Il rilevamento dei desk collega un monitor specifico a un desk specifico, così gli utenti fanno il check-in esattamente al desk a cui si collegano e viene creata una prenotazione per loro se non ne hanno già una. Questo è anche ciò che rende precisi i dashboard di occupazione di piani e desk. In questo articolo trovi come mappare i monitor manualmente e automaticamente, cosa cambia la modalità di mappatura mentre lavori e come esportare la mappatura completata in un sistema di gestione degli asset.
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- Mappa un monitor a un desk
- Come l’auto-mappatura conferma una corrispondenza
- Modalità di mappatura
- Conflitti e monitor spostati
- Dopo che un monitor è stato mappato
- Esportare la mappatura monitor-desk
1. Mappa un monitor a un desk
Il piano, l’area e il desk devono essere tutti attivi nella piantina, e il desk deve essere prenotabile dall’utente. Per collegare un monitor a un desk:
- Vai su Admin > deskbird Intelligence > Rilevamento risorse
- Clicca sull’icona dell’ingranaggio dell’ufficio desiderato per aprire la pagina Avanzamento mappatura
- Mappatura manuale: clicca su Mappatura manuale, collega un monitor al tuo dispositivo per farlo apparire nel sistema, seleziona il desk corretto dalla piantina, poi clicca su Mappa per collegare il monitor.
- Auto-mappatura: attiva l’interruttore Auto-mappatura e imposta per quanti giorni separati un monitor deve essere visto allo stesso desk prima che la corrispondenza venga confermata (predefinito 3, massimo 50). Segui l’avanzamento nelle schede Mappati e Non mappati.
💡 Nota: i monitor che non riportano un numero di serie, un codice prodotto e un ID produttore utilizzabili non possono mai essere mappati e non appaiono mai nell’elenco, anche se vengono collegati spesso — basta che ne manchi uno dei tre. Nella finestra Dock appaiono sotto Panoramica > Monitor rilevati come "Display sconosciuto", con etichetta Non mappato. Questa è la prima cosa da controllare se un monitor non appare.
Entrambi i metodi di mappatura dipendono dal fatto che il rilevamento dell’ufficio sia già configurato. Un monitor viene registrato solo quando il dispositivo a cui è collegato si è connesso a una rete d’ufficio riconosciuta — quindi se non c’è una rete configurata per un ufficio, la sua lista monitor resta vuota e non si può iniziare né la mappatura manuale né quella automatica. Aggiungi le tue reti in Admin > deskbird Intelligence > Rilevamento ufficio, oppure vedi Configurazione del rilevamento ufficio e della rete.
2. Come l’auto-mappatura conferma una corrispondenza
L’auto-mappatura conta un giorno valido solo quando qualcuno collega il monitor mentre ha una prenotazione desk attiva — e il desk che conta è quello prenotato, non quello che il monitor riporta. Connessioni ripetute nello stesso giorno contano una sola volta, quindi una soglia di 3 significa tre giorni separati. Vengono considerati solo gli ultimi 30 giorni, quindi il monitor deve raggiungere la soglia in quella finestra temporale.
I conteggi nella pagina Avanzamento mappatura si aggiornano man mano che arrivano i rilevamenti, ma la conferma avviene una volta al giorno alle 02:00 ora dell’ufficio — quindi una corrispondenza che vedi crescere oggi viene applicata la mattina successiva. Attivando l’interruttore Auto-mappatura viene eseguito quell’ufficio una volta entro l’ora, invece di aspettare le 02:00.
⚠️ Importante: negli uffici dove le persone non prenotano un desk prima di arrivare, l’auto-mappatura non conferma mai una corrispondenza. Mappa quei desk manualmente — una scheda Mappati sempre vuota è quasi sempre questo il motivo.
3. Modalità di mappatura
Cliccando su Mappatura manuale si avvia la modalità di mappatura e appare prima una finestra di conferma: "Avviare la modalità di mappatura? Mentre la modalità di mappatura è attiva, i check-in automatici e le prenotazioni sono in pausa. Si disattiva automaticamente quando lasci la pagina."
Quando la modalità di mappatura è attiva, appare un banner con scritto "La modalità di mappatura è attiva. I check-in automatici ai desk e le prenotazioni sono in pausa mentre sei su questa pagina." con un pulsante Disattiva modalità di mappatura. Una volta disattivata o lasciata la pagina, il banner cambia in "La modalità di mappatura è disattivata. I check-in automatici ai desk e le prenotazioni sono ripresi."
⚠️ Importante: la modalità di mappatura mette in pausa i check-in automatici ai desk e le prenotazioni solo per il dispositivo dell’admin — i colleghi non sono coinvolti. Inoltre, interrompe la registrazione dei rilevamenti di quel dispositivo, quindi nulla di ciò che viene rilevato durante la modalità di mappatura appare negli analytics o conta per una corrispondenza di auto-mappatura. Gli admin che testano il rilevamento desk sul proprio dispositivo devono uscire dalla modalità di mappatura prima di aspettarsi un check-in automatico, e attendere qualche secondo perché il rilevamento riprenda. Se la scheda del browser viene chiusa senza lasciare la pagina, la modalità di mappatura si disattiva da sola dopo circa due minuti.
4. Conflitti e monitor spostati
I conflitti riguardano solo i monitor che non sono ancora mappati. Dipendono dallo stesso conteggio dei giorni che alimenta l’auto-mappatura: se lo stesso monitor non mappato viene visto su due o più desk diversi, viene segnalato per essere risolto invece di essere confermato su uno dei due.
⚠️ Importante: una volta che un monitor è mappato, spostarlo su un altro desk non genera un conflitto. Resta mappato al desk originale finché non lo rimappi, e la nuova mappatura sostituisce la precedente — rimapparlo da zero viene rifiutato finché esiste la prima mappatura.
Se un dispositivo rileva due monitor mappati che puntano a desk diversi, il rilevamento del monitor viene ignorato senza avviso: l’utente fa il check-in in ufficio, ma non viene eseguita nessuna azione sul desk. Lo stesso vale se i due monitor sono mappati in uffici diversi — il segnale del desk viene ignorato e l’utente fa il check-in nell’ufficio corrispondente alla rete rilevata. Un singolo monitor mappato in un ufficio ma rilevato sulla rete di un altro ufficio viene ignorato allo stesso modo: la rete decide l’ufficio e il desk viene ignorato. Nessuno di questi casi genera un avviso visibile all’admin, quindi un monitor che è stato fisicamente spostato tra uffici va rimappato manualmente.
5. Dopo che un monitor è stato mappato
Una volta che un monitor è mappato, un utente che si collega a quel monitor viene rilevato a quel desk e fa il check-in — a patto che:
- il suo dispositivo sia rilevato anche sulla rete di quell’ufficio
- l’ufficio usi la modalità privacy Utente autenticato (vedi Modalità privacy e gestione dati)
- il desk sia prenotabile da lui/lei, senza policy di chiusura o restrizioni di prenotazione che lo blocchino
- il check-in al desk sia abilitato per quell’ufficio — se non lo è, la prenotazione viene comunque creata, ma non viene effettuato il check-in
Una prenotazione creata in questo modo parte dal momento del rilevamento fino alla fine delle ore di prenotazione predefinite della persona per quel giorno della settimana, oppure fino alla chiusura dell’ufficio se quelle ore sono disattivate o già passate.
Se ha già prenotato un altro desk
Se la persona ha già una prenotazione desk altrove nello stesso ufficio per quel giorno, questa viene rilasciata e sostituita da una prenotazione al desk rilevato — anche se aveva già fatto il check-in lì. Le prenotazioni in altri uffici e le prenotazioni parcheggio non vengono mai toccate. Se il rilascio non va a buon fine, non viene creata nessuna nuova prenotazione, quindi può restare senza prenotazione desk per quel giorno; la soluzione è prenotare di nuovo manualmente.
Il rilevamento monitor si applica solo ai desk, non alle sale riunioni o ai parcheggi.
⚠️ Importante: quando una prenotazione desk viene creata tramite rilevamento monitor, una prenotazione parcheggio già esistente per quel giorno non viene confermata insieme e resta soggetta alla solita finestra di auto-cancellazione. L’utente deve confermare manualmente la prenotazione parcheggio.
La mappatura non viene salvata sul dispositivo, quindi una nuova mappatura è attiva subito e non c’è nessuna cache da attendere. Ha effetto dal prossimo rilevamento, non retroattivamente. Per forzare subito un rilevamento, scollega e ricollega il monitor — deskbird lo rileva in circa 15 secondi. Sincronizza ora, nella pagina Attività della finestra Dock, reinvia ciò che Dock ha già rilevato, il che basta per rilevare una nuova mappatura ma non esegue una nuova scansione dei display collegati. Il ritardo "fino a un’ora" si applica solo alle regole di rete dell’ufficio.
💡 Consiglio: la copertura della mappatura dei monitor determina anche quanto sono precisi i dashboard di occupazione di piani e desk. I desk senza un monitor mappato vengono sempre conteggiati come non utilizzati. Vedi Occupancy analytics (deskbird Dock analytics).
6. Esportare la mappatura monitor-desk
I dati di mappatura non devono restare solo su deskbird. Una volta mappati i monitor, l’elenco completo può uscire dall’area Admin e confluire in un sistema di gestione degli asset IT (ITAM) o CMDB — così i registri hardware mostrano quale monitor si trova su quale desk, senza dover controllare manualmente in ufficio.
Esportazione CSV: per scaricare la mappatura di un ufficio:
- Vai su Admin > deskbird Intelligence > Rilevamento risorse
- Clicca sull’icona dell’ingranaggio dell’ufficio desiderato per aprire la pagina Avanzamento mappatura
- Nella scheda Mappati, clicca su Esporta CSV, accanto a Mappatura manuale
Ogni esportazione contiene le seguenti colonne, in questo ordine:
- Produttore
- ID produttore
- Nome display
- Numero di serie
- Codice prodotto
- Settimana di produzione
- Anno di produzione
- Stato
- Ultima connessione
- Nome ufficio
- Nome piano
- Nome area
- Nome desk
- Mappato il
I timestamp sono visualizzati nel fuso orario dell’ufficio, con la zona indicata — ad esempio 2026-04-02 10:15 (Europe/Berlin).
L’esportazione avviene per ufficio, quindi ripeti i passaggi sopra per ogni ufficio necessario. Sono inclusi solo i monitor mappati — i desk senza monitor mappato non appaiono nel file.
Accesso API: gli stessi dati dei monitor mappati sono disponibili tramite la deskbird API. Usala per importare la mappatura in un sistema ITAM o CMDB in modo programmato, invece di scaricare e importare i file CSV a mano. Copre tutti gli uffici in una sola chiamata e, a differenza del CSV, restituisce anche i monitor non ancora mappati. Sia l’API pubblica che deskbird Intelligence devono essere abilitati per la tua azienda — contatta deskbird se l’endpoint restituisce un errore di permessi.