale: i rilevamenti vengono confrontati con le regole dell’ufficio che hai configurato. Nessuna corrispondenza (ad esempio, il Wi-Fi di casa): i dati vengono scartati sul dispositivo e non viene inviato nulla.
- Trasmissione in caso di corrispondenza: solo i rilevamenti che corrispondono a una rete dell’ufficio registrata vengono trasmessi, crittografati, al backend UE di deskbird.
- Analisi: i segnali diventano dashboard di occupazione aggregate: presenze, utilizzo di piani e aree, utilizzo delle postazioni, prenotato rispetto a utilizzato.
⚠️ Due regole sono assolute: primo, se una rete rilevata non corrisponde a nessuna regola dell’ufficio configurata, non viene trasmesso nulla; le reti domestiche e pubbliche non lasciano mai il dispositivo. Secondo, i dati del monitor vengono elaborati solo se prima è stata rilevata una rete dell’ufficio; al di fuori della rete dell’ufficio, le informazioni sul monitor non lasciano mai il dispositivo.
I dati vengono trasmessi quando viene rilevato un cambiamento rilevante dell’ambiente (connessione, aggancio alla docking station, disconnessione), oltre a segnali periodici (heartbeat) che confermano che una postazione è ancora in uso. Il rilevamento a livello di postazione si basa su un’associazione tra monitor e postazioni controllata dai tuoi admin: un monitor identifica una postazione solo perché hai collegato il numero di serie di quel monitor a quella postazione sulla tua planimetria.
3. I dati, nel dettaglio
Esistono tre categorie di dati. Ogni campo è elencato qui sotto; non esistono altre categorie.
A. Dati di rete: trasmessi solo quando il dispositivo è su una rete dell’ufficio registrata.
| Dato | Cos’è | Esempio | Perché serve |
|---|---|---|---|
| SSID | Nome della rete Wi-Fi | Corp-Main-5GHz |
Identificare la rete dell’ufficio |
| BSSID | Indirizzo MAC del punto di accesso | 00:1A:2B:3C:4D:5E |
Identificare il punto di accesso specifico |
| MAC del gateway | MAC del router / gateway predefinito | 00:11:22:33:44:55 |
Identificare l’infrastruttura di rete dell’ufficio |
| Sottorete/i | Sottorete/i IP su cui si trova il dispositivo | 192.168.10.0/24 |
Verificare la corrispondenza con la rete dell’ufficio |
| IP pubblico | Indirizzo IP come visto dai server deskbird | 203.0.113.42 |
Identificare la sede dell’ufficio (per gli uffici registrati tramite IP pubblico) |
| Timestamp | Momento del rilevamento | 2026-09-22T09:15:30Z |
Analisi temporali dell’occupazione |
B. Dati del monitor: trasmessi solo su una rete dell’ufficio e con il dispositivo agganciato alla docking station.
| Dato | Cos’è | Esempio | Perché serve |
|---|---|---|---|
| Numero di serie del monitor | Identificativo fisico del monitor | ABC123XYZ |
Identificare la postazione, tramite la tua associazione |
| Codice prodotto del monitor | ID prodotto del produttore | DEF456 |
Identificare il modello del monitor |
| ID produttore | Identificativo OEM | GHI789 |
Identificare il produttore del monitor |
| ID della postazione associata | Postazione a cui è collegato il monitor | desk-floor2-a15 |
Mostrare quale postazione è occupata |
| Timestamp | Momento del rilevamento | 2026-09-22T09:15:30Z |
Analisi dell’occupazione |
C. Dati di sistema e di sessione
| Dato | Cos’è | Scopo |
|---|---|---|
| ID dispositivo | Identificativo del portatile, raccolto quando viene rilevata una rete dell’ufficio. Non viene mai ruotato. In modalità Anonima può essere disattivato completamente per un’anonimizzazione totale (sezione 6). | Riconoscere lo stesso dispositivo nel tempo per le tendenze di occupazione |
| ID sessione | Identificativo di sessione a rotazione, rinnovato secondo un intervallo configurabile | Raggruppare i rilevamenti correlati in sessioni; la rotazione limita la collegabilità nel tempo |
| Periodo di rotazione | Frequenza con cui ruotano gli identificativi di sessione, in entrambe le modalità privacy: giornaliera, settimanale (predefinita) o mensile | Anonimizzazione tra periodi diversi |
⚠️ Identità dei dipendenti: in modalità Anonima non servono account utente deskbird e nei dati non esiste alcuna identità utente. Nelle implementazioni autonome di deskbird Intelligence non viene inviato alcun identificativo utente alle analisi di occupazione, anche se esiste un account. Solo in modalità Utente autenticato (una scelta esplicita, vedi sezione 6) le visite vengono collegate agli account deskbird, per abilitare le automazioni di prenotazione e le funzioni a livello di utente.
4. Cosa non viene mai raccolto
Mai raccolto, in nessuna modalità:
- Nome, e-mail o identità dei dipendenti (in modalità Anonima)
- Cronologia di navigazione o utilizzo delle applicazioni
- Dati GPS o di posizione geografica
- File personali, documenti o contenuti dello schermo
- Attività di tastiera o mouse
- Fotocamera, microfono o qualsiasi dato biometrico
- Reti Wi-Fi domestiche o dati di dispositivi personali
Perché è garantito tecnicamente: Dock non è in grado di leggere file, catturare lo schermo o registrare input; legge solo identificativi di rete e identificativi hardware dei monitor. Su macOS, la lettura di SSID/BSSID del Wi-Fi richiede l’autorizzazione ai Servizi di localizzazione del sistema operativo. deskbird la usa esclusivamente per leggere il nome della rete; non vengono raccolte né trasmesse coordinate geografiche. Se l’autorizzazione viene negata, Dock funziona semplicemente senza rilevamento di rete.
5. Cosa facciamo con i dati: trattamento, archiviazione e sicurezza
| Finalità del trattamento | Produrre analisi di occupazione: presenze in ufficio, utilizzo di piani e aree, utilizzo delle postazioni, durata della presenza e confronto tra spazio prenotato e spazio effettivamente utilizzato. In modalità Utente autenticato, inoltre: automazioni di prenotazione (check-in automatico, creazione di prenotazioni, scambio di prenotazioni). I dati non vengono usati per nessun altro scopo, non vengono venduti e non vengono condivisi con altri clienti. |
| Forma dei risultati | Dashboard e report aggregati a livello di ufficio, piano/area e postazione. I report sono progettati attorno agli spazi, non alle persone. |
| Conservazione | In modalità Utente autenticato, i dati personali vengono anonimizzati secondo la stessa tempistica del tuo periodo di anonimizzazione aziendale (180 giorni per impostazione predefinita): i dati di utilizzo restano consultabili, ma non sono più associati alle persone. Non esiste un’impostazione di conservazione separata per deskbird Intelligence. In modalità Anonima non esistono dati personali da conservare. |
| Crittografia | In transito: TLS 1.2 o 1.3. A riposo: AES-256. |
| Hosting | Google Cloud Platform, regione europe-west3 (Francoforte, Germania). I dati non lasciano l’UE. Unico endpoint: api.deskbird.com (HTTPS, porta 443). |
| Certificazioni | Certificazione ISO 27001 e SOC 2 Type II; audit GDPR. Documentazione completa e aggiornata (sub-responsabili, DPA, report di audit) nel deskbird Trust Center. |
| Integrità del software client | I file per Windows sono firmati Authenticode (deskbird GmbH) tramite il servizio di firma basato su hardware di Microsoft; i file per macOS sono firmati con Developer ID, notarizzati da Apple ed eseguiti con l’hardened runtime di Apple. I file manomessi non superano i controlli della firma e non vengono eseguiti. |
6. Le tue opzioni: le due modalità privacy, con pro e contro
La modalità privacy è un’unica impostazione admin che determina se nei dati esiste un’identità personale. Entrambe le opzioni:
| Modalità | Come funziona | Cosa ottieni | Compromessi e requisiti |
|---|---|---|---|
|
Utente autenticato Predefinita nelle configurazioni combinate prenotazioni + Intelligence |
Gli eventi di presenza sono collegati all’account deskbird del dipendente (tramite l’identità MDM o l’accesso nell’app Dock). | Funzionalità complete: analisi a livello di utente, report di conformità e tutte le automazioni di prenotazione (check-in automatico, prenotazione automatica, scambio di postazione). I dipendenti non devono più fare il check-in manualmente. | Esistono dati personali (mitigati dal periodo di anonimizzazione della tua azienda). Ogni dipendente ha bisogno di un account deskbird. Nell’area DACH di solito richiede un accordo con le rappresentanze dei lavoratori. |
|
Anonima Predefinita nelle configurazioni solo Intelligence; la scelta più comune |
I dispositivi vengono tracciati tramite un ID dispositivo pseudonimo; gli identificativi di sessione ruotano secondo un intervallo configurabile (vedi sotto). L’ID dispositivo in sé non viene mai ruotato. I nomi non compaiono mai, né nell’interfaccia né nelle esportazioni. Non servono account deskbird e i dipendenti non accedono a Dock: deskbird conosce l’azienda, ma non l’utente. | Analisi di occupazione e tendenze complete; report di frequenza aggregati (ad esempio, «rispettiamo i 3 giorni in ufficio a settimana?»); segmentazione facoltativa per reparto tramite gli attributi della directory, senza esporre le persone. | Nessuna funzione a livello individuale: niente automazioni di prenotazione, niente report a livello di utente. Un dispositivo (non una persona) può essere riconoscibile tra un periodo di rotazione e l’altro, cosa che alcune rappresentanze dei lavoratori vogliono esaminare; entrambe le impostazioni qui sotto rafforzano ulteriormente la protezione. A seconda del tuo piano, la modalità Anonima può richiedere un upgrade. |
Impostazioni degli identificativi: due impostazioni di configurazione nel backend. Gli admin non possono modificarle nell’app web; per cambiarle, contatta il tuo Customer Success Manager o il Supporto deskbird.
- Rotazione dell’ID sessione (entrambe le modalità). Gli identificativi di sessione ruotano sempre, in entrambe le modalità privacy, secondo un intervallo configurabile: giornaliero, settimanale o mensile. Il valore predefinito è settimanale. Intervalli più brevi riducono la collegabilità nel tempo; con la rotazione giornaliera, collegare sessioni di giorni diversi è tecnicamente impossibile.
-
Disattivazione completa dell’ID dispositivo (solo modalità Anonima) (
noDeviceId: true). L’ID dispositivo non viene mai ruotato. Per un’anonimizzazione totale, l’identificativo persistente del dispositivo può essere disattivato completamente, così che nei dati non resti alcun identificativo stabile. Resta la pura misurazione dell’occupazione (quanto è pieno l’ufficio, quali piani e postazioni vengono usati e in quali orari); le analisi delle tendenze a livello di dispositivo tra periodi diversi non sono più possibili, per scelta progettuale.
⚠️ Il cambio di modalità è volutamente protettivo: passare da Utente autenticato ad Anonima anonimizza in modo irreversibile tutti gli eventi storici: i dati di occupazione vengono conservati, tutte le informazioni relative agli utenti vengono rimosse e prima della modifica viene mostrato un avviso di conferma. Passare da Anonima a Utente autenticato non identifica nulla retroattivamente: i dati del periodo anonimo restano anonimi per sempre.
Per sapere dove impostare la modalità e cosa abilita ciascuna modalità in deskbird Dock, consulta Modalità privacy e gestione dei dati per deskbird Dock.
7. Cosa puoi influenzare e controllare
Ogni comportamento rilevante del sistema è sotto il tuo controllo. L’elenco completo:
| Impostazione | Cosa fa | Predefinito |
|---|---|---|
| Modalità privacy | Seleziona Utente autenticato / Anonima. Un menu a tendina in Admin > deskbird Intelligence > Privacy. | Autenticato (combinato) / Anonima (autonomo) |
| Regole della rete dell’ufficio | Definisci, per ogni ufficio, quali reti valgono come «l’ufficio»: SSID, punto di accesso (BSSID), MAC del gateway, sottoreti o IP pubblico. Vengono trasmessi solo i rilevamenti che corrispondono a queste regole. Consulta Configurazione del rilevamento degli uffici e della rete per deskbird Dock. | Vuoto finché non viene configurato: nessuna regola, nessun dato |
| Associazione tra monitor e postazioni | Decidi quali monitor sono associati a quali postazioni sulla planimetria. I monitor non associati non identificano alcuna postazione. (Alcuni monitor meno recenti privi di identificativi univoci non possono essere associati.) Consulta Rilevamento delle risorse. | Vuoto finché non viene configurato |
| Rotazione degli identificativi | Frequenza con cui ruotano gli identificativi di sessione, in entrambe le modalità privacy: giornaliera, settimanale o mensile. In modalità Anonima, l’ID dispositivo può inoltre essere disattivato completamente per un’anonimizzazione totale. Entrambe sono configurazioni del backend: richiedi una modifica tramite il tuo Customer Success Manager o il Supporto deskbird. | Rotazione settimanale; ID dispositivo attivo |
| Automazioni di prenotazione (solo modalità autenticata) | Un unico interruttore in Admin > Scrivanie, parcheggi e altro: Impostazioni delle prenotazioni > Prenotazioni automatiche attiva o disattiva tutte insieme le automazioni di prenotazione: aggiornamento automatico dello stato di pianificazione su «Ufficio», check-in automatico delle prenotazioni esistenti, creazione automatica di prenotazioni all’aggancio alla docking station, scambio automatico quando qualcuno usa un’altra postazione. Il rilevamento può funzionare anche con le automazioni disattivate. Consulta Come Dock di deskbird rileva la presenza ed esegue le automazioni di prenotazione. | Attivo (un interruttore per tutte) |
| Attributi della directory (modalità anonima) | Sincronizza facoltativamente attributi organizzativi (ad esempio, il reparto) dalla tua directory per segmentare le analisi, senza esporre alcuna persona. | Disattivato finché non viene configurato |
| Periodo di anonimizzazione (modalità autenticata) | I dati personali vengono anonimizzati dopo il periodo di anonimizzazione della tua azienda, la stessa impostazione che si applica al resto dei tuoi dati deskbird. I dati di utilizzo aggregati restano. Non esiste un’impostazione di conservazione separata per deskbird Intelligence. | 180 giorni |
| Ambito della distribuzione | Scegli quali dispositivi ricevono Dock tramite l’assegnazione nel tuo MDM: un piano pilota, un ufficio o l’intero parco dispositivi. | La tua policy MDM |
| Disinstallazione | Rimuovere Dock (manualmente o tramite MDM) rimuove l’applicazione; su Windows viene rimossa anche la voce di avvio automatico. Alcuni dati locali restano volutamente sul dispositivo: le credenziali di accesso e l’ID dispositivo nel Portachiavi di macOS o in Gestione credenziali di Windows, alcuni file di impostazioni e i log. Su macOS resta anche il launch agent che avvia Dock all’accesso. L’ID dispositivo viene conservato affinché un dispositivo reinstallato venga riconosciuto come lo stesso dispositivo; se l’ID dispositivo è disattivato, non ne viene memorizzato nessuno. In modalità Utente autenticato, disconnettersi da Dock prima della disinstallazione rimuove le credenziali di accesso memorizzate. Per i passaggi di rimozione per ciascuna piattaforma, consulta deskbird Dock: risoluzione dei problemi, assistenza e domande frequenti. | n/d |
8. Distribuzione: cosa serve e cosa notano i dipendenti
Tre opzioni di distribuzione:
- MDM (consigliato su larga scala): .msi per Windows (Intune, SCCM, …), .dmg notarizzato per macOS (Jamf, …). Installazione silenziosa, nessuna richiesta di autorizzazioni admin per gli utenti, il tuo MDM gestisce avvio automatico e aggiornamenti. Consulta Distribuire deskbird Dock tramite Microsoft Intune.
- Programma di installazione con aggiornamento automatico: gli utenti installano una sola volta (.exe / .pkg); gli aggiornamenti vengono applicati in modo silenzioso. Adatto ai progetti pilota.
- Programma di installazione manuale: classico .exe / .pkg, gli aggiornamenti vengono distribuiti allo stesso modo. Richiede diritti di amministratore locale, come qualsiasi programma di installazione per l’intero computer.
Percorso consigliato: test IT con la tua revisione di sicurezza, poi un gruppo pilota tramite MDM, infine la distribuzione in tutta l’organizzazione.
Cosa notano i dipendenti:
- Nulla da installare o configurare in caso di distribuzione tramite MDM; nessuna nuova app da imparare.
- Il funzionamento quotidiano non richiede privilegi elevati; l’ingombro è inferiore a 5 MB.
- Su macOS, una richiesta unica per i Servizi di localizzazione (pre-approvabile in modo silenzioso tramite profilo MDM), usata solo per leggere il nome del Wi-Fi, mai le coordinate.
- Su Windows, nessuna richiesta di autorizzazione durante l’esecuzione.
- Nelle configurazioni combinate con le automazioni attive: meno azioni manuali (i check-in avvengono automaticamente).
9. FAQs
Le domande che i team legali e le rappresentanze dei lavoratori pongono per prime:
Dipende interamente dalla modalità che scegli e da come è configurata.
- Anonima: nessuna persona viene identificata e i nomi non esistono mai nei dati. Un ID dispositivo pseudonimo consente di vedere le tendenze, gli identificativi di sessione ruotano secondo un intervallo configurabile (giornaliero, settimanale per impostazione predefinita, o mensile) e l’ID dispositivo può essere disattivato completamente per un’anonimizzazione totale. In questa configurazione più restrittiva, collegare visite di giorni diversi è tecnicamente impossibile, anche per deskbird.
- Utente autenticato: sì, per scelta progettuale. Le visite sono collegate agli account per abilitare le automazioni e le funzioni a livello di utente, con la mitigazione del periodo di anonimizzazione della tua azienda.
La modalità la decidi tu, e la configurazione più restrittiva è reale e pienamente supportata.
No. I rilevamenti vengono filtrati localmente in base alle tue regole della rete dell’ufficio. Una rete che non corrisponde a nessuna regola (Wi-Fi di casa, bar, hotspot) viene scartata sul dispositivo; non viene trasmesso nulla. I dati del monitor richiedono inoltre che prima sia stata rilevata una rete dell’ufficio, quindi un monitor di casa non viene mai elaborato.
Su Google Cloud a Francoforte, in Germania (europe-west3), crittografati in transito (TLS 1.2/1.3) e a riposo (AES-256). L’accesso è regolato dai controlli di deskbird certificati ISO 27001 e SOC 2 Type II; i tuoi dati non vengono mai condivisi con altri clienti né usati per scopi diversi dalla fornitura del servizio. L’elenco dei sub-responsabili e la documentazione di audit si trovano nel deskbird Trust Center.
In genere tre cose: la modalità privacy scelta (sezione 6), l’elenco completo dei dati (sezione 3) e il periodo di anonimizzazione. Molti clienti nell’area DACH adottano la modalità Anonima, che non richiede account per i dipendenti e non contiene nomi. Le organizzazioni con rappresentanze dei lavoratori attive possono rafforzare ulteriormente la modalità Anonima con la rotazione giornaliera degli identificativi o disattivando completamente l’ID dispositivo; in questo caso, anche il collegamento a livello di dispositivo tra giorni diversi è impossibile. deskbird supporta queste revisioni con documentazione su richiesta.
Sì. L’ambito della distribuzione è controllato dal tuo MDM (un singolo piano pilota è un punto di partenza comune), le automazioni di prenotazione possono essere disattivate con un unico interruttore e la modalità privacy può essere modificata in seguito. Il sistema è volutamente prudente nei cambi: passare da autenticata ad anonima anonimizza la cronologia in modo irreversibile, e passare da anonima ad autenticata non identifica mai retroattivamente i dati passati.
La disinstallazione di Dock (manualmente o tramite MDM) rimuove l’applicazione. Alcuni dati locali restano volutamente sul dispositivo: le credenziali di accesso, l’ID dispositivo, i file di impostazioni e i log, oltre al launch agent su macOS (vedi sezione 7). La cancellazione contrattuale dei dati alla cessazione del servizio segue il tuo contratto e il DPA.
Riepilogo per chi legge per la prima volta. deskbird Intelligence misura come vengono usati gli spazi dell’ufficio, utilizzando solo due segnali dai portatili aziendali: la connessione alle reti dell’ufficio che hai registrato e la connessione ai monitor dell’ufficio che hai associato. Tutto il resto, dall’esistenza di un’identità personale nei dati, a quali reti contano, a quanto a lungo vengono conservati i dati personali, dipende dalla tua configurazione, con un’opzione completamente anonima adatta alle esigenze delle rappresentanze dei lavoratori. I dati sono ospitati nell’UE, crittografati e certificati ISO 27001 e SOC 2 Type II.
Contatto: il tuo team di account deskbird. Il Trust Center e la documentazione sulla conformità sono disponibili su richiesta e su deskbird.com/security. Questa panoramica ha scopo informativo; prevalgono il contratto e l’Accordo sul trattamento dei dati.