Come deskbird Dock rileva la presenza e gestisce le automazioni di prenotazione

Beta iniziale

Una volta che deskbird Dock è installato e le reti e i monitor dell’ufficio sono configurati, tutto il resto avviene senza bisogno di intervento da parte dell’utente. In questo articolo spieghiamo esattamente cosa fa Dock quando un dispositivo si connette, quando inizia e finisce una prenotazione creata da Dock, cosa succede quando si cambia desk e come il check-in automatico interagisce con il periodo di tolleranza del check-in del tuo ufficio — così puoi prevedere il risultato invece di andare a tentativi.

1. Cosa succede quando un dispositivo si connette
2. Quando inizia e finisce una prenotazione creata da Dock
3. Cambio desk
4. Tempistiche e sincronizzazione
5. Periodo di tolleranza e check-in automatico

1. Cosa succede quando un dispositivo si connette

Una volta installato e attivato — tramite accesso manuale o distribuzione gestita — deskbird Dock funziona in silenzio in background. Quando il dispositivo di un utente si connette a una rete d’ufficio riconosciuta, l’app:

1. Rileva automaticamente l’ufficio in base alla rete
2. Esegue il check-in dell’utente su tutte le prenotazioni di desk e parcheggio già esistenti per quel giorno
3. Imposta lo stato dell’utente per quel giorno su "Ufficio", o su "altro ufficio" se l’ufficio rilevato non è quello principale

Quando il dispositivo di un utente si connette a un monitor riconosciuto mentre è sulla rete dell’ufficio, l’app inoltre:

1. Trasmette i dati del monitor per rilevare il desk specifico all’interno dell’ufficio già rilevato
2. Crea una prenotazione desk per quel giorno se non esiste già
3. Sposta la prenotazione esistente sul desk a cui è associato il monitor, se la prenotazione era per un altro desk

L’ufficio viene sempre determinato dalla rete, mai dal monitor. Fuori dalla rete, gli identificativi dei monitor non lasciano mai il dispositivo.

💡 Nota: le automazioni di prenotazione richiedono la modalità privacy Utente autenticato. Il rilevamento della presenza e le analytics di occupazione funzionano in ogni modalità. Vedi Modalità privacy e gestione dei dati.

La dashboard di Dock mostra lo stato attuale della rete e i monitor collegati.

2. Quando inizia e finisce una prenotazione creata da Dock

Per ogni prenotazione desk creata da deskbird Dock:

• Ora di inizio: il momento in cui il monitor viene collegato
• Ora di fine: la fine delle ore di prenotazione personali dell’utente. Se non sono configurate, la fine dell’orario di apertura dell’ufficio

⚠️ Importante: le prenotazioni desk create da Dock devono rientrare negli orari di apertura dell’ufficio. Se un utente collega un monitor prima dell’apertura, Dock rileva comunque l’ufficio ed esegue il check-in su eventuali prenotazioni già esistenti, ma non può creare una nuova prenotazione desk fino all’orario di apertura.

Dock inoltre non crea né sposta prenotazioni desk dopo la chiusura dell’ufficio per quel giorno. La presenza in ufficio viene comunque rilevata.

3. Cambio desk

Quando un utente con una prenotazione già attiva collega il proprio dispositivo a un monitor associato a un altro desk, Dock sposta la prenotazione sul desk dove si trova effettivamente.

⚠️ Importante: quando Dock cambia desk, la prenotazione esistente per quel giorno viene annullata — o rilasciata in anticipo se è già iniziata — e viene creata una nuova prenotazione per il desk a cui è associato il monitor. Questo avviene anche se l’utente ha già fatto il check-in, e sostituisce prenotazioni di mezza giornata o parziali con una che va da ora fino alla fine delle ore di prenotazione dell’utente. I cambi desk riguardano solo i desks nell’ufficio rilevato da Dock e non si applicano mai al parcheggio.

4. Tempistiche e sincronizzazione

Dock aggiorna la copia delle regole di rete dell’ufficio ogni ora e invia un segnale di presenza ogni 15 minuti, quindi una modifica a una regola di rete può impiegare fino a un’ora per raggiungere un dispositivo già attivo. Attività > Sincronizza ora la applica immediatamente.

Le automazioni non si attivano mai retroattivamente. Dopo che un admin associa un monitor a un desk, non succede nulla per i rilevamenti già avvenuti — l’utente deve effettuare un nuovo rilevamento.

💡 Suggerimento: se una modifica fatta da Dock non è subito visibile nell’app web di deskbird, apri deskbird Dock > Attività > Sincronizza ora. Dock ricontrolla la rete e i monitor collegati e riavvia le automazioni. Poi aggiorna la pagina dell’app web di deskbird. Scollegare e ricollegare il monitor ha lo stesso effetto per le automazioni basate sul monitor.

5. Periodo di tolleranza e check-in automatico

Il check-in automatico di deskbird Dock funziona insieme al periodo di tolleranza per il check-in del tuo ufficio. La scadenza per il check-in è l’ora di inizio della prenotazione più il periodo di tolleranza (15 minuti di default). Se un utente non ha effettuato il check-in entro quella scadenza, la prenotazione desk viene rilasciata automaticamente.

Due impostazioni possono modificare questa scadenza:

• Se il tuo ufficio imposta un orario prima del quale le prenotazioni non vengono mai annullate automaticamente, quell’orario ha la precedenza. Una prenotazione alle 08:00 con 15 minuti di tolleranza non viene annullata alle 08:15 se questa impostazione è alle 09:00.
• Una prenotazione creata dopo la sua ora di inizio riceve l’intero periodo di tolleranza calcolato dal momento in cui è stata creata.

Poiché Dock effettua il check-in degli utenti nel momento in cui rileva la loro presenza, arrivare entro il periodo di tolleranza mantiene la prenotazione. Arrivare dopo significa che la prenotazione originale è già stata rilasciata e non può essere recuperata.

L’esempio qui sotto si basa su un desk prenotato dalle 09:00, con il periodo di tolleranza dell’ufficio applicato:

💡 Nota: anche il check-in automatico ha un orario di inizio anticipato. Dock può effettuare il check-in degli utenti dall’ora di inizio della prenotazione meno il tempo massimo di anticipo impostato dall’ufficio. Se non è impostato un tempo massimo di anticipo, il check-in automatico funziona dall’inizio della giornata di prenotazione — ecco perché arrivare alle 08:30 per una prenotazione alle 09:00 funziona. Se l’ufficio imposta un tempo massimo di anticipo più breve rispetto all’arrivo anticipato, il check-in viene saltato.

💡 Nota: solo il rilevamento tramite monitor crea una prenotazione. Il rilevamento tramite rete da solo segna gli utenti come presenti ma non prenota un desk, quindi un utente senza monitor riconosciuto deve prenotare il desk manualmente. Dock poi effettua il check-in automatico.

⚠️ Importante: questa tabella si applica solo quando il check-in è attivo per l’ufficio e per il tipo di risorsa. Con il check-in disattivato, le prenotazioni non vengono mai annullate automaticamente e Dock non effettua il check-in di nessuno, ma imposta comunque lo stato dell’ufficio.