Dashboard personalizzate

Desks Professional e superiori o Dock Plus

Dashboard personalizzate permettono ai Global Admin di creare dashboard analytics personalizzate semplicemente descrivendo ciò che vogliono sapere. L'Assistente AI di deskbird trasforma una domanda in linguaggio naturale in una dashboard pronta all'uso con KPI, grafici e tabelle basati sui dati di prenotazione, pianificazione e utilizzo dell'azienda. Niente esportazioni, niente fogli di calcolo e nessuna attesa che qualcun altro crei il report. Le dashboard personalizzate fanno parte di deskbird Intelligence e sono disponibili per i Global Admin con Desks Professional, Desks Enterprise e Dock Plus.

1. Prima di iniziare
2. Dove trovare le dashboard personalizzate
3. Crea una dashboard con l'assistente
4. Affina una dashboard con l'assistente
5. Rinomina, copia, aggiungi ai preferiti ed elimina dashboard
6. Condividi una dashboard con altri Global Admin
7. Dati disponibili e tipi di widget
8. Limitazioni
9. Domande frequenti

1. Prima di iniziare

• Ruolo: solo i Global Admin possono aprire le dashboard personalizzate. Gli altri ruoli admin e i dipendenti non le vedono. Vedi Ruoli del sistema e permessi.
• Piano: l'azienda deve avere Desks Professional, Desks Enterprise o Dock Plus.
• Configurazione privacy: Le dashboard personalizzate non sono ancora disponibili per le aziende con configurazioni privacy specifiche, come la privacy a livello di gruppo. Vedi Visibilità e impostazioni privacy (utenti e gruppi).
• Ambito dei dati: l'assistente utilizza solo i dati dell'azienda a cui appartiene il Global Admin.
• Sola lettura: l'assistente può solo leggere e visualizzare i dati. Non può creare, cancellare o modificare prenotazioni, cambiare impostazioni o sovrascrivere alcun dato.
• Dati di presenza: le domande sulla presenza effettiva e rilevata possono essere risposte solo se l'azienda utilizza deskbird Dock o il rilevamento degli uffici tramite rete. Vedi deskbird Dock: panoramica e configurazione.

2. Dove trovare le dashboard personalizzate

1. Nell'angolo in basso a sinistra della navigazione, passa a Intelligence.
2. Clicca su Custom dashboards.

Le dashboard personalizzate si trovano accanto alle pagine analytics predefinite di deskbird, come Office analytics, Workforce Analytics e Analisi Dock.

La pagina elenca tutte le dashboard disponibili per il Global Admin. Usa le schede sopra l'elenco per filtrare:

• Tutte: tutte le proprie dashboard più tutte quelle condivise con i Global Admin.
• Le tue: dashboard create dall'attuale Global Admin.
• Condivise con te: dashboard condivise da altri Global Admin.
• Preferiti: dashboard contrassegnate come preferite.

L'elenco mostra il nome della dashboard (Dashboard), il suo autore (Creato da) e chi può vederla (Accesso). Clicca sul nome di una dashboard per aprirla.

3. Crea una dashboard con l'assistente

1. Vai su Intelligence > Custom dashboards.
2. Clicca su Create dashboard. Si apre il pannello Assistente.
3. Scrivi una domanda sui dati del luogo di lavoro nel campo Type a message..., oppure seleziona uno dei Suggested prompts, ad esempio Mostra l'utilizzo delle postazioni per ufficio negli ultimi 30 giorni o Quali uffici sono stati più affollati lo scorso mese?
4. Invia il messaggio.
5. Se la domanda è troppo generica o ambigua, l'assistente farà prima una domanda di approfondimento invece di indovinare. Rispondi per continuare.
6. Quando la richiesta è chiara, l'assistente decide quanti widget e quali tipi di widget servono per rispondere e costruisce la dashboard.

La nuova dashboard viene elencata sotto Custom dashboards nella scheda Le tue.

💡 Consiglio: più la domanda è specifica, più la dashboard sarà precisa. Indica l'intervallo di tempo, gli uffici o i piani, il tipo di risorsa (ad esempio postazioni o parcheggio) e cosa vuoi misurare. Ad esempio, invece di Mostrami le prenotazioni, chiedi Confronta le prenotazioni delle postazioni e i no-show per ufficio negli ultimi 3 mesi.

L'assistente risponde nella lingua in cui è scritta la domanda. I testi dei widget come titoli, legende ed etichette degli assi vengono creati in inglese per impostazione predefinita. Per averli in un'altra lingua, chiedilo esplicitamente all'assistente, ad esempio Mostra tutti i titoli dei widget in tedesco.

⚠️ Importante: l'Assistente AI può commettere errori. Ricontrolla i dati importanti, ad esempio confrontandoli con le pagine analytics predefinite, prima di prendere decisioni basate su di essi.

4. Affina una dashboard con l'assistente

Dopo la creazione della dashboard, la conversazione con l'assistente rimane aperta, così puoi perfezionare la dashboard passo dopo passo:

1. Descrivi la modifica nella chat con l'assistente, ad esempio:
   • Trasforma il grafico a barre in un grafico a linee
   • Mostra solo gli uffici di Berlino e Monaco
   • Aggiungi il tasso di cancellazione per settimana
2. In alternativa, segui uno dei suggerimenti dell'assistente per un'analisi più approfondita.
3. Rivedi le modifiche proposte ai widget esistenti.
4. Approva le modifiche singolarmente o tutte insieme. La dashboard viene aggiornata solo dopo l'approvazione.

💡 Consiglio: per provare modifiche più grandi senza toccare l'originale, copia prima la dashboard (vedi Rinomina, copia, aggiungi ai preferiti ed elimina dashboard) e affina la copia.

5. Rinomina, copia, aggiungi ai preferiti ed elimina dashboard

Direttamente su una dashboard, senza l'assistente:

• Rinomina la dashboard: modifica il titolo della dashboard.
• Rinomina un widget: modifica il titolo di un singolo widget.
• Rimuovi un widget: elimina un singolo widget dalla dashboard.

Dall'elenco in Custom dashboards, usando le icone alla fine di ogni riga:

• Preferiti (icona a cuore): contrassegna la dashboard come preferita. Apparirà anche nella scheda Preferiti.
• Copia (icona copia): crea un duplicato dell'intera dashboard, ad esempio per testare modifiche in una seconda versione.
• Elimina (icona cestino): rimuove la dashboard.

Tutte le altre modifiche, come tipi di grafico, metriche, filtri o aggiunta di widget, vengono fatte tramite l'assistente (vedi Affina una dashboard con l'assistente). Le dimensioni dei widget si adattano automaticamente allo schermo e non possono essere modificate manualmente.

6. Condividi una dashboard con altri Global Admin

Ogni dashboard ha uno dei due livelli di accesso:

• Privata: solo il creatore può vedere la dashboard.
• Global admin: tutti i Global Admin dell'azienda possono vedere la dashboard.

Per condividere una dashboard privata, imposta il suo accesso su Global admin. Gli altri Global Admin la troveranno nella scheda Condivise con te e la colonna Accesso mostrerà Global admin.

⚠️ Importante: le dashboard non possono essere condivise con persone specifiche, un sottoinsieme di admin, altri ruoli admin o dipendenti.

7. Dati disponibili e tipi di widget

L'assistente può rispondere a domande basate sui seguenti dati:

Prenotazioni – chi prenota cosa, quando e come:

• Numero di prenotazioni e numero di persone uniche che hanno prenotato
• Prenotazioni effettuate (checked-in o completate)
• No-show (a causa del mancato check-in) rilasciati automaticamente dalla policy di check-in
• Tasso di cancellazione (cancellate dagli utenti o rilasciate automaticamente)
• Tempo medio di anticipo della prenotazione (giorni prenotati in anticipo) e durata media della prenotazione

Esempi di domande: Quante prenotazioni abbiamo avuto lo scorso mese?, Qual è il nostro tasso di no-show?, Chi sono i nostri principali prenotatori di postazioni?

Utilizzo – capacità, occupazione e ottimizzazione degli spazi per ufficio, piano o postazione:

• Utilizzo: quota delle ore disponibili in ufficio che sono state prenotate
• Numero di postazioni attive e quante di esse sono state prenotate almeno una volta o mai prenotate
• Quota di giorni in ufficio in cui una risorsa è stata prenotata almeno una volta

Esempi di domande: Quale ufficio ha il più alto utilizzo delle postazioni?, Quale percentuale delle nostre postazioni non viene mai prenotata?, Come si confronta l'utilizzo delle postazioni tra i diversi piani?

Pianificazione – presenza pianificata e modelli di lavoro ibrido, indipendentemente dal fatto che sia stata fatta una prenotazione:

• Numero di persone che pianificano la propria settimana
• Giorni pianificati (le mezze giornate contano come mezza giornata)
• Giornate in ufficio pianificate con una prenotazione di postazione e giornate in ufficio pianificate senza prenotazione

Esempi di domande: Quante persone hanno pianificato di lavorare da casa rispetto all'ufficio la scorsa settimana?, Quali giorni sono più popolari per le giornate in ufficio?, Quanti dipendenti hanno pianificato una giornata in ufficio senza prenotare una postazione?

Presenza – solo per aziende che usano deskbird Dock o il rilevamento degli uffici tramite rete:

• Numero medio e di picco di dispositivi rilevati in ufficio contemporaneamente
• Occupazione come quota della capacità della scrivania totale e occupazione delle postazioni con rilevamento presenza
• Postazioni con rilevamento presenza che non hanno registrato alcuna attività
• Tempo medio in cui un dispositivo è rimasto collegato in ufficio in modo continuativo

Esempi di domande: Qual è la nostra occupazione oraria di picco il mercoledì?, Quali postazioni con rilevamento presenza non vengono mai usate?, Quanto tempo restano di solito le persone collegate alle loro postazioni?

A seconda della domanda, l'assistente utilizza questi tipi di widget:

• Riquadri KPI e righe KPI
• Grafici a barre e grafici a barre impilate
• Grafici a linee
• Elenchi ordinati
• Tabelle e tabelle ad albero
• Heatmap

8. Limitazioni

• Nessuna esportazione: le dashboard non possono essere esportate come CSV, XLSX o PDF. Per esportare i dati grezzi, vedi Esportazioni.
• Condivisione: solo privata o con tutti i Global Admin. Non è possibile condividere con persone specifiche o dipendenti.
• Metriche: l'assistente funziona con le metriche e i filtri standard di deskbird elencati sopra. Altri filtri e calcoli non possono essere mostrati in una dashboard, ma l'assistente può comunque rispondere a domande su di essi nella chat.
• Nessun filtro interattivo: le dashboard non hanno controlli per i filtri. Per cambiare i filtri, chiedi all'assistente.
• Modifica manuale: limitata alla rinomina della dashboard, alla rinomina dei widget e alla rimozione dei widget. I widget non possono essere ridimensionati manualmente.
• Approvazioni: ogni modifica proposta dall'assistente deve essere approvata prima di essere applicata.
• Configurazioni privacy: non ancora disponibile per le aziende con configurazioni privacy specifiche, come la privacy a livello di gruppo.
• Nessuna cronologia delle query: non esiste un registro delle domande fatte all'assistente.
• Dati a livello di persona: a seconda della domanda, le dashboard possono mostrare dati su singole persone (ad esempio i top booker). Non esiste una modalità solo anonima o aggregata. Verifica i requisiti interni di protezione dei dati, come gli accordi con il consiglio aziendale, prima di usare o condividere queste dashboard.

9. Domande frequenti