Obtiens des informations exploitables sur l’utilisation de tes espaces de bureau — les Analyses de bureau t’aident à comprendre les comportements de réservation, l’utilisation de l’espace et les tendances des no-shows (en raison de l'absence d'enregistrement). Analyses de bureau est disponible avec les offres Business et Enterprise.
- Vue d’ensemble
- Définitions des KPI et cas d’usage
- Rôles et accès
- Exporter et sauvegarder les données
- FAQ
1. Vue d’ensemble
Analyses de bureau te donne de la visibilité sur la façon dont les ressources comme les postes, les salles de réunion et les places de parking sont utilisées dans tes différents sites. Ces informations aident à optimiser le planning des espaces, à détecter les schémas de no-shows (en raison de l'absence d'enregistrement) et à prendre des décisions basées sur les données.
💡 Tu trouveras désormais les Analyses dans leur propre Zone Intelligence dans le sélecteur d’applications (à côté de App et Admin). Les tableaux de bord Analyses de bureau, Analyses du personnel et Analyse avancée sont tous là. Tes droits d’accès n’ont pas changé — seule la localisation a évolué.
- Utilisateurs en fonction : Affiche combien de personnes ont défini leur statut sur « en fonction ».
- Réservations : Affiche combien de ressources ont été réservées à ce moment-là.
- No-shows (en raison de l'absence d'enregistrement) : Enregistrements manqués.
Des KPI comme utilisation moyenne des postes ou utilisateurs en fonction sans réservations te donnent des informations détaillées. Les définitions sont incluses directement dans le tableau de bord.
💡 Les données des Analyses sont actualisées une fois par jour (le matin) et ne sont pas mises à jour en temps réel. Les rapports sont principalement conçus pour une analyse rétrospective. Les données sont affichées jusqu’à 30 jours dans le futur.
💡 Les Analyses de bureau ne prennent pas en compte les jours fériés. Lors des jours fériés, il se peut que les données semblent manquer car les employés ne planifient ou ne réservent généralement pas ces jours-là.
2. Définitions des KPI et cas d’usage
Remarque : Tous les KPI de réservation et d’utilisation s’appliquent au type de ressource sélectionné et sont calculés pour la période choisie.
| KPI | Définition | Cas d’usage | Exemple de calcul |
|---|---|---|---|
| Moyenne quotidienne d’utilisateurs en fonction | Le nombre moyen d’utilisateurs prévus pour travailler au bureau pendant la période sélectionnée, qu’ils aient réservé une ressource ou non. | Comprendre combien d’employés sont présents au bureau sur une période donnée. | 50 utilisateurs prévus sur 5 jours → 50 ÷ 5 = 10 utilisateurs en moyenne par jour. |
| Moyenne quotidienne de réservations créées | Le nombre moyen de réservations effectuées par jour pour le type de ressource sélectionné. | Identifier les tendances d’activité de réservation pour optimiser les ressources. | 30 réservations sur 3 jours → 30 ÷ 3 = 10 réservations en moyenne par jour. |
| Moyenne quotidienne de no-shows (en raison de l'absence d'enregistrement) | Le nombre moyen de réservations annulées automatiquement en raison d’un enregistrement manqué. | Suivre le respect des règles d’enregistrement et repérer les schémas de réservations manquées. | 5 no-shows (en raison de l'absence d'enregistrement) sur 5 jours → 5 ÷ 5 = 1 no-show par jour. |
| Utilisateurs en fonction avec réservations | Le nombre d’utilisateurs travaillant au bureau avec au moins une réservation. | Comparer combien de personnes viennent avec ou sans réserver des ressources. | 15 utilisateurs avec réservations sur 50 présents en fonction. |
| Utilisateurs en fonction sans réservations | Le nombre d’utilisateurs présents au bureau sans aucune réservation. | Comprendre les visites au bureau indépendantes des ressources. | 35 utilisateurs sans réservations sur 50 présents en fonction. |
| Moyenne quotidienne d’utilisation des ressources | Pourcentage du temps réservable effectivement réservé chaque jour. Temps réservable = horaires d’ouverture du bureau. | Évaluer l’efficacité d’utilisation des postes ou des salles. | 8 postes utilisés pendant 6h, sur 10 postes pendant 10h : (8×6)/(10×10) = 48%. |
| Moyenne quotidienne de fréquence de réservation des ressources | À quelle fréquence une ressource est réservée au moins une fois par jour sur la période sélectionnée. | Vérifier si les postes ou salles sont utilisés régulièrement ou seulement de temps en temps. | Ressources réservées 3 jours sur 5 → Fréquence = 60%. |
3. Rôles et accès
Seuls certains rôles peuvent accéder au tableau de bord Analyses :
- Admins globaux : Accès complet à toutes les données.
- Admins de bureau : Accès limité à leurs bureaux affectés.
4. Exporter et sauvegarder les données
Pour sauvegarder tes analyses :
- Clique sur Exporter le rapport en haut à droite pour télécharger un fichier Excel des réservations sur la période sélectionnée.
- Tu peux aussi faire un clic droit sur le tableau de bord et sélectionner Imprimer pour sauvegarder une version PDF.
C’est utile pour partager des rapports, archiver des instantanés ou intégrer dans des présentations.
Valeurs de statut d’enregistrement dans l’export
Lorsque tu exportes les Analyses de bureau, tu obtiens à la fois une colonne Statut de réservation et une colonne Statut d’enregistrement. La colonne Statut d’enregistrement indique si un enregistrement était requis pour la réservation et (si oui) s’il a eu lieu. L’export affiche les valeurs techniques ci-dessous ; le nom en langage courant est indiqué entre parenthèses. L’export contient la valeur enregistrée pour chaque réservation, qui peut différer de ce que l’application affiche : par exemple, une réservation annulée affiche Enregistrement non disponible dans l’application mais notCheckedIn dans l’export.
-
checkInNotAvailable(Enregistrement non disponible) : L’enregistrement n’était pas requis pour cette réservation, par exemple parce que l’enregistrement est désactivé pour le type de ressource ou le bureau. -
notCheckedIn(Non enregistré(e)) : L’enregistrement était requis, mais l’utilisateur ne s’est pas enregistré. Cela inclut les réservations annulées avant un enregistrement et celles qui se sont terminées sans enregistrement. -
checkedIn(Vous êtes enregistré(e)) : L’utilisateur s’est enregistré. La valeur reste même si la réservation est annulée ensuite. -
readyForCheckIn(Prêt pour l’enregistrement) : L’enregistrement est activé et l’utilisateur ne s’est pas encore enregistré. Une réservation terminée sans enregistrement peut garder cette valeur.
💡 Astuce : La colonne Statut d’enregistrement n’est pas un compteur de no-shows (en raison de l'absence d'enregistrement) : les réservations annulées et celles terminées sans enregistrement affichent toutes notCheckedIn, et une réservation terminée peut aussi afficher readyForCheckIn. Utilise Statut de réservation pour distinguer les réservations annulées des réservations terminées, et le KPI Moyenne quotidienne de no-shows (en raison de l'absence d'enregistrement) pour suivre les enregistrements manqués.
5. FAQ
Les espaces fermés sont considérés comme inactifs et sont totalement exclus des métriques d’utilisation et de fréquence de réservation. Ils ne comptent pas dans le total des ressources disponibles pendant la période où ils sont fermés.
Si un espace a été fermé pendant une partie de la période sélectionnée (par exemple 14 jours sur un mois de 30 jours), les analyses sont proratisées : l’espace n’est inclus dans les calculs que pour les jours où il était ouvert et réservable. Les 14 jours fermés sont exclus du dénominateur, donc tes pourcentages d’utilisation et de fréquence de réservation reflètent la disponibilité réelle.
Oui. Cela compte toutes les personnes qui prévoyaient de travailler au bureau, qu’elles aient réservé un poste ou une autre ressource ou non. Si le chiffre te semble bas, rappelle-toi qu’il s’agit d’une moyenne quotidienne sur tous les jours d’ouverture du bureau — donc les jours d’ouverture avec peu de monde (par exemple, les week-ends où le bureau est ouvert) font baisser la moyenne.
Les deux proviennent de sources différentes, donc ils peuvent différer pour une même date passée :
- Analyses de bureau lit une capture quotidienne, c’est pourquoi la page affiche un horodatage « Dernière mise à jour ». Cela reflète qui était enregistré comme en fonction à cette date, au moment où la capture a été prise.
- L’export de planning lit les données en direct, qui changent au fur et à mesure que des utilisateurs sont ajoutés ou supprimés.
Quand des employés quittent l’entreprise et que leurs historiques sont supprimés, l’export en direct affiche moins de personnes que la capture figée pour la même date passée. Pour les rapports historiques (par exemple, pour un comité de direction), Analyses de bureau est la source la plus stable, car l’export s’érode au fil du temps à mesure que les utilisateurs sont supprimés. Vérifie l’horodatage « Dernière mise à jour » sur la page pour savoir quelle capture tu consultes.
Ils répondent à des questions différentes et ne sont pas directement comparables. Analyses de bureau donne une vue de planification et d’utilisation basée sur les moyennes quotidiennes pour un type de ressource et une période. Analyses du personnel exprime la présence comme une part des utilisateurs sur la période sélectionnée. Un effectif moyen quotidien et un pourcentage d’utilisateurs ne coïncideront pas forcément, même si les chiffres semblent proches.
L’utilisation des ressources est basée sur le temps : elle divise le temps réservé par le temps réservable, qui correspond aux horaires d’ouverture du bureau. Une réservation de 3 heures sur une journée de 10 heures d’ouverture compte donc pour environ 30 % pour ce poste. Il n’y a pas d’option pour compter chaque réservation comme une journée complète dans l’utilisation.
Selon ce que tu veux mesurer, utilise plutôt l’une de ces options :
- La ressource a-t-elle été utilisée au moins une fois ? Ouvre l’onglet Fréquence de réservation des ressources (Moyenne quotidienne de fréquence de réservation des ressources). Il compte une ressource comme réservée si elle a au moins une réservation ce jour-là, quelle que soit la durée.
- Combien de jours les personnes ont-elles passé au bureau ? Utilise Analyses du personnel, qui compte les jours planifiés par utilisateur. Quand tu sélectionnes Afficher les plannings demi-journée comme 0,5 jour, les plannings demi-journée comptent pour une demi-journée.