Desks Professional e superiori o Dock Plus
Panoramica del portfolio mostra tutti i tuoi uffici in un’unica schermata: quanto è pieno ogni ufficio, quante postazioni restano vuote in media ogni giorno e quali piani e aree sono poco utilizzati. È pensata per revisioni immobiliari, rinnovi di contratti, pianificazione del budget e progetti di consolidamento, così non devi più creare report ufficio per ufficio. Tutti i dati si basano sulla presenza reale rilevata da deskbird Dock, non sulle prenotazioni, e si aggiornano ogni notte.
- Prima di iniziare
- Dove trovare la panoramica del portfolio
- Schede KPI e stato di salute
- Confronta ed esporta gli uffici
- Zoom su un ufficio
- Come vengono calcolati i numeri
- Limiti e note sui dati
- Domande frequenti
1. Prima di iniziare
- Piano: la panoramica del portfolio fa parte di deskbird Intelligence, inclusa in Desks Professional e superiori ed è disponibile anche come abbonamento separato. Vedi Disponibilità delle funzionalità.
- Ruolo: gli Admin globali, gli Admin di ufficio e gli utenti con un ruolo personalizzato che include l’autorizzazione Visualizza Office analytics possono aprire la pagina. Gli Admin di ufficio e i ruoli personalizzati vedono solo gli uffici a loro assegnati. I ruoli personalizzati si configurano in Admin > Gestione degli utenti: Ruoli & permessi, nel gruppo Autorizzazioni Analytics.
- Rilevamento degli uffici: un ufficio appare nei dati solo dopo che deskbird Dock ha rilevato persone al suo interno. Configura il rilevamento degli uffici per ogni ufficio che vuoi includere.
- Postazioni mappate ai monitor: le scrivanie inattive, le aree poco utilizzate e la suddivisione per piano e area considerano solo le postazioni che hanno un monitor mappato. Vedi Rilevamento delle risorse.
💡 Consiglio: più postazioni mappi ai monitor, più dettagli ottieni su piani, aree e postazioni vuote. L’occupazione media funziona anche senza postazioni mappate.
2. Dove trovare la panoramica del portfolio
- Vai su Intelligence > Panoramica del portfolio.
- Scegli un periodo con il selettore di date in alto nella pagina: Ultima settimana, Ultimo mese, Ultimi 3 mesi, Ultimo anno o Intervallo personalizzato (fino a 366 giorni).
Il selettore di date controlla tutti i numeri della pagina, comprese le pagine degli uffici. Ogni periodo termina con la giornata di ieri, perché i dati si aggiornano una volta per notte.
3. Schede KPI e stato di salute
Quattro schede in alto nella pagina riassumono tutti gli uffici che puoi vedere:
- Uffici monitorati: il numero di uffici che hanno inviato dati di rilevamento nel periodo selezionato, su tutti gli uffici (ad esempio, 10/151), e quante postazioni attive hanno questi uffici.
- Occupazione media: quante persone sono entrate in media in un giorno di apertura, rispetto al numero di postazioni, con lo stato di salute dell’intero portfolio. 70% significa 70 persone ogni 100 postazioni. Il valore può superare il 100%.
- Scrivanie inattive: quante postazioni mappate non sono state usate da nessuno per almeno 60 minuti in un giorno di apertura medio. Sono le postazioni che paghi senza che vengano utilizzate.
- Aree poco utilizzate: il numero di aree in cui più della metà delle postazioni mappate resta vuota.
Ogni ufficio, piano e area riceve uno stato di salute in base alla sua occupazione:
| Stato di salute | Occupazione | Cosa significa |
|---|---|---|
| Poco utilizzato | Sotto il 50% | Meno della metà delle postazioni è necessaria in un giorno medio. |
| Sano | Dal 50% all’80% | Utilizzo tipico con margine di manovra. |
| Vicino alla capacità | Dall’80% al 100% | Affollato, con poca capacità libera in un giorno medio. |
| Sopra la capacità | Oltre il 100% | Entrano più persone di quante siano le postazioni. |
Se nessuno dei tuoi uffici ha postazioni mappate ai monitor, le schede Scrivanie inattive e Aree poco utilizzate sono disattivate con un suggerimento a mappare le postazioni.
4. Confronta ed esporta gli uffici
Sotto le schede KPI, il grafico Confronta occupazione mette a confronto gli uffici giorno per giorno nel periodo selezionato:
- Per impostazione predefinita mostra la Media totale di tutti gli uffici, l’ufficio con l’occupazione più alta (ALTA) e quello con l’occupazione più bassa (BASSA).
- Clicca su Aggiungi ufficio per confrontare fino a 5 uffici in più rispetto alla media.
- Un breve riepilogo sotto il grafico descrive come si è sviluppata la media nel periodo.
Nella sezione Uffici, puoi passare da Schede a Tabella. La tabella mostra le colonne Ufficio, Città, Occupazione media, Postazioni totali e Scrivanie inattive, e la barra di occupazione è colorata in base allo stato di salute. Quando solo alcune postazioni di un ufficio sono mappate, la tabella mostra anche quante sono mappate.
- Ricerca: digita il nome di un ufficio per restringere l’elenco.
- Filtro: mostra solo gli uffici con uno specifico stato di salute.
- Ordina: ordina gli uffici per occupazione media, nome ufficio, città, postazioni totali o scrivanie inattive.
- Esporta: clicca su Esporta in alto nella pagina per aprire la finestra di stampa del browser, poi salva la pagina come PDF per una riunione o un report.
⚠️ Importante: gli uffici senza dati di rilevamento sono contrassegnati con un avviso per configurare il rilevamento degli uffici. Non vengono conteggiati in nessun dato finché deskbird Dock non rileva persone al loro interno.
5. Zoom su un ufficio
Clicca su un ufficio per aprire i suoi dettagli (Torna indietro riporta al portfolio). L’intestazione mostra lo stato di salute e l’occupazione (ad esempio, Sano | 72%), la città e il numero di piani e postazioni. Sotto:
- Occupazione settimanale: l’occupazione media per giorno della settimana, da lunedì a venerdì, con un riepilogo del giorno più affollato e di quello più tranquillo. Usalo per impostare giorni di riferimento o liberare postazioni nei giorni più calmi.
- Trend di occupazione: l’occupazione dell’ufficio giorno per giorno, confrontata con Media tutti gli uffici (gli uffici che puoi vedere). Il riepilogo mostra di quanti punti l’ufficio è sopra o sotto la media.
- Scomposizione per piano e area: occupazione, postazioni totali e scrivanie inattive per piano. Espandi un piano per vedere le sue aree e usa ricerca, filtro e ordinamento come nell’elenco uffici. Gli uffici senza postazioni mappate mostrano un suggerimento a mappare le postazioni.
💡 Consiglio: nella Scomposizione per piano e area, la colonna Occupazione media si basa solo sulle postazioni mappate (utilizzo delle postazioni, vedi sezione 6). Può quindi differire dall’occupazione dell’ufficio nell’intestazione.
Per vedere i pattern orari e il dettaglio a livello di postazione dello stesso ufficio, clicca su Occupazione di uffici in alto a destra. Si apre Analisi Dock.
6. Come vengono calcolati i numeri
La panoramica del portfolio somma i dati giorno per giorno e poi divide. Non fa mai la media delle percentuali, così un ufficio grande pesa più di uno piccolo e un lunedì affollato conta davvero come tale. Contano solo i giorni di apertura (dagli orari di apertura dell’ufficio).
- Persona in ufficio: qualcuno il cui dispositivo è stato rilevato da deskbird Dock in ufficio per almeno 60 minuti quel giorno, sulla rete dell’ufficio o collegato a un monitor. Ogni dispositivo conta una volta al giorno.
- Occupazione media: tutte le presenze in ufficio divise per tutte le postazioni attive nei giorni di apertura. Le postazioni attive sono postazioni flessibili che potevano essere prenotate quel giorno, con o senza monitor. Il valore non è limitato al 100%.
- Scrivanie inattive: postazioni mappate che nessuno ha usato per almeno 60 minuti durante l’orario di apertura, in media sui giorni in cui l’ufficio aveva postazioni mappate. Il conteggio parte dal primo segnale Dock dell’ufficio.
- Utilizzo delle postazioni (piani e aree): giorni di postazioni mappate usate divisi per giorni di postazioni mappate, con un massimo del 100%. Un’area con utilizzo delle postazioni sotto il 50% conta come area poco utilizzata.
Esempio per un giorno di apertura in un ufficio con 100 postazioni:
| Configurazione ufficio | Dati di quel giorno | Occupazione media | Scrivanie inattive | Piani e aree |
|---|---|---|---|---|
| Nessun rilevamento | Nessuno | Non conteggiato | Non conteggiato | Non conteggiato |
| Solo rilevamento ufficio | 70 persone per 1 ora o più | 70% | Nessuna (nessuna postazione mappata) | Suggerimento a mappare le postazioni |
| Parzialmente mappato | 70 persone, 40 postazioni mappate, 30 usate | 70% | 10 | 75% utilizzo postazioni |
| Completamente mappato | 62 persone, 100 postazioni mappate, 55 usate | 62% | 45 | 55% utilizzo postazioni |
💡 Consiglio: l’occupazione media usa il rilevamento degli uffici, quindi copre tutti in ufficio. Le scrivanie inattive e i dati su piani e aree usano i monitor mappati, quindi coprono solo le postazioni mappate.
7. Limiti e note sui dati
- Giornaliero, non in tempo reale: i dati si aggiornano ogni notte e terminano sempre con la giornata di ieri.
- Presenza, non prenotazioni: le prenotazioni e i check-in non vengono usati.
- Solo postazioni: sale riunioni e parcheggi non sono inclusi.
- Visite brevi: le permanenze sotto i 60 minuti non vengono conteggiate, né per le persone né per le postazioni.
- Variazione del numero di postazioni: ogni giorno mantiene il numero di postazioni che aveva. Le postazioni aggiunte o rimosse modificano i conteggi da quel momento in poi.
- Stato della mappatura: il numero di postazioni mappate mostrato nella tabella degli uffici riflette sempre la mappatura di oggi, mentre le scrivanie inattive coprono il periodo selezionato.
- Uffici inattivi: un ufficio esce dai dati 2 mesi dopo il suo ultimo segnale di rilevamento.
- Nuove aziende: i numeri compaiono dal primo giorno di rilevamento e si completano man mano che arrivano i dati. Una breve nota nella pagina mostra l’avanzamento fino a quando non sono disponibili 2 settimane complete di dati.
8. Domande frequenti
Controlla questi punti:
- La tua azienda ha deskbird Intelligence (Desks Professional e superiori, o un abbonamento separato).
- Sei un Admin globale o un Admin di ufficio, oppure il tuo ruolo personalizzato include l’autorizzazione Visualizza Office analytics.
Vengono conteggiati solo gli uffici in cui deskbird Dock ha rilevato persone nel periodo selezionato. Controlla che il rilevamento degli uffici sia configurato per quell’ufficio e che le persone in quell’ufficio abbiano installato la deskbird Dock app. Gli uffici escono anche dopo 2 mesi dall’ultimo segnale di rilevamento. Se sei un Admin di ufficio, vedi solo gli uffici che gestisci.
Entrambi i dati richiedono postazioni con un monitor mappato. Mappa i monitor alle postazioni in Rilevamento delle risorse. I dati si riempiono dalla prima notte dopo che le postazioni mappate inviano dati.
L’occupazione media confronta le persone in ufficio con il numero di postazioni. Quando entrano più persone di quante siano le postazioni (ad esempio, perché lavorano da sale riunioni o lounge), il valore supera il 100% e l’ufficio viene segnato come Sopra la capacità.
La panoramica del portfolio e le Analisi Dock calcolano l’occupazione in modo diverso e le loro fasce di colore usano intervalli diversi. Ad esempio, la panoramica del portfolio conta le scrivanie inattive solo tra le postazioni mappate e conta una persona solo dopo 60 minuti in ufficio. Usa la panoramica del portfolio per confrontare gli uffici tra loro e le Analisi Dock per i pattern orari all’interno di un singolo ufficio.
La panoramica del portfolio si aggiorna una volta per notte. Ogni periodo termina con la giornata di ieri.
No. Tutti i dati si basano sulla presenza rilevata da deskbird Dock. Una postazione prenotata ma non usata conta come scrivania inattiva, e una persona che entra senza prenotazione viene comunque conteggiata nell’occupazione.