Le analytics di occupazione mostrano come vengono effettivamente utilizzati i tuoi uffici, basandosi sulla presenza reale rilevata da deskbird Dock invece che solo sulle prenotazioni. Le dashboard sotto Intelligence > Analisi Dock suddividono questi dati in tre viste — ufficio, piano e postazione — così i team di spazio, facility e luogo di lavoro possono vedere dove la capacità è sotto pressione, dove rimane inutilizzata e quando si verificano davvero le ore di punta.
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- Chi può accedere alle analytics di occupazione
- Come vengono raccolti i dati
- Filtri applicati a tutte le dashboard
- Percentuali vs. conteggi
- Dashboard Occupazione di uffici
- Dashboard Occupazione del piano
- Dashboard Occupazione scrivania
- Prerequisiti per dati accurati
- Consigli per leggere le dashboard
- Esporta le dashboard in PDF
- Domande frequenti
1. Chi può accedere alle analytics di occupazione
Le analytics di occupazione sono disponibili per Admin e Admin di ufficio quando Analisi Dock è abilitata per l’azienda.
Aprile da Intelligence > Analisi Dock. Sono disponibili tre dashboard:
- Occupazione di uffici — quanto è pieno l’ufficio in generale
- Occupazione del piano — come viene distribuito l’utilizzo tra i piani e le aree
- Occupazione scrivania — quanto sono utilizzate in modo efficiente le singole postazioni
💡 Consiglio: per confrontare tutti gli uffici in un’unica schermata, con lo stato di salute e il numero di scrivanie inattive per ufficio, usa Intelligence > Panoramica del portfolio. Vedi deskbird Intelligence: Panoramica del portfolio.
2. Come vengono raccolti i dati
Tutte le metriche provengono dagli eventi di presenza di deskbird Dock. Quando il laptop di un dipendente viene rilevato in ufficio, Dock registra un segnale di presenza anonimo.
| Fonte dati | Cosa rileva | A cosa serve |
|---|---|---|
| Rete dell’ufficio | Dispositivi connessi a una rete dell’ufficio riconosciuta | Presenza a livello di ufficio — quante persone sono in sede |
| Monitor mappati | Dispositivi collegati a monitor mappati su postazioni nella planimetria | Utilizzo di postazioni, aree e piani — quali postazioni e piani sono utilizzati |
Per le metriche di presenza, un dispositivo rilevato conta come un dipendente.
🔒 Privacy: Le analytics di occupazione mostrano solo metriche aggregate. I singoli dipendenti non sono identificati in queste dashboard.
3. Filtri applicati a tutte le dashboard
Ogni KPI e grafico rispetta i filtri in alto nella pagina:
- Uffici — limita i dati a uno o più uffici (Occupazione di uffici) o a un singolo ufficio (Occupazione del piano e Occupazione scrivania)
- Intervallo di date — ultimi 7 giorni, ultimo mese, ultimo anno o un intervallo personalizzato
Modificare l’intervallo di date aggiorna tutti i numeri della pagina. I valori di picco si riferiscono sempre al momento più affollato nel periodo selezionato, non al giorno corrente.
I giorni della settimana in cui l’ufficio è chiuso (presi dagli orari di apertura dell'ufficio) e i giorni festivi sono esclusi dalle tendenze giornaliere dove rilevante.
Nelle dashboard Piano e Scrivania, diversi grafici includono anche un selettore Piano per visualizzare un singolo piano alla volta.
4. Percentuali vs. conteggi
Nelle heatmap orarie, la visualizzazione può essere alternata tra:
- % Capacità — la quota occupata della capacità, il modo più semplice per confrontare spazi di dimensioni diverse
- N° Dipendenti (Ufficio) o N° Postazioni (Piano e Scrivania) — conteggi assoluti
I colori delle heatmap riflettono sempre la % capacità, anche quando vengono mostrati i numeri assoluti.
| Banda di colore | Intervallo | Significato |
|---|---|---|
Poco utilizzato |
Sotto il 30% | Molta capacità disponibile |
Atteso |
30–80% | Utilizzo sano, tipico |
Vicino alla capacità |
Sopra l’80% | Periodo affollato con poca capacità libera |
5. Dashboard Occupazione di uffici
Questa dashboard risponde alla domanda: quanto è pieno davvero l’ufficio? Copre la presenza complessiva, i giorni di picco, la durata della presenza e l’utilizzo della capacità in tutto l’ufficio.
Fonti dati: rete dell’ufficio e monitor mappati
KPI
| Metrica | Significato | Come viene calcolata |
|---|---|---|
| Presenza giornaliera | Numero tipico di dipendenti rilevati in sede per giorno lavorativo nel periodo selezionato. Didascalia: Dipendenti / Giorno lavorativo. | Media giornaliera dei dipendenti (dispositivi rilevati) nei giorni lavorativi dell’intervallo selezionato. |
| Picco di presenza | Il conteggio massimo giornaliero nel periodo, con il giorno più affollato mostrato sotto. | Massimo giornaliero di dipendenti nel periodo selezionato. |
| Utilizzo delle risorse | Quota della capacità della postazione che è stata occupata. | Postazioni occupate ÷ capacità della scrivania × 100, basato sui monitor mappati. |
⚠️ Nota: L’utilizzo delle risorse include le postazioni che non hanno un monitor mappato. Queste postazioni vengono sempre considerate come non utilizzate, il che può far risultare l’utilizzo più basso rispetto a quanto suggeriscono i dati di presenza.
Grafici
| Grafico | Cosa mostra | Come viene calcolato |
|---|---|---|
| Presenza settimanale | Presenza media per giorno della settimana, in base ai giorni di apertura configurati dell’ufficio. Utile per policy ibride e pianificazione degli spazi. | Media dei dipendenti rilevati, raggruppata per giorno della settimana. |
| Durata della presenza | Quanto tempo i dipendenti restano tipicamente in ufficio ogni giorno. | Quota di giorni di presenza nei gruppi: meno di 2h, 2–4h, 4–6h, 6–8h e oltre 8h. Ogni barra è una percentuale di tutti i giorni di presenza rilevati. |
| Conteggio giornaliero dipendenti | Andamento giorno per giorno dei dipendenti rilevati in sede. | Media giornaliera dei dipendenti nel periodo selezionato, escludendo giorni chiusi e festivi dove applicabile. |
| Occupazione oraria dell’ufficio | Heatmap giorno × ora dell’attività in ufficio, utile per individuare le ore di punta e i momenti più tranquilli. | Media dell’occupazione per giorno della settimana e ora. Puoi alternare tra % Capacità e N° Dipendenti. |
6. Dashboard Occupazione del piano
Questa dashboard risponde alla domanda: quali piani sono poco utilizzati e quali sono sotto pressione? Confronta la presenza e l’utilizzo tra i diversi piani e le aree dei team.
Fonte dati: solo monitor mappati — rilevamento a livello di postazione aggregato per piani e aree
💡 Consiglio: L’accuratezza del piano dipende da quanto completamente i monitor sono mappati alle postazioni nella planimetria. Una mappatura incompleta fa sembrare i piani più vuoti di quanto siano in realtà.
KPI
| Metrica | Significato | Come viene calcolata |
|---|---|---|
| Piani totali | Numero di piani nell’ufficio. | Conteggio dei piani che riportano occupazione scrivania, più la somma della loro capacità della scrivania. |
| Piano più affollato | Piano con la media di occupazione più alta. Mostra il nome del piano, le postazioni occupate rispetto alla capacità e la percentuale. | Piano con la % di occupazione più alta nel periodo selezionato. |
| Piano più vuoto | Piano con la media di occupazione più bassa — spesso un’opportunità di consolidamento. | Piano con la % di occupazione più bassa nel periodo selezionato. |
Grafici
| Grafico | Cosa mostra | Come viene calcolato |
|---|---|---|
| Presenza settimanale per piano | Media % di occupazione scrivania per giorno della settimana per il piano selezionato. | Media % di occupazione, raggruppata per giorno della settimana e filtrata per piano. |
| Andamento occupazione per piano | Come l’occupazione del piano selezionato si confronta con la media di tutti i piani nel tempo. | % di occupazione giornaliera per il piano selezionato rispetto alla media di tutti i piani. |
| Occupazione oraria del piano | Heatmap giorno × ora per il piano selezionato. | Occupazione del piano per giorno della settimana e ora. Puoi alternare tra % Capacità e N° Postazioni. |
| Dettaglio piano & area | Elenco espandibile di piani e aree con occupazione, postazioni occupate rispetto alla capacità e una barra di capacità. | Postazioni occupate ÷ capacità × 100 per piano e area. Le barre usano i colori Poco utilizzato, Atteso e Vicino alla capacità. |
7. Dashboard Occupazione scrivania
Questa dashboard risponde alla domanda: quanto sono utilizzate in modo efficiente le nostre postazioni e quante rimangono vuote? Mostra l’utilizzo a livello di postazione basato sul rilevamento dei monitor mappati.
Fonte dati: solo monitor mappati
KPI
| Metrica | Significato | Come viene calcolata |
|---|---|---|
| Postazioni attive | Quante postazioni sono state occupate almeno una volta nel periodo. Didascalia: occupate nel periodo. | Conteggio delle postazioni con occupazione rilevata nell’intervallo selezionato. |
| Tasso medio di utilizzo | Quota media della capacità della postazione in uso. Didascalia: su tutte le postazioni. | Media % di occupazione delle postazioni nel periodo selezionato. |
| Durata media occupazione | Quanto tempo una postazione è tipicamente occupata quando viene usata. Didascalia: ore / occupazione. | Durata media delle sessioni di occupazione della postazione, in ore. |
| Postazioni inattive giornaliere | Postazioni che rimangono inutilizzate. Didascalia: mai occupate. | Postazioni mai occupate durante il periodo selezionato. |
| Picco di occupazione | Numero massimo di postazioni occupate contemporaneamente. Didascalia: ora più affollata. | Numero massimo di postazioni occupate contemporaneamente nel periodo selezionato. |
Grafici
| Grafico | Cosa mostra | Come viene calcolato |
|---|---|---|
| Occupazione scrivania — andamento | Andamento giornaliero dell’utilizzo delle postazioni nel periodo selezionato. | % di occupazione giornaliera delle postazioni nel tempo. |
| Utilizzo postazioni per giorno | Utilizzo medio delle postazioni per giorno della settimana. | Media % di occupazione, raggruppata per giorno della settimana. |
| Occupazione oraria della postazione | Heatmap giorno × ora dell’utilizzo delle postazioni. | Occupazione delle postazioni per giorno della settimana e ora. Puoi alternare tra % Capacità e N° Postazioni. |
8. Prerequisiti per dati accurati
Per analytics di occupazione affidabili, assicurati che:
- I dipendenti abbiano deskbird Dock installato e attivo sui loro dispositivi di lavoro.
- La presenza sulla rete dell’ufficio sia configurata in Admin > deskbird Intelligence > Rilevamento degli uffici.
- Per le metriche di piano e postazione, i monitor siano mappati alle postazioni su una planimetria pubblicata in Admin > deskbird Intelligence > Rilevamento delle risorse.
- Sia passato abbastanza tempo perché i dati di presenza si accumulino nell’intervallo selezionato.
Se la presenza non è mai stata rilevata, le dashboard mostrano Analytics di occupazione non disponibili. Se il periodo selezionato è semplicemente tranquillo, i singoli widget mostrano Nessun dato per questo periodo mentre il resto della pagina continua a funzionare.
9. Consigli per leggere le dashboard
- Inizia con Occupazione di uffici per una panoramica generale, poi approfondisci su Piano e Postazione quando devi prendere decisioni sugli spazi.
- Usa un intervallo di date più lungo, come il mese scorso, per la pianificazione; usa intervalli più brevi per analizzare una settimana specifica.
- Un basso Utilizzo delle risorse combinato con una buona Presenza giornaliera di solito significa che le persone sono in sede ma non collegate ai monitor mappati. Controlla la copertura della mappatura dei monitor prima di trarre conclusioni sulla domanda di postazioni.
- La Durata della presenza aiuta a distinguere chi lavora tutto il giorno da chi fa brevi visite, cosa importante quando si pianifica il rapporto postazioni-dipendenti.
- Le informazioni mostrate sotto i grafici riassumono automaticamente gli stessi dati: non aggiungono una fonte dati separata.
10. Esporta le dashboard in PDF
Tutte e tre le dashboard — Occupazione di uffici, Occupazione del piano e Occupazione scrivania — possono essere esportate in PDF. Questo rende facile condividere i risultati con gli stakeholder o conservarli come documentazione, senza dover fare screenshot o copiare i numeri a mano.
- Apri Intelligence > Analisi Dock e seleziona la dashboard da esportare.
- Imposta i filtri Uffici e Intervallo di date in modo che la dashboard mostri esattamente i dati da condividere.
- Fai clic sul pulsante di esportazione PDF nella dashboard.
Il PDF cattura la dashboard così come viene visualizzata sullo schermo, inclusi i filtri applicati, l’intervallo di date selezionato e gli uffici selezionati:
- I grafici vengono esportati come grafici, non come dati grezzi.
- Un’intestazione mostra il nome della dashboard, i filtri utilizzati e la data e ora di esportazione, così chi riceve il file sa esattamente cosa sta guardando.
💡 Suggerimento: Controlla i filtri prima di esportare. Il PDF contiene solo ciò che la dashboard mostra al momento dell’esportazione.
11. Domande frequenti
L’Analytics dell’occupazione si basa sulla presenza reale rilevata da deskbird Dock, tramite la rete dell’ufficio e i monitor mappati. Non utilizza i dati delle prenotazioni.
Le presenze in ufficio includono chiunque venga rilevato sulla rete dell’ufficio o su un monitor mappato. L’utilizzo di postazioni e piani conta solo i dispositivi sui monitor mappati. Se la mappatura dei monitor non è completa, le metriche delle postazioni saranno inferiori rispetto alle presenze in ufficio.
La panoramica del portfolio calcola l’occupazione in modo diverso: conta una persona solo dopo 60 minuti in ufficio, conta le scrivanie inattive solo tra le postazioni mappate e utilizza i propri intervalli di stato di salute (Sotto-utilizzato sotto il 50%, Sano dal 50% all’80%, Vicino alla capacità dall’80% al 100%, Oltre la capacità sopra il 100%). Usa la panoramica del portfolio per confrontare gli uffici tra loro, e queste dashboard per analizzare i modelli orari all’interno di un singolo ufficio. Vedi deskbird Intelligence: Panoramica del portfolio.
Dock conta i dispositivi rilevati. In pratica questo segue da vicino il numero di persone presenti in sede, ma qualcuno che usa più dispositivi, o qualcuno presente senza Dock attivo, può creare piccole differenze.
No. Queste dashboard mostrano solo dati aggregati sull’occupazione e le identità individuali non vengono mai visualizzate.
I numeri visualizzati cambiano, ma la scala dei colori riflette sempre la capacità %. Questo mantiene i modelli confrontabili tra uffici e piani di dimensioni diverse.
I giorni feriali di chiusura dagli orari di apertura dell'ufficio e i giorni festivi vengono esclusi dalle tendenze giornaliere dove rilevante, quindi non abbassano le medie settimanali.
Esporta la dashboard in PDF e condividi il file. L’intestazione include il nome della dashboard, i filtri utilizzati e la data e ora di esportazione, così il report è comprensibile anche da solo.